Акт о передаче дел

Содержание

Как при увольнении составить акт приема передачи дел, образец документа

Акт приема передачи дел при увольнении составляется по образцу и позволяет снять ответственность с вступающего в должность сотрудника за действия предшественника. Поскольку порядок передачи и форма акта законодательством не регулируется, руководитель самостоятельно организовывает этот процесс.

В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел?

Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.

Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.

Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.

Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:

  • обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
  • оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
  • разделить зоны ответственности;
  • стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.

Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами. Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы.

Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.

Процесс передачи дел

Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:

  • причину и сроки выполнения приема-передачи;
  • лицо, ответственное за процедуру;
  • состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
  • срок, в течение которого акт вступит в силу.

Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.

Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.

Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.

Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.

Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.

Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:

  1. Составление приказа.
  2. Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
  3. Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
  4. Передача.
  5. Составление акта приема-передачи.

Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.

Дополнительные документы, необходимые для составления акта

Поскольку процедура передачи дел законом не оговорена, директор организации сам утверждает список сопроводительной отчетности. Документы составляются при выполнении следующих процедур:

  • регистрации приказа, изданного для передачи дел;
  • полной инвентаризации обязательств, активов и форм строгой отчетности;
  • проверки ведения учета;
  • выполнения непосредствено передачи дел;
  • составления и подписания акта.

Если процедура передачи дел не отражена в документах организации, то по каждому отдельному случаю издается приказ.

Что указывается в акте передачи?

Пример документа.

Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.

Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.

Акт.

В акте обязательно указывается:

  • наименование компании;
  • вид и название документа;
  • дата и место составления;
  • регистрационный номер;
  • перечень приложенных документов.

Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.

Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.

Рекомендуется заранее заключить с ним трудовой договор и в должностных обязанностях зафиксировать необходимость участвовать в этой процедуре.

Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:

  • системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
  • учета движения денежных потоков;
  • учета приема, регистрации и сохранности финансовых средств;
  • учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей;
  • договоров, актов сверки взаиморасчетов и иных финансовых документов;
  • отчетов, переданных в налоговую службу;
  • расчета с работниками, трудовых соглашений, штатного расписания;
  • состояния амортизации имущества и др.

Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.

Передача дел при увольнении сотрудника

Когда сотрудник фирмы примет решения о расторжении трудовых отношений с работодателем, ему предстоит процедура предоставления информации своему преемнику. От того, как будет организован этот процесс, будет зависеть его успешное завершение.

Зачем нужна передача дел

Покидающий компанию гражданин должен ознакомить свое руководство или сотрудника, который будет принимать должность, с делами, предоставить им все материалы, которые были в его распоряжении.

Если преемника администрации не удалось вовремя найти, то принимать документацию будет директор фирмы.

Причинами данного мероприятия можно назвать такие:

  • определить размер обязанностей для будущего исполнителя;
  • стимулировать выполнение работы на должном уровне;
  • для бесперебойной работы производственного процесса;
  • разделить области ответственности.

Произойти это может в нескольких случаях. При:

  • длительном отсутствии работника по болезни;
  • невыполнении должностных обязанностей в полном объеме;
  • расторжении трудового соглашения;
  • отпускных днях;
  • служебной командировке.

Надо отметить, что согласно ч.1, ст. 192 ТК РФ, передача дел при увольнении не является обязательной процедурой. В уставе предприятия она может быть заложена, поэтому и будет проводиться. В противном случае, действия сотрудника будут расцениваться, как невыполнение своих обязанностей.

Статья 192 Трудового кодекса РФ «Дисциплинарные взыскания»

Законодательная база

Порядок передачи дел при увольнении регламентируется такими правовыми актами:

  • процедура проведения инвентаризации — п.22 Методические указания № 119н;
  • указаны обязанности материально ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.

Согласно п.4 ст.29 ФЗ № 402, при делегировании должности, где фигурируют бухгалтерские бумаги, должен быть составлен акт.

Приказ Минфина России от 28.12.2001 № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов»

Статья 277 Трудового кодекса РФ «Материальная ответственность руководителя организации»

Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Назначения, на которые обязательно нужно осуществлять прием дел

Материальные ценности отдают другому члену коллектива работники, занимающие такие посты:

  • главный бухгалтер;
  • начальник подразделения;
  • директор;
  • инспектор отдела кадров;
  • материально ответственный сотрудник (кассир, кладовщик).

Если преемник не найден, то временно принимает дела руководитель или коллега. С ним утверждают контракт и знакомят с вверенными полномочиями. Они при появлении основного кандидата введут его в курс обязанностей.

Особенности процедуры при смене директора

Глава компании или предприятия материальное лицо, поэтому при его уходе необходимо проведение инвентаризации имущества.

Это мероприятие подразумевает составление акта приема-передачи. Стандартного бланка не существует, так как при его заполнении учитывается специфика деятельности компании и особенности передаваемых дел.

Важно! В акте подробно отображается все имущество.

Проводится пересчет оригиналов таких документов:

  • банковских;
  • лицензионные;
  • учредительные;
  • подтверждающие права фирмы на собственность.

Преемник на основании проведенной описи и акта принимает от уходящего работника:

  • ключ от сейфа и банковских ячеек;
  • предметы техники;
  • информацию о партнерах;
  • штампы и печати;
  • ценности фирмы.

Составление бланка происходит в присутствии специально созданной комиссии. В нее входят все заинтересованные лица.

Особенности передачи полномочий главного бухгалтера

Основываясь на ФЗ № 402, такой сотрудник ведет всю финансовую документацию компании и создает отчет по ней. Поэтому на нем лежит большая доля ответственности. Все эти важные бумаги при уходе с должности он должен оставить преемнику.

Интересно! Настаивать на составлении акта приема-передачи в подобном случае глава предприятия не вправе. Образец акта приема-передачи дел при увольнении бухгалтера

В период отработки сотрудника к нему приставляется помощник, который и входит за это время в курс дела.

Невозможно назначить следующего сотрудника, если важные документы и имущество организации находятся под контролем предыдущего. Чтобы лицо, которое увольняется перестало нести ответственность, необходимо провести пересчет.

Сверка при увольнении материально ответственного лица проводится всегда в присутствии всех заинтересованных лиц, особенно того, кто принимает. Проходит она в таком порядке:

  1. Создается приказ и комиссия;
  2. Результаты записываются. Письменное заключение делается в 3 экземплярах;
  3. При выявлении недостачи, от виновного берут пояснения;
  4. Определяется сумма ущерба и взыскания.

В ситуации, когда нет желающего принять имущество на постоянную основу, проводят сверку 2 раза. Соответственно и актов будет столько же. Последовательность действий такая:

  1. Выбирается человека, который будет выполнять обязанности и проводится пересчет с ведомостью;
  2. Передается ему имущество;
  3. Оформляется расторжение контракта;
  4. Заключается договор с кандидатом;
  5. Находится постоянный работник, проводится сверка и передача материальных ценностей.

В конце снимается контроль с предыдущего и заключается договор с вновь прибывшим.

Внимание! После составления акта соглашение о материальной ответственности с предыдущим работником прекращается.

Общие понятия процесса

Сама процедура не очень громоздкая. Ее организовывает руководитель увольняющегося человека. Она состоит из таких последовательных действий:

  1. Создается специальная комиссия, назначенная приказом на передачу материальных ценностей при увольнении, во главе с председателем. В нем начальник отображает сроки выполнения;
  2. Происходит пересчет материалов и документации в присутствии всех членов;
  3. Проверяется достоверность составленного акта и сопроводительных бумагах;
  4. В конце проставляются подписи всеми участниками с обеих сторон.

Все работники максимально прилагают усилия для более корректного результата. Администрация обходится силами предприятия или приглашает аудиторов со стороны. Если один из членов комиссии отсутствует, то процедуру вправе признать недействительной.

Важным составляющим фактором являются устная информация, которую сообщает уходящий работник преемнику.

Какие документы участвуют

В перечень передаваемых бумаг будущему работнику входит вся документация, необходимая для выполнения своих служебных обязанностей. У каждой должности свой фронт работ, поэтому и содержание списка будет зависеть от сферы деятельности.

Для работника, который вел бухгалтерский учет существуют такие:

  • журналы;
  • кассовые и годовые книги;
  • печати и ключи от сейфов;
  • налоговая и уставная документация;
  • бланки доверенностей.

Работник отдела кадров обязан оставить:

  • табели учета рабочего времени;
  • трудовые книжки;
  • графики отпусков;
  • распоряжения.

Если покидает фирму ИТР-сотрудник, то он отдает:

  • проектные решения;
  • чертежи;
  • протоколы совещаний;
  • акты на скрытые работы;
  • планы;
  • нормативная документация.

Чем точнее будет происходить передача информации и материалов, тем незаметней для организации произойдет уход старого сотрудника. Об этом должен позаботиться своевременно директор.

Дополнительные документы

Для более быстрого и точного приема новой должности будущему работнику, администрации нужно продумать ряд необходимых нормативных бумаг, в которых будет отображены все действия. Это могут быть такие:

  • распоряжение о материальной ответственности;
  • положение о порядке приема-передачи дел;
  • порядок проведения пересчета.

Также включаются реестры, которые отображают документооборот на фирме, инструкции по их ведению.

Как правильно составить акт передачи дел при увольнении

Законодательные акты не ограничивают в процедуре составления данного документа. Может быть составлен в произвольной форме. Однако определенные пункты в нем должны присутствовать:

  • наименование компании;
  • дата проведения;
  • регистрационный номер;
  • замечания (если возникают);
  • личные данные участвующих лиц;
  • отображен факт передачи и заверен подписями обеих сторон и руководителем.

Нужно указать также отсутствие ценных бумаг (если таковых нет), повреждение бланков строгой отчетности.

В нем должно быть отображено:

  • дата выписки приказа о передаче дел при увольнении;
  • проведение подробного пересчета материалов;
  • выполнение проверки учета.

Обязательно в конце проставляются фамилии и инициалы задействованных лиц с их подписями.

План передачи дел при увольнении, его образец совершенно носит индивидуальный характер и не всегда весь процесс соблюдается руководителями.

Однако есть должности, при расторжении с сотрудниками которых трудовых соглашений, официальные распоряжения нужны. К таким относят:

  • главный бухгалтер (ч.4 гл.4 ст. 402 ФЗ РФ) — в подчинении большое количество важной отчетности, материально ответственное лицо;
  • директор — в подчинении вся компания, множество печатей, лицензий, договоров;
  • начальник отдела — персональный ответ за порученный персонал и производство;
  • кадровик — составляется опись всех имеющихся у него ценных бумаг;
  • рядовые работники с материальной ответственностью.

Все перечисленные сотрудники должны передать полномочия до своего финального рабочего дня. В свое личное время они не обязаны этим заниматься.

Образец плана

Хоть и Российское законодательство не обязывает тружеников к мероприятию по передаче дел, однако, это необходимо в первую очередь самим работникам.

Образец плана

Весь процесс состоит из таких шагов:

  1. Письменное уведомление сотрудником своего работодателя об уходе;
  2. Издание приказа о пересчете и его проведение;
  3. Сравнение результатов с данными;
  4. Передача дел новому коллеге;
  5. Подписание акта;
  6. Расчет с увольняющимся и выдача трудовой книжки.

Бланк выглядит так.

ООО «_____________»

г. ______________ «__» _________ 20__г.

План передачи дел

Передаче подлежит следующее:

  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.

Срок передачи: до «__» ___________20__г.

Передачу оформить Актом приемки-передачи.

Директор _______________ ФИО

Передача дел при увольнении сотрудника разрешена по закону до последнего рабочего дня. Если гражданин, который займет рабочее место уходящего, еще официально не оформлен на предприятии, то принимать участие в приемке документации он не имеет права. Чтобы вся процедура прошла безболезненно, следует о ней позаботиться руководству заранее. Это поможет сохранить рабочую обстановку в коллективе и не снизить продуктивность нового сотрудника.

Акт приема-передачи дел при увольнении бухгалтера: требования, форма, образец

Обязательный акт, фиксирующий результат приема и передачи дел главного бухгалтера при его увольнении, вызывает множество вопросов касательно содержания и оформления. Какую форму использовать для заполнения документа, какие данные вносить в основной и дополнительные разделы, стоит ли упоминать об утраченных бумагах и обнаруженных проблемах в отчетности — рассмотрим эти и прочие нюансы.

Навигация по статье

Что такое акт приема-передачи дел при увольнении бухгалтера?

Документ, который информирует собственников компании и преемника главбуха о финансовой ситуации, называется актом приема-передачи дел. В нем содержится информация по итогам инвентаризации, включая папки с документацией, перечисление основных фондов и материальных активов. Акт показывает, как велся бухучет на предприятии и какова была прежняя финансовая политика.

Требования к содержанию документа отражаются в приказе. Чаще всего рекомендуют придерживаться таких правил:

  1. Акт оформляется после проверки состояния бухгалтерского и налогового учетов и формирования отчетности.
  2. Составлению документа предшествует инвентаризация, сверка расчетов с налоговыми органами и внебюджетными фондами.
  3. Даты процедуры и состав комиссии указываются в приказе по предприятию.

Какие данные содержатся в акте и как его составить?

Обычно акт передачи при увольнении главного бухгалтера заполняется в произвольной форме. Специалисты рекомендуют придерживаться типовых требований к оформлению документов. При составлении акта в него включают несколько разделов.

Общие сведения

На титульной странице документа указывают полное название предприятия, дату и место составления, состав комиссии по приему-передаче дел, а также дату и номер приказа, на основании которого выпущен акт.

Документ не будет действительным, если на нем нет подписи генерального директора с расшифровкой и даты утверждения.

Список передаваемых документов

В основной части акта отражают особенности ведения и состояния учета на момент передачи дел. Информацию обычно представляют в виде таблицы с четырьмя столбцами:

  1. порядковый номер документа;
  2. название папки;
  3. общее число папок;
  4. комментарий.

Акт передачи дел главного бухгалтера при увольнении включает данные об учетной политике, налоговой и бухгалтерской отчетности, первичные документы, договоры и акты взаиморасчетов с поставщиками и клиентами. Расскажем о типах документов подробнее.

Состояние амортизируемого имущества

Амортизация начисляется на основные средства: здания, оборудование и другие внеоборотные активы. При проведении проверки оценивают правильность отнесения имущества компании к амортизируемому и корректность ведения учета. Для этого остатки по счетам на начало нового периода сопоставляют с отчетами за предыдущий. В процессе проверяют, производилась ли переоценка балансовых стоимостей и не было ли допущено в ней ошибок.

Информация об учете материалов

Материалы, которые приобретает организация, вначале поступают на склад, а потом их списывают на основании актов выполненных работ. Остатки вносят в следующий отчетный период. Таким образом, отчеты о движении материальных ценностей помогают отслеживать состояние материального учета.

Сведения по кадрам

Взаиморасчеты с сотрудниками демонстрируют, есть ли у предприятия долги по начислению заработной платы. Отчет по результатам выплат формируется ежемесячно и наглядно показывает, каково состояние дел предприятия.

Опись папок

В акте передачи дел при увольнении бухгалтера отображают данные о передаваемых документах. Если их объем велик, перечень прикладывают к акту. Чтобы не фиксировать в бумагах все первичные документы, в описи указывают папки с документами, обработанными в течение месяца.

Остатки по проверенным счетам

Счета проверяют выборочно, чтобы вывести остатки за прошлый период и сравнить их с данными, указанными в отчетности. Эта информация нужна преемнику главбуха, чтобы он мог использовать остатки как точку отсчета.

Перечень пропавших документов

Проверка папок за месяц позволяет удостовериться, что все документы при увольнении главного бухгалтера, включенные в перечень, наличествуют. Если какие-то бумаги отсутствуют, их записывают в отдельный перечень. Желательно попробовать восстановить утраченные документы или заменить их копиями. Часть документов, которую не удалось восстановить, вносят в список. Информация пригодится для разделения зон ответственности между новым и прежним главбухами, а заодно позволит ответственному лицу быть в курсе, каких документов нет.

Другие передаваемые дела

Под таблицей пишут, какие дополнительные предметы и сведения передаются. Это могут быть наличные деньги, штампы, ключи от сейфов, пароли для входа в базу «1С: Бухгалтерия» и другая информация.

Найденные ошибки

Акт приема-передачи дел, составляемый при увольнении бухгалтера, должен включать все найденные ошибки и недочеты. Их указывают в виде примечаний к основному тексту или выносят в обособленный блок.

Кто заверяет акт приема-передачи дел

Акт передачи дел бухгалтера при увольнении заверяют лица, перечисленные в приказе, касающемся данной процедуры. Достоверность документа подтверждает подпись генерального директора. Обычно она ставится сразу на нескольких страницах. Принимающая дела сторона расписывается в конце акта и под приложениями. Печать ставят только на титульной странице, рядом с резолюцией «Утверждаю».

Образец акта при увольнении главного бухгалтера

Строгих регламентов по составлению такого документа не существует, поэтому он оформляется в свободной форме на основании приказа по предприятию или внутриведомственных положений, утвержденных руководством. Предлагаем возможный вариант акта, в котором отражена передача дел при увольнении бухгалтера, вы можете ориентироваться на этот образец.

Передача прав и обязанностей по договору: что, кому и как?

Уступка требования или перевод долга — явление в современном гражданском обороте распространенное. А вот соглашения о передаче одновременно и прав, и обязанностей по уже заключенному договору встречаются реже. Однако эта невостребованность обусловлена скорее непониманием природы такого рода сделок, ведь передача прав и обязанностей представляет собой не поименованную в ГК РФ договорную конструкцию. О тонкостях оформления полноценной замены стороны в договоре, объеме переходящих прав и обязанностей, а также иных интересных моментах и пойдет речь в настоящей статье.

Российское гражданское законодательство предоставляет участникам делового оборота широкий спектр возможностей договорного оформления своих обязательственных отношений и их динамики. Стороны договора могут новировать свои обязательства или прекратить их отступным, уступить права требования из обязательств или перевести долги, возложить исполнение обязательства на третье лицо или установить обязательства в пользу третьего лица, а также многое другое. Судебная практика допускает даже прекращение отступным обязательств, возникших из недействительных сделок — реституционных обязательств (п. 6 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21.12.2005 № 102 «Обзор практики применения арбитражными судами статьи 409 ГК РФ»).

Права и обязанности по договору могут переходить к третьим лицам на основании соглашения или судебного акта

Передача прав и обязанностей по договору (в отличие от цессии и перевода долга) влечет перемену лиц не в конкретном, отдельно взятом обязательстве, а сразу во всех обязательствах, возникающих из определенного договора. Передача всех прав и обязанностей по договору, как отмечается в судебной практике, означает полную замену стороны во всех договорных обязательствах, включая акцессорные обязательства (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13.12.2010 по делу № А70-3836/2010).

В арсенале существующих в настоящее время договорных конструкций, опосредующих обязательственные отношения участников делового оборота, стоит отметить соглашение о передаче всех прав и обязанностей по ранее заключенному договору. Такая договорная модель прямо предусмотрена в законе только для некоторых видов договоров (перенаем в договоре аренды, передача страхового портфеля и др.). В виде универсальной модели, при помощи которой можно было бы производить замену стороны в любом договоре, закон рассматриваемое соглашение не закрепляет. Оно не предусмотрено ГК РФ, но и не противоречит ему, а потому является допустимым в силу принципа свободы договора (ст. 421 ГК РФ).

Частный случай заключения соглашения о передаче прав и обязанностей по ранее заключенному договору можно встретить в сфере страхования. Так, п. 5 ст. 25 Закона РФ от 27.11.92 № 4015-1 «Об организации страхового дела в РФ» предусмотрено, что страховщик (за исключением общества взаимного страхования) может передать обязательства, принятые им по договорам страхования (страховой портфель), одному страховщику или нескольким страховщикам (замена страховщика), имеющим лицензии на осуществление тех видов страхования, по которым передается страховой портфель, и располагающим достаточными собственными средствами, то есть соответствующим требованиям платежеспособности с учетом вновь принятых обязательств. Передача страхового портфеля осуществляется в порядке, установленном законодательством РФ. Страховой портфель может быть передан от одного страховщика другому, если последний удовлетворяет обязательным требованиям, преду­смотренным п. 12 Порядка передачи страхового портфеля при применении мер по предупреждению банкротства страховой организации, а также в ходе процедур, применяемых в деле о банкротстве страховой организации (утвержденного приказом Минфина России от 13.01.2011 № 2н).

Кроме того, перевод прав и обязанностей по заключенному договору может быть осуществлен в судебном порядке. К примеру, когда нарушается преимущественное право участника делового оборота при продаже доли в праве общей долевой собственности на имущество, он вправе потребовать перевода в судебном порядке на себя прав и обязанностей по договору, заключенному с нарушением преимущественного права (п. 3 ст. 250 ГК РФ). Аналогичное право есть у участников и акционеров хозяйственных обществ в случае продажи другими участниками и акционерами принадлежащих им долей и акций в уставном капитале с нарушением преимущественного права покупки (п. 18 ст. 21 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», абз. 4 п. 3 ст. 7 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). Кроме того, перевода прав на себя может потребовать арендатор при нарушении арендодателем его преимущественного права заключения договора аренды (абз. 3 п. 1 ст. 621 ГК РФ).

Перенаем — способ передачи прав и обязанностей арендатора

Для определения правовой природы соглашения о передаче прав и обязанностей по договору обратимся к конструкции договора перенайма, закрепленного в законодательстве, в отношении которого в настоящее время сложилась обширная правоприменительная практика.

Передача прав и обязанностей (перенаем) является одним из видов пользования арендованным имуществом наряду с его предоставлением в безвозмездное пользование, передачей арендных прав в залог, внесением их в качестве вклада в уставный капитал хозяйственных товариществ и обществ или паевого взноса в производственный кооператив (п. 2 ст. 615 ГК РФ).

Передача права аренды арендатором другому лицу допускается лишь способами, предусмотренными п. 2 ст. 615 ГК РФ, применение же иных способов, не предусмотренных законом, не допускается (постановление ФАС Центрального округа от 19.03.2007 по делу № А09-3274/06-19).

Применительно к аренде земельных участков передача прав и обязанностей по договору аренды регулируется специальной нормой — п. 5 ст. 22 Земельного кодекса РФ. Так, арендатор земельного участка (за исключением резидентов особых экономических зон — арендаторов земельных участков) вправе передать свои права и обязанности по договору аренды земельного участка третьему лицу, в том числе отдать арендные права на земельный участок в залог и внести их в качестве вклада в уставный капитал хозяйственного товарищества или общества, паевого взноса в производственный кооператив в пределах срока договора аренды земельного участка без согласия собственника земельного участка при условии его уведомления, если договором аренды земельного участка не предусмотрено иное. В перечисленных случаях ответственным по договору аренды земельного участка перед арендодателем становится новый арендатор земельного участка, за исключением передачи арендных прав в залог. При этом заключения нового договора аренды земельного участка не требуется.

Как видно из приведенных определений договора перенайма, его предметом является передача прав и обязанностей по заключенному договору. Поскольку специальных указаний в законе нет, существенным условием такого договора является условие о предмете в соответствии со ст. 432 ГК РФ. То есть в договоре обязательно следует отразить объем передаваемых прав и обязанностей, а также обозначение договора, из которого они возникли (номер, дата, стороны, его существенные условия, сведения о регистрации, если он был зарегистрирован). Если первоначальный договор аренды, права и обязанности по которому передаются, был зарегистрирован, то и соглашение о передаче прав и обязанностей по нему также подлежит государственной регистрации, поскольку является его неотъемлемой частью (п. 9 информационного письма Президиума ВАС РФ от 16.02.2001 № 59 «Обзор практики разрешения споров, связанных с применением Федерального закона „О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним“»).

Суд может признать перенаем как возмездной, так и безвозмездной сделкой

В практике встречаются разные подходы к решению вопроса о том, является ли соглашение о передаче прав и обязанностей по договору возмездным или безвозмездным. Если такое соглашение признать безвозмездным, то при его заключении должен соблюдаться запрет дарения между коммерческими юридическими лицами, установленный ст. 575 ГК РФ. Но преобладающим все-таки является подход, согласно которому перенаем не может быть квалифицирован в качестве дарения, поскольку при заключении такой сделки одновременно с правами передаются также обязанности, что можно рассматривать как встречное предоставление.

Мнение о возмездности сделки по передаче прав и обязанностей по заключенному договору высказано, например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 22.06.2009 по делу № А44-3757/2008. Если одна сторона в обязательстве имеет и права, и обязанности по отношению к другой стороне, то есть является одновременно и кредитором, и должником, при замене стороны в обязательстве происходит одновременно уступка права и перевод долга. Передача прав и обязанностей по договору лизинга не противоречит ст. 382, 391 и 615 ГК РФ. Таким образом, по смыслу ст. 572 ГК РФ обязательным признаком договора дарения должно служить вытекающее из соглашения очевидное намерение передать право в качестве дара. Передача же права одновременно с обязанностями, по мнению суда, не свидетельствует о безвозмездности сделки. Аналогичные выводы есть в постановлениях ФАС Московского округа от 15.05.2007 и 22.05.2007 № КГ-А40/4059-07, Определении ВАС РФ от 15.10.2009 № ВАС-12735/09).

Судебные акты с подобным обоснованием далеко не единичны. Например, в споре, который так и не дошел до Президиума ВАС РФ, ответчик не только принял от истца право последующего выкупа предмета лизинга по выкупной цене, которую истец фактически не вносил, но и освободил последнего от дальнейшего исполнения обязательств по договору финансовой аренды. Суды не усмотрели безвозмездного характера соглашения, а ВАС РФ посчитал данный вывод обоснованным (Определение ВАС РФ от 21.01.2011 № ВАС-18578/10). Передачу прав и обязанностей арендатора суды также рассматривают как возмездную сделку (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 15.07.2009 по делу № А32-6808/2008).

Правда, при рассмотрении одного из дел ФАС Северо-Западного округа признал ничтожным соглашение о передаче прав арендатора по мотиву его безвозмездности в отношениях между коммерческими организациями. Однако в этом деле передавались только права из договора аренды, и ничего не было сказано об одновременном переводе обязанностей (постановление ФАС Северо-Западного округа от 12.02.2009 по делу № А21-7804/2007).

Вместе с тем встречается и принципиально противоположная позиция, согласно которой соглашение о передаче прав и обязанностей относится к безвозмездным сделкам и квалифицируется как дарение. Так, ФАС Восточно-Сибирского округа удовлетворил иск организации о признании договора перенайма недействительным, указав, что сделка являлась безвозмездной и была совершена между коммерческими организациями, что нарушает требования ст. 575 ГК РФ, на основании которой дарение между коммерческими организациями не допускается (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 29.10.2007 № А19-4490/07-58-Ф02-8055/07).

При рассмотрении другого дела ФАС Московского округа отказал организации в удовлетворении требований о признании недействительным соглашения о передаче прав и обязанностей по охранно-арендному договору и о применении последствий недействительности сделки. При этом суд указал, что эта сделка в нарушение требований закона является безвозмездной и в силу ст. 575 ГК РФ запрещающей дарение имущества в отношениях между коммерческими организациями, признал ее ничтожной (постановление ФАС Московского округа от 03.05.2007 № КГ-А40/1903-07).

Однако правильной представляется все же первая позиция, в силу которой рассматриваемое соглашение дарением не признается. Ведь наряду с правами передаются также и обязанности, что следует рассматривать в качестве встречного предоставления в соответствии со ст. 423 ГК РФ. Чтобы сделку можно было квалифицировать в качестве дарения, из нее не только должно следовать явное намерение стороны одарить другую сторону, но и соблюдаться квалифицирующие признаки дарения, предусмотренные ст. 572 ГК РФ. К таким признакам относятся передача бесплатно вещи в собственность, имущественного права к себе или третьему лицу или освобождение от имущественной обязанности. В рассматриваемом же случае передается не только право, но и обязанности.

Иным образом дело будет обстоять, если по договору перенайма будет передаваться право аренды, а арендные платежи уже были внесены авансом за несколько периодов аренды вперед, в связи с чем новый арендатор будет освобожден от их внесения на значительный срок. В такой ситуации принятые новым арендатором на себя наряду с правами обязанности по внесению арендных платежей возникнут по истечении срока, за который арендная плата внесена. Логично предположить, что при указанных обстоятельствах сделка перенайма может быть квалифицирована как дарение. Ведь новый арендатор получит имущественное право с одновременным освобождением его от обязанности по внесению арендных платежей.

Новый арендатор отвечает за старые долги, если сам согласился на это

Еще один проблемный вопрос, возникающий при заключении соглашения о перенайме: к кому арендодатель вправе предъявлять требование о погашении задолженности по арендной плате, образовавшейся в период пользования арендованным имуществом прежним арендатором, — к прежнему арендатору или новому?

В соответствии с п. 2 ст. 615 ГК РФ и п. 5 ст. 22 ЗК РФ прежний арендатор вправе передать свои права и обязанности новому арендатору, при этом обязанным по договору аренды становится новый арендатор. Буквальный смысл данных законоположений означает, что новый арендатор становится обязанным по договору аренды с момента передачи ему прав и обязанностей, то есть с момента заключения соглашения об этом. Подтверждение данного вывода можно найти в судебной практике.

В соответствии с соглашением о перенайме новый арендатор становится ответственным перед арендодателем после передачи ему прав и обязанностей по договору аренды (перенайма) (постановление ФАС Центрального округа от 29.03.2005 по делу № А54-3625/04-С7). Обязанность по внесению арендной платы по соглашению о передаче прав и обязанностей возникает с момента заключения такого соглашения (постановления ФАС Северо-Западного округа от 28.06.2007 по делу № А56-45848/2005 и от 21.12.2009 по делу № А13-5348/2009).

Следовательно, к новому арендатору автоматически не переходят долги прежнего арендатора, образовавшиеся в период, когда имуществом пользовался прежний арендатор. Исходя из буквального смысла п. 1 ст. 614 ГК РФ действующее законодательство связывает возникновение обязательства по уплате арендных платежей с фактическим пользованием арендатором имуществом, переданным в соответствии с договором (постановление ФАС Московского округа от 11.03.2011 № КГ-А40/1305-11 по делу № А40-55809/10-60-334). Отсюда следует, что новый арендатор не несет обязанности по внесению арендных платежей, поскольку в тот момент, когда обязанность по их внесению появилась, он ими не пользовался. Иное приведет к неосновательному обогащению прежнего арендатора.

Новый арендатор становится обязанным по обязательствам прежнего, связанным с внесением арендной платы, если только прямо выразил на это свою волю (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 28.01.2011 по делу № А38-1355/2010 и Московского округа от 12.05.2011 № КГ-А41/4172-11).

Передача прав и обязанностей представляет собой смешанный договор

Перенаем должен осуществляться с соблюдением правил о цессии и переводе долга. Это отмечают многие суды (см., к примеру, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 07.11.2006 по делу № А58-7555/05-Ф02-2179/06-С2).

Вместе с тем следует иметь в виду, что понятия «долг» и обязанность» не являются равнозначными. Долг представляет собой образовавшуюся задолженность по оплате товаров, работ или услуг. Обязанность такой задолженностью не является, а представляет собой установленную законом или договором необходимость для субъекта выполнять определенные действия или воздерживаться от них. Таким образом, при наличии заключенного договора обязанность может существовать, в то время как долга может и не быть. Практическим последствием данного вывода является то, что правила о переводе долга к соглашению о передаче прав и обязанностей по ранее заключенному договору могут применяться в том лишь только случае, если из договора, права и обязанности по которому передаются, действительно образовалась задолженность.

С учетом изложенного соглашение о передаче прав и обязанностей в настоящее время следует квалифицировать как гражданско-правовой договор, предметом которого выступает передача прав и обязанностей по ранее заключенному договору. Такой договор может быть поименованным (договор перенайма, передача страхового портфеля) или непоименованным (замена стороны по договору поставки, возмездного оказания услуг и др.). Данный договор является возмездным, поскольку наряду с правами по нему передаются также и обязанности. Однако если обязанности по внесению платежей за полученные права возникнут не сразу (когда они были внесены авансом предыдущей стороной), он является безвозмездным.

Поскольку в законе не содержится ограничений, предметом рассматриваемого соглашения могут быть не только права и обязанности, которые имеются на момент его заключения, но и те, что возникнут после его заключения.

Соглашение о передаче прав и обязанностей по ранее заключенному договору заключается в той форме, в которой был заключен основной договор, права и обязанности по которому передаются (п. 1 ст. 452 ГК РФ). Если такой договор подлежал государственной регистрации, то регистрации подлежит и само соглашение о передаче прав и обязанностей по нему.

По своей правовой природе данное соглашение представляет собой смешанный договор, поскольку включает в себя элементы различных договорных конструкций (п. 3 ст. 421 ГК РФ).

к сведению

В судебной практике встречается мнение, что соглашение о передаче прав и обязанностей не может рассматриваться как крупная сделка и при отсутствии ее одобрения со стороны высшего органа управления компании признаваться недействительным. Так, ФАС Московского округа указал следующее. Поскольку таким соглашением передаются не только права, но и обязанности арендатора, в том числе обязанность по внесению арендных платежей, такая сделка не может рассматриваться в качестве сделки, направленной на отчуждение имущества, в связи с чем правила корпоративного законодательства РФ на нее не распространяются (постановления от 24.07.2006 по делу № КГ-А40/5576-06-1,2, от 22.02.2005 по делу № КГ-А40/481-05).

Доброго здоровья, уважаемый читатель журнала «Web4job.ru”! В этой статье мы поговорим на тему Как делегировать обязанности, почему делегирование необходимо, какие факторы надо учитывать при делегировании обязанностей, какие задачи делегировать нужно, а какие — нельзя.

Как делегировать обязанности

В жизни многих людей случаются такие ситуации, когда на выполнение возложенных на них обязанностей не хватает сил и возможностей с ними справиться.

Именно поэтому важно знать, как правильно организовать рабочее время, подобрать сотрудников и распределить между ними обязанности.

Важно понимать, что распределение обязанностей — это не способ уйти от ответственности, а форма грамотного разделения труда, позволяющего повысить его эффективность.

Делегирование облегчает работу руководителя, но не снимает с него обязанности за принятие окончательного решения.

В течение рабочего дня можно выполнить определенный объем работы. Если не успевать выполнять всего, что от вас требуется, это может стать причиной стресса, и вы будете испытывать чувство неудовлетворенности из-за того, что подводите людей.

В одиночку невозможно переделать все дела, даже работая круглосуточно.

Поэтому надо научиться поручать свои обязанности другим сотрудникам.

Передача обязанностей — важный навык, которому необходимо учиться.

Делегирование — это организация работы, когда руководитель между подчиненными распределяет конкретные задачи.

И это совершенно необходимо. Делегировать полномочия вынуждает сама жизнь вне зависимости от того, хочет руководитель этого или нет, умеет он это делать или не умеет.

Основная заповедь любого управленца «Подчиняться работе должен не я, а она мне».

Почему делегирование необходимо?

Ежедневный объем работы, которую необходимо выполнить руководителю, всегда превышает его физические и временные возможности. Если часть рутинной работы он поручит другим специалистам, у него останется больше времени для решения более важных дел;

Подчиненный должен понимать, что он обязан справиться с порученной ему работой, и, может быть, выполнить ее даже лучше, чем руководитель.

Хороший менеджер — это не тот, кто делает работу лучше своих подчиненных, а тот, кто руководит так, что подчиненные выполняют задания не хуже его.

Делегировать надо:

  • Рутинную работу;
  • Решение отдельных несложных вопросов;
  • Подготовительную работу проекта;
  • Специализированную работу, т.е. ту, которую специалист выполнит лучше руководителя.

При этом руководствуйтесь таким принципом: «Все, что могут выполнить сотрудники, должны делать они».

Но никогда не подлежат делегированию такие задачи:

  • Функции руководителя: постановка задач; контроль за их выполнением; принятие решения по стратегическим вопросам;
  • Конфиденциальные задачи;
  • Особо важные задачи и задачи высокой степени риска;
  • Срочные дела, для объяснения и перепроверки которых нет времени;
  • Мотивация сотрудников.

Какие факторы необходимо учитывать при делегировании

Перед тем, как поручить кому-то выполнение задания, надо учесть некоторые факторы:

  • Обладает ли претендент необходимым опытом и знаниями для его выполнения;
  • Если опыта недостаточно, хватает ли у вас времени для обучения специалиста;
  • Загруженность специалиста: достаточно ли у него времени для выполнения нового проекта;
  • Можно ли его освободить от текущей работы и передать ее другим специалистам.

Когда вы делегируете часть своих обязанностей, то замечаете, что другой исполнитель тратит на выполнение работы больше времени, чем вы. И это объяснимо: вы в данном направлении являетесь экспертом, а сотрудник — только учится.

Поэтому надо набраться терпения. Если вы правильно выбрали человека для передачи ему обязанностей, то вскоре заметите, что он становится все более компетентным, а, значит, более надежным специалистом.

Искусство управления — это умение достигать нужных результатов силами других людей.

А делегирование полномочий является одним из основных навыков эффективного руководителя.

Как правильно передать полномочия

Чтобы правильно передавать полномочия, надо учитывать несколько правил:

  • Уровень задачи должен соответствовать уровню знаний исполнителя. Сложность задачи соотнесите с навыками, способностями и мотивацией человека, которому хотите поручить выполнение задания. Важно понимать, что задача для него не слишком сложная, и он с ней справится;
  • Делегируйте полномочия постепенно, человек должен поверить в себя и свои силы. Особенно, если проект серьезный и сложный, процесс делегирования должен быть поэтапным;
  • У человека должно быть ощущение полной ответственности за порученное ему дело. Он должен понимать, что обязан выполнить порученную ему работу, кроме него ее не выполнит никто;
  • При делегировании полномочий вы должны четко представлять, какой конкретный результат хотите получить. Исполнитель также должен понимать, чего от него ждут. Уточните, как он понял поставленную перед ним задачу;
  • Он должен быть заинтересован в выполнении работы. А если он имеет возможность напрямую общаться с руководством, это повышает стремление выполнить задание хорошо;
  • Полномочия необходимо делегировать соразмерно уровню ответственности. Если проект большой, сотрудники должны знать, сколько времени на него отводится и к кому обращаться за помощью при возникновении проблем;
  • Оставьте исполнителя в покое, он должен понимать, что именно он несет полную ответственность за конечный результат.

Умение делегировать обязанности — это ключевой фактор успеха любого руководителя. Отсутствие этого фактора означает, что вы будете вынуждены всю работу выполнять сами.

Посмотрим видео на тему Как делегировать обязанности

Как правильно поставить задачи подчиненным

Как делегировать полномочия? Что значит делегировать? Делегирование полномочий в фирме

Делегировать-значит развиваться

В этой статье мы рассмотрели тему Как делегировать обязанности, зачем это надо, какие задачи нужно делегировать, а какие — нельзя.

Общие положения

В соответствии с требованиями Устава внутренней службы ВС РФ каждый офицер, назначенный на должность, обязан принять её.

Приём должности проводится в целях повышения ответственности командира (начальника) за состояние подразделения (службы).

Кроме того, акт приёма и сдачи дел и должности позволяет принимающему определить истинное состояние дел в подразделении (службе), в том числе имеющиеся утраты и недостатки по ВВТ и имуществу.

В ходе приёма должности каждому офицеру необходимо проявлять компетентность, принципиальность высокую ответственность.

Офицеры, окончившие военно-учебные заведения (переведённые из одной части в другую) представляются командиру части и его заместителям. После представления командиру части, с офицерами проводится беседа, в ходе которой определяются их назначения на должности.

В последующем офицеры представляются своим непосредственным начальникам. Офицерам и личному составу части представление осуществляется на ближайшем служебном совещании или построении.

В ходе представления, непосредственный начальник обязан провести беседу с вновь назначенным офицером в присутствии сдающего дела и должность по следующим вопросам:

— характеризует состояние дел в подразделении;

— доводит достигнутые успехи и имеющиеся недостатки в подразделении, которые необходимо устранить в первую очередь;

— доводит главные и частные задачи, стоящие перед подразделением;

— даёт полную характеристику должностным лицам (сержантскому составу), военнослужащим, призванным по контракту, при необходимости каждому солдату срочной службы;

— определяет время и место представления личному составу подразделения.

— доводит достигнутые успехи и имеющиеся недостатки в подразделении, которые необходимо устранить в первую очередь;

— доводит главные и частные задачи, стоящие перед подразделением;

— даёт полную характеристику должностным лицам (сержантскому составу), военнослужащим, призванным по контракту, при необходимости каждому солдату срочной службы;

— определяет время и место представления личному составу подразделения.

Работу по приёму дел и должности командира подразделения, вновь назначенному офицеру целесообразно осуществлять в следующей последовательности:

— провести сверку данных о количестве числящихся по книгам учёта в подразделении личного состава, ВВТ и имущества с данными соответствующих служб старшего начальника;

— провести непосредственный приём дел и должности;

— документально оформить результаты приёма дел и должности.

Приём дел и должности проводится на основании приказа по воинской части и плана, утвержденного непосредственным начальником. План является обязательным документом при приёме должности и включает выполнение следующих мероприятий:

— порядок заслушивания докладов должностных лиц (для командира автомобильного взвода это будут заместитель командира взвода и командиры отделений, должности которых могут занимать военнослужащие по контракту, а не только сержанты срочной службы);

— очередность и сроки проверки ВВТ и материальных средств;

— время составления ведомостей наличия и качественного состояния ВВТ и материальных средств.

Сроки приёма должности командира подразделения могут быть следующие:

— командир роты – не более 5 дней;

— командир взвода – 3 дня.

Командир подразделения приём должности осуществляет лично, на основании плана приёма дел и должности, в следующей последовательности:

— принять личный состав подразделения. Изучить его морально-психологическое состояние и уровень воинской дисциплины;

— принять ВВТ, определить их наличие и состояние;

— принять материальные средства, числящиеся за подразделением по книгам учёта;

— определить состояние боевой готовности и боевой подготовки подразделения;

— принять помещения подразделения закреплённый участок территории;

— принять документацию подразделения.

Регламент служебного времени и другие вопросы

Последовательность выполнения мероприятий при приёме должности в каждом конкретном случае может быть различной, ибо она зависит от условий обстановки и тех задач, которые решает подразделение. Во всех случаях работа по приёму должности должна быть организована таким образом, чтобы к установленному сроку подготовить рапорт и акт о приёме.

При вынужденной задержке по приёму, принимающий должность обязан доложить об этом своему непосредственному командиру (начальнику).

Приём личного состава

Приём личного состава является важнейшим направлением работы при приёме дел и должности командиром подразделения.

Для этого необходимо лично убедиться в строевой части, сколько личного состава находится по штату в подразделении, уточнить, где и по каким причинам военнослужащие находятся в отрыве от подразделения, сверить по фамильно, каждого военнослужащего, записанного в книге учёта личного состава (форма № 1). Далее командир подразделения проводит приём личного состава в следующей последовательности

1 Проверить учёт личного состава по журналу боевой подготовки (форма № 2) взвода, книге учёта личного состава (форма № 1) и именному списку личного состава для производства вечерних поверок (форма № 1-ВП).

При этом он обязан твердо знать:

1.1. В отделении, экипаже военнослужащие учитываются лично командирами отделений, экипажей в соответствии с должностным предназначением. Списки личного состава в этих подразделениях не составляются.

1.2. Во взводе на всех военнослужащих в журнале боевой подготовки взвода, а при отсутствии такого журнала в служебной записной книжке ведётся именной список по форме № 1-а.

1.3. В роте учёт личного состава ведётся в книге по форме № 1, а для проведения вечерних поверок сержантов и солдат, старшин и матросов, проходящих военную службу по призыву, кроме того, ведётся именной список по форме № 1-ВП.

1.4. В батальоне ведутся:

на личный состав управления батальона и подчинённые ему специальные подразделения (взвода) — книга учёта личного состава по форме № 1;

на весь личный состав батальона – книга штатно-должностного учёта личного состава по форме № 4.

1.5. В штабе воинской части на весь личный состав ведутся следующие документы:

книга алфавитного учёта личного состава (форма № 2);

книга алфавитного учёта военнослужащих, проходящих службу по контракту (форма № 3);

книга штатно-должностного учёта личного состава (форма № 4);

книга учёта временно отсутствующего и временно прибывшего в воинскую часть личного состава (форма № 5);

учётно-послужные карточки на сержантов и солдат, старшин и матросов, проходящие военную службу по призыву (форма № 6);

личные карточки (форма № 1-2) и трудовые книжки на гражданский персонал;

суточная ведомость (форма № 8);

личные дела на офицеров, прапорщиков, мичманов, сержантов и солдат, старшин и матросов, проходящих военную службу по контракту;

ведомость укомплектованности воинской части личным составом по должностям, специальностям и срокам призыва по произвольной форме;

журнал контроля за состоянием учёта личного состава (форма № 32).

2 Ознакомиться с ходом боевой подготовки подразделения, уровнем выполнения программы и основными недостатками, указанными старшим начальником при её выполнении.

Для этого принимающий дела и должность командир подразделения может использовать:

результаты боевой подготовки личного состава подразделения, отражённые в журнале боевой подготовки, взвода, роты;

ведомости результатов проведённых контрольных занятий в подразделении;

сведения, полученные от непосредственного командира в ходе первой беседы и от подчинённого сержантского состава подразделения.

3 Оценить состояние воинской дисциплины и моральное состояние личного состава по служебным карточкам, а также на основании ознакомительных бесед с личным составом, сержантами и старшим командиром.

Изучая подчинённых в ходе приёма дел и должности, командир подразделения использует информацию, полученную от непосредственного начальника и подчинённых командиров. При проведении индивидуальных бесед с подчинёнными он должен выяснить:

общие сведения;

направленность личности и мотивы поведения воина;

взаимоотношения с другими военнослужащими;

способность и успеваемость;

общественная активность.

Общие сведения:

Воинское звание, фамилию, имя, отчество, год, месяц, число и место рождения и призыва на военную службу;

род занятий до армии, специальность, время и место работы;

переведён ли из другой воинской части, причина перемещения по службе, образование и общее интеллектуальное развитие (кругозор), способности и наклонности, развитие речи (словарный состав, умение выразить речь устно и письменно);

национальность;

социально-классовое происхождение (из семьи военнослужащего, служащего, рабочего, интеллигента, крестьянина);

сведения о родителях и близких родственниках (полный или неполный состав семьи, при отсутствии родителей – кто занимался воспитанием, их место жительства, род занятий, заслуги перед Родиной). К ним относятся: отец (отчим), мать (мачеха), братья, сестры, дедушка, бабушка, опекуны;

общее физическое развитие (здоровье, перенесённые болезни, травмы, как часто подвержен заболеваниям, какими видами спорта занимался, каковы результаты, какими физическими недостатками страдает, как это морально воздействует;

семейное положение (холост, женат, наличие детей, род занятий жены, адрес проживания).

При ознакомлении с условиями жизни и воспитания в семье, командир подразделения обязан выяснить до подробностей (имел ли приводы в милицию, привлекался ли к судебной ответственности и за что, доводилось ли употреблять наркотические вещества, имел ли связь с женщинами, был ли подвержен венерическим заболеваниям, были ли суицидальные явления среди близких родственников и как он сам к этому относится, склонен ли к употреблению спиртных напитков, каково отношение к военной службе, есть ли друзья, кто они и какое у них отношение к службе в армии.

Имеется ли девушка, и какое время продолжаются взаимоотношения, осуществляется ли переписка, какие общие планы на будущее.

Направленность личности и мотивы поведения военнослужащего:

доминирующая целеустремлённость, основные потребности, интересы, взгляды, склонности, идеалы, убеждения, жизненная позиция, мотивы поведения в процессе службы, боевой учёбы, в повседневной жизни;

понимание государственной важности задач, выполняемых ВС РФ, отношение к овладению своей воинской специальностью (ответственное, безразличное, халатное);

проявление инициативы, творчества, самостоятельности, отношение к поощрениям и взысканиям командиров, отношение к несению караульной службы, различным хозяйственным работам, как при этом проявляет инициативу и творчество;

отношение к сбережению и хранению оружия, вверенной техники;

личная организованность и дисциплинированность в труде, какие виды труда предпочитает;

удовлетворённость бытовыми условиями, питанием и другими видами довольствия;

какими военными дисциплинами, больше всего увлечён и почему;

каковы планы на будущее после завершения службы в армии (поступить в институт, получить хорошую специальность и устроиться на работу);

как проводит свободное время (чтение художественной литературы, просмотр телепередач, написание писем домой и друзьям, девушке, сон).

Взаимоотношения с другими военнослужащими:

Положение в коллективе, имеет ли авторитет у своих товарищей (пользуется ли авторитетом, на чем он основан), отношение к товарищам по коллективу (дорожит мнением коллектива, пренебрегает, равнодушен);

бывают ли конфликты с товарищами по службе и в чём их причина;

взаимоотношения с младшими командирами, с офицерами, доволен ли своим положением в коллективе и какое положение хотел бы занять, дорожит ли традициями своего подразделения;

взаимоотношения и контакты с товарищами, знакомыми за пределами части, с кем поддерживает связь и как часто переписывается с друзьями, проявление войскового товарищества и взаимопомощь.

Способность и успеваемость:

умственные и физические способности;

освоение обязанностей по службе;

успеваемость по предметам боевой и общественно-гуманитарной подготовке, каково отношение к своим результатам, особенности внимания и интерес к технике, оружию;

быстрота и прочность запоминания;

спортивные, художественные, музыкальные и другие способности.

Общественная активность:

отношение к общественной жизни, работе и задачам своего подразделения (дорожит ею, инициативен, равнодушен, относится отрицательно, всячески избегает её);

участие в жизни коллектива (имеет постоянные поручения, никаких поручений не выполняет и общественных нагрузок не имеет);

интерес к жизни, страны и международным событиям (читает газеты постоянно, эпизодически, совсем не читает и т.п.);

участие в культурно-массовой работе.

Чтобы познавательная беседа прошла успешно, необходимо соблюдать следующие правила:

в начале беседы обязательно поинтересоваться здоровьем родителей и близких, узнать, когда было последнее письмо из дома (корректно поинтересоваться о чём пишут);

условия и место беседы должны располагать к доверительному разговору;

при беседе, не делать ни каких записей, стараться запомнить больше информации и сделать записи в педагогическом дневнике с обязательным выводом, только после проведения беседы.

Вопросы формировать просто и ясно, не перебивая, выслушать подчинённого до конца, не допускать назидательный и приказной тон.

В конце беседы узнать, какие есть жалобы, просьбы, заявления, предложения.

Глубокое изучение и знание своих подчинённых является важнейшим условием морально-психологического состояния личного состава и воинской дисциплины в подразделении, даёт возможность командиру более успешно вести индивидуальную воспитательную работу и положительно влиять на воспитуемого.

Порядок приёма оружия и боеприпасов

Учёт, хранение и выдача стрелкового оружия и боеприпасов в подразделении организуется и осуществляется в соответствии с требованиями общевоинских уставов ВС РФ, приказа МО РФ 1996 года № 90, директивы Генерального штаба ВС РФ 1998 года ДГШ № 31 директивы первого заместителя МО РФ № 332/500 2002 года.

Перед приёмом дел и должности, командир подразделения обязан изучить эти руководящие документы и строго ими руководствоваться.

Согласно статьи 15 «Инструкции по организации стрелкового оружия и боеприпасов к нему, а также инженерных боеприпасов в Вооруженных Силах Российской Федерации» введенной в действие приказом МО РФ № 90 от 28.02.1996 года, учет стрелкового оружия и боеприпасов в подразделениях ведётся по следующим документам:

по инвентарному списку основных средств (форма ОС-13);

по книге складского учёта (форма М-17);

по книге выдачи оружия и боеприпасов;

по ведомости закрепления оружия за личным составом;

по книге учёта материальных ценностей, выданных во временное пользование (форма № 37);

по раздаточно-сдаточной ведомости боеприпасов на пункте боевого питания (форма 9).

по акту списания (форма 11).

В акте списания (форма 11) стрелковое оружие учитывается комплектно, по видам и образцам вместе с положенным к нему индивидуальным комплектом ЗИП. На каждый вид оружия отводится несколько страниц (в зависимости от движения вооружения). В конце книги отводится несколько листов для ведения камерного учета всего оружия.

Боеприпасы к оружию учитываются по-номенклатурно с указанием типа калибра, действия пуль, номера завода и года изготовления.

Книги учёта хранятся у старшины (командира) подразделения.

Стрелковое оружие закрепляется за личным составом под роспись в ведомости закрепления оружия за личным составом. Ведомость составляется на каждый период обучения и хранится совместно с книгой учёта наличия и движения материальных средств у старшины (командира) подразделения.

Закреплённое за военнослужащим стрелковое оружие записывается в военный билет (удостоверение личности) с указанием образца, серии, номера оружия и даты выдачи. Каждая запись о выдаче и сдаче оружия заверяется подписью командира подразделения и скрепляется гербовой печатью воинской части.

Хранить в подразделении незакреплённое оружие не разрешается.
Оружие и боеприпасы командир подразделения принимает в следующей последовательности:

выписать из книг учёта (формы ОС-13, М-17) виды, серии и номера оружия, партии и год изготовления боеприпасов, количество числящихся за подразделением пирамид, сейфов, ящиков и другого инвентаря;

проверить личным осмотром наличие и состояние оружия поштучно, по номерам и комплектности, а также количество и номера серий боеприпасов, а также другое имущество;

проверить соответствие и правильность заполнения, наличия росписей в ведомости закрепления оружия за личным составом, наличие и соответствие описей в пирамидах с оружием и в ящиках с боеприпасами, наличие и правильность заполнения графиков переснаряжения магазинов;

при наличии недостатков принять меры к их устранению (при необходимости немедленно доложить непосредственному начальнику), приведению учета, наличия, состояния и хранения оружия и боеприпасов в соответствии с требованиями приказа МО РФ №90-1996 г.

Порядок приёма документации подразделения

Учёт наличия, движения и качественного состояния материальных средств в подразделении организует командир подразделения.

При приёме дел и должности командиру подразделения необходимо знать, что учёт в подразделении ведется по следующим документам:

  • Раздаточно-сдаточная ведомость боеприпасов на пункте боепитания (форма № 9).
  • Акт о списании материальных запасов (форма 230).
  • Книга складского учёта (форма М-17).
  • Инвентарный список основных средств (форма ОС-13).
  • Карточка учёта материальных ценностей личного пользования (форма 45).
  • Книга учёта материальных ценностей, выданных во временное пользование (форма 37).
  • Карточка некомплектности (форма 46).
  • Опись материальных средств.

А также в подразделении ведутся:

книга выдачи оружия боеприпасов;

книга осмотра (проверки) вооружения, военной техники и боеприпасов;

формуляры и паспорта на технику и вооружение.

Учёт материальных средств (кроме бронетанковой, автомобильной техники и имущества, а также инженерной техники и горючего) ведётся старшиной роты в целом за подразделение в книге складского учёта (форма М-17) и инвентарном списке основных средств (форма ОС-13), где на каждый вид материальных средств (вооружение, боеприпасы, инженерное имущество, средства связи, вещевое, квартирно-эксплуатационное и т.д.) выделяются отдельные разделы.

Учёт бронетанковой, автомобильной техники и имущества, а также инженерной техники и горючего в подразделении, расположенном или действующем со своей воинской частью не ведется, а ведётся в соответствующих службах воинских частей.

В каждой книге учёта листы нумеруются, прошнуровываются, скрепляются мастичной печатью «Для пакетов» воинской части. Количество листов удостоверяется подписями: в книге учёта, ведущихся в подразделениях – командиров подразделений

В книге учёта для каждого наименования материальных средств, в зависимости от частоты записей отводится определенное количество страниц. Очередность записи наименований должна соответствовать последовательности, предусмотренной формами донесений и отчётов. В начале книги учёта показывается её содержание, в котором последовательно отражаются наименования материальных средств и номера страниц, отводимых для них.

Записи в книгах учёта материальных средств, производятся только на основании подлинных, законно и правильно оформленных первичных документов (накладных и нарядов).

Итоги о приходе (расходе) материальных средств, в книгах учёта проводятся по отчётным периодам и за год, а также при инвентаризациях, ревизиях, передачи должности материально-ответственным лицам и в других необходимых случаях.

Итоги подчёркиваются чертой красного цвета (годовые итоги — двумя чертами) и заверяются подписями лица, ответственного за состояние учёта и лица, непосредственно ведущего учёт.

Записи в книгах учёта о сверке остатков материальных средств, производится в порядке, указанном в пояснениях к формам документов (в соответствии с Приказом МО РФ ).

Учётные документы должны составляться и вестись разборчиво, без помарок и подчисток, Для исправлений ошибок, допущенных при записях, неправильные цифры или слова зачеркивают тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а под ним записываются правильные цифры или слова. Подпись должностного лица об исправлении в первичном документе заверяется соответствующей печатью.

Порядок приёма материальных средств

Материальные средства, которые числятся за ротой по службам, принимаются на основании данных, отраженных в книге складского учёта (форма М-17) и инвентарном списке основных средств (форма ОС-13), после сверки в соответствующих службах. Они должны быть в исправном состоянии (виде), в комплекте и соответствовать категории (выслуге), находится в местах хранения.

Командир подразделения, принимающий дела и должность обязан знать, что на момент приёма все материальные средства должны находиться в подразделении.

Все временно отсутствующие материальные средства должны быть вписаны в соответствующие документы.

Приём помещений подразделения и закреплённого участка территории производится наружным осмотром. Недостатки, которые нельзя устранить по ходу приёма, записываются в акты. Учебно-материальная база принимается по описям и книгам учёта.

Для командиров взводов приемлема такая же последовательность приёма, как и для командиров рот. Только они не проводят сверку в службах, а приём должности осуществляют, опираясь на данные командира роты, который указывает им, что и в каком количестве закреплено за взводом.

Кроме того, командир взвода изучает в период приёма должности следующие вопросы:

порядок действия взвода по тревоге;

очередность несения нарядов и количество привлекаемого личного состава;

порядок увольнения личного состава из расположения части;

какие помещения и территории закреплены за взводом и порядок их уборки;

Составление акта приёма дел и должности командира подразделения

При приёме дел и должности, и составлении акта приёма (сдачи), принимающий и сдающий командир подразделения, их непосредственный командир (начальник) обязаны руководствоваться:

Уставами Внутренней службы ВС РФ, где в статье 89 указано: командир подразделения приём дел и должности производит лично на основании приказа по воинской части.

Приказом Министра Обороны Российской Федерации «об утверждении Руководства по войсковому (корабельному хозяйству в Вооруженных Силах Российской Федерации»

Приём (сдача) дел и должности должностными лицами, отвечающими за хозяйственную деятельность, оформляется актом приёма сдачи) дел и должности. К акту приёма (сдачи) дел и должности прилагаются инвентаризационные ведомости, а также объяснения (в случае необходимости) должностных лиц о причинах образования недостач, излишков, обоснование естественной убыли и т.п. В тех случаях, когда сдающий или принимающий дела и должность имеет по акту возражения или замечания, он излагает их в письменном виде в акте при его оформлении. Старший командир при утверждении акта о приёме (сдаче) дел и должности должен рассмотреть имеющиеся возражения и замечания, принять по ним решение и внести их в каждый экземпляр акта.

Пункт 244 Приказа Министра Обороны РФ № 222 – 2004 г.

Акт приема дел и должности, а также инвентаризационные ведомости подписываются лицами принимающим и сдающим дела и должность, а также лицами инвентаризационной комиссии. Кроме указанных должностных лиц, акты подписываются лицами, принявшими материальные средства на ответственное хранение.

Акты утверждаются:

при приеме дел и должности командиром и старшиной подразделения – старшим командиром.

На непосредственных начальников возлагается организация и качественное проведение приёма (сдачи) дел и должности подчинёнными должностными лицами.

Принимающий должность командира подразделения вместе с докладом представляет акт о приёме подразделения (приложение 1), в котором указывается:

списочный и наличный состав подразделения;

состояние боевой и мобилизационной готовности, боевой подготовки;

морально-психологическое состояние личного состава и состояние воинской дисциплины;

наличие и состояние вооружения, военной техники и других материальных средств;

состояние жилищных и бытовых условий военнослужащих;

выводы и предложения.

К акту прилагаются:

ведомость наличия и качественного состояния материальных средств по службам с указанием наличия, качественного состояния материальных средств по службам с указанием наличия, качественного состояния, излишков и недостач;

ведомость наличия и технического состояния автомобильной техники и ЗИП;

ведомость некомплектности автомобильной техники и ЗИП;

объяснение сдающего дела и должность о причинах образования недостач, излишков и наличие недостатков (не устранённые поломки, разукомплектованность и отсутствие какой-либо единицы техники, агрегатов и механизмов к ней) и недочётов в работе.

Объяснительная записка должна содержать следующие данные:

точная дата и время, когда произошла поломка, утрата, хищение и т.п.;

Какую задачу в то время выполняло подразделение?

Кто непосредственный виновник, исполнитель и его непосредственный командир (начальник)?

Кому и когда было доложено о происходящем?

Какое решение и какие меры были приняты по устранению поломок, восстановлению утраченного и похищенного.

план (календарный план) приёма дел и должности .

Решение об устранении в акте приёма (сдачи) должности недочётов должно быть принято вышестоящим командиром (начальником) не позднее десятидневного срока. В том случае, когда по результатам недостач ведётся административное расследование, решение о привлечении виновного к материальной ответственности должен быть принято не позднее месячного срока со дня окончания расследования. Лицо, сдающее должность, убывает к новому месту службы после утверждения акта приема (сдачи) должности старшим начальником.

После доклада о приёме должности новый командир подразделения официально вступает в командование подразделением.

ПОРЯДОК ПРИЕМА ДЕЛ И ДОЛЖНОСТИ КОМАНДИРА ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ Метки:Прием дел и должности

Акт приема-передачи кадровых документов — образец

В каких случаях оформляется акт приема-передачи кадровых документов

Образец акта передачи кадровых документов: основное содержание

В каких случаях оформляется акт приема-передачи кадровых документов

Оформление акта приема-передачи кадровой документации всегда должно сопровождать смену ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника. Несмотря на то что порядок сдачи документов кадровых подразделений организаций в законодательстве не определен и, соответственно, обязанности составлять и подписывать акт приема-передачи у трудящихся нет, задокументированная передача кадровых бумаг позволяет не только зафиксировать комплектность документов на момент замены сотрудника, но и лишний раз систематизировать документооборот.

Непосредственно оформлению акта приема-передачи документов должны предшествовать:

  • организация комиссии (необязательно, но крайне желательно — члены комиссии смогут зафиксировать факт приема-передачи всех необходимых документов);
  • сверка наличия, содержания, регистрации и формы хранения деловых бумаг.

После сверки комплектности документации оформляется акт приема-передачи кадровых документов.

Образец акта передачи кадровых документов: основное содержание

Скачать образец акта

Единой формы акта передачи кадровой документации законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие вправе самостоятельно разработать этот документ, руководствуясь собственной системой документооборота и удобством в использовании указанного акта. Между тем практикой кадрового делопроизводства выработан акт приема-передачи документации, оптимальный по форме и содержанию.

Образец акта передачи кадровых документов представляет собой шаблонную документацию, содержащую следующую информацию:

  1. Данные компании, где происходит передача кадровых бумаг.
  2. Дата, время и место совершения инвентаризации кадровых документов.
  3. Информация об утверждении акта руководством организации (дата утверждения, данные руководителя, подпись).
  4. Состав комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей ее членов.
  5. Данные о прочих присутствующих при передаче дел лицах (как правило, это сдающий и принимающий документы сотрудники в том случае, если они не включены в состав комиссии).
  6. Информация о том, кто передает и кто принимает документы, по состоянию на какую дату.
  7. Перечень передаваемой документации традиционно расписывается в таблице, содержащей такие графы:
    • номер подпункта;
    • наименования документов и дел;
    • периоды или годы ведения документов/дел;
    • количество документов;
    • общее количество страниц;
    • примечание.

К примеру, строка таблицы может быть заполнена так:

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

«Передаются: 1. Приказы по личному составу. За период: 2013–2018 годы. Количество: 72. Количество страниц: 94».

  1. После перечисления в таблице всей передаваемой документации необходимо отразить все обнаруженные недостатки и особенности кадрового делопроизводства.
  2. Далее свои подписи ставят сотрудники, сдающие и принимающие документацию, а также все члены комиссии.

ВАЖНО: в связи с тем, что ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается отдельным приказом (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), передачу трудовых книжек, включая ранее не востребованные уволенными сотрудниками и чистые бланки, рекомендуется осуществлять отдельным актом приема-передачи.

***

Таким образом, практикой кадрового делопроизводства определено стандартное содержание акта приема-передачи кадровой документации, которое каждый работодатель может откорректировать в угоду сложившимся правилам делопроизводства на конкретном предприятии.

***

Больше материалов по теме в рубрике «Кадровые документы».

Передача дел при увольнении: инструкция для работодателя

Кто обязан передавать дела

Если работник занимает руководящую должность или отвечает за какое-то имущество (материально ответственный), при увольнении он передает права, документы, ценности новому сотруднику, пришедшему на его место. Сама процедура передачи не прописана в законодательстве. Но у работодателя есть возможность в локальных нормативных актах указать перечень должностей, при увольнении с которых передача дел обязательна. Там же желательно прописать алгоритм действий, чтобы ни у кого не возникало вопросов, что и как делать.

Что делать работодателю

Если согласно внутренним ЛНА работник должен передавать дела, то после получения заявления об уходе от такого сотрудника можно готовиться к оформлению этой процедуры. Для начала работодатель готовит приказ, используя, например, наш образец плана передачи дел при увольнении. Главное требование к распоряжению — в нем надо четко указать: кто, кому и что передает, в какие сроки.

Скачать

Содержание плана будет меняться в зависимости от специфики должности. Если смотреть в образец, главбуху придется отдать преемнику печати, пароли от сервисов для сдачи отчетности, бумаги на материальные ценности и основные средства, предоставить сведения по имущественным обязательствам. При увольнении кадрового специалиста или юриста новому работнику предстоит сдать совсем другие бумаги.

Независимо от того, что именно передают и кто в этом участвует, по завершении приема-передачи необходимо составлять акт. Он может быть в произвольной форме, но обязательно должен быть подписан минимум тремя лицами: увольняющимся, его преемником (или иным уполномоченным лицом), руководителем (заместителем). Такой документ в дальнейшем упростит взаимоотношения сторон рабочего процесса, а его образец смотрите ниже.

Скачать

Нюансы, о которых нельзя забывать

Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.

Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.

Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.

Учимся принимать дела и документы

Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко. Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны.

Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками? Кто может участвовать в процессе приема и передачи дел и документов? Какими документами регламентируется процедура приема и передачи дел и документов? Каковы основные этапы приема и передачи дел и документов? Как оформляется прием и передача дел и документов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 3), дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 71). Как видно, «дело» и «документ» – не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».

Зачем нужно передавать и принимать дела?

Дела и документы передают:

  • чтобы рабочий процесс не прерывался;
  • чтобы трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись надлежащим образом;
  • чтобы можно было оценить объем работы работника, принимающего дела;
  • чтобы можно было поделить зоны ответственности.
  • В основном необходимость передачи дел прямо или косвенно возникает в следующих распространенных для большинства работников ситуациях:
  • уход в отпуск (включая отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и пр.);
  • длительная командировка;
  • временная нетрудоспособность;
  • перевод на другую работу;
  • увольнение (по различным основаниям);
  • в иных случаях, когда работнику предстоит длительное время отсутствовать либо вовсе покинуть организацию.
  • Отметим, что довольно редко можно стать свидетелем полноценной передачи дел и документов уходящим работником. Даже если это и происходит в отдельных случаях, то практически никогда не оформляется должным образом.
  • С одной стороны, зачем оформлять передачу дел в случае, когда работник уходит в отпуск, уезжает в командировку или болеет? Ведь в период такого временного отсутствия его обязанности будут выполнять другие работники, специально назначенные приказом руководителя организации или в ином порядке, установленном в организации. Представим, например, ситуацию, когда временно отсутствует секретарь, в обязанности которого входит:
  • прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений; регистрация входящих документов в электронном журнале установленной формы, направление их на рассмотрение руководства и в структурные подразделения организации;
  • прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы;
  • формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности.

Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно. Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом.

Кто обычно передает и принимает дела?

Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник, их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются. Передаются они, соответственно, временно отсутствующим или увольняющимся работником, а принимаются либо новым работником, либо специально назначенным руководством лицом.

Казалось бы, ничего сложного в этом нет. Однако на практике бывают случаи, когда увольняющийся работник ввиду конфликта или каких-либо других неблагоприятных обстоятельств передавать дела и документы не собирается, особенно если это не входит в его обязанности. Ведь далеко не все люди увольняются с работы по собственному желанию, не все стараются до последнего момента сохранять хорошие отношения с руководством. Что делать в такой ситуации новому работнику?

Прежде всего, данный факт следует зафиксировать актом. Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ – опись принимаемых документов (Пример 2).

Обратите внимание. Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку – независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции.

ПРИМЕР 2

Опись принимаемых документов

Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П.


п/п

Наименование дела/документа

Реквизиты дела/документа

Количество листов в деле/документе

Наличие дела/документа в электронном виде

Примечание

Протоколы Общего собрания акционеров за период с 01 января 2011 года по 31 декабря 2011 года

Папка № 4-ОСА

67 листов

В наличии на локальном компьютере

В папке находятся 17 подлинных документов и 1 копия документа

Положение об Общем собрании акционеров

от 15 января 2011 года, редакция № 2

28 листов

Отсутствует

При приеме дел и документов мной выявлено:

1. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 16 января 2011 года № 1/2011, имеется копия данного документа.

2. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 20 апреля 2011 года № 5/2011 (копии нет).

Настоящая опись подтверждает прием вышеперечисленных дел и документов по состоянию на 03 мая 2012 года.

Корпоративный секретарь Миронова А.П. Миронова

Согласовано:

Заместитель начальника канцелярии

Маслова Е.Д. Маслова

03 мая 2012 года

В какой момент следует передавать дела и документы?

Иногда случается, что дела и документы новый работник принимает у своего предшественника еще до выхода на работу. Заметим, что это довольно рискованно, поскольку новый работник, приняв дела, может по каким бы то ни было причинам не выйти на работу. Тогда логичен вопрос: в какой момент следует передавать эти дела и документы?

Дела и документы передаются, как правило, в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник выполняет свои должностные обязанности. Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней. В этом случае лучше передать дела не непосредственно новому работнику, а лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник. Если увольняется главный бухгалтер, то дела лучше передать непосредственно руководителю организации, поскольку он несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета.

Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, – прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу. По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений. Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.

Чем регламентируется прием-передача дел?

Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется. Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов. Есть лишь некоторые рекомендации на этот счет:

Извлечение

из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

3.1. Общие положения

Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:

при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:

  • в инструкцию по делопроизводству:
  • положение о персонале;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о конкретном структурном подразделении и др.

Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре.

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.

ПРИМЕР 3

Приказ об организации приема-передачи дел и документов

Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест»

ПРИКАЗ

Москва

Об организации приема-передачи дел и документов

В связи с увольнением Смирновой П.Т. с должности корпоративного секретаря 30 апреля 2012 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Корпоративному секретарю Смирновой П.Т. передать, а заместителю начальника канцелярии Масловой Е.Д. принять дела и документы по Акту приема-передачи дел и документов в помещении канцелярии в срок до 30 апреля 2012 года.

2. Утвердить форму Акта приема-передачи дел и документов (Приложение 1).

3. Для надлежащей проверки передаваемых дел и документов и участия в их приеме-передаче создать комиссию в составе:

председатель – начальник кадровой службы Журкова Н.Г.

члены комиссии:

главный бухгалтер Макарова Н.Т.

начальник канцелярии Петрова М.И.

начальник юридической службы Макаров А.Д.

4. Секретарю Михальченко П.И. довести настоящий приказ до сведения лиц, указанных в п. 1 и 3 приказа, под личную подпись в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания приказа.

5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: заявление об увольнении Смирновой П.Т. от 16.04.2012

Генеральный директор Скворцов А.И. Скворцов

С приказом ознакомлены:

Начальник кадровой службы

Журкова Н.Г. Журкова

Главный бухгалтер

Макарова Н.Т. Макарова

Начальник канцелярии

Петрова М.И. Петрова

Начальник юридической службы

Макаров А.Д. Макаров

Заместитель начальника канцелярии

Маслова Е.Д. Маслова

Корпоративный секретарь

Смирнова П.Т. Смирнова

Порядок передачи и приема дел и документов

Как уже было отмечено выше, порядок передачи и приема дел не может быть единым для всех организаций. Однако чтобы представлять последовательность действий по передаче и приему дел и документов, условно разделим этот процесс на 3 этапа.

■ Этап 1: проверка дел и документов.

Обратите внимание. Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.

■ Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.

■ Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов.

Обязательные реквизиты акта

В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также практикой составления актов в организациях для акта приема-передачи документов обычно используют бланк со следующими характеристиками:

  • формат А4 (210 × 297 мм);
  • каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее;
  • из белой бумаги или бумаги светлых тонов;
  • ориентация страницы – книжная;
  • если акт имеет две и более страницы, вторую и последующие страницы нумеруют (номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа).

На бланке документа располагают необходимые реквизиты:

● эмблему организации;

● наименование организации;

● наименование вида документа;

● дату документа;

● регистрационный номер документа;

● место составления документа;

● гриф утверждения;

●заголовок к тексту документа.

● текст документа.

● отметку о наличии приложения.

● подписи.

Хранение актов

Акт подлежит хранению в месте, определенном локальным нормативным актом, например в канцелярии, кадровой службе в личном деле работника или в структурном подразделении, работники которого передают и принимают дела, в течение срока, определенного Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558:

В заключение отметим, что даже если процедура приема дел и документов будет оформлена должным образом, это отнюдь не решит проблем, которые могут возникнуть у работника, принявшего на себя такой ответственный «груз». Однако это убережет работника как от нареканий руководства в отношении документов, составленных не им, так и от возможной ответственности за чужие ошибки.

( Дается в сокращении. Всю статью читайте в печатной версии журнала.)