Документы на транспортные услуги

Что такое транспортные расходы?

Транспортные расходы представляют собой издержки организации, связанные с оказанием услуг по доставке различных грузов: товаров, материалов, основных средств. В зависимости от способа транспортировки, вида товара, а также мест отправления и назначения список документов, обосновывающих расходы, может меняться.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик может учесть расходы при исчислении налога на прибыль, если они имеют:

  • документальное оформление;
  • экономическое обоснование.

Таким образом, для отображения транспортных издержек в расходах при определении налоговой базы по налогу на прибыль важно иметь их реальное подтверждение на бумаге.

Об особенностях налогового учета транспортных расходов читайте в материале «Транспортные расходы при исчислении налога на прибыль».

Самым распространенным видом транспортных услуг является доставка товара от поставщика к покупателю. Сторона, на которую ложатся сами расходы, определяется условиями договоров купли-продажи. Расходы могут быть понесены:

  • продавцом товара;
  • покупателем.

При этом транспортировка может производиться следующими лицами:

  • самим продавцом;
  • покупателем с использованием собственного автотранспорта;
  • сторонней компанией, с которой заключает договор или продавец, или покупатель.

Рассмотрим особенности документального оформления расходов на доставку, осуществляемую продавцом и покупателем при самостоятельной перевозке грузов или с привлечением посредника.

О классификации транспортных расходов в целях налогового учета см. материал «Транспортные расходы — это прямые или косвенные расходы?».

Какие документы необходимо иметь при доставке товара?

Осуществляя реализацию товара, продавец обязан выставить в адрес покупателя:

  • счет-фактуру (исключение — применение спецрежима);
  • товарную накладную по форме ТОРГ-12;
  • прочие товарно-транспортные документы — товарно-транспортную накладную (ТТН) и транспортную накладную (ТН).

ТОРГ-12 является первичным документом, составленным продавцом в 2 экземплярах (один — для себя, другой — для покупателя). Он содержит информацию о реализуемых матценностях и является подтверждением перехода права собственности на них от продавца к покупателю.

ТН (приложение 4 к постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 № 272) фиксирует стоимость услуг перевозки, т. е. сумму транспортных расходов. В ней указывается информация:

  • о сторонах сделки;
  • перевозимых ТМЦ;
  • дополнительных документах;
  • транспортном средстве, осуществляющем доставку;
  • пункте и дате погрузки/разгрузки товара;
  • дате доставки груза;
  • прочие данные.

При этом ТН не является документом, на основании которого можно оприходовать товар, а служит первичным документом для обоснования транспортных расходов.

Скачать форму транспортной накладной

Что касается ТТН (форма 1-Т), она является первичным документом, не только подтверждающим транспортные расходы организации, но и отражающим информацию, необходимую для списания и оприходования ТМЦ. ТТН содержит две части — товарную и транспортную, а также включает следующие реквизиты:

  • номер ТТН;
  • дату ее составления;
  • информацию о товаре;
  • реквизиты участников сделки;
  • прочие данные, предусмотренные постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Скачать форму 1-Т

Какими документами можно обосновать перевозку грузов поставщиком?

Под перевозкой грузов поставщиком может пониматься 2 варианта доставки:

  • Поставщик самостоятельно осуществляет доставку товара покупателю.
  • Поставщик заключает договор с перевозчиком, который транспортирует товар до места назначения.

Если поставщик, составляя договор с покупателем, предусматривает поставку товара собственными силами, то доставка может быть произведена с учетом следующих особенностей:

  1. Поставщик может не выделять в договоре отдельно стоимость доставки, закладывая ее в цену товара (первый случай).
  2. Поставщик вправе прописать в договоре стоимость доставки (второй случай).

В зависимости от вышеуказанных условий меняется документальное оформление услуг доставки:

  • В первом случае поставщик составляет только путевой лист, который будет подтверждать факт доставки и расходы на нее.
  • Во втором случае ему необходимо выставить в адрес покупателя товарно-транспортную накладную (ТТН) или транспортную накладную (ТН).

Если же поставщик привлек посредника для перевозки товаров, документооборот будет таким:

  • Поставщик может выписать ТТН в 4 экземплярах. При этом один экземпляр остается у поставщика, три остальных передаются посреднику, осуществляющему транспортировку. Посредник, осуществив доставку, передает 3 экземпляра ТТН покупателю, который проставляет на них свою подпись. Один экземпляр остается у покупателя. На основании 2 оставшихся посредник составляет акт об оказанных услугах. При этом один из экземпляров ТТН, подписанный покупателем, вместе с актом возвращается продавцу.
  • Если поставщик вместо ТТН решил оформить ТН, потребуется сделать три экземпляра этого документа: один предназначается перевозчику, второй — продавцу, третий — покупателю. Подтверждением факта оказания транспортной услуги для поставщика может служить ТН, подписанная покупателем и перевозчиком.

О заполнении товарной накладной с помощью онлайн-сервисов читайте в статье «Онлайн-заполнение товарной накладной: какие есть сервисы?».

Как обосновать транспортировку, произведенную покупателем?

Следует отметить, что при самостоятельной транспортировке товара покупателем со склада продавца ТН и ТТН не составляются. А обоснованием понесенных покупателем расходов будут служить оформленные им путевые листы (письмо Минфина России от 22.12.2011 № 03-03-10/123).

Если покупатель заключает договор с посредником, то его действия должны быть следующими:

  • Можно оформить ТТН в 4 экземплярах, где покупатель заполняет только транспортный раздел. После этого указанные документы передаются перевозчику для заполнения поставщиком товарного раздела. Заполнив ТТН, поставщик передает 3 экземпляра перевозчику. Приняв груз, покупатель оставляет себе один экземпляр, а остальные 2 вручает перевозчику, на основании которых тот составляет акт.
  • Если покупатель составляет ТН, то он должен указать себя в качестве грузополучателя и грузоотправителя. Оформляется такая ТН в 2 экземплярах — один остается у покупателя, другой передается транспортной организации.

Документальное подтверждение расходов по международным перевозкам имеет свои особенности. О них — в наших материалах:

  • «Ст. 165 НК РФ: вопросы и ответы»;
  • «Включение в таможенную стоимость транспортных расходов».

Документальное оформление и учет транспортных услуг

Современные условия хозяйствования требуют от управленческого учета повышения прозрачности, наглядности и сопоставимости данных, являющихся предметом учета. Многим организациям приходится пользоваться услугами специализированных автотранспортных организаций-перевозчиков. Нередко при документальном оформлении сделки и подтверждении выполнения обязательств между перевозчиками и заказчиками возникает масса разногласий.

Наиболее распространенными ошибками, допускаемыми организациями, являются:

• использование старых форм путевых листов;

• выдача грузоотправителем водителю перевозчика меньшего, чем необходимо, количества экземпляров ТТН;

• беспорядочная нумерация путевых листов и ТТН;

• выдача путевых листов легковых автомобилей на период от нескольких дней до месяца;

• отсутствие реквизитов, предусмотренных унифицированными формами.

По факту оказания услуг у заказчика в большинстве случаев имеются в наличии только следующие документы: счет на оплату за оказанные услуги, акт выполненных работ на общую сумму за определенный период и счета-фактуры (иногда даже без указания количества единиц измерения). Этих документов недостаточно для подтверждения размера выполнения обязательств перевозчика перед заказчиками. Объясняется такая ситуация тем, что сотрудники большинства организаций забывают (или не знают?) о существовании действующих нормативных документов, соблюдение положений которых обеспечивает порядок в учете.

К чему же приводит такая забывчивость? Руководитель организации-перевозчика не имеет достоверной информации о количестве выполненных рейсов автопарком даже за прошлый отчетный период, оперативная информация на текущий день тем более недостоверна. У него нет уверенности в том, что машины используются только в интересах организации, соответственно в оправданности затрат на заработную плату, ГСМ и прочих. У заказчика возникают сложности при отнесении транспортных расходов в целях налогообложения к экономически оправданным (в соответствии со ст. 252 НК РФ). Руководитель организации-заказчика не имеет документального подтверждения сумм, выставленных в счетах перевозчика. Соответственно и у него отсутствует уверенность в том, что полученные услуги использовались исключительно в интересах организации. Итак, у обеих сторон сделки отсутствуют прозрачность, наглядность учетных данных и управленческий учет перестает служить главным инструментом в повышении рентабельности функционирования организации.

Этих разногласий можно избежать при соблюдении законодательства РФ, регламентирующего порядок оказания услуг по перевозке груза.

Документальное оформление сделки

Порядок заключения договора перевозки грузов регулируется главой 40 Гражданского кодекса РФ и предполагает обязательство перевозчика доставить вверенный ему заказчиком груз в пункт назначения. Заказчик, в свою очередь, обязуется уплатить за перевозку установленную договором плату.

Уставом автомобильного транспорта РСФСР (утв. Постановлением Совмина РСФСР от 08.01.69 № 12) разработаны (и утверждены 30.07.71) Общие правила перевозок грузов автомобильным транспортом (далее — Правила), в соответствии с которыми перевозка грузов должна оформляться ТТН.

ГК РФ позволяет подтверждать факт заключения договора перевозки груза путем составления и выдачи грузоотправителем ТТН. Но при длящихся договорных отношениях рекомендуется оформлять договор на перевозку грузов в письменной форме, где следует предусмотреть штрафные санкции и четкий перечень документов, формируемых при выполнении обязательств сторонами сделки.

При требовании от перевозчиков документов, подтверждающих суммы выписанных счетов на оплату за перевозку грузов, заказчикам следует помнить о существовании Инструкции МФ СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР№ 354/7, Минавтотранса РСФСР № 10/998 от 30.11.83 «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом» (далее — Инструкция). В настоящее время она все еще имеет статус действующего документа. Согласно Инструкции стороны договора обязаны не реже одного раза в квартал производить сверку данных, на основании которых перевозчики рассчитывают стоимость оказанных услуг, с фактически перевезенным количеством груза. Она производится в сроки, установленные графиками, утвержденными заказчиком и перевозчиком, ее результаты оформляются актом, в который включаются все промежуточные акты об оказанных перевозчиком услугах за определенный период. Акт подписывается представителями сторон.

Порядок оформления ТТН

Действующая в настоящее время форма ТТН № 1-Т утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78″Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее — Постановление Госкомстата) и предназначена для списания ТМЦ у грузоотправителей и соответственно их оприходования у грузополучателей. Форма также используется для учета транспортной работы, расчетов за перевозки грузов.

В соответствии с разд. 2 вышеуказанного Постановления Госкомстата ТТН на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя (отдельно на каждый рейс автомобиля). Если на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких грузополучателей, ТТН выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности. ТТН следует выписывать в четырех экземплярах (по грузам нетоварного характера (груз насыпью) — в трех). Один остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей и формирования выручки; второй и третий экземпляры (заверенные подписями, печатями (штампами) грузополучателя и подписями водителя) сдаются водителем представителю организации-перевозчика. Затем второй экземпляр, служащий основанием для расчетов, перевозчик прилагает к Акту об оказании услуг по перевозке и высылает заказчику, а третий прилагается к путевому листу. Четвертый экземпляр для грузов товарного характера, заверенный подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у грузополучателя.

Порядок оформления путевых листов

Постановлением Госкомстата утверждены также следующие унифицированные формы: путевые листы № 4-с (для оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам), № 4п (для работы по временному тарифу). Путевые листы служат для определения показателей учета работы подвижного состава и водителя, для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

На основании разд. 2 вышеуказанного Постановления Госкомстата водителю выдается заполненный диспетчером путевой лист, в котором должна быть обязательно указана дата выдачи, стоять штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Участие водителя в заполнении путевого листа не допускается, за исключением постановки подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля (п. 8 Инструкции). Путевые листы выдаются водителю под расписку только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Путевые листы остаются у перевозчика, хранятся совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки (разд. 2 Постановления Госкомстата).

Заказчик обязан заполнить раздел «Выполнение задания», предусматривающий запись маршрута движения «откуда — куда» по каждому рейсу, и обеспечить наличие подписи своего представителя. В путевой лист обязательно вписывают номера прилагающихся (по одному экземпляру) ТТН, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.

В случае повременной оплаты в форме № 4-п предусмотрены отрывные талоны путевого листа, которые заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления перевозчиком стоимости оказанных услуг заказчику (перевозчик прилагает соответствующие отрывные талоны к Акту об оказании услуг).

При оплате услуг по сдельным расценкам основанием для предъявления перевозчиком стоимости оказанных услуг служат перечень ТТН и их приложенные экземпляры.

В случае транзитных перевозок обязанность по заполнению маршрута в путевых листах и отрывных талонов должна быть возложена на грузополучателя.

Постановлением Госкомстата предусмотрено ведение журналов учета движения путевых листов у перевозчиков. Обеспечить контроль за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию можно с помощью нумерации листов журнала типографским способом.

Учет выдачи и принятия к учету ТТН и путевых листов

Принятие к учету первичных документов недействующей формы или с незаполненными реквизитами не допускается (ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»).

Следует обратить внимание на нумерацию ТТН и путевых листов. В Инструкции сказано, что ТТН и путевые листы являются бланками документов строгой отчетности и должны изготавливаться типографским способом сучетной серией и типографским номером. Путевые листы в большинстве случаев изготавливаются типографским способом. А вот ТТН очень часто составляются при помощи компьютерной техники с последующей распечаткой бумажных экземпляров. В этой ситуации можно порекомендовать следующий способ контроля выписанных ТТН: произвести нумерацию в типографиях чистых листов, на которых затем будут распечатываться документы. Пронумерованные чистые листы будут являться бланками документов строгой отчетности.

Инструкцией предусмотрено хранение бланков путевых листов на складах организаций и выдача их по мере потребности под расписку лицу, ответственному за эксплуатацию автотранспорта (заведующему гаражом, начальнику эксплуатации, диспетчеру и др.). В бухгалтерском учете эти операции должны отражаться следующим образом:

Д-т сч. 10 «Материалы на складе» К-т сч. 60 — оприходованы бланки документов строгой отчетности с пропечатайными сериями и номерами (возможно, с перечислением наименования документов)

Д-т сч. 10 «Материалы в подотчете» К-т сч. 10 «Материалы на складе»— выданы под отчет бланки документов строгой отчетности серии N с номерами А—S

Д-т сч. 20, 23, 26 К-т сч. 10 «Материалы в подотчете — списаны использованные бланки документов строгой отчетности серии N с номерами А—S по акту, подписанному лицами, утвержденными приказом.

В целях сохранности бланков документов строгой отчетности в учетной политике организации следует предусмотреть обязательность заполнения журнала по учету бланков документов строгой отчетности и ежегодную их инвентаризацию. Аналогичным должен быть подход к оформлению, учету документов при использовании транспорта организации для собственных нужд.

Учитывая изложенное, наличие у заказчиков транспортных услуг документов, оформленных в соответствии с законодательством РФ (таких как ТТН, отрывные талоны к путевым листам при повременной оплате услуг и акты сверок), является необходимым условием для принятия в целях налогообложения прибыли транспортных расходов как документально подтвержденных. А руководитель будет уверен в действительности и оправданности полученных услуг.

Перевозчикам соблюдение порядка оформления документов позволит правомерно принимать в расходы начисленную заработную плату, производить списание ГСМ в целях налогообложения, пресекать несанкционированный расход ГСМ, а также оперативно управлять работой автопарка. Кроме того, наличие у сторон сделки первичных документов и оформление их должным образом способствуют формированию достоверной информации на счетах бухгалтерского учета, сопоставимости данных о доходах и расходах и оперативному их получению.

Источник: https://www.eg-online.ru/article/171405/

Новые правила оформления документов на отправку грузов

Компания «ЛОГИСТИКА ЗАПАД» утвердила новые правила оформления документации для оформления доставки грузов, в связи с нововведениями в законодательстве РФ: «О внесении изменений в Федеральный закон «О противодействии терроризму» ФЗ-374 от 06.07.16

Юридические лица должны предоставить для оформления отправки:

1) Информацию О ГРУЗООТПРАВИТЕЛЕ:

Для представителя ЮЛ:

  • документ, удостоверяющий личность лица, указанного в доверенности.
  • Доверенность на отправку от юр.лица с ИНН+ОГРН. Если в доверенности отсутствует ИНН +ОГРН, то необходима копия свидетельства о гос. регистрации юр. лица

Для ген. директора юр.лица нужно предоставить документ, подтверждающий должность (приказ о назначении и т.д.), а также документ, удостоверяющий личность.

2) Информацию О ГРУЗОПОЛУЧАТЕЛЕ:

  • Для юридического лица ИНН/ ОГРН и наименование организации
  • Для физ. лица данные документа, удостоверяющего личность

3) ИНН/ ОГРН и наименование организации Плательщика

Физические лица должны предоставить для оформления отправки:

1. Информацию О ГРУЗООТПРАВИТЕЛЕ:

Для представителя ФЛ:

  1. документ, удостоверяющий личность лица, указанного в доверенности.
  2. Доверенность на отправку от физ.лица с приложенной копией документа, удостоверяющего личность грузоотправителя.

Для физического лица нужно предоставить документ, подтверждающий личность

2. Информацию О ГРУЗОПОЛУЧАТЕЛЕ:

  • Для физ.лица данные документа, удостоверяющего личность (паспорт РФ, водительское удостоверение).
  • Для юр.лица ИНН/ОГРН и наименование организации.
  • Для ИП нужно и то и другое.

При остутствии этих данных, взамен необходимо предоставить копию документов из Списка возможных предоставляемых документов.

  • ИНН/ ОГРН и наименование организации Плательщика

3. Информацию О ПЛАТЕЛЬЩИКЕ:

  • Данные документа, удостоверяющего личность (паспорт РФ).

! Полные памятки для Юридических лиц, Физических лиц и ИП скачайте в разделе Документы на грузоперевозки, Договоры и требования для перевозки грузов