Кадровая служба организации

Содержание

Кадровая служба и управление персоналом организации. Практическое пособие кадровика

Введение

    Глава 1. Государственная кадровая политика: проблемы формирования и реализации

  • 1. Государственная кадровая политика в условиях модернизации россий ского общества
  • 2. Реформирование управленческой деятельности, государственной службы и кадровой сферы Российской Федерации
  • 3. Управление кадровой функцией российского государства
  • 4. Эффективность государственной кадровой политики
  • 5. Механизм формирования и реализации государственной кадровой по литики
  • 6. Стратегии развития кадрового потенциала Российской Федерации.

    Глава 2. Кадровые службы: общая характеристика, статус, функции

  • 1. История развития кадровых служб .
  • 2. Кадровые службы как субъекты реализации кадровой политики и стратегий развития персонала организаций
  • 3. Характеристика и функции государственных служб занятости и тру- доустройства населения
  • 4. Характеристика и функции центров оценки персонала
  • 5. Характеристика и функции кадровых консалтинговых фирм
  • 6. Кадровый аудит: сущность и технологии осуществления
  • 7. Кадровый контроллинг в сфере управления персоналом
  • 8. Рекрутерские агентства и профессиональный рекрутмент

    Глава 3. Трудовое законодательство об установлении трудовых отношений и организации работы с персоналом: планирование потребности в кадрах, прием (наем) на работу, мобильность (перемещение, рота ция), увольнение

  • 1. Трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, со- держащие нормы трудового права
  • 2. Кадры организации: категории, планирование потребности, замеще- ния должностей, списочная и средняя численность работников (пер- сонала)
  • 3. Прием (наем) персонала на работу
    а) Поступление (прием) на государственную службу Российской Фе- дерации
    б) Организация приема (найма) на работу по трудовым договорам
    в) Квотирование рабочих мест
  • 4. Движение (мобильность) персонала: порядок перевода (перемеще ния), продвижения но работе (службе)
  • 5. Квалификационные и тарифно-квалификационные характеристики: назначение и применение. Квалификационные требования по госу- дарственным должностям федеральной государственной службы.
  • 6. Прекращение государственной службы, трудового договора
    а) Прекращение государственной службы
    б) Прекращение трудового договора
  • 7. Рекомендации кадровым службам по работе с персоналом при ликви- дации организации, сокращении численности или штата работников организации

    Глава 4. Кадровое делопроизводство и требования к его ведению (доку- ментационное обеспечение управления персоналом)

  • 1. Перечень, порядок ведения и содержание документов кадровой служ- бы
    1.1. Организационные и кадровые документы (коллективный дого- вор, структура и штатная численность, штатное расписание, положе- ние о кадровой службе (службе управления персоналом), положение о персонале, должностные инструкции)
    1.2. Организационно-распорядительные документы (приказ о внесе- нии изменений в штатное расписание, распоряжение о проверке штат- но-финансовой дисциплины в организации, указание о составлении .
    1.3. Документы по трудоустройству, учету и работе с кадрами (тру- довой договор, личная карточка, личные дела государственных слу жащих, работников организаций)
    1.4. Защита персональных данных работника
  • 2. Приказы про кадровым вопросам и порядок ведения трудовых кни- жек
    2.1. Приказы (распоряжения) по кадровым вопросам
    2.2. Трудовые книжки: порядок ведения и оформления записей по фактам прохождения государственной службы, замещения работника ми должностей
  • 3. Оформление и выдача кадровыми службами справок работникам (персоналу) организаций (учреждений)
  • 4. Порядок формирования, подготовки и сдачи документов кадровых служб в ведомственный или государственный архив
  • 5. Списание и уничтожение документов кадрового делопроизводства .
  • 6. Некоторые направления совершенствования делопроизводственного процесса в организациях

    Глава 5. Аттестация:

  • 1. Цели и задачи оценки и аттестации работников, кадров государствен- ной службы
  • 2. Правовые основы аттестации. Состав и компетенция аттестационной комиссии
  • 3. Порядок подготовки и проведения аттестации
  • 4. Критерии оценки государственных служащих. Личный вклад работ- ника в достижение общих результатов
  • 5. Методика оценки качеств работников в аттестационный период

    ПРИЛОЖЕНИЯ

  • Приложение 1. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Альбом унифицированных форм первич- ной учетной документации по учету труда и его оплаты
  • Приложение 2. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1)
  • Приложение 3. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а)
  • Приложение 4. Личная карточка работника (форма № Т-2)
  • Приложение 5. Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС)
  • Приложение 6. Штатное расписание (форма № Т-3)
  • Приложение 7. Учетная карточка научного, научно-педагогического работ ника (форма № Т-4)
  • Приложение 8. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую ра- боту (форма № Т-5)
  • Приложение 9. Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а)
  • Приложение 10. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работни ку (форма № Т-6)
  • Приложение 11. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работни- кам (форма № Т-ба)
  • Приложение 12. График отпусков (форма № Т-7)
  • Приложение 13. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудово- го договора с работником (форма № Т-8)
  • Приложение 14. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудово- го договора с работниками (форма № Т-8а)
  • Приложение 15. Приказ (распоряжение) о направлении работника в коман- дировку (форма № Т-9) . . . .
  • Приложение 16. Приказ (распоряжение) о направлении работников в ко- мандировку (форма № Т-9а)
  • Приложение 17. Командировочное удостоверение (форма № Т-10)
  • Приложение 18. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а)
  • Приложение 19. Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11)
  • Приложение 20. Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а)
  • Приложение 21. Табель учета использования рабочего времени и расчета за работной платы (форма № Т-12)
  • Приложение 22. Табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13)
  • Приложение 23- Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)
  • Приложение 24. Расчетная ведомость (форма № Т-51)
  • Приложение 25. Платежная ведомость (форма № Т-53)
  • Приложение 26. Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а).
  • Приложение 27. Лицевой счет (форма № Т-54) . .
  • Приложение 28. Лицевой счет (СВТ) (форма № Т-54а)
  • Приложение 29. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60)
  • Приложение 30. Записка-расчет при прекращении действия трудового дого- вора с работником (форма № Т-61)
  • Приложение 31 ¦ Акт о приемке работ, выполненных по трудовому догово- ру, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)
  • Приложение 32. Порядок оформления приема на работу
  • Приложение 33. Заявление о приеме на работу (вариант)
  • Приложение 34. Заявление о приеме на работу (службу) в правоохрани- тельные органы . . .
  • Приложение 35а. О причине отказа в заключении трудового договора (при- мерный вариант ответа работодателя)
  • Приложение 36. Личный листок по учету кадров
  • Приложение 37. Анкета
  • Приложение 38. Резюме
  • Приложение 39. Автобиография
  • Приложение 40. Заявление о согласии на проведение проверочных меро- приятий
  • Приложение 41. Договор об оформлении допуска к государственной тайне
  • Приложение 42. Обязательство (о нераспространении сведений, составляю- щих государственную, служебную, коммерческую тайну сведений о вкладах физических лиц)
  • Приложение 43. Форма документа, свидетельствующая об отсутствии забо- леваний, препятствующих назначению на должность судьи
  • Приложение 44. Заявление на получение лицензии на право осуществления деятельности, связанной с трудоустройством граждан Российской Федерации за границей
  • Приложение 45. Ежедневный допуск к работе и ее окончание (приложение к наряду-допуску)
  • Приложение 46. Журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте
  • Приложение 47. Формы основных документов в составе проекта производства работ. График движения рабочих кадров по объекту (форма 3).
  • Приложение 48. Приказ о наделении руководящих работников организации правами по заключению трудовых договоров
  • Приложение 49. Примерный трудовой договор с работником, привлекаемым для выполнения работ в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности
  • Приложение 50. Примерная форма трудового договора с преподавателем высшего учебного заведения
  • Приложение 51. Типовой договор со специалистом, подготовленным в соот- ветствии с государственным планом подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации ….
  • Приложение 53. Журнал учета работников, выбывающих в командировки
  • Приложение 54. Журнал учета приема командированных работников (с вариантом заполнения)
  • Приложение 55. Форма графика отпусков
  • Приложение 56. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
  • Приложение 57. Список резерва государственных служащих
  • Приложение 58. Карточка учета резерва на выдвижение
  • Приложение 59. Индивидуальный план подготовки
  • Приложение 60. Инструкция о порядке замещения должностей сотрудников в некоторых федеральных органах государственной власти (силовых ведомств) по конкурсу (примерная форма)
  • Приложение 61. Примерная тематика рефератов, предлагаемая для подготовки лицам, участвующим в конкурсах на замещение вакантной государственной должности государственной службы Российской Федерации
  • Приложение 62. Список работников, представляемый в аттестационную комиссию
  • Приложение 63. Аттестационный лист федерального государственного служащего
  • Приложение 63а. Сведения, которые должны быть отражены в отзыве о федеральном государственном служащем при проведении его аттестации.
  • Приложение 64. Аттестационный лист работающих в системе здравоохране- ния Российской Федерации
  • Приложение 64а. Аттестационный бланк работников органов внутренних дел Российской Федерации
  • Приложение 65. Лист оценки государственного служащего (Универсальная стандартная форма. Вариант В.А.)
  • Приложение 66. Отзыв-характеристика (образец)
  • Приложение 67. Решение аттестационной комиссии
  • Приложение 68. Удостоверение о прохождении аттестации
  • Приложение 69. Информация о массовом высвобождении работников орга- низации
  • Приложение 70. Представление сотрудника (работника) к увольнению со службы
  • Приложение 71. Список сотрудников, оставляемых на службе сверх уста- новленного срока
  • Приложение 72. Уведомление об увольнении из специальных органов
  • Приложение 73. Исковое заявление работника о восстановлении на работе и оплате за время вынужденного прогула
  • Приложение 74. Исковое заявление работодателя о возмещении работником вреда, причиненного организации
  • Приложение 75. Акт приема-сдачи дел руководителем организации (пример ное содержание)
  • Приложение 76. Акт о появлении работника на работе в нетрезвом состоя- нии
  • Приложение 77. Акт комиссии по ликвидации акционерного общества
  • Приложение 78. Акт на списание испорченных бланков трудовых книжек.
  • Приложение 79. Нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти
  • Приложение 80. Рекомендации об организации работы по рассмотрению коллективного трудового спора с участием посредника
  • Приложение 81. Протокол заседания представителей сторон коллективного трудового спора
  • Приложение 82. Протокол совместного заседания представителей сторон и посредника по рассмотрению коллективного трудового спора
  • Приложение 83. Протокол разногласий совместного заседания представите- лей сторон и посредника по рассмотрению коллективного трудового спора
  • Приложение 84. Памятка лицам, привлекаемым в качестве посредника к участию в рассмотрении коллективных трудовых споров
  • Приложение 85. Документы о результатах определения бюро (главными бюро) медико-социальной экспертизы степени утраты профессиональ ной трудоспособности работников
  • Приложение 86. Справка о периодах, которые в соответствии с Законом Российской Федерации «О государственных пенсиях в Российской Федерации» включаются в общий трудовой стаж, с учетом которого осуществляется пенсионное обеспечение
  • Приложение 87. Минимальный размер оплаты труда (порядок исчисления платежей)
  • Приложение 88. Перечень должностей, на которых проходят службу граж- дане Российской Федерации, подлежащие обязательной государственной дактилоскопической регистрации
  • Приложение 89. Форма заявления на выдачу (замену) заграничного паспорта (с вариантом заполнения)
  • Приложение 90. Анкета-заявление о выдаче (замене, продлении) паспорта моряка
  • Приложение 91. Формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах
  • Приложение 92. Тематика и содержание курсов (семинаров) подготовки ру- ководителей и работников кадровых служб
  • Приложение 93. Перечень документов, на которых ставится печать органи- зации
  • Приложение 94. Транслитерация российских имен на английском языке
  • Приложение 95. Основные понятия, определяющие правовой статус граж- данства в Российской Федерации
  • Приложение 96. Кодекс Российской Федерации об административных пра вонарушениях (извлечение)
  • Приложение 97. Делопроизводство и архивное дело: термины и определения
  • Трудовой кодекс Российской Федерации в терминах, понятиях и определениях
  • Литература

Роль и место кадровой службы в системе управления персоналом

В системе государственной службы самостоятельным структур­ным подразделением, отвечающим за разработку и реализацию ка­дровой стратегии органов власти и управления, организацию сис­темы работы с кадрами (персоналом), является кадровая служба.

Основные задачи кадровой службы

Кадровая служба государственного органа выполняет функ­ции центра управления персоналом, конечной целью которого является успешная работа органов власти и управления, повы­шение профессиональной и материальной удовлетворенности каждого служащего, сохранение здоровья и обеспечение безо­пасности сотрудников.

Кадровая служба призвана обеспечивать реализацию универсаль­ных и специальных функций системы управления персоналом. В числе важнейших задач кадровой службы государственного органа:

— обеспечение проведения кадровой политики в государст­
венной службе;

— внесение предложений руководителю государственного
органа по реализации положений федеральных законов и иных
нормативно-правовых актов о государственной службе;

— организация подготовки и оформление решений государ-
ственного органа или его руководителя, связанных с поступле­
нием на государственную службу, заключением государственно­
го служебного контракта, назначением на должность государст­
венной службы, ее прохождением, освобождением от должнос­
ти государственной службы и увольнением государственного

|служащего с государственной службы;

— документационное обеспечение прохождения государст-
|венной службы;

— эффективное применение кадровых технологий;

— заключение договоров на обучение с последующим по­
ступлением на государственную службу;

— организация профессиональной переподготовки, повыше­
ния квалификации (стажировки) государственных служащих;

— организация проведения служебных проверок;

— организация проверки соблюдения государственными слу­
жащими ограничений;

— консультирование государственных служащих по право­
вым и иным вопросам, связанным с государственной службой;

— обеспечение методического руководства деятельностью
кадровых служб подведомственных организаций, обобщение и
распространение передового опыта работы с персоналом, его
анализ и адаптация к современным условиям государственного
управления Российской Федерации.

Перечень задач кадровой службы не закрыт.

Это связано с тем, что в Российской Федерации происходит реформирование государственной службы, становление ее как системы, как важ­нейшего механизма государственного управления.

Структура кадровой службы

Структура и штаты кадровой службы государственного орга­на формируются дифференцированно, исходя из целей и задач, стоящих перед ним, его структурных и технологических особен­ностей, объема полномочий, численности персонала, сложнос­ти и объема выполняемых работ.

Элементами структуры кадровой службы являются отдельные Должности, подразделения кадровых служб, отношения между которыми поддерживаются благодаря вертикальным и горизон-

тальным связям. Правильным считается подход, при котором структуры кадровых служб государственных органов формируют­ся на основе общих принципов построения и проектирования ор­ганизаций. Важнейшие из них — принципы: научности, иерархич­ности, специализации, простоты, прогрессивности, автономнос­ти и многоаспектности1. Примерная структура кадровой службы федерального органа государственной власти, построенная на ос­нове функциональных подсистем, представлена на рис. 12.

Руководитель федерального органа государственной власти

^ Руководитель кадровой службы федерального органа государственной власти
^ Подсистема планирования, прогнозирования и маркетинга персонала
, Подсистема развития государственных служащих
^ Подсистема обучения, переподготовки и повышения квалификации персонала
^ Подсистема учета, оформления и движения персонала
«W Подсистема разработки организационных структур государственного органа
Подсистема анализа и развития средств стимулирования труда персонала
^
Подсистема нормативно-правового и юридического обеспечения кадровой службы

Рис. 12. Структура подсистем кадровой службы федерального органа государственной власти2

Принцип научности требует, чтобы функционирование и пост­роение структуры кадровой службы основывались на достиже­ниях науки в области управления персоналом. Согласно принци­пу специализации обеспечиваются разделение труда и професси­ональная деятельность сотрудников, формирование отдельных подразделений, специализирующихся на выполнении однород­ных функций. При реализации принципа автономности обеспе­чивается рациональная автономность структурных подразделе­ний. Временное выбытие отдельных работников не прерывает процесса кадровой работы. Поэтому каждый работник должен уметь выполнять функции вышестоящего, нижестоящего со­трудника и одного-двух работников своего уровня. На основе принципа многоаспектности кадровые службы обеспечивают в пределах своей компетенции и полномочий управление персо­налом как по вертикали, так и по горизонтали. Принцип иерар­хичности состоит в том, что в любых вертикальных разрезах структура кадровой службы обеспечивает иерархичность взаи­модействия между структурными подразделениями, отдельны­ми руководителями или сотрудниками.

Названным подсистемам кадровой службы в федеральных го­сударственных органах соответствуют, как правило, такие зве­нья управления, как отделы. В органах государственной власти субъектов Российской Федерации, а также в муниципальных органах сохраняются практически все подсистемы кадровой службы. Однако они воплощаются в объеме задач и функций, лаще всего в отдельных должностях.

Нынешний статус многих кадровых служб весьма невысок. Это свидетельствует о том, что целесообразно переходить на но­вые организационно-структурные формы построения и управ-ления персоналом органов государственной власти.

Важно, чтобы руководитель понимал роль и назначение кад­рового подразделения в управлении персоналом организации, строил свою работу с учетом его рекомендаций, опирался на мнение специалистов кадровых служб.

Кадровые службы не должны быть лишь техническим придатком руководящих струк­тур, занимаясь в основном организационно-оформительской работой, они должны активнее помогать руководству государст­венного органа в определении его кадровой политики, управлять служебным продвижением персонала, заниматься проблемами

межличностных отношений, совершенствованием стиля дея­тельности сотрудников и многими другими вопросами.

Сегодня кадровые службы уже не могут обходиться без научного обеспечения многогранной деятельности по управлению персона­лом. Именно научный подход составляет тот резерв, который может превратить кадровую работу в мощное средство активизации про­фессиональных качеств работников органов власти и управления.

Специалисты кадровой службы

Совершенствование деятельности кадровых служб и повыше­ние их роли в комплектовании аппарата органов государствен­ной власти руководителями и специалистами, владеющими со­временными формами и методами работы, находятся в прямой зависимости от квалификации работников этих служб. Однако квалификация работников многих отделов кадров, служб управ­ления персоналом не соответствует занимаемым должностям.

Сравнительно низкая организующая роль отделов кадров объясняется именно тем, что занятые в них работники не обла­дают в достаточной степени знаниями в области теории и пере­довой практики работы с кадрами, научной организации труда, социальной психологии, трудового и гражданского права, со­временного делопроизводства.

Очевидная недостаточность нынешнего уровня образования и квалификации работников кадровых служб явилась следствием то­го, что в стране долгие годы не было учебных заведений, которые го­товили бы специалистов этого профиля.

Были существенно ограни­чены возможности и самообучения, поскольку мало специальной литературы по проблемам работы с кадрами. За последние годы по­ложение существенно изменилось. В начале 90-х гг. в рамках специ­альности «Менеджмент» была открыта специализация «Управление персоналом». Появились первые кафедры управления персоналом (Государственный университет управления), которые стали готовить специалистов для кадровых служб (служб управления персоналом) для предприятий сферы материального производства.

Для государственной и муниципальной службы в 1992—1993 гг. в Российской академии государственной службы при Президен­те РФ (ранее — Российская академия управления) и ее филиалах в рамках специальности «Государственное и муниципальное уп-

равление» была начата подготовка кадров по специализациям «Социальная работа и кадры», «Социальное управление и кад­ры», «Социальное управление и кадровая работа», «Государст­венная служба и кадровая политика».

С 1997 г. была введена но­вая специализация «Управление персоналом». Все это создало предпосылки для решения вопросов подготовки специалистов для кадровых служб на качественно новом уровне.

Согласно квалификационным требованиям служащих, руко­водитель кадровой службы должен иметь высшее образование и стаж работы на руководящих должностях, в том числе в кадро­вой службе, не менее пяти лет (рис. 13).

Руководитель

Кадровой службы должен

быть

проводником кадровой и социальной политики, социальным лидером коллектива, его нравственным эталоном

высокие моральные качества, выраженную направленность на ра­боту с людьми, высшее образование и специальную психолого-педагогическую подготовку, опыт кадровой и руководящей работы не менее пяти пет, развитые познавательные, организаторские, коммуникативные способности

основы управления, задачи, стоящие перед организацией, пер­спективы ее развития, принципы кадровой политики, формы и методы планирования и организации работы с кадрами основы трудового законодательства, основы педагогики, основы органи­зации делопроизводства в условиях АСУ

методами организации и техникой управления кадрами, мето­дами оценки личностных и деловых качеств работников и ре­зультатов колпективной работы, практическим применением основ законодательства в работе с кадрами методами органи­зации воспитательной работы в ко.пективе, способами моби­лизующего воздействия на коллектив, методами и техникой публичных выступлений

иметь ясное представление

о методах исследования и анализа социально-психологических процессов,о применении техники в управлении кадрами и со­циальными процессами в трудовом коллективе, о принципах работы с общественными организациями

Рис. 13. Квалификационные требования к руководителю кадровой службы

В условиях отсутствия специально подготовленных работни­ков существуют определенные трудности в комплектовании ка­дровых служб такими специалистами, как юристы, социологи и психологи. Во многих органах государственной власти исходят из того, что будто бы работа с кадрами по плечу каждому гра­мотному сотруднику.

Но ведь для того, чтобы успешно реализовать современные функции кадровых служб, этого недостаточно. Без современной научной специальной подготовки, только на базе личного опы­та работы многие из этих функций сегодня выполнять практи­чески невозможно.

Достаточно далек от совершенства и сложившийся в тече­ние долгих лет стереотип руководителя кадровой службы. Обычно это добросовестный и исполнительный работник, приученный по опыту своей прошлой работы к аккуратности и бдительности. По всей видимости, на должность руководи­теля кадровой службы предпочтительнее подбирать людей с высшим юридическим или государственно-управленческим образованием. Существующая практика подтверждает, что в этом случае работа с кадрами организуется наиболее рацио­нальным образом.

Чтобы кадровые структуры могли квалифицированно решать свои нелегкие и ответственные задачи, необходимы переподго­товка по специальным программам не только руководителей, но и сотрудников этих подразделений, обеспечение их учебными и методическими материалами. Это проблема первостепенной важности. Опыт решения подобных задач сложился в РАГС при Президенте Российской Федерации, где разработана современ­ная профессиограмма специалиста кадровой службы федераль­ных и региональных органов исполнительной власти1.

Итак, анализ деятельности кадровых служб органов госу­дарственной власти в условиях реформирования общества свидетельствует о том, что их роль и возможности в обеспече­нии государственных органов высококвалифицированным, активным, морально выдержанным персоналом крайне малы. Полномочия кадровых служб государственных органов пока

определены без учета перспективы, только на переходный пе­риод.

. Разумеется, задачи, функции и структура отдельных органов в | системе государственной службы должны определяться кон­кретно-историческими условиями и целями государства, по­требностями управления. Но важно и здесь учитывать перспек­тивы развития страны, выводы науки. Только тогда они смогут оказать активное воздействие на кадровое обеспечение реформ.

Кадровая служба предприятия

Реальная необходимость глубоких изменений в деятельности кадровых служб по управлению персоналом государственной службы потребует внимательного изучения научных достиже­ний и передового опыта в этой области, бережного отношения к отечественному и зарубежному опыту, решительного внедрения прогрессивных форм и кадровых технологий.

Совершенствование деятельности кадровых служб государст­венных и муниципальных органов по управлению персоналом возможно лишь в результате решения следующих задач:

— разработки и реализации нормативно-правовой базы, от­
вечающей современным потребностям реформирования госу­
дарственной службы с учетом стратегических направлений ее
развития;

— создания федеральных, отраслевых, региональных банков
кадровой информации;

— повышения статуса кадровых служб органов власти, опти­
мизации их структуры, повышения уровня квалификации спе­
циалистов, работающих в кадровых подразделениях;

— обеспечения организационной и научно-методической по­
мощи кадровым службам на федеральном и региональном уров­
не.

В системе управления персоналом государственных органов необходимо повысить роль кадровых служб администраций субъектов Федерации. Это требование вызывается тем, что дан­ные органы наделены управленческими и координационными функциями, наиболее близко стоят к населению, органам мест­ного самоуправления, выполняют весьма широкий круг госу­дарственных полномочий. В конечном счете от их усилий, пло­дотворной деятельности во многом зависят успешная реализа­ция реформ, их кадровое обеспечение, максимально эффектив­ное использование человеческих ресурсов.

Выводы

Управление персоналом представляет собой целенаправлен­ное управленческое воздействие руководящего состава и кадро­вой службы органов государственной власти, направленное на решение многогранных задач, связанных с востребованностью как в интересах организации, так и в интересах человека его профессиональных возможностей.

В условиях модернизации государственной службы возрастает ответственность кадровых служб за формирование высококва­лифицированного аппарата власти и управления, эффективное использование кадрового потенциала государственных органов.

Кадровые службы государственных органов должны иметь бо­лее высокий статус и иметь возможность влиять на формирова­ние структуры аппарата, штатов, вносить предложения руковод­ству органов власти по совершенствованию деятельности аппа­рата и прохождению службы государственными служащими.

В кадровых службах государственных органов должны быть наиболее опытные специалисты в области государственной службы и работы с кадрами.

Их качественный состав должен со­ответствовать требованиям времени.

Контрольные вопросы

1. Назовите универсальные и специфические функции сис­
темы управления персоналом государственной службы.

2. Какова организационная структура системы управления
персоналом государственной службы?

3. Перечислите факторы, обусловливающие необходимость
повышения роли и статуса кадровых служб в современных
условиях.

4. Опишите содержание основных принципов построения
организационной структуры кадровой службы.

5. Назовите основные задачи кадровой службы федерально­
го органа власти.

6. Оцените современное состояние кадров, работающих в
структурах управления персоналом.

© Лукьяненко В.И., 2002

Глава

Управление организационным поведением государственных служащих

Формирование новой системы

социального порядка в российском обществе повышает роль и ответственность государственных служащих. В условиях, когда на смену государственности, основанной на жесткой централи­зации, приходит управление по принципу служения государства обществу, актуализируется значение личностных факторов про­фессиональной деятельности государственных служащих. Зна­ние стиля и форм личностного и группового поведения людей в организации, системы поведенческих норм становится важным условием повышения эффективности деятельности организа­ции вообще и управления персоналом в частности.

Портал Кадры Республики Башкортостан

Портал Кадры республики является одним из подпроектов проекта Открытая республика. Он один из основных элементов политики прозрачности власти и электронной демократии. Основная задача Портала – формирование кадрового резерва органов власти Республики Башкортостан, набор молодых, амбициозных, креативных людей, имеющих возможности, а главное – желание работать и создавать на благо Республики. Кадры республики, обеспечивая прозрачность процессов отбора претендентов, реализует механизм социального лифта для многих молодых специалистов и будущих управленцев. Портал предоставляет всю необходимую информацию о государственном кадровом резерве органов власти Республики Башкортостан, об автоматизации процессов сбора, учёта и хранения данных о претендентах на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, сотрудников администраций муниципальных районов и городских округов Республики Башкортостан. На Портале можно: — оставить о себе данные, отправить заявку на опубликованную вакантную должность, упростить процедуры поиска работы; — сотрудникам органов власти осуществлять различные выборки по претендентам, упростить процедуры поиска кандидатов на различные должности; — обеспечить прозрачность проводимой кадровой деятельности в Республике; — записаться и пройти различные курсы повышения квалификации, в том числе и таких учебных заведениях как Башкирская академия государственной службы и управления при Президенте Республики Башкортостан; — оценить себя и свою готовность к государственной службе. Портал является динамичной развивающейся системой, которая позволит улучшить качество государственного управления. Адрес портала: https://rezerv.openrepublic.ru/.

39. Функции кадровых служб.

Функциональная структура системы управления персоналом

Функциональная структура отражает разделение управленческих функций между руководством и отдельными подразделениями.

Функция управления — особый вид управленческой деятельности, продукт процесса разделения и специализации труда в сфере управления, представляющий собой часть процесса управления, выделенный по определенному признаку. Обычно выделяется от 10 до 25 функций управления фирмой. Комплекс задач — часть функции управления, выделяемая по признаку основных функций управления (нормирование, планирование, учет, анализ и т.д.).

Комплекс задач объединяет совокупность задач, относящихся к конкретной функции и, как правило, реализуется небольшим функциональным подразделением. Например, как на рис. 8.

Рис. 8. Комплекс задач по функции «управление персоналом»

При построении функциональной структуры, как правило, используется матричный метод распределения функций управления (табл. 5). Строки таблицы — это конкретные функции управления, а столбцы — структурные подразделения аппарата управления. На пересечении столбцов и строк отмечаются основные операции управления по конкретной функции, за реализацию которой отвечает структурное подразделение. Матрица распределения функций управления позволяет четко распределить их между руководством организации и подразделениями аппарата управления, определить технологическую последовательность операций за конкретными руководителями или служащими.

ФУНКЦИИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

Служба по подбору и управлению персоналом (далее — служба персонала) представляет собой самостоятельное структурное подразделение коммерческой или некоммерческой организации.

Служба персонала решает следующие задачи:

  • осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов

  • формирование стабильно работающего трудового коллектива

  • создание кадрового резерва

  • организация системы учета кадров

Численный состав и структура службы персонала зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

  • самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю

  • выполнение функций службы персонала отдельным сотрудником организации

  • выполнение функций службы персонала по совместительству с выполнением другой работы

В структуру современной службы персонала может включаться или не включаться отдел кадров. Должность руководителя службы персонала в различных организациях имеет разные наименования: «директор по работе с персоналом», «менеджер по персоналу», «заместитель директора по развитию человеческих ресурсов» или по-другому. По мере роста организации растет и количество специалистов по работе с персоналом, одновременно углубляется разделение труда внутри службы.

Полноценная служба персонала обычно включает в себя несколько секторов с четким разделением функции:

  • сектор учета и анализа, кадрового делопроизводства. В его компетенцию входит разработка кадрового плана в бизнес-плане организации, подготовка штатного расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных о сотрудниках, формирование и ведение личных дел сотрудников и т.д.

  • сектор подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата, кадровым планированием, поиском и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т.д.

  • сектор потенциала обучает нового работника, вводит его в должность, организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т.д.

  • сектор мотивации проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т.п.

  • сектор социальной политики создает благоприятный психологический климат в коллективе, внедряет корпоративную культуру, проводит социометрические исследования, поощряет индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества и развития

Если организация не очень большая, эти сектора могут быть объединены.

Деятельность любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о службе персонала должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

Служба персонала выполняет следующие функции:

  • работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации

  • оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ

  • учет личного состава

  • хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству

  • контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом

  • изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению

  • анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров

  • создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов

  • работа по созданию резерва на выдвижение

  • подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников

  • подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии

  • подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению

  • принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников

  • организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка

  • ведение всей отчетности по кадровым вопросам

Служба персонала получает от других подразделений организации заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Служба персонала направляет в подразделения: сведения о нарушителях трудовой дисциплины; копии приказов о приеме, перемещении внутри организации; увольнении работников; утверждении (изменении) правил внутреннего трудового распорядка; информацию, относящуюся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

Обязанности, правила формирования и функции кадровой службы

В любой компании формируется кадровый отдел, ответственный за найм, увольнение или переводы работников. Функции кадровой службы приводятся во внутренней нормативной документации компании, а также закрепляются в трудовом договоре, составляемом с каждым новым кадровиком.

Положение о кадровой службе

Оно не является обязательным документом в компании, но в крупных организациях часто используется, так как позволяет структурировать работу службы. В него включаются значимые сведения:

  • задачи, которые приходится решать сотрудникам отдела кадров;
  • реализуемые функции;
  • права и обязанности специалистов;
  • способы взаимодействия друг с другом, другими отделами и руководством.

Утверждается положение директором предприятия, после чего становится локальным актом, которого должны придерживаться работники кадрового отдела. Нередко оно называется специфической должностной инструкцией для кадровиков.

Внимание! Эффективность работы всего отдела оценивается на основании того, как хорошо реализуются задачи, приводимые в положении.

Положение об отделе кадров

Оно может формироваться в свободной форме, но стандартно в него включаются следующие пункты:

  • общие положения, содержание правила создания, реорганизации или ликвидации отдела, а также указывается начальник, назначенный на должность на основании официального распоряжения директора фирмы;
  • задачи, заключающиеся в разработке кадровой политики, подборе и расстановке сотрудников, а также в контроле использования специалистов в различных подразделениях;
  • структура отдела;
  • функции, к которым относится формирование банка данных, обеспечение приема и размещения новых работников, создание резерва, проведение аттестации и выполнение множества других действий;
  • права каждого сотрудника отдела;
  • ответственность за нарушение положения или трудовой дисциплины;
  • правила служебного взаимодействия, так как работники службы сотрудничают с представителями других подразделений по вопросам, касающимся отпусков, увольнения или перевода, оформления отчетностей или юридических проблем.

Документация детально изучается и подписывается руководителем предприятия.

Об отделе персонала

Данное положение часто используется в крупных компаниях.

Таблица 1. Включенные разделы.

Разделы документа

Общие положения

Указывается, что отдел выступает самостоятельным подразделением предприятия, а также формируется и ликвидируется на основании приказа руководителя. Возглавляется раздел начальником, назначаемым с помощью официального распоряжения директора. Отдел при функционировании ориентируется на законодательство РФ, приказы гендиректора, а также руководство по стандартам.

Организационная структура

Она утверждается директором, а также состоит из одного подразделения. Число работников устанавливается штатным расписанием.

Задачи подразделения

Они заключаются в реализации политики фирмы, разработке системы оплаты и премирования, программ обучения, обеспечении компании работниками.

Функции

Отдел наделяется многочисленными функциями, причем регулярно вносятся руководителем дополнительные пункты, не противоречащие должностной инструкции кадровиков.

Права сотрудников

Специалисты могут проводить совещания, принимать на работу сотрудников, требовать материалы от других отделов или вести переписку со всеми работниками.

Ответственность специалистов

Во время работы они должны учитывать требования законодательства, соблюдать трудовую дисциплину, ответственно подходить к должностным обязанностям, а также обеспечивать сохранность имущества.

Внимание! Если гражданин хочет работать в кадровом отделе, то он предварительно знакомится с положением под подпись.

Видео с функциями отдела:

Цель работы подразделения

Подразделение требуется для достижения основных целей компании. Оно занимается обеспечением организации кадрами, нужными для ведения деятельности. При этом учитывается, какими навыками, образованием и опытом обладает каждый соискатель, что позволяет эффективно применять потенциал наемного специалиста.

Работники подбираются с применением разных стратегий, для этого размещаются объявления в СМИ или печатных изданиях, а также используются возможности центра занятости. Для определения навыков и знаний соискателей внедряются в работу уникальные методики отбора и тесты. Для улучшения эффективности функционирования организации проводятся процедуры адаптации новичков, а также регулярно специалисты отправляются на курсы повышения квалификации.

Задачи подразделения

Отдел кадров решает множество задач, к которым относится:

  • правильный подбор новых сотрудников;
  • определение количества рабочих мест в компании;
  • расчет выходных и будней для выявления оптимальной зарплаты каждого претендента;
  • расчет отпусков;
  • передача сведений о каждом сотруднике в бухгалтерию;
  • организация отбора новых сотрудников;
  • найм специалистов, обладающих нужным опытом и квалификацией;
  • формирование штата;
  • разработка специальных планов, на основании которых работники строят карьеру;
  • формирование кадровых технологий.

Внимание! Специалисты кадровой службы обязаны регулярно передавать в ПФ, ФНС и другие государственные инстанции сведения о кадрах.

Функции кадровой службы

Работники отдела кадров должны справляться с многочисленными функциями. К ним относится:

  • формирование плана комплектации штата новыми кадрами, для чего учитывается программа развития фирмы;
  • прием, перевод или увольнение сотрудников без нарушения положений ТК;
  • учет сотрудников;
  • хранение и внесение записей в трудовые книжки;
  • заполнение бумаг на основании правил делопроизводства;
  • исполнение распоряжений руководителя;
  • анализ текучки кадров и состава штата;
  • проведение мероприятий, направленных на повышение квалификации сотрудников;
  • формирование резерва;
  • создание предложений, направленных на улучшение использования рабочих мест;
  • выявление параметров, на основании которых работники могут рассчитывать на поощрения или премии;
  • предоставление вакансий при сокращении или переводе специалистов;
  • контроль над трудовой дисциплиной и выполнением инструктажа;
  • ведение отчетов.

Внимание! Каждый отдел компании при появлении необходимости в новом сотруднике формирует специальную заявку, отправляемую в кадровую службу, на основании чего начинается поиск специалиста.

Структура отдела

Она может значительно отличаться в разных компаниях, так как на нее влияют факторы:

  • размер предприятия;
  • численность работников;
  • задачи, которые ставятся руководителем перед работниками службы.

Внимание! В небольших компаниях все вопросы, касающиеся кадрового делопроизводства, решаются бухгалтером или вовсе секретарем директора.

Но в крупных организациях, которые нацелены на развитие и расширение штата, требуется полноценный отдел. В нем работают разные специалисты, занимающиеся делопроизводством, охраной труда, адаптацией, рекрутингом, обучением сотрудников, назначением льгот или иными действиями.

История создания

Впервые управление работниками потребовалось в Англии, для чего люди одной деятельности объединялись в гильдии. Обычно это относилось к плотникам, каменщикам и иным ремесленникам. Деятельность гильдий была направлена на улучшение труда своих членов.

В России в 1918 году введена трудовая повинность, для чего утверждался Кодекс законов, касающийся труда работников. За счет таких изменений проводится учет занятости населения, а также предотвращались митинги и саботаж буржуазии.

В 1925 году на основании реформы биржи труда отменился обязательный найм через трудовую инспекцию. В 1930 году созданы первые отделы кадров, что стало дополнительным способом устранения безработицы.

Виды и создание кадровой политики

Отдел кадров обязан разрабатывать политику, на основании которой трудятся кадровики.

Таблица 1. Виды политики.

Наименование

Описание

Пассивная

Работа кадровиков заключается только в ликвидации каких-либо негативных последствий неправильного набора сотрудников. Не проводятся прогнозы и не применяются новые средства оценки труда и работников.

Активная

Заключается в составлении прогнозов, антикризисных программ, а также в оперативном реагировании на разные проблемы.

Превентивная

Направлена на создание регулярных прогнозов.

Реактивная

Основная цель заключается в анализе причин возникновения кризиса или разных проблем. Поэтому удается быстро локализовать кризис и предотвратить повторение негативных ситуаций.

Допускается сочетать черты нескольких видов политик.

Видео о кадровой политике:

Этапы формирования политики

Кадровая политика строится на основании нескольких этапов:

  1. Постановка цели и нормирование процесса. Для этого учитываются цели и принципы работы всей организации, а также стратегия развития.
  2. Программирование. Оно заключается в разработке программ, благодаря которым будут достигнуты поставленные цели.
  3. Мониторинг работников. Процедура выполняется с помощью диагностики и прогнозирования.

Политика формируется работниками кадровой службы, но под контролем назначенного начальника.

Кадровые мероприятия и стратегия

Чтобы достичь поставленных целей, используются специальные кадровые мероприятия. Для этого важно реагировать на изменения окружающей среды, пользоваться стратегическим планированием и применять имеющиеся возможности.

Мероприятия могут значительно отличаться, так как зависят от выбранной стратегии, кадровой политики и уровня планирования.

Кадровые технологии в государственных организациях

На государственном уровне формируется кадровая политика отдельного органа власти, а также каждого звена. Основная задача внедрения технологий заключается в формировании цели, зависящей от стратегии развития страны. Это позволяет поставить задачи и выявить проблемы, решаемые с помощью отдела кадров.

Внимание! На уровне государства политика учитывает наличие внутренних ресурсов, традиционных устоев и возможностей внешней среды.

К самым популярным технологиям, используемым на государственном уровне, относится кадровый конкурс, проводимый в открытом виде, аттестация работников, внедрение образовательных программ, реализация квалификационного экзамена, а также разработка методик мотивации и стимулирования сотрудников.

Взаимоотношения с другими отделами

Служба кадров обязана сотрудничать с иными подразделениями компании.

С бухгалтерией

Совместно решаются вопросы, касающиеся оплаты труда сотрудников. В бухгалтерию передаются документы, на основании которых принимаются или увольняются специалисты. Дополнительно передаются бумаги, имеющие отношение к командировкам, отпускам, штрафам или поощрениям.

С юридическим отделом

Во время общения кадровиков с юристами обеспечивается получение сведений об изменениях в законах. Это позволяет своевременно получать правовую поддержку в процессе найма или увольнения граждан.

Требования к отделу

Подразделение должно отвечать некоторым простым требованиям:

  • наличие актуальных знаний у всех работников;
  • подготовка методических материалов;
  • возможность проводить анализ рынка труда или иных показателей;
  • наличие оптимального количества сотрудников для мониторинга и контроля;
  • применение специалистами современных методов оценки;
  • возможность для переобучения и повышения квалификации.

Внимание! Перед наймом нового кадровика оценивается его образование, опыт и личные качества, позволяющие выявить соответствие требованиям всей службы.

Оценка эффективности работы

Для определения эффективности функционирования кадровой службы учитываются факторы:

  • следование работников правилам и нормам, установленным на законодательном уровне;
  • ориентация на улучшение положения персонала компании;
  • открытость к внешним факторам влияния.

Внимание! Основной целью подразделения выступает повышение качества кадрового потенциала, для чего постоянно улучшается квалификация и навыки работников.

Численность работников

Количество кадровиков зависит от размера компании, числа сотрудников в фирме, а также иных факторов. Поэтому целесообразно пользоваться формулой:

Численность отдела кадров = трудоемкость работ / фонд рабочего времени одного сотрудника

Руководители предприятий обычно пользуются интуитивным подходом к подсчету числа кадровиков.

Кадровая служба предназначена для найма, перевода или иного взаимодействия с наемными специалистами. Она может обладать разной структурой, а также наделяется различными функциями и задачами, определяемыми руководителем компании.

Кадровые службы и их функции (стр. 1 из 2)

  1. Кадровые службы и их функции

Кадровая служба предприятия — совокупность специализированных подразделений в структуре предприятия (с занятыми в них должностными лицами — руководителями, специалистами, техническим персоналом), призванных управлять персоналом предприятия в рамках избранной кадровой политики.

Этапы формирования

1. Структуризация целей системы управления персоналом.

  1. Определение состава функций управления, позволяющих реализовать цели системы.
  2. Формирование состава подсистем оргструктуры кадровой службы.
  3. Установление взаимосвязей между подсистемами оргструктуры кадровой службы.
  4. Определение прав и ответственности подсистем.
  5. Расчёт трудоёмкости выполняемых работ и численности персонала кадровой службы предприятия.
  6. Построение конфигурации оргструктуры кадровой службы предприятия.

Полноценная служба персонала обычно включает в себя несколько секторов с четким разделением функции:

— сектор учета и анализа, кадрового делопроизводства. В его компетенцию входит разработка кадрового плана в бизнес-плане организации, подготовка штатного расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных о сотрудниках, формирование и ведение личных дел сотрудников и т.д.

-сектор подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата, кадровым планированием, поиском и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т.д.

-сектор потенциала обучает нового работника, вводит его в должность, организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т.д.

— сектор мотивации проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т.п.

-сектор социальной политики создает благоприятный психологический климат в коллективе, внедряет корпоративную культуру, проводит социометрические исследования, поощряет индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества и развития

Если организация не очень большая, эти сектора могут быть объединены.

Деятельность любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о службе персонала должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

Функции:

— разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;

— оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

— учет личного состава предприятия;

— хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

— контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

— изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

— анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

— создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

— работа по созданию резерва на выдвижение;

— подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

— подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

— подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

— принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

— осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

— организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

— ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Служба персонала получает от других подразделений организации заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Служба персонала направляет в подразделения: сведения о нарушителях трудовой дисциплины; копии приказов о приеме, перемещении внутри организации; увольнении работников; утверждении (изменении) правил внутреннего трудового распорядка; информацию, относящуюся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии служба персонала получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Сравнительный анализ работы кадровых служб российских и зарубежных организаций

Сейчас в нашей стране повышение роли кадровых служб продиктовано следующими объективными обстоятельствами:

1. Сегодня существенно изменились условия, в которых кадровая служба развивается. Эти изменения связаны с переходом устойчивого во времени дефицита трудовых ресурсов к их избытку. Главными резервами становятся лучшее использование кадров, оптимальное их распределение по рабочим местам, возрастание нагрузки на каждого члена коллектива. Сокращение численности персонала – важнейший рычаг повышения эффективности производства на первом этапе перехода к рыночной экономике.

2. Уменьшение численности работников должно быть компенсировано большей интенсивностью труда, а значит, и более высокой квалификацией работника. В связи с этим возрастает ответственность кадровых служб в выборе направлений квалификационного роста работников, в повышении эффективности форм обучения и стимулирования их труда.

3. Реализация перестройки кадровой политики влечет за собой расширение функциональных обязанностей работников кадровых служб, повышение их самостоятельности в решении кадровых проблем.

Ныне кадровые службы не отвечают уже новым требованиям кадровой политики. Их деятельность ограничивается в основном решением вопросов приема и увольнения работников, оформления кадровой документации. Отсутствует на предприятиях и единая система работы с кадрами, прежде всего система научно обоснованного изучения способностей и склонностей, профессионального и должностного продвижения работников в соответствии с их деловыми и личными качествами. Структура кадровых служб, качественный состав и уровень оплаты труда их работников не соответствуют задачам реализации активной кадровой политики. В стране практически не ведется подготовка специалистов для работы в кадровых службах.

Перестройка деятельности кадровых служб должна осуществляться в следующих направлениях:

— обеспечение комплексного решения задач качественного формирования и эффективного использования кадрового потенциала на основе управления всеми компонентами человеческого фактора: от трудовой подготовки и профориентации молодежи до заботы о ветеранах труда;

— широкое внедрение активных методов поиска и целенаправленной подготовки нужных для предприятия и отрасли работников. Основной формой привлечения необходимых специалистов и квалифицированных рабочих для предприятий должны стать договоры с учебными заведениями. Актуальна опережающая подготовка рабочих и специалистов для освоения новой техники и технологии в отраслях народного хозяйства, что требует от кадровых служб совершенствования планирования подготовки кадров;

— планомерная работа с руководящими кадрами, с резервом для выдвижения, которая должна строиться на таких организационных формах, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационные передвижения руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах и стажировка на соответствующих должностях;

— активизация деятельности кадровых служб по стабилизации трудовых коллективов, повышению трудовой и социальной активности работников на основе совершенствования социально-культурных и нравственно-психологических стимулов;

— обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, что требует от работников по кадрам соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождаемых работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций;

— переход от преимущественно административно-командных методов управления кадрами к демократическим формам оценки, подбора и расстановки, широкой гласности в кадровой работе. Кадровые службы предприятий в современных условиях становятся органами организационно-методического обеспечения выборности и конкурсности, периодической отчетности должностных лиц перед трудовыми коллективами, что потребует от работников по кадрам умения применять методы психологического тестирования, социологические методы изучения общественного мнения, оценки изучаемого кандидата на выдвижение его коллегами, подчиненными и др.;

— укрепление кадровых служб квалифицированными специалистами, повышение их авторитета, в связи с чем становится актуальным создание системы подготовки специалистов для кадровых служб, их переподготовки и повышения квалификации;

— обновление научно-методического обеспечения кадровой работы, а также ее материально-технической и информационной базы. Целесообразно в связи с этим определить в отраслях и регионах те научные организации и консультационные фирмы, которые будут разрабатывать кадровые проблемы оказывать практическую помощь кадровым службам.

В условиях становления рыночной экономики открывается принципиально новый этап в развитии кадровых служб с качественно иными функциями и задачами.

Возрастание роли кадровых служб и кардинальная перестройка их деятельности вызваны коренными изменениями экономических и социальных условий, в которых ныне действуют предприятия, переходящие к рыночным отношениям.

Мы часто слышим: инспектор по кадрам, работник отдела кадров, кадровик, менеджер по персоналу, отдел кадров, отдел персонала. В чем разница? И зачем столько различных названий?

Сегодня трудно представить себе работу предприятия, организации, учреждения (далее — предприятие) с численностью от 50 человек без работников кадровой службы или службы персонала (отдела кадров (персонала)). Однако не все руководители понимают, зачем им нужен именно такой специалист и что от него требовать, и вводят на предприятии новую должность только потому, что модно.

Очень часто можно наблюдать, как на кадровиков и менеджеров по персоналу возлагаются обязанности, которые не знают, кому поручить, например: отправка корреспонденции; осуществление контроля за уборкой в офисе, проведением ремонта в кабинете; приобретение букетов для различных праздников фирмы и т. д. Как бы там ни было, а руководителю в первую очередь необходимо осознавать, какой именно работник кадровой службы ему нужен и какие обязанности должны на него возлагаться.

От отдела кадров до службы персонала

В течение долгих лет кадровая служба воспринималась как вспомогательная структурная единица, главной функцией которой было ведение кадрового документооборота. В сегодняшних условиях ситуация кардинально изменилась, хотя на некоторых предприятиях еще осталось «советское» представление об организации и целях работы отдела кадров.

При плановой экономике, когда выпускники вузов распределялись по предприятиям, не было необходимости заниматься поиском работников, оцениванием, ротацией и планированием карьеры. Условия работы и оплата труда на всех предприятиях были одинаковы, о мотивации и не думали, ее функцию выполняла премия. Поэтому при переходе к новым экономическим условиям начал эволюционировать и отдел кадров. Расширение функций кадровых служб до служб персонала началось в 90-х, вместе с развитием в стране рыночной экономики и сменой системы управления людьми на предприятии.

Сегодня на каждом предприятии существует своя структура службы (отдела), которая отвечает за работу с персоналом. На некоторых предприятиях это один человек — кадровик, который ведет исключительно кадровое делопроизводство, на других же — целые подразделения, в которых предусмотрены должности инспектора по кадрам и менеджера по персоналу, а также табельщика и инженера по организации труда, каждая из которых, в свою очередь, предусматривает определенные должностные обязанности.

Инспектор по кадрам: обязанности и требования

Под кадровиком обычно подразумевают инспектора по кадрам (код КП 3423, согласно Национальному классификатору Украины ДК 003:2010 «Классификатор профессий», далее — КП).

Обязанности инспектора по кадрам, согласно Выпуску 1 «Профессии работников, которые являются общими для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденному приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29 декабря 2004 года № 336 (далее — Справочник), таковы:

  • вести учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации;
  • оформлять прием, перевод и увольнение работников согласно законодательству о труде, положениям, инструкциям и приказам руководителя предприятия, а также вести другую документацию по кадрам; формировать и вести личные дела работников, вносить изменения, связанные с трудовой деятельностью;
  • принимать участие в разработке перспективных и текущих планов по труду и кадрам;
  • готовить необходимые материалы для аттестационной, квалификационной и тарификационной комиссий, проекты документов, касающиеся вознаграждений и поощрения работников;
  • заполнять, вести учет и хранить трудовые книжки, рассчитывать трудовой стаж, выдавать справки о трудовой деятельности работников;
  • вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график отпусков и контролировать его выполнение;
  • оформлять документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия;
  • изучать особенности перемещения и причины текучести кадров, принимать участие в разработке мер по их устранению;
  • вести архив личных дел, готовить их к сдаче в государственный архив;
  • вносить информацию о численности персонала и его перемещении в банк данных, следить за его своевременным обновлением и заполнением;
  • осуществлять контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и выполнением работниками правил внутреннего трудового распорядка, а также вести учет нарушений трудовой дисциплины и порядка; контролировать своевременное принятие администрацией и трудовым коллективом соответствующих мер;
  • составлять отчетность о работе с кадрами.

Квалификационные требования:

  • инспектор по кадрам — базовое или неполное высшее образование соответствующего направления подготовки (бакалавр или младший специалист), без требований к стажу работы;
  • старший инспектор по кадрам — базовое или неполное высшее образование соответствующего направления подготовки (бакалавр или младший специалист), стаж работы по профессии инспектора по кадрам — не менее года.

Особенности работы инспектора по кадрам

Без документооборота на предприятии невозможно обойтись. Если не будет инспектора по кадрам, грамотного и имеющего солидный опыт работы с нормативными документами, вряд ли кто-то сможет на надлежащем уровне вести кадровый документооборот. Работа сотрудника, отвечающего за документооборот, может показаться скучной и монотонной, особенно в том случае, если он ведет статистику только для сдачи отчетности. Если же инспектор по кадрам не просто собирает, а проводит анализ информации, он сможет спрогнозировать текучесть кадров (например, по причине ухода на пенсию, призыва в армию, сезонности).

Главная задача инспектора по кадрам: соблюдение законов о труде, т. е. инспектирование всех документов на соблюдение законодательства

Все документы должны до мелочей соответствовать закону, чтобы не давать лишнего повода работнику обращаться в суд. Таким образом, инспектор по кадрам несет юридическую ответственность.

Менеджер по персоналу: обязанности и требования

Сфера управления персонала на первый взгляд может показаться элементарной, но она требует опыта и образования во многих областях: психологии, экономике, трудовом законодательстве, менеджменте, маркетинге.

Главная задача менеджера по персоналу (код КП 1477.1) заключается в том, чтобы путем подбора подходящего персонала помочь руководству предприятия достигнуть поставленных целей

При этом, во-первых, нужно получить максимум эффекта при минимальных затратах, во-вторых, все сотрудники, должны быть удовлетворены вознаграждением (не обязательно материальным) за свою работу. Поэтому и применяют оценку, обучение, мотивацию, тимбилдинг (командообразование) и многое другое для хорошего расположения духа персонала и высокой производительности труда.

Обязанности менеджера по персоналу:

  • организовывать работу по обеспечению персоналом в соответствии с целями развития предприятия и направлением кадровой политики для эффективного использования персонала;
  • обеспечивать работу по укомплектованию предприятия персоналом необходимой квалификации;
  • способствовать скорейшей адаптации новых сотрудников к работе;
  • изучать рынок труда с целью определения источников обеспечения предприятия необходимыми кадрами;
  • принимать участие в прогнозировании и определении потребностей в персонале;
  • принимать участие в планировании социального развития коллектива, решении трудовых споров и конфликтов;
  • организовывать работу по оценке результатов трудовой деятельности работников, по проведению аттестаций, конкурсов;
  • организовывать работу по обучению персонала, повышению квалификации;
  • разрабатывать программы мотивации персонала предприятия.

Квалификационные требования: полное высшее образование направления подготовки «менеджмент» (магистр, специалист) без требований к стажу работы; или полное высшее образование (магистр, специалист), стаж работы — не менее 2 лет и последипломное образование по направлению «менеджмент».

Словарь терминов

Мотивация (от англ.: motivation — стимул) — динамический процесс физиологического и психологического плана, управляющий поведением человека, определяющий его направленность, организованность, активность и устойчивость; способность человека деятельно удовлетворять свои потребности.

Тимбилдинг (командообразование) (от англ.: team building — построение команды) — термин, используемый в контексте бизнеса и применяемый к широкому диапазону действий для создания и повышения эффективности работы команды.

Метод кейсов (от англ. сase method — кейс-метод) — техника обучения, использующая описание реальных экономических, социальных и бизнес-ситуаций. Обучающиеся должны проанализировать ситуацию, разобраться в сути проблем, предложить возможные решения и выбрать лучшие из них. Кейсы базируются на реальном фактическом материале или же приближены к реальной ситуации.

На крупном предприятии обязанности менеджера по персоналу могут быть разделены между несколькими сотрудниками. Таким образом, появляется возможность более детально заниматься каждым направлением.

К примеру, за одним из сотрудников закрепляются обязанности по поиску и подбору персонала и все, что связано с этим направлением:

  • определение потребностей предприятия в персонале;
  • размещение объявлений в СМИ;
  • проведение собеседований;
  • введение в должность и адаптация новых сотрудников.

За вторым сотрудником закрепляются обязанности по обучению персонала. Путем оценки персонала сначала определяется, кого и чему необходимо обучить. Далее проводится обучение с помощью курсов и тренингов внутри предприятия (в роли тренеров могут выступать руководители отделов или приглашенные из вне тренеры), или работников предприятия отправляют на тренинги в специализированные агентства. Обучение можно проводить также в ходе программы адаптации новых сотрудников предприятия для более быстрого вхождения их в должность.

За третьим сотрудником закрепляются обязанности по программе мотивации. Оценка персонала поможет разобраться в том, чего не хватает работникам предприятия (см. с. 44). Исходя из результатов оценки, разрабатываются методы материальной и нематериальной мотиваций сотрудников.

Должности кадровой службы

Как мы уже упоминали, на больших предприятиях кадровая служба может быть представлена довольно широким перечнем должностей, к примеру:

Инженер по организации труда

Обязанности инженера по организации труда:

  • разрабатывает меры по усовершенствованию организации рабочих мест, их аттестации;
  • анализирует существующие условия производства, разрабатывает и воплощает совместно с другими службами рациональные формы организации труда, осуществляет контроль за их исполнением;
  • разрабатывает методические и нормативные материалы по организации труда с учетом конкретных условий производства на основании общеотраслевых и отраслевых рекомендаций.

Квалификационные требования:

  • инженер по организации труда — полное высшее образование соответствующего направления подготовки (специалист), без требований к стажу работы;
  • инженер по организации труда II категории — полное высшее образование соответствующего направления подготовки (специалист), стаж работы инженером по организации труда — не менее года;
  • инженер по организации труда I категории — полное высшее образование соответствующего направления образования (магистр, специалист); для магистра без требований к стажу работы, для специалиста — стаж работы инженером по организации труда II категории — не менее 2 лет;
  • ведущий инженер по организации труда — полное высшее образование соответствующего направления образования (магистр, специалист), стаж работы инженером по организации труда I категории — не менее 2 лет.

Инженер по нормированию труда

Обязанности инженера по нормированию труда:

  • разрабатывает и вводит нормы трудовых затрат по разным видам работ;
  • определяет нормы времени (выработки) на разовые и дополнительные работы, связанные с отклонениями от технологических процессов;
  • определяет численность работников предприятия в соответствии с отраслевыми нормативами численности; контролирует выполнение нормативов;
  • определяет трудозатратность изготовления продукции, принимает участие в разработке мер для снижения нормативной трудоемкости;
  • контролирует своевременное ознакомление работников с новыми нормами трудоемкости; проводит инструктаж работников по освоению новых нормативов.

Квалификационные требования:

  • инженер по нормированию труда — полное высшее образование соответствующего направления подготовки (специалист), без требований к стажу работы;
  • инженер по нормированию труда II категории — полное высшее образование соответствующего направления подготовки (специалист), стаж работы инженером по нормированию труда — не менее года;
  • инженер по нормированию труда I категории — полное высшее образование соответствующего направления подготовки (магистр, специалист), для магистра без требований к стажу работы, для специалиста — стаж работы инженером по нормированию труда II категории — не менее 2 лет;
  • ведущий инженер по нормированию труда — полное высшее образование соответствующего направления образования (магистр, специалист), стаж работы инженером по нормированию труда I категории — не менее 2 лет.

Экономист по труду

Обязанности экономиста по труду:

  • проводит работу по усовершенствованию организации труда, форм и систем заработной платы; рассчитывает фонд заработной платы, контролирует его использование; рассчитывает численность работающих с учетом наиболее рационального использования трудовых ресурсов;
  • изучает эффективность использования существующих форм и систем заработной платы, готовит предложения по их усовершенствованию; разрабатывает положение о премировании работников;
  • принимает участие в составлении планов социального развития коллектива предприятия, в разработке и проведении мер по укреплению трудовой дисциплины, сокращению текучести кадров, выполнению правил внутреннего трудового распорядка;
  • составляет штатное расписание согласно утвержденной структуре управления, вносит в него изменения;
  • принимает участие в разработке коллективного договора и контролирует его выполнение;
  • ведет базы данных по труду и заработной плате, численности работников.

Квалификационные требования:

  • экономист по труду — полное высшее образование соответствующего направления подготовки (специалист), без требований к стажу работы;
  • экономист по труду II категории — полное высшее образование соответствующего направления подготовки (специалист), стаж работы экономистом по труду — не менее года;
  • экономист по труду I категории — полное высшее образование соответствующего направления подготовки (магистр, специалист); для магистра — без требований к стажу работы, для специалиста — стаж работы экономистом по труду II категории — не менее 2 лет;
  • ведущий экономист по труду — полное высшее образование соответствующего направления подготовки (магистр, специалист), стаж работы экономистом по труду I категории — не менее 2 лет.

Табельщик

Обязанности табельщика:

  • ведет табельный учет фактического времени пребывания работников на предприятии, контролирует их своевременный приход на работу, пребывание на рабочих местах и уход с работы;
  • контролирует своевременность предоставления работниками больничных листов и других справок, подтверждающих их право на отсутствие на работе;
  • предоставляет руководителю табель учета рабочего времени, оформленный в установленном порядке.

Квалификационные требования: полное среднее образование и профессионально-техническое образование или полное среднее образование и профессиональная подготовка на производстве, без требований к стажу работы.

При разработке штатного расписания, в частности формирования состава службы кадров предприятия, следует учитывать, что если на предприятии работой с кадрами занимается один работник и на него возлагаются кардинально отличающиеся обязанности, ожидать от него одинаково хорошего исполнения этих обязанностей не стоит. Ведь качественное выполнение различных функций требует разных личностных характеристик и знаний. Поэтому, возможно, целесообразно разделить кадровые обязанности между несколькими должностями (работниками).

Работа с персоналом: перспективы

Тем, кто хочет попробовать себя в одной из кадровых профессий, неплохо бы сначала проанализировать плюсы и минусы работы в этой сфере, а также, какими навыками необходимо обладать и чего ожидать в плане карьеры.

Плюсы и минусы работы с персоналом

Как и в любой работе, в управлении персоналом тоже существуют свои плюсы и минусы.

Положительные особенности (плюсы) профессий в области управления персоналом:

  • постоянная востребованность специалистов по работе с персоналом);
  • непосредственное общение (контакт) с руководством предприятия; важность и ответственность работы (в некотором роде от работы специалиста по работе с персоналом зависит производительность труда работников);
  • разнообразная и интересная работа. В основе деятельности многих предприятий — не только клиенты, услуги, доходы и пр., но и стратегия развития (планирование). Таким образом, работнику кадровой службы всегда будет чем заняться, например, тимбилдингом).

Отрицательные особенности (минусы) профессий в области управления персоналом:

  • независимо от собственного настроения, нужно быть постоянно оптимистически настроенным да еще и подбадривать сотрудников;
  • необходимо обладать стрессоустойчивостью и терпением, поскольку работа заключается в общении с большим количеством людей — а это довольно-таки нелегко;
  • ненормированный рабочий день (в большинстве случаев).

Требования к образованию

Стать специалистом службы персонала можно несколькими способами:

  • во-первых, получив высшее образование по экономическим и гуманитарным специальностям, скажем, управление персоналом и экономика труда, психология и социология, соответственно. Заметим, многие работники кадровой службы (службы персонала) имеют также образование по техническим специальностям. Например, специальность экономическая кибернетика очень помогает в работе: автоматизация кадровой работы, документооборот и подбор персонала и пр.
    Хорошо если полученное образование работника службы персонала и сфера деятельности предприятия совпадают. Этот факт является определенным преимуществом, поскольку такой работник знает технологический процесс (хотя бы на базовом уровне);
  • во-вторых, пройдя специализированные курсы, семинары, тренинги. Информацию о них можно найти в газетах, сети Internet (они отличаются количеством часов, тем и стоимостью). Курсы и пр. ознакомят с особенностями работы службы персонала: способами оформления различной документации; кейсами, наглядно демонстрирующими, как действовать и что делать в различных ситуациях;
  • в-третьих, пойти работать до получения диплома (т. е. до окончания обучения в вузе). Это великолепный способ, хотя, конечно, много не заработаешь при неполном рабочем дне, но наилучший опыт можно получить только в процессе работы.

Карьера

Если предприятие маленькое и руководство может взять только одного работника кадровой службы, то у такого работника появляется чудесный шанс научиться «всем премудростям» работы: на его плечах будет все — от поиска, подбора персонала, оформления документов до адаптации, мотивации и командообразования. Зато после нескольких лет работы (с солидным опытом) можно идти дальше — на повышение (даже на другое предприятие, если то, на котором работаете, не растет и не развивается).

Есть и другой способ карьерного роста — начать с помощника, ассистента, младшего сотрудника в службе управления персоналом крупного предприятия. Зарекомендовав себя как хороший работник, получите возможность совершенствоваться дальше: сначала заниматься поиском и подбором рабочих специальностей, потом менеджеров среднего звена, а далее топ-менеджеров. Работника с таким опытом ожидает перспектива руководителя отдела подбора персонала, руководителя службы персонала, директора по персоналу.

Достаточно часто встречаются руководители службы персонала, которые начинали свою трудовую деятельность с должности администратора или секретаря.

Если работа по поиску и подбору персонала наскучила и по душе работа с документами, тогда лучше двигаться в направлении профессии инспектора по кадрам (старший инспектор по кадрам, начальник отдела кадров).

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала

«Діловодство та документообіг»

HR-Лига

Медведева Таисия

Должностная инструкция кадрового работника

Последние изменения: Январь 2020

Кадровый документооборот и роль соответствующих специалистов стремительно поднимаются в цене благодаря частым изменениям трудового законодательства и росту штрафных санкций за несоблюдение. Организация структуры кадровых служб с грамотными решениями обеспечивает соблюдение интересов работодателя и наёмного персонала, снижает риск финансовых санкций при проверках, служит «буфером» при возникновении судебных процессов. Должностная инструкция кадровика включает требования для обеспечения стабильной работы юридического и физического лица, систематическое изучение законодательства и своевременное введение в действие обновлённых нормативных актов.

Роль кадровой службы

До 01.01.2015 года финансовые санкции за несоблюдение норм трудового законодательства были чисто символическими, что отражалось на должностных обязанностях кадровика. Руководство опасалось восстановления «обиженного» работника по решению суда и связанных компенсационных выплат за вынужденный прогул и причинённый моральный ущерб, а не штрафов трудовой инспекции.

С вышеуказанной даты ситуация резко изменилась появлением финансовых санкций за:

  • отсутствие заключённого трудового договора, чем занимается кадровик;
  • оформления договорных обязательств с нарушением действующих законодательных норм;
  • заключения гражданско-правового договора вместо трудового с целью сокрытия платежей в бюджет и социальные фонды.

Функции специалиста по кадрам с введением штрафных санкций и внедрений в учёте кадровых нововведений требуют систематизации знаний и постоянного повышения уровня квалификации. Срок хранения документов по личному составу увеличился с 50 до 75 лет с 13.03.2016 года. Скачайте

Образец должностной инструкции инспектора отдела кадров (40,5 KiB, 719 hits)

Законодательные изменения

Начиная с 2018 года, краткий перечень кадровых нововведений, находящихся в компетенции кадровика, представлен в таблице:

Нормативный акт Существо дополнений и изменений Дата вступления
Постановление Правительства РФ №1080 Утверждение проверочных листов, используемых при проверках инспекцией труда, представляющих перечень вопросов по соблюдению трудового законодательства, что должен знать работник отдела кадров. На основании листов выводы о наличии или отсутствии нарушений инспектор будет делать самостоятельно 01.01.2018
Статья 40 ТК РФ Заключение коллективного договора не только предприятиями в случае инициативы любой из сторон, но и индивидуальными предпринимателями (ИП)
Статья 58 ТК РФ Снятие при заключении трудовых договоров, что делает кадровик, условия о сроках действия
Статья 84 ТК РФ Установление чёткости в правила внесения причин увольнения в трудовую книжку с указаниями статей
Статья 63 ТК РФ Режим рабочего дня для несовершеннолетних подростков не может превышать четырёх часов в день. Контроль входит в обязанности инспектора по кадрам
Статья 140 ТК РФ Изменение сроков расчёта по причитающимся выплатам, которые должны быть произведены в день увольнения с оформлением кадровых документов
Постановление Госкомстата №1 Утверждение унифицированных учётных форм по труду, что должен делать кадровик 01.07.2018
Федеральный закон № 360-ФЗ от 11.10.2018,

статья 262.2 ТК РФ

Предоставление отпуска обоим родителям, имеющим троих детей в возрасте до 12-ти лет независимо от графика, а по желанию в любое удобное время. Обязанности кадрового отдела – внести изменения в составленный график при волеизъявлении работника
Письмо Минтруда РФ № 14-2/ООГ-9754 от 07.12.2018,

статьи 124 – 126 ТК РФ

Уточнение отпускного периода, запрет на предоставление отпуска только в выходные дни, что должен знать кадровый отдел

Невыполнение любого их требований, представленных в вышеуказанной таблице, чревато наложением штрафных санкций на кадровых работников в размере от 10000 до 20000 рублей, а на юридическое лицо – от 50000 до 100000 рублей.

Обязанности специалиста по кадрам

При исполнении функционала кадровика в единственном числе работник обязан составлять не только рутинные документы, а совмещать изучение нормативной литературы, организацию документооборота и реализацию нововведений на практике.

Должностные обязанности кадрового работника на предприятии включают:

  • разработку и внедрение положения о кадровой политике;
  • участие в создании коллективного договора;
  • составление графика учёта и использования рабочего времени;
  • формирование приказов о приёме и увольнении сотрудников с внесением записей в трудовую книжку;
  • составление отпускного графика и контроль использования отпускного периода;
  • заполнение бланков листков по временной нетрудоспособности в части страхового стажа, контроль которого входит в обязанности отдела;
  • анализ и расчёт коэффициента текучести персонала и предложение мер по снижению показателя;
  • своевременную архивацию документов, находящихся в компетенции кадровика;
  • соблюдение тайны, известной в силу исполнения должностных обязанностей кадрового работника.

Скачайте

Должностная инструкция специалиста отдела кадров (образец) (36,5 KiB, 917 hits)

К дополнительным требованиям следует отнести обязательность, внимательность и своевременность выполнения работы. Трудовая функция специалиста по кадрам – своеобразное начало и завершение отношений, как для предприятия в целом, так и для каждого работника в конкретике. Кадровая документация – второй шаг после регистрации предприятия при открытии и завершающий – при ликвидации. Создание приказов о приёме и увольнении с отражением в трудовой книжке – «альфа» и «омега» для работника также входит в обязанности кадрового отдела.

Ошибки в работе кадров приводят к искажению информации службами, следующими за кадрами, подобно нитке за иголкой. Например, неправильное заполнение табелей использования рабочего времени приводит к искажению в начислении заработной платы, несвоевременности выдачи отпускных, обеспечивая недовольство сотрудников и штрафные санкции проверяющих.

Грамотное ведение документооборота приобретает всё большую значимость, а должностная инструкция специалиста отдела кадров обрастает новыми требованиями, касающимися обеспечения учёта в электронном виде, изучения нормативной литературы и способности теоретически и практически следовать «в ногу со временем».

Основные направления деятельности кадровых служб

1. Развитие корпоративной культуры (системы общих ценностей персонала), т.е. атмосферы или морально-психологического климата в компании, направленной на осознание каждым сотрудником себя как части организации, своей причастности к достижению целей организации, гордости за нее и т.п., и связанным с этим ростом производительности и качества.

2. Формирование организационной структуры: разработка и совершенствование организационной структуры, ее оптимизация, приведение в соответствие с постоянно изменяющимися условиями внешней среды, разработка положений о структурных подразделениях компании, должностных инструкций сотрудников.

3. Планирование ресурсов: разработка плана удовлетворения будущих потребностей организации в человеческих ресурсах, разработка системы учета количества и качества труда персонала, норм оптимальной загрузки.

4. Набор персонала: создание резерва потенциальных кандидатов по всем должностям, объем которого в значительной степени определяется разницей между наличной рабочей силой и будущей потребностью в ней, создание собственной базы данных кандидатов.

5. Отбор персонала: оценка кандидатов на рабочие места и отбор лучших из резерва, созданного в ходе набора.

6. Адаптация персонала: введение нанятых работников в организацию и ее подразделения, развитие у работников понимания того, что ожидает от них организация и какой труд получает в ней заслуженную оценку, разработка положения о персонале компании.

7. Оценка персонала: разработка и реализация методик оценки персонала, разработка положения о порядке проведения аттестации персонала компании.

8. Обучение персонала: разработка программ обучения трудовым навыкам, требующимся для эффективного выполнения работы, разработка программы профессиональной подготовки персонала компании, создание «института» преподавателей-наставников.

9. Планирование карьеры: разработка программ, направленных на развитие способностей и повышение эффективности труда сотрудников, создание системы продвижения по службе, создание «резерва на выдвижение».

10.Определение заработной платы и льгот: разработка структуры заработной платы и льгот в целях привлечения, найма и сохранения сотрудников, разработка положения о заработной плате в компании, разработка компенсационного пакета, а также системы морального стимулирования сотрудников и комплекса мер по социальной защите персонала компании.

11.Учет и контроль: документооборот, кадровое делопроизводство, учет персонала, а также рабочего времени, контроль за соблюдением трудового законодательства, разработка «Паспорта специалиста компании», включающего в себя как стандартные кадровые данные, так и рекомендации и отзывы непосредственного руководителя, вышестоящего руководства, психолога, коллег по работе ит.д.

12.Перемещение персонала: разработка методов перемещения работников на должности с большей или меньшей ответственностью, развития их профессионального опыта путем перемещения на другие должности или участки работы, а также процедур прекращения контракта.

13.Социально-психологический мониторинг: диагностика коллектива компании и его отдельных подразделений, разрешение конфликтов, ведение переговоров, создание эффективных команд.

Оценка должностных функций

Анализ функций — важнейшая задача управления персоналом любой организации. Составляющими анализа являются определение компетенций групп персонала оценка должностных обязанностей. Компетенциями являются проф. знания, навыки, квалификация, личностные характеристики. Помимо общих компетенций (ясное понимание целей и установок организации, готовность к сотрудни­честву и т.д.) значение имеют профессиональные кон­кретные компетенции матери­альная сфера производства, управление, образование, наука и т.д.Оценка обязанностей — процесс определения относительной значимости работ, относительного объема работ с целью определения внутренних относительных показателей. Может носить аналитический и неаналитический характер. Аналитическая оценка основана на анализе присутствия в должностных обязанностях определенных факторов или элементов. Аналитический метод отличают:1.систематичность 2.обоснованность суждений на основе фактиче­ских данных о характеристике выполняемой работы;3. концентрация внимания на содержании выполняемой работы.Цель аналитической оценки — относительная значимость работы. Разработывают фактор-план, куда включают факторы и уровни факторов. Типовыми схемами аналитической оценки являются: факторно-балльная и аналитическое сравнение факторов. Сущность «факторно-балльной схемы» -должностные обязанности разделены на факторы (требования, предъявляемые организа­цией, необходимые умения; степень влияния должностей, значимость должностей). С помощью каждого фактора могут быть оценены все соответствующие должности, а с помощью количественных шкал каждому фактору приписывается соответствующий балл. Баллы по факторам суммируются, и рассчитывается общий баллпо значимости должности. Метод аналитическое сравнение факторов» осно­ван на составлении профилей категории-грейдов (группы долж­ностей с близкими оценками значимости). Составляются ролевые профили и уровневые профили, между которыми устанавливается соответствие с целью ранжирования должностей. В ходе ранжирования может быть установлена «эталонная» должность, которая используется для срав­нения с другими аналогичными должностями. Такая необходи­мость возникает в крупных организациях, в частности в образова­тельных, где нецелесообразно анализировать каждую должность по факторно-балльнойсхеме. Неаналитическая — анализируются должности в целом, а не отдельные их элементы. Наиболее распространенными подходы:1классификация должностей;2ранжирование должностей;3ранжирование на основе парных сравнений. Метод классификации -основан на том, что должности распределяются по соответствующим категориям, которые соотносятся с определенными совокупными характеристиками: степень ответственности, не­обходимость принятия решений, профессиональные навыки.Метод ранжирования основан на ие­рархическом принципе сравнения должностей друг с другом. Основным критерием является уровень ответст­венности (генеральный директор, исполнительный директор, их заместители, рядовые исполнители и т.д.). Метод парных сравнений -ранжирование строится по принципу сравнения каждой должности в целом и по отдельности с каждой из всех других должностей. Оценки должностных обязанностей позволяют выявить критерии оценки должностей, обеспечить основу для достижения равной оплаты за работу равной значимости, обеспечивает комплексный подход к управлению человеческимиресурсами.

Кадровые службы организации и основные направления их деятельности

Кадровая служба организации в системе управления персоналом

Реализация целей и задач управления персоналом осуществляется через кадровую политику, представляющую собой комплекс основополагающих принципов, которые реализуются кадровой службой как стратегическая линия поведения в работе с персоналом. Кадровая политика — это целенаправленная деятельность по созданию трудового коллектива, который наилучшим образом способствовал бы достижению целей и приоритетов предприятия и его работников .

Главным объектом кадровой политики является персонал предприятия как решающий фактор производства. От квалификации работников, их профессиональной подготовки, деловых качеств, желания и удовлетворения трудом в значительной мере зависит эффективность функционирования предприятия.

При выборе кадровой политики учитываются факторы, свойственные внешней и внутренней среде предприятия:

— требования производства, стратегия развития предприятия;

— финансовые возможности предприятия и определяемый им допустимый уровень издержек на управление персоналом;

— количественные и качественные характеристики имеющегося персонала и направленность их изменения в перспективе;

— ситуация на рынке труда (количественные и качественные характеристики предложения труда по профессиям предприятия, условия предложения);

— спрос на рабочую силу со стороны конкурентов и складывающийся уровень заработной платы;

— влиятельность профсоюзов и их способность отстаивать интересы работников;

— требования трудового законодательства, принятая культура работы с наемным персоналом и др. .

Кадровая политика является составной частью всей управленческой и производственной деятельности предприятия. Она имеет целью создать сплоченную, ответственную, высокоразвитую и высокопроизводительную рабочую силу, поэтому ее основная задача — обеспечение в повседневной кадровой работе учета интересов всех категорий работников и социальных групп трудового коллектива . Таким образом, в рамках кадровой политики предприятие не только реализует управление персоналом в целях достижения своих целей, но и осуществляет его мотивацию и стимулирование в целях побуждения к высокоэффективному труду.

На практике бизнес и кадровая стратегия должны быть тесно взаимосвязаны. Рассматривая кадровую стратегию различных предприятий, следует обратить внимание на сходство ее основных аспектов. Как правило, они направлены на обеспечение предприятия персоналом, квалификация и мотивация которого отвечает стоящим перед бизнесом задачам, соответственно и кадровая политика имеет перед собой те же цели и задачи.

Кадровая политика в узком смысле — это работа администрации и общественных организаций предприятия со всем коллективом, с его социальными и функциональными группами, с каждым работником по совершенствованию системы трудовых отношений с целью повышения эффективности деятельности предприятия. В целом кадровая политика как инструмент управления — это организующая деятельность, направленная на объединение усилий всех работников предприятия для решения его производственных и социальных задач .

Большинство руководителей до сих пор рассматривают кадровую политику только как подбор, расстановку и выдвижение кадров, занятых выполнением управленческих функций на разных уровнях управления. На наш взгляд, она должна давать возможность увязать управленческие действия всех заинтересованных групп при проведении эффективной технической и экономической политики.

Целью современной концепции кадровой политики является создание системы управления кадрами, базирующейся в основном не на административных методах, а на экономических стимулах и социальных гарантиях, ориентированных на сближение интересов работника с интересами собственников предприятия в достижении высокой производительности труда, наилучших экономических результатов, повышении эффективности производства предприятия. Это означает, что в работе с кадрами наступает новый период, характеризующийся возрастанием внимания к личности работника, поиском новых стимулов к высокопроизводительному труду.

На современном этапе для совершенствования кадровой политики применяются административные и экономические методы, строятся социальные отношения и даются гарантии, которые в свою очередь состоят из подходов, представленных в структуре кадровой политики.

Основные положения кадровой политики были сформированы еще в период плановой экономики в следующих направлениях:

— для организации рабочих мест на большинстве крупных промышленных предприятий работали отделы научной организации труда;

— в сфере социальных отношений и гарантий велась большая совместная работа администрации и профсоюза;

— использовались тарифные сетки с обоснованием разрядов по тарифно-квалификационному справочнику и объемов работ по нормативам, что давало возможность упорядочивать оплату работников в постоянной части заработной платы;

— формировался кадровый резерв и обучался персонал .

Однако данная система управления персоналом не обеспечила решения многих стратегических задач, прежде всего таких, как формирование и распределение фонда заработной платы (ФЗП) с учетом его связи с конечными результатами предприятий, ликвидация уравнительного характера мотивации труда, внедрение противозатратных механизмов при организации оплаты труда и изыскании резервов. Между тем за годы реформ в промышленности были утеряны такие качества, как стабильность кадровой политики и социальные гарантии работников.

В настоящее время перед крупными промышленными предприятиями ставятся новые экономические задачи:

— формирование структуры и состава рабочих мест (по оценке многих авторов, совершенствование кадровой политики в этом отношении имеет значительный потенциал);

— формирование фонда заработной платы по категориям работающих с применением многоуровневых тарифных сеток и установлением ставки 1-го, с расчетом необходимой численности и количества рабочих мест;

— исследование форм и методов организации службы управления, формирование кадрового резерва, повышение квалификации и обучение работников, аттестация рабочих мест;

— обоснование мотивации трудовой деятельности, совершенствование системы оплаты и стимулирование труда работников;

— формирование и реализация кадровой политики крупных промышленных предприятий в современных условиях .

Что касается последней задачи, то при формировании кадровой политики предприятия необходимо придерживаться следующих главных положений: приоритетность задач стратегического планирования и кадровой политики предприятия; повышение производительности труда с обеспечением уровня оплаты; социальные гарантии и социальные отношения, согласованные с коллективом.

Можно выделить три основные организационные формы осуществления кадровой работы на предприятиях разной направленности, численности и структуры:

— самостоятельное структурное подразделение с непосредственными подчинением руководителю предприятия или его заместителю;

— выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудникам предприятия;

— выполнение функций кадровой службы сотрудникам, основные обязанности которого не совпадают с возложенными задачами по кадровой работе .

Структура, штатный состав и численность кадровой службы могут быть различны и зависят от поставленных перед организацией целей, задач, ее штатного состава и численности, объема работ по комплектованию и учету кадров, компетентности работников кадрового подразделения и т.д. Этот вопрос полностью находится в ведении самих организаций.

В выпуске 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (далее — ЕКСД) «Должности служащих для всех отраслей экономики», утвержденного постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 №159 (с последующими изменениями и дополнениями), содержится квалификационная характеристика должности служащего инспектор по кадрам, которая может быть использована организацией при формировании кадровой службы (отдела кадров). Согласно этой характеристике состав основных функций инспектора по кадрам следующий:

— ведение учета личного состава организации и ее подразделений;

— изучение причин текучести кадров, участие в разработке мероприятий по ее снижению;

— оформление соответствующей документации по кадрам;

— обеспечение соблюдения графиков, очередных отпусков;

— осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации;

— ведение и представление установленной отчетности .

Уточним, что на практике в некоторых отраслях экономики при разработке структуры и нормативов численности работников кадровых служб организаций применялся (применяется и в настоящее время) норматив, установленный, союзными нормативными документами и предусматривавший введение одной штатной единицы инспектора по кадрам при численности работников организации 200-250 человек.

Так как в соответствии с ЕКСД должность инспектора по кадрам не категорируется, то для этой должности возможно установление наименования старший инспектор по кадрам. В этом случае согласно Общим положениям ЕКСД, утвержденным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 №32, установление наименования должности старший возможно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями. Наименование должности «старший» может устанавливаться в виде исключения и при отсутствии исполнителей в непосредственном подчинении работника, если на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы (при нецелесообразности создания отдельного структурного подразделения).

В настоящее время кадровым службам (отделам кадров) недостаточно осуществлять функции, выполняемые инспекторами по кадрам (старшими инспекторами по кадрам). Основные задачи современных кадровых служб (отделов кадров) гораздо шире, и их можно сформулировать следующим образом:

— формирование стратегии управления персоналом, поддержка творческого отношения к делу, обеспечение высокого уровня профессионализма по кадровым вопросам;

— обеспечение организации необходимым количеством кадров руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, квалификации;

— осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами;

— выявление, изучение и анализ проблем в сфере использования трудовых ресурсов и привлечение к их разрешению руководителей различного уровня для принятия соответствующих решений;

— создание условий для высокопродуктивной работы персонала и поддержка творчества и новаторства в организации, проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров и т.д.;

— совершенствование форм и методов работы с персоналом и др. .

Поэтому возрастают требования к содержанию основных трудовых функций служащих, осуществляющих деятельность в кадровых службах (отделах кадров), их знаниям, опыту, квалификации, профессиональной подготовке. Кроме того, при сохранении прежних функций кадровых служб (отделов кадров), выполняемых инспекторами по кадрам (старшими инспекторами по кадрам), возникает потребность усиления их штатов работниками новой направленности, способными творчески подойти к важнейшим функциям по управлению персоналом, подбору, оценке кадров, повышению их квалификации. Ответственность за осуществление этих функции ложится на плечи специалистов по кадрам и менеджеров по персоналу.

Квалификационные характеристики указанных должностей служащих также содержатся в выпуске 1 ЕКСД «Должности служащих для всех отраслей экономики». В соответствии с этими характеристиками состав основных функций для специалиста по кадрам следующий:

— выполнение работ по комплектованию организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;

— изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений, другой информации, связанной с кадровой политикой организации;

— участие в подготовке предложении по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров;

— взаимодействие с представителями сторонних организаций по вопросам, входящим в его компетенцию;

— методическое и информационное обеспечение соответствующих вопросов;

— осуществление работы с документами по кадрам;

— ведение и представление установленной отчетности .

Основными функциями для менеджера по персоналу являются:

— организация работы по формированию, использованию и развитию персонала;

— участие в формировании кадровой политики организации, планировании социального развития;

— организация обучения персонала, повышения квалификации сотрудников;

— контроль за соблюдением норм трудового законодательства в работе с персоналом;

— оказание методической помощи и консультационных услуг руководителям подразделений по всем вопросам, связанным с управлением персоналом;

— ведение кадровой документации .

Для занятия должностей «специалист по кадрам» и «менеджер по персоналу» необходимо иметь высшее профессиональное образование по специальности «Управление персоналом». На сегодняшний день специалистов по управлению персоналом в Республике Беларусь готовит Белорусский государственный университет на факультете «Управление персоналом и социальные технологий», по специальности «Управление персоналом», чего явно недостаточно в условиях развития рыночных отношений в республике. Спрос удовлетворяется, в основном, за счет переквалификации других специалистов внутри самих организаций, чаще всего работников кадровых служб и специалистов по организации труда и заработной платы (экономист по труду, экономист по планированию и др.), имеющих высшее профессиональное образование по экономическим специальностям. Кроме того, наиболее подходящими претендентами для занятия должностей «менеджер по персоналу» и «специалист по кадрам» являются также специалисты, получившие высшее профессиональное образование по профилю «Психология» и (или) «Социология».