Кадровые документы

Содержание

Приводим в порядок кадровые бумаги

Документы по персоналу — «головная боль» бухгалтеров многих небольших фирм. Сколько кадровых документов должно быть в компании? Какие бумаги необходимо вести в обязательном порядке, а какие имеют рекомендательный характер? Давайте разберемся.

Во многих организациях бухгалтеру помимо своих основных обязанностей приходится выполнять функции кадровика. А именно, оформлять различные приказы по персоналу, заполнять табели учета рабочего времени, составлять графики отпусков, делать записи в трудовых книжках… Поток кадровых документов огромен, но далеко не хаотичен. Все их можно разбить на три группы: обязательные для всех, обязательные при определенных обстоятельствах, имеющие рекомендательный характер. В разрезе этих блоков и предлагаем вести наш разговор.

Без них не обойтись

Для начала рассмотрим документы, которые должны вестись во всех без исключения организациях. Их необходимость прямо или косвенно установлена Трудовым кодексом. К примеру, обязанность по подготовке правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 данного нормативного акта.

А вот обязанность составлять положение о защите персональных данных работников в Трудовом кодексе прямо не прописана. Однако, там есть ссылка на то, что с указанным документом под роспись должны быть ознакомлены все сотрудники фирмы (*1). Из этого можно сделать вывод, что данное положение также должно быть в организации.

Список всех обязательных документов приведен в таблице.

Обязательные кадровые документы
Название документа Форма документа
По каждому сотруднику
Трудовой договор Произвольная
Трудовая книжка Есть две формы трудовых книжек:
утвержденная постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. N 225;
утвержденная постановлением СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 г. N 656
Личная карточка Форма N Т-2
Приказы:
— о приеме работника (работников);
— о переводе работника (работников);
— о предоставлении отпуска (отпусков);
— о прекращении трудового договора с работником (трудовых договоров с работниками);
— о командировке работника (работников);
— о поощрении работника (работников) и др.
Форма N Т-1 (Т-1а)
Форма N Т-5 (Т-5а)
Форма N Т-6 (Т-6а)
Форма N Т-8 (Т-8а)
Форма N Т-9 (Т-9а)
Форма N Т-11 (Т-11а)
Основания к приказам (трудовые договоры, заявления, докладные записки, графики, табели и т.д.)
В целом по организации
Штатное расписание Форма N Т-3
График отпусков Форма N Т-7
Табель учета рабочего времени Форма N Т-13
Правила внутреннего трудового распорядка Произвольная
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Форма утверждена приложением N 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 г. N 69
Положение о защите персональных данных работника Произвольная
Правила (инструкция) по охране труда работников Произвольная
Документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и т.д. Например:
— расчетно-платежная ведомость;
— записка-расчет о предоставлении отпуска работнику …
Форма N Т-49
Форма N Т-60

Как видно из таблицы, большинство обязательных документов оформляют по установленной форме. С заполнением таких бумаг проблем, как правило, не возникает. Что не скажешь про документы, у которых нет строгой формы. Здесь вопросов нередко больше, чем ответов. Несомненный лидер среди «проблемных» бумаг — трудовой договор. Рассмотрим его более детально.

Договор трудовой — документ непростой…

Итак, законодательство не предусматривает какого-либо унифицированного бланка трудового договора. Однако, его форма и содержание четко регламентированы. Во-первых, контракт должен быть оформлен письменно. Причем даже в тех случаях, если его составляют спустя определенное время, после того как сотрудник был допущен к работе. Во-вторых, договор должен содержать обязательные сведения и условия. Напомним, что они установлены статьей 57 Трудового кодекса. В качестве образца трудового договора можно взять бланк, рекомендованный Минтрудом России (*2). Однако, как напомнил Роструд, использовать данные рекомендации следует только в части, не противоречащей кодексу (*3).

Трудовой договор заключают с каждым работником фирмы. Правда, из этого правила есть исключение. Контракт не оформляют с руководителем организации, который к тому же является ее единственным учредителем. Ведь в данной ситуации ему придется подписывать этот документ и за работника, и за работодателя. А это не допустимо (*4).

Одним из ключевых моментов в трудовом договоре является порядок оплаты труда.

В контракте может быть указан размер тарифной ставки или оклада работника, информация о доплатах, надбавках и поощрительных выплатах. Здесь также существуют правила, которых следует придерживаться. Во-первых, зарплата в договоре должна быть установлена в рублях. Указывать размер должностного оклада в иностранной валюте неправомерно. Роструд расценивает данное обстоятельство как нарушение трудового законодательства (*5). Во-вторых, зарплата должна выдаваться не реже, чем каждые полмесяца. Таково требование статьи 136 Трудового кодекса. Некоторые работодатели относятся к этому правилу крайне халатно, указывая в договоре условие о выплате зарплаты один раз в месяц. Они полагают, что подписанный работником контракт с данной оговоркой освободит их от ответственности. Однако, это не так. Обнаружив, что фирма не соблюдает указанное требование кодекса, трудовая инспекция наверняка оштрафует ее по статье 5.27 Кодекса об административных нарушениях. Не спасет компанию от штрафа и заявление сотрудника о согласии получать зарплату один раз в месяц (*6).

Статья 57 Трудового кодекса требует конкретизации в трудовом договоре условий оплаты труда, в том числе размера тарифной ставки или оклада.

Таким образом, размер тарифной ставки (оклада) следует непосредственно указывать в трудовом договоре. При изменении размера тарифной ставки (оклада) следует вносить изменения в трудовой договор, либо допускается ссылка на локальный нормативный акт работодателя об изменении их размера.

Вместе с тем на практике в трудовых договорах вместо конкретного размера тарифной ставки (оклада) иногда делается ссылка на штатное расписание. При этом следует иметь ввиду следующее.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.

Таким образом, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника со штатным расписанием.

При изменении размера тарифной ставки (оклада) работодатель должен будет регулярно вносить изменения в штатное расписание, доводя их до работника под роспись.

Рассмотрим еще один немаловажный реквизит трудового договора — его номер. Он не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 кодекса. Вместе с тем, унифицированная кадровая «первичка» предусматривает нумерацию трудовых договоров. Например, строка «основание» приказа о приеме на работу (форма N Т-1) предполагает, что в ней будет указан трудовой договор с числом и номером. Процедура нумерации контрактов законодательно не регламентирована. Роструд же рекомендует использовать двойную нумерацию: сначала указать номер самого договора, а затем, через дробь — цифру, обозначающую год заключения контракта. К примеру, третьему в 2007 году трудовому договору будет присвоен номер 3/07. А с начала следующего года контракты можно нумеровать заново (*7).

Книжные тонкости

Перейдем к следующему обязательному документу, при заполнении которого часто возникают сложности. Это трудовая книжка. Мы поговорим:

  • о порядке оформления трудовой;
  • о внесении записей при увольнении;
  • о правилах исправления в трудовой.

Как известно, компания должна заполнять трудовую книжку каждому сотруднику, если:

  • он проработал в ней свыше 5 дней;
  • это место работы для него основное (*8).

Данная норма одинаково распространяется как на граждан России, так и на иностранцев. Другими словами, фирма обязана вести трудовые книжки не только для российских, но и для иностранных сотрудников. При этом оформление книжек для последних имеет некоторые особенности. Во-первых, продолжать заполнять представленную работником иностранную трудовую не стоит. Ему следует завести книжку российского образца. Во-вторых, «переносить» в новую трудовую «заграничный» стаж иностранца не требуется. Поскольку такие сведения необходимы при назначении работнику трудовой пенсии.

А получать ее иностранец будет в своем государстве. Значит, в российской трудовой книжке записи из «заграничной» не нужны (*9).

А какие записи необходимо сделать в книжке при увольнении сотрудников? Самое распространенное основание для расторжения трудового договора — по собственному желанию работника. Нередко бухгалтеры сомневаются, какую статью Трудового кодекса в этом случае указывать в трудовой: 77 (пункт 3) или 80. Правильным является первый вариант. Запись можно оформить, к примеру, так: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Это что касается расторжения бессрочного трудового договора. Но нередко фирмы заключают с сотрудниками срочные контракты. Что же нужно записать в трудовой, если такой договор не будет продлен?

Допустим, по истечении указанного в контракте срока стороны не заявили о его растор-жении. Тогда условие о срочном характере договора утрачивает силу. Это значит, что трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. В такой ситуации следует внести изменения в контракт, заключив дополнительное соглашение. А вот делать какие-либо записи в трудовой книжке в данном случае не требуется (*10).

Бывает, что при оформлении трудовой бухгалтер допускает ошибки. Опишем кратко, как действовать в такой ситуации.

Прежде всего, отметим, что исправления должна вносить та организация, работник которой совершил неточность. Правда, в некоторых случаях корректировать записи может и новый работодатель. Но только при условии, что у него есть официальный документ с прежнего места работы сотрудника.

Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку. После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: «Запись под номером таким-то недействительна». Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи.

В графе 4 книжки делают ссылку на соответствующий приказ (*11). Затем в трудовую вносят сведения об увольнении (переводе). Блок записей, в том числе внесенные изменения, «закрывают» печатью и подписями.

Аналогичный порядок действует и в том случае, если ошибка выявлена, когда в книжку уже внесены следующие записи. С одной лишь разницей, что новую запись обязательно нужно удостоверить подписью и печатью. Иначе она будет считаться необоснованной.

Обязательны, но не для всех

Следующая группа документов включает бумаги, которые зависят от специфики организации. Они обязательны только для определенных компаний или при определенных обстоятельствах. Случаи, при которых фирма должна заполнять тот или иной документ, представлены в таблице.

Кадровые документы, обязательные при определенных обстоятельствах
Название документа Обстоятельства, при которых документ становится обязательным
Коллективный договор Одна из сторон (работники или работодатель) проявила инициативу по его заключению
Должностные инструкции Если должностные обязанности сотрудников не отрегулированы в трудовых договорах
Положение об оплате и стимулировании труда работников В компании установлены системы оплаты труда, которые отличаются от обычных должностных окладов, установленных штатным расписанием
График сменности Сменная работа
Положение о коммерческой тайне и режиме ее обеспечения В трудовом договоре указано, что сотрудник обязан сохранять коммерческую тайну
Договор о полной материальной ответственности Заключают только с теми сотрудниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены Перечнем, утвержденным постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85. В частности, в список включены кассиры, контролеры, а также работы по купле (приему), продаже услуг, товаров и др. Как отмечает Роструд, этот пречень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит (*12)
Журнал прохождения медосмотров Сотрудники некоторых компаний обязаны проходить медосмотры. Например, у фирм, имеющих автотранспорт, должен быть организован предрейсовый медосмотр водителей транспортных средств (*13)
Инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности В работе сотрудников задействованы объекты повышенной опасности. К таким объектам, в частности относят транспортные средства, механизмы, электроэнергию высокого напряжения, взрывчатые вещества. Кроме того, «повышено опасной» признается строительная деятельность.

В данном перечне документов стоит особо отметить должностную инструкцию. Насколько важно ее разрабатывать? Будет ли считаться нарушением трудового законодательства отсутствие этого документа? В таблице мы указали, что инструкция становится обязательной, если должностные обязанности сотрудников не отрегулированы в трудовых договорах. И действительно, как отмечает Роструд, должностная инструкция — «не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника» (*14).

В наличии инструкций заинтересованы как сами компании, так и их сотрудники. Например, без нее отказ в приеме на работу может быть недостаточно обоснованным. Ведь именно в этом документе прописывают дополнительные требования к деловым качествам сотрудника. Поэтому разрабатывать его более чем желательно, причем по каждой должности, имеющейся в штатном расписании. Однако стоит сказать, что в Трудовом кодексе нет упоминания о должностных инструкциях. А значит, их отсутствие не будет являться нарушением трудового законодательства и не влечет какой-либо ответственности работодателя (*15).

На ваше усмотрение

И напоследок — о документах рекомендательного характера. Такие бумаги могут быть, а могут и не быть в организации. Они служат для оптимизации работы с кадрами. Например, к рекомендательным можно отнести следующие документы:

  • служебные и докладные записки;
  • личные дела;
  • справки о трудовой деятельности;
  • штатный список. В этом документе указывают, какие утвержденные штатным расписанием должности заняты, а какие — пока вакантны;
  • номенклатура дел. Для ее составления можно воспользоваться разделами 7 и 8 «Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения» (*16).

Елена Тарасова,
эксперт журнала

*1) п. 8 ст. 86 ТК РФ

*2) пост. Минтруда от 14.07.1993 N 135

*3) письмо Роструда от 09.08.2007 N 3043-6-0

*4) письмо Роструда от 28.12.2006 N 2262-6-1

*5) письмо Роструда от 10.10.2006 N 1688-6-1

*6) письмо Роструда от 01.03.2007 N 472-6-0

*7) письмо Роструда от 09.08.2007 N 3045-6-0

*8) абз. 3 ст. 66 ТК РФ

*9) письмо Управления правового обеспечения Роструда от 15.06.2005 N 908-6-1

*10) письмо Роструда от 20.11.2006 N 1904-6-1

*11) письмо Роструда от 23.06.2006 N 948-6

*12) письмо Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1

*13) письмо Минздрава России от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32

*14) письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0

*15) письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0

*16) утв. приказом Федеральной архивной службы России 06.10.2000

Журнал «Актуальная бухгалтерия» N 11/2007, Елена Тарасова, эксперт журнала

Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы

Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы. Работают они и с другими документами.

Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым.

Можно выделить три группы документов:

    • обязательные – документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду),
    • документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,
    • необязательные документы.

В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников.

Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:

«Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами…»

Соблюдение работодателем трудового законодательства, кадровые документы могут быть проверены Государственной инспекцией по труду.

На предприятии также ведут журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля. Согласно п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ (в последней редакции) «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» юридические лица, индивидуальные предприниматели вправе вести журнал учета проверок по типовой форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации. Форма этого журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141. В этом журнале отражаются, наряду с другими проверками в компании, и проверки инспекций по труду.

При проверке Гострудинспекции у работодателя также могут быть потребованы его учредительные документы.

Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим – при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы.

Необязательные документы

К необязательным документам относят должностные инструкции, локальные нормативные акты о структурных подразделениях, какие-то служебные записки, некоторые виды журналов учета и др.

Правила перепечатки данного материала

При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде —

Перечень обязательных кадровых документов

Перечень необходимых кадровых документов

В данном разделе мы разместили для Вас классифицированный перечень документов, используемых в кадровом делопроизводстве.

Локальные нормативные акты:
1. Правила внутреннего трудового распорядка;
2. Положение об оплате труда и премировании;
3. Положение о защите персональных данных работника;
4. Положение о персонале предприятия;

Документы по управлению персоналом:
1. Трудовой договор;
2. Положение об отделах и структурных подразделениях;
3. Должностные инструкции;

Документы по учету кадров:
1. Заявление работника;
2. Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу;
3. Личная карточка работника;
4. Личная карточка государственного (муниципального) служащего;
5. Штатное расписание;
6. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника;
7. Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу;
8. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
9. График отпусков;
10. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение);
11. Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку;
12. Командировочное удостоверение;
13. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
14. Приказ распоряжение о поощрении работника (работников);

Документы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
1. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
2. Табель учета рабочего времени;
3. Расчетно-платежная ведомость;
4. Расчетная ведомость;
5. Платежная ведомость;
6. Журнал регистрации платежных ведомостей;
7. Лицевой счет;
8. Лицевой счет (свт);
9. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;
10. Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
11. Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы;

Документы по охране труда:
1. Инструкции по охране труда;
2. Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда;

Учетная документация:
1. Трудовая книжка работника;
2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
3. Анкета работника;
4. Журнал ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;
5. Журнал регистрации трудовых договоров;
6. Журнал регистрации кадровой документации;
7. Личное дело;
8. Журнал учета личных дел;

Специфические кадровые документы:
1. Миссия предприятия;
2. Положение об охране коммерческой тайны;
3. Коллективный договор;
4. Положение о комиссии по трудовым спорам;
5. Договор о полной материальной ответственности;
6. Концепция развития предприятия;
7. Правила проведения мероприятий по адаптации персонала;
8. Положение о подборе персонала;
9. Положение о повышении квалификации и переподготовке персонала;
10. Положение об аттестации персонала;
11. Инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности;
12. Журнал прохождения медицинских осмотров;
13. Инструкция по ведению кадрового делопроизводства;
14. График сменности;
15. Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем;
16. Положение о нормировании труда;
17. Положение о нормах выработки;
18. Документы учета военнообязанных.

Вам нужна помощь? Приглашаем Вас к Сотрудничеству!

С уважением, Кадровое Агентство г.Москва КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ

Концептуальные кадровые документы

Концептуальные кадровые документы;

Могут представлять собой свод неписанных законов и правил или документальную информацию в нормативных документах.

1) Философия организации – совокупность моральных и административных норм и правил взаимоотношений персонала, подчиненных и достижению глобальной цели предприятия (цели и задачи организации, декларация прав сотрудника, деловые и нравственные качества, условия труда и рабочее место, оплата и оценка труда, социальные блага, социальные гарантии, увлечения).

Тест на знание английского языка Проверь свой уровень за 10 минут, и получи бесплатные рекомендации по 4 пунктам:

  • Аудирование
  • Грамматика
  • Речь
  • Письмо

Проверить

2) Правила внутреннего трудового распорядка рабочих и служащих – нормативный документ, регламентирующий прием и увольнение сотрудников, рабочее время, организацию труда, порядок разрешения трудовых споров, получение социальных благ и гарантий, вознаграждения и наказания. Это внутренний нормативный документ, который должен, с одной стороны, соответствовать Трудовому кодексу страны и Типовым правилам, а с другой стороны, учитывать специфику предприятия. (общие положения, порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, основные обязанности сотрудников, основные обязанности администрации, служебная и коммерческая тайны, меры поощрения).

3) Коллективный договор – соглашение между администрацией, профсоюзным комитетом и трудовым коллективом предприятия по решению производственных и социальных задач и улучшению условия труда рабочих и служащих.(форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты; механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором; занятость, переобучение, условия высвобождения работников; продолжительность рабочего времени и времени отдыха, отпусков; улучшение условий и охраны труда работников; добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование; соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья; экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве; льготы для работников, совмещающих работу с обучением; контроль за выполнением коллективного договора и ответственность сторон; отказ от забастовок по условиям, включенным в данный коллективный договор, при своевременной и полном их выполнении).

**********************************************************

Кадровая политика — это: развитие каждого отдельного рабочего до максимальной доступной ему производительности и максимального благосостояния; подбор, обучение и расстановка рабочих на те рабочие места и задания, где они могут дать наибольшую пользу и т. п.

Кадровая политика находит свое отражение в философии предприятия, Правилах внутреннего распорядка и Коллективном договоре.

Философия предприятия — совокупность моральных и административных норм и правил взаимоотношений персонала, подчиненных достижению глобальной цели предприятия.

Узнай стоимость написания работы Получите ответ в течении 5 минут. Скидка на первый заказ 100 рублей!

Философия фирмы, как совокупность целей и правил поведения сотрудников, возникла в Японии в крупных компаниях «Mitsubishi», «Toyota», «Sony», а затем получила широкое распространение в США в компаниях «IBM», «General Motors», «McDonald’s».

Основные разделы философии предприятия

1. Цель и задачи предприятия.

1.1. Цель предприятия. 1.2. Задачи предприятия. 1.3. Критерии достижения цели.

2. Декларация прав сотрудника.

2.1. Личные и гражданские права сотрудника (на личную неприкосновенность, уважение человеческого достоинства и др.). 2.2. Культурные права. 2.3. Социальные права. 2.4. Права на свободный выбор профессии, вида занятости и места работы. 2.5. Права на охрану труда. 2.6. Право на справедливое вознаграждение. 2.7. Права на ограничение рабочего времени. 2.8. Право на отпуск. 2.9. Права на защиту своих интересов, прав и свобод. 2.10. Право на образование.

3. Что поощряется и запрещается?

3.1. На предприятии поощряется инициатива сотрудников. 3.2. На предприятии запрещается разглашать сведения, составляющие коммерческую и служебную тайны. 3.3. На предприятии запрещается также: · употребление спиртных напитков в рабочее время и появление на работе в состоянии наркотического или алкогольного опьянения; · применение к рабочим и служащим методов физического или грубого психологического воздействия; · интимные отношения с сотрудниками предприятия или принуждение к вступлению в интимные отношения сотрудников или клиентов предприятия и др.

4. Деловые и нравственные качества

4.1. Деловые качества сотрудника: дисциплинированность, самостоятельность, трудолюбие, энергичность, настойчивость и т.д. 4.2. Нравственные качества сотрудника: отзывчивость, доброжелательность, честность, скромность, справедливость и т.д. 4.3. На предприятии нетерпимо проявление таких человеческих пороков, как : безответственность, вероломство, грубость, властолюбие, жадность, зависть, лень, распущенность, сладострастие, лицемерие, подлость, предательство, хамство. 4.4. Предприятия вправе проводить социально-психологическое тестирование сотрудника с целью определения объективного набора качеств для конкретной должности и обеспечения хорошего социально-психологического климата в коллективе.

5. Условия труда. Рабочее место.

5.1. Предприятие обеспечивает каждому сотруднику комфортные условия труда в офисе, оснащенном современной мебелью и оборудованием. 5.2. Предприятие рекомендует сотруднику: · не назначать и не проводить встречи с родственниками и друзьями внутри предприятия; · сократить до минимума личные разговоры по служебному телефону и т.д.; 5.3. Здоровье и работоспособность.

6. Оплата труда.

6.1. На предприятии приняты следующие принципы оплаты и оценки труда: · ориентация на достижение конечного результата; · сочетание коллективного и личного интереса; · отказ от уравниловки в оплате; · поощрение за совмещение профессий; · заработная плата — служебная тайна и пр. 6.2. Для штатного персонала на предприятии принята повременно-премиальная система оплаты труда. 6.3. Для работников, не стоящих в штате предприятия, принята сдельно-премиальная система оплаты труда плюс премия из прибыли. 6.4. Оценка труда штатного персонала осуществляется раз в три года путем изучения потенциала работников и их индивидуального вклада в конечный результат.

8. Социальные гарантии.

Каждому работнику гарантируется следующие социальные права: · ежегодный оплачиваемый отпуск не менее _____ рабочих дней; · оплаченный дополнительный отпуск за особые заслуги до ____ рабочих дней; · оплата больничных листов в случае временной нетрудоспособности или травм в установленном КЗоТом размере; · страхование жизни сотрудника в размере до ___ рублей; · оплата расходов в случае смерти сотрудника в сумме до ___ руб. или его близкого родственника в размере ____ руб.; · выплата единовременного пособия в размере 2-иесячного должностного оклада в случае увольнения или сокращения штатов по инициативе администрации; · платная медицинская помощь в случае получения трудовой травмы или временной нетрудоспособности.

9. Увлечения (хобби).

9.1. На предприятии принята концепция всестороннего развития личности — поэтому поощряются разнообразные увлечения сотрудников в свободное время: чтение литературы, занятия искусством, посещение театров и кино, занятие охотой и рыбной ловлей и т.д. 9.2. Предприятие не поддерживает увлечения азартными играми на деньги (карты, кости, рулетка, скачки и др.). 9.3. Предприятие не рекомендует сотрудникам принимать подарки от клиентов и считает недопустимым предоставление в обмен на них служебной информации.

Правила внутреннего распорядка — важный нормативный документ, регламентирующий прием и увольнение сотрудников, рабочее время, организацию труда, порядок разрешения трудовых споров, получения социальных благ и гарантий, вознаграждения и наказания.

Он должен соответствовать КЗоТу и Типовым правилам, а также учитывать специфику предприятия (отрасль, местоположение, кадровую политику, структуру персонала, тип собственности, технологию и организацию производства, финансовое состояние в части благ и гарантий и др.).

Основные разделы: 1) общие положения; 2) порядок приема и увольнения сотрудников; 3) время труда и отдыха; 4) основные обязанности сотрудников; 5) основные обязанности администрации; 6) служебные и коммерческие тайны; 7) меры поощрения и взыскания.

Коллективный договор — соглашение между администрацией, профсоюзным комитетом и трудовым коллективом предприятия по решению производственных и социальных задач и улучшению условий труда рабочих и служащих.

На практике структура и содержание Коллективного договора многообразны, начиная с многостраничного документа объемом 50 и более страниц и заканчивая схематичным соглашением на одной-двух страницах. На многих частных и малых предприятиях. Коллективный договор отсутствует. Там условия труда рабочих и служащих оговариваются в контрактах при приеме на работу. Заключается договор на 1-3 года.

Примерная структура Коллективного договора крупного промышленного предприятия следующая: общее положение; гарантии профсоюзной деятельности; развитие и совершенствование производства; тарифное соглашение; работа с персоналом; улучшение условий, охрана труда и окружающей среды; обеспечение интересов трудящихся в социально-бытовой сфере; структура зарплаты и сроки выплаты; приложение.

  • •Петра Ивановича посвящаю Предисловие Студенту и слушателю
  • •Преподавателю и аспиранту
  • •Руководителю и специалисту
  • •Выражение признательности
  • •Л . Н. Толстой
  • •Рис 1.1.2. Простая модель рыночной экономики Классификация персонала по категориям
  • •Анализ концепций управления персоналом
  • •Взаимосвязь подсистем работы с персоналом
  • •Контрольные вопросы:
  • •1.2. Кадровая политика
  • •Типы власти в обществе
  • •Стиль руководства
  • •Характеристика стилей руководства
  • •Концептуальные кадровые документы
  • •Современная кадровая политика
  • •Принципы работы с персоналом
  • •Качества российского работника
  • •Качества российского работника
  • •Тест «Оценка личного стиля руководства»
  • •Контрольные вопросы:
  • •1.3. Подбор персонала
  • •Расчет потребности в персонале
  • •Тест «Анализ потребности в персонале»
  • •Модели рабочих мест
  • •Профессиональный отбор персонала
  • •Регламент «Порядок приема персонала в организацию»
  • •Тест «Оценка подбора персонала организации»
  • •Собеседование
  • •Анкета «Собеседование с кандидатом на должность»
  • •Оценка кандидатов на должность начальника участка
  • •Формирование резерва кадров
  • •В резерв руководящих кадров Конкретная ситуация «Доверяй, но проверяй»
  • •Деловая игра «Подбор персонала»
  • •Рис 1.3.3. Схема размещения команд в деловой игре
  • •Профессиональная модель рабочего места
  • •Модель служебной карьеры
  • •1.4. Оценка персонала
  • •Методы оценки персонала
  • •Методы оценки персонала
  • •Тест «Организованный ли вы человек?»
  • •Аттестация кадров
  • •Деловая игра «Аттестация»
  • •Анкета «Аттестация»
  • •Анкета «Аттестация»
  • •Протокол заседания аттестационной комиссии
  • •Контрольные вопросы:
  • •1.5. Расстановка персонала
  • •Принципы и методы расстановки персонала
  • •Типовые модели карьеры
  • •Планирование карьеры
  • •Рекомендуемая карьера руководителя предприятия
  • •Условия и оплата труда
  • •Как добиться прибавки заработной платы
  • •Движение персонала
  • •Рис 1.5.5. Стадии деловой жизни человека Порядок увольнения персонала
  • •Регламент «Порядок увольнения персонала на предприятии»
  • •Конкретная ситуация «Конфликт»
  • •Контрольные вопросы:
  • •1.6. Адаптация персонала
  • •Конфуций Критерии адаптации персонала
  • •Тест «Испытательный срок»
  • •Адаптация молодых специалистов
  • •Рис 1.6.1. Схема работы с молодыми специалистами в организации
  • •Наставничество и консультирование
  • •Развитие человеческих ресурсов
  • •Рис 1.6.2. Схема развития человеческих ресурсов
  • •Контрольные вопросы:
  • •1.7. Обучение персонала
  • •Система российского образования
  • •Показатели системы образования России
  • •Виды обучения
  • •Профессиональная подготовка
  • •Высшее образование
  • •Повышение квалификации
  • •Переподготовка кадров
  • •Характеристика менеджера по отношению к обучению
  • •Как выбрать образовательное учреждение?
  • •Контрольные вопросы:
  • •А . Богданов
  • •Зарубежный опыт
  • •Анализ японской философии менеджмента
  • •Российский опыт
  • •Примерная философия организации
  • •Цель и задачи организации
  • •2. Декларация прав сотрудника
  • •3. Поощрения и запреты
  • •4. Качества сотрудника
  • •5. Условия труда. Рабочее место
  • •6. Оплата труда
  • •7. Социальные блага
  • •8. Социальные гарантии
  • •9. Увлечения (хобби)
  • •Практическое задание «Адаптация примерной философии»
  • •Контрольные вопросы:
  • •Принципы построения организационной структуры
  • •Органы управления обществом с ограниченной ответственностью
  • •Рис 2.2.2. Схема организационной структуры управления обществом с ограниченной ответственностью Функциональная структура
  • •Рис 2.2.3. Взаимосвязь операций управления
  • •Матрица распределения функций спели подразделений предприятия
  • •Ролевая структура
  • •Ролевая структура коллектива
  • •Практическое задание «Анализ ролевой структуры»
  • •Анализ ролевой структуры
  • •Социальная структура
  • •Штатная структура
  • •Штатное расписание предприятия
  • •Деловая игра «Структура»
  • •В. Хочинский
  • •Задачи деловой игры
  • •Методика проведения игры
  • •Контрольные вопросы:
  • •2.3. Регламентация управления
  • •Рис 2.3.1. Схема классификации регламентов Правила внутреннего трудового распорядка
  • •Положения о подразделениях
  • •Положение о дирекции по персоналу предприятия1
  • •2. Функции и задачи управления
  • •3. Права дирекции
  • •4. Ответственность дирекции
  • •5. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями
  • •6. Поощрение
  • •Должностные инструкции
  • •Нормативы затрат труда руководства предприятия по функциям управления
  • •Должностная инструкция директора по персоналу
  • •1. Общие положения
  • •2. Функциональные обязанности
  • •3. Права
  • •5. Поощрения
  • •Практическое задание «Разработка должностной инструкции»
  • •Примерный трудовой договор сотрудника
  • •1. Прием на работу
  • •2. Организация труда и рабочего времени
  • •3.Качества и обязанности Сотрудника
  • •4. Оплата и стимулирование труда
  • •5. Социальные блага и гарантии
  • •6. Расторжение трудового договора
  • •7. Продление трудового договора
  • •8. Прочие условия
  • •Контрольные вопросы:
  • •2.4. Научная организация труда
  • •Организация рабочего места
  • •Нормы площадей для размещения служащих в различных странах (мг)
  • •Целевое планирование
  • •Жизненные цели человека
  • •Взаимосвязь целей и планов
  • •Техника личной работы
  • •Нормирование труда
  • •Структура затрат рабочего времени
  • •Контрольные вопросы:
  • •2.5. Основы лидерства
  • •Сущность и отношения лидерства
  • •Отличия менеджера от лидера
  • •Теория лидерских качеств
  • •Качества, наиболее часто встречающиеся у лидеров
  • •Поведенческое лидерство
  • •Рис 2.5.2. Преобладающий стиль руководства лидера
  • •Рис 2.5.3. Сосредоточенность лидера на работе или человеке
  • •Рис 2.5.4. Стили лидерства («системы Ликерта»)
  • •Рис 2.5.5. Лидерское поведение на основе вознаграждения и наказания
  • •Ситуационное лидерство
  • •Сравнение моделей ситуационного лидерства
  • •Работа с «трудным» руководителем
  • •Технология обращения с «трудным» руководителем
  • •Тест «Авторитет ли Вы?»
  • •Контрольные вопросы:
  • •2.6. Формирование коллектива
  • •Коллектив как социальная группа
  • •Рис 2.6.1. Классификация социальных групп Характеристика социальных групп
  • •И эффективности работы разных групп
  • •Программа создания коллектива
  • •Построение эффективной команды
  • •Как создать эффективный коллектив?
  • •Контрольные вопросы:
  • •Глава 3. Мотивация, оплата и эффективность
  • •3.1. Мотивация и потребности персонала
  • •Анализ теорий мотивации
  • •Первоначальные теории
  • •Содержательные теории мотивации
  • •Процессуальные теории мотивации
  • •Рис 3.1.4. Модель мотивации по Вруму
  • •Тест «Мотивация успеха»3
  • •Материальные и духовные потребности
  • •Показатели духовного благосостояния населения России6
  • •Планирование материальных потребностей
  • •Материальных потребностей человека Развитие личности человека
  • •Социальная типология личностей
  • •Социальная типология личностей
  • •Качество трудовой жизни
  • •Анкета «Качество трудовой жизни»
  • •Контрольные вопросы:
  • •3.2. Оплата труда персонала
  • •Теория оплаты труда
  • •Принципы оплаты труда в организации
  • •Системы оплаты труда
  • •Рис 3.2.1. Совокупность понятий, характеризующих оплату труда
  • •Положение об оплате труда работников организации
  • •1. Оплата труда штатных служащих
  • •Коэффициенты трудового вклада (ктв)
  • •2. Оплата производственной деятельности рабочих
  • •Тарифные ставки рабочих-повременщиков
  • •Нормы времени и расценки оплаты труда рабочих-сдельщиков
  • •3. Оплата учебной работы
  • •Часовые тарифные ставки за учебную и научно-консалтинговую работу
  • •4. Оплата научной и консалтинговой работы
  • •5. Оплата методической работы
  • •6. Оплата организационной работы
  • •7. Оплата предпринимательской деятельности
  • •Ставки сдельной оплаты труда за предпринимательскую и коммерческую деятельность
  • •8. Организация, начисление и выдача заработной платы
  • •9. Оплата служебного и общественного транспорта
  • •10. Социальные гарантии
  • •11. Премирование работников
  • •Задание «Разработка Положения об оплате труда организации»
  • •Конкретная ситуация «Процент вознаграждения»
  • •Контрольные вопросы:
  • •3.3. Методы управления персоналом
  • •Сущность методов управления
  • •Административные методы
  • •Экономические методы
  • •Социологические методы управления
  • •Психологические методы управления
  • •Рис 3.3.4. Схема классификации элементов, регулируемых социологическими методами
  • •Учебные модули Анкета «Что я думаю о своем руководителе?»
  • •Психологическая ситуация «Выбор заместителя»
  • •Практическое занятие «Психология контакта»
  • •Варианты разрешения некоторых жизненных ситуации*
  • •Контрольные вопросы:
  • •3.4. Коммуникации и этикет
  • •Эффективные коммуникации
  • •Невербальные коммуникации
  • •Рис, 3.4.2. Наиболее типичные выражения лица
  • •Поведение победителя и неудачника
  • •Техника ведения переговоров
  • •Основные рекомендации по ведению переговоров
  • •Светский этикет
  • •Правила знакомства и представления
  • •Поведение дома, на улице и в гостиной
  • •Практическое задание «Этикет»
  • •Презентация
  • •Рис 3.4.5. Программа презентации
  • •Документ личной презентации (резюме)
  • •Документ презентации организации
  • •Контрольные вопросы:
  • •3.5. Эффективность работы персонала
  • •Методики и критерии эффективности
  • •Некоторые критериальные показатели эффективности работы организации
  • •Балльная оценка эффективности работы организаций
  • •Расчет эффективности работы промышленного предприятия за год
  • •Оценка по коэффициенту трудового вклада (ктв)
  • •Шкала коэффициентов трудового вклада (ктв)
  • •Распределение премии среди работников отдела персонала пропорционально должностным окладам и ктв
  • •Распределение премии среди работников отдела персонала пропорционально ктв
  • •Контрольные вопросы:
  • •Глава 4.
  • •»Управление персоналом»
  • •Общая трудоемкость дисциплины
  • •Тематический план дисциплины «Основы управления персоналом»
  • •4.1.3. Содержание программы
  • •4.2. Программированные задания
  • •4.2.1. Общие требования к заданиям
  • •4.2.2. Программированное задание 01 «Система работы с персоналом»
  • •Пз 01 «Система работы с персоналом»
  • •4.2.3. Программированное задание 02 «Организация работы с персоналом»
  • •Пз 02 «Организация работы с персоналом»
  • •4.2.4. Программированное задание 03 «Мотивация, оплата и эффективность»
  • •Пз 03 «Мотивация, оплата и эффективность»
  • •4.2.5. Организация группового семинара
  • •Исходные данные для подготовки к групповому семинару
  • •4.3. Курсовая работа
  • •4.3.1. Тематика работ
  • •4.3.2. Как делать работу?
  • •4.4. Контроль знаний
  • •4.4.1. Подготовка к экзамену
  • •Процедура письменного экзамена
  • •Контрольные вопросы письменного экзамена
  • •Письменный экзамен по дисциплине «Основы управления персоналом»
  • •4.4.2. Тест по дисциплине «Основы управления персоналом»
  • •Заключение
  • •Глоссарий дисциплины
  • •Литература

Концептуально-кадровые документы

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ ХМАО-ЮГРЫ

ГОУ ВПО ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА-ЮГРЫ

«СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Факультет управления

Кафедра менеджмента

РЕФЕРАТ

по дисциплине:

ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

ТЕМА

«Концептуальные кадровые документы. Формирование качества российского работника».

Выполнила: Кирьянова Екатерина

студентка группы 0151

Проверила: Макущенко Л.В.

г. Сургут, 2013
Концептуальные кадровые документы

Законы должны искоренять
пороки и насаждать добродетели.

М.Цицерон

Концептуальные кадровые документы могут представлять собой свод неписаных законов и правил, передаваемых «из уст в уста», или документальную информацию в нормативных документах.

К концептуальным кадровым документам относятся:

— Устав (положение организации)

— Правила внутреннего трудового распорядка

— Положение о персонале. Положение об оплате труда и премировании

— Коллективный договор

Кадровая политика находит свое отражение и в философии организации.

Философия организации — это совокупность моральных и административных норм и правил взаимоотношений персонала, подчиненных достижению глобальной цели предприятия.

Философия организации, как совокупность целей и правил поведения сотрудников, возникла в начале XX века в автомобильной компании Г. Форда в США, в компаниях «IBM», «General Motors», «McDonald’s», а затем в 50-х годах в Японии в крупных компаниях «Mitsubishi», «Toyota», «Sony» получила широкое распространение. А. Морита, президент «Sony», так сформулировал философские принципы предприятия нового типа: «Если бы удалось создать условия, в которых люди могли бы объединиться с твердым намерением совместно трудиться и использовать свои технические способности для осуществления своих сокровенных желаний, то такая организация могла бы принести огромное наслаждение и пользу».

Устав — свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами управления (министерствами, ведомствами) или власти (администрацией субъектов федерации). Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

• наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

• местонахождение (почтовый адрес);

• предмет и цель деятельности;

• порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

• порядок распределения прибыли;

• порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;

• органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в типовой устав могут быть добавлены другие сведения:

• для банков — перечень проводимых банком операций и его функции;

• для бирж — сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;

• для акционерных обществ — сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт организации, регламентирующий, в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами, порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189,190 ТК РФ).
Правила должны быть разработаны в соответствии с ТК РФ и распространяться на всех работников предприятия (ст. 15, 56 ТК РФ).

В содержание этих Правил рекомендуется включить следующие разделы:
— Общие положения;
— Порядок приема, перемещения и увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами;
— Основные права, обязанности и ответственность сторон рудового договора;
— Рабочее время и его использование (ст.100 ТК РФ);
— Время предоставления перерыва в работе для отдыха и питания и его продолжительность ( ст. 108 ТК РФ);
— Перечень должностей с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
— Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ) или например, за стаж работы в данной организации;
— Дни выплаты работникам заработной платы (ст. 136 ТК РФ)
— Основные права и обязанности работников;
— Основные права и обязанности работодателя;
— Применяемые к работникам меры поощрения за успехи в работе;
— Ответственность за нарушения трудовой дисциплины и применяемые взыскания;
— Иные вопросы регулирования трудовых отношений в данной организации.
Заключая трудовой договор, работник берет на себя обязательства соблюдать действующие в организации Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ).

Положение о персонале — документ, устанавливающий принципы трудовых взаимоотношений, способы организации труда в компании, основные права и обязанности компании и ее персонала.

В содержание положения о персонале можно включить следующие разделы:

— Общие положения

— Основные принципы организации труда в организации и взаимоотношений работодателя и работников

— Порядок оформления трудовых отношений

-Основные права и обязанности работников

— Основные права и обязанности работодателя

— Рабочее время и время отдыха

— Оплата труда

-Социальный пакет

— Повышение квалификации работников

-Гарантии занятости работников

— Меры дисциплинарного воздействия (поощрения и взыскания)

-Заключительные положения

Положение об оплате труда и премировании — является локальным нормативным актом на предприятиях, где не заключается коллективный договор. Если коллективный договор в организации есть, то Положение об оплате труда и премировании может быть приложением к коллективному договору. Положение об оплате труда и премировании является основным документом, в соответствии с которым рассчитывается заработная плата на предприятии.

Положение об оплате труда и премировании является документом, регламентирующим:

— принципы формирования системы оплаты труда;

— порядок расчета денежного вознаграждения за труд;

— критерии и процедуру оценки труда.

Основные разделы:

— Общие положения.
— Порядок расчета зарплаты работников, чей труд оплачивается по повременно-премиальной системе оплаты труда (работников бухгалтерии, отдела хозяйственной части, секретарских и технических работников).
— Порядок расчета зарплаты работников, чей труд оплачивается по комиссионной системе оплаты труда (менеджеров по работе с заказами клиентов).
— Порядок расчета зарплаты работников, чей труд оплачивается по комиссионно-прогрессивной системе оплаты труда (работников отдела сбыта).
— Порядок расчета зарплаты руководителя отдела сбыта, чей труд оплачивается по смешанной системе оплаты труда, включающей элементы комиссионно-прогрессивной и повременной систем оплаты труда.
— Порядок расчета зарплаты работников, чей труд оплачивается по простой сдельной системе оплаты труда.
— Надбавка за наставничество.
— Порядок расчета заработной платы в ненормальных условиях работы.
— Премии по итогам работы за год, премии к праздничным и юбилейным датам.

Другим, не менее важным концептуальным кадровым документом является коллективный договор. Это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей

Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях (ч. 4 ст. 40 ТК РФ). В первом случае его действие распространяется на всех работников организации, а если он заключен в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении — на всех работников соответствующего подразделения (ч. 3 ст. 43 ТК РФ). Равно и работодатель обязан соблюдать условия коллективного договора (абз. 2 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами. В ст. 41 ТК РФ приведен примерный перечень вопросов, регулировать которые можно в рамках коллективного договора. К ним относятся:
— формы, системы и размеры оплаты труда;
— выплата пособий, компенсаций;
— механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;
— занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
— рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;
— улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи;
— соблюдение интересов работников при приватизации государственного и муниципального имущества;
— экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;
— гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с обучением;
— оздоровление и отдых работников и членов их семей;
— частичная или полная оплата питания работников;
— контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельности представителей работников, порядок информирования работников о выполнении коллективного договора;
— отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора;
— другие вопросы, определенные сторонами.

Качества российского работника

При разработке кадровой политики интересен анализ положительных, отрицательных и наиболее типичных качеств работника, т.к именно они определяют надёжность системы работы с персоналом. Ведь любые принципы и методы работы предназначены для воздействия на объект, которым в данной системе выступает человек.

Положительные

Отрицательные

Бескорыстие — готовность отдать последнюю рубашку, как «Иванушка — дурачок»

Воровство государственной и частной собственности, злоупотребление служебным положением, личное обогащение за счет фирмы

Благодарность — на собранные деньги строились церкви, школы, памятники,

Неблагодарность за оказанную помощь, консультации, к учителям, к старшим по возрасту, по должности

Гостеприимство — умение встретить гостей, готовность истратить последние средства и запасы продуктов для приема гостей

Пьянство на работе, в семье на отдыхе. Несоблюдение норм выпивки

Доброжелательность — очень доброе отношение к людям

Зависть к чужому дому, имуществу, участку, работе, должности, карьере

Интернационализм — терпимое отношение к людям другой национальности на работе, в браке, общении

Русский шовинизм — и национализм, пренебрежение к малым нациям

Искренность — открытость эмоций и чувств к другим людям

Подозрительность к иностранцам, незнакомым людям, новым технологиям и приемам труда

Коллективизм — это сознание принадлежности к определенной социальной группе

Индивидуализм — нежелание кооперироваться, ориентация на свой бизнес

Покорность — готовность выполнять законы и инструкции администрации и даже терпеть притеснения

Недисциплинированность, отсутствие уважения к правилам фирмы

Неприхотливость к работе, пище, удобствам и условиям труда

Барство — деление работ на «черную» и «белую», руководящую и исполнительскую

Трудолюбие — природное качество русских

Лень — нежелание стабильно работать, стремление иметь побольше «перекуров», возможность отложить работу на завтра

Преданность Родине, предприятию, семье

Предательство интересов Родины во время войн, увольнение с предприятия в погоне за «длинным рублем»

Щедрость души и сердца, легкое отношение к деньгам

Жадность, переходящая в скопидомство, стремление к накопительству

Широта кругозора, умение видеть перспективу, стремление к новым знаниям

Узость взглядов, нежелание видеть и работать на долгую перспективу, желание сиюминутных успехов

Искаженное трудовое сознание (иждивенчество)

Активизированное антикризисное сознание

Наличие в психике элементов маниакально-дипрессивного синдрома

Навыки автономной психокоррекции

Неспособность принимать стратегически важные решения и нести ответственность

Склонность к риску

Зависимость от мнения окружающих

Стремление к комфортному морально — психологическому климату в организации

Пассивность, (нежелание действовать)

Умение полагаться только на себя

_____________________________

(название учреждения, организации)

УТВЕРЖДАЮ:

(уполномоченное лицо)

_______________________________________

(ФИО, подпись)

_________________ года

Должностная инструкция менеджера гостиницы

1. Общие положения

1.1. Менеджер гостиницы относится к категории руководителей.

1.2. Требования к квалификации:
Высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.

1.3. Менеджер гостиницы должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся сферы обслуживания;
— правила содержания жилых и других помещений гостиницы;
— организацию материально-технического обеспечения;
— передовой отечественный и зарубежный опыт гостиничного обслуживания;
— порядок составления отчетности о хозяйственно-финансовой деятельности гостиницы;
— формы и системы оплаты труда;
— экономику, организацию труда и организацию гостиничного хозяйства;
— законодательство о регистрации граждан по месту временного пребывания;
— законодательство о труде;
— правила и нормы охраны труда;
— основы администрирования;
— этику делового общения.

1.4. Назначение на должность менеджера гостиницы и освобождение от должности производятся приказом генерального директора.

1.5. Менеджер гостиницы подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.6. Менеджеру гостиницы для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

1.7. На время отсутствия менеджера гостиницы (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

Менеджер гостиницы:

2.1. Организует работу и обеспечивает экономическую эффективность деятельности гостиницы.

2.2. Осуществляет контроль за качеством обслуживания клиентов в соответствии с классом гостиницы, учетом, распределением и правильным использованием жилых номеров и свободных мест, а также соблюдением паспортного режима.

Что относится к обязательной кадровой документации?

Кадровая документация служит отражением трудовых отношений между работодателем и сотрудниками. Основные и наиболее часто встречающиеся ее виды будут перечислены в статье.

Что такое кадровое делопроизводство?

Какие документы кадрового делопроизводства бывают?

Что из кадровой документации обязательно должно быть в наличии?

Кто осуществляет контроль кадрового делопроизводства?

Как оформляется спецоценка рабочих мест?

Все ли компании обязаны вести воинский учет?

Итоги

Что такое кадровое делопроизводство?

Под кадровым делопроизводством понимается организация порядка формирования документов, регламентирующих трудовые отношения в компании. Кадровым делопроизводством может заниматься как один человек, если штат компании небольшой, так и целый отдел кадровых специалистов в крупных компаниях.

Кадровая документация в компании состоит из:

  • бланков унифицированных форм;
  • положений и инструкций, разработанных самой компанией.

Вся кадровая документация визируется руководителем компании или уполномоченным сотрудником.

Какие документы кадрового делопроизводства бывают?

Всю кадровую документацию можно разделить на две группы:

1 группа: документы, которые регулируют взаимоотношения работодателя с каждым сотрудником по отдельности.

2 группа: документация, отражающая трудовые отношения в целом по всей компании.

К первой группе можно отнести следующую кадровую документацию:

Ко второй группе относятся:

  • График отпусков (Т-7).
  • Штатное расписание (Т-3).
  • Приказ об увольнении нескольких работников (Т-8а).
  • Распоряжение о командировании работников (Т-9а).
  • Приказ о поощрении сотрудников (Т-11А).
  • Табель учета рабочего времени (Т-12)
  • Документ, на основании которого осуществляется контроль количества отработанных часов и расчета ЗП (Т-13).
  • Журнал проверок воинского учета граждан.
  • Приказ об организации воинского учета.
  • Внутренние положения:
    • коллективный договор;
    • положение об охране труда;
    • положение о премировании;
    • правила внутреннего распорядка;
    • положение о командировках;
    • положение о коммерческой тайне;
    • положение об оплате труда;
    • положение об использовании личного транспорта в служебных целях;
    • прочее.

О хранении кадровых документов см. материал «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Что из кадровой документации обязательно должно быть в наличии?

В любой компании обязательными являются документы, которые отражают:

  • перемещение персонала: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение;
  • отработанное время: учет отработанного времени, командировки, отпуска.
  • доход сотрудника: заработная плата, премии;
  • общую информацию о сотрудниках: их численность и должности;
  • обязательные правила, действующие внутри компании.

Важно! С 08.01.2015 командировочное удостоверение и служебное задание вышли из перечня обязательных документов (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Следует отметить, что в зависимости от специфики деятельности компании и работы конкретного сотрудника перечень обязательных документов может меняться. Рассмотрим на примерах.

Пример 1. В компании некоторые сотрудники пользуются личным автомобилем для выполнения служебных заданий. Следовательно, в организации следует издать положение, в котором будет регламентирован порядок компенсации за использование сотрудником личного транспорта.

Пример 2. В контракте с каждым сотрудником предусмотрен порядок выплаты премий. Таким образом, в компании не нужно формировать положение о премировании.

Кто осуществляет контроль кадрового делопроизводства?

Основным органом, отвечающим за контрольную деятельность по кадровому делопроизводству, признается Государственная инспекция труда.

Помимо контрольной деятельности, инспекция выполняет функции:

  • защиты трудовых прав сотрудников;
  • уведомления компаний и их сотрудников об оптимальных способах соблюдения ТК РФ;
  • информирования компетентных органов о выявленных правонарушениях.

Начиная проверку, контролирующий орган запрашивает всю кадровую документацию, на основании которой он проводит оценку соответствия кадрового учета действующему трудовому законодательству. Обнаружив какие-либо отклонения от нормы, привлекает работодателя к ответственности.

ТК РФ предусматривает следующие виды ответственности за нарушение законодательства:

Следует отметить, что, помимо трудовой инспекции, кадровую документацию вправе затребовать:

  • налоговые органы при выездных проверках;
  • военкомат в целях контроля ведения воинского учета.

Как оформляется спецоценка рабочих мест?

В компетенцию трудовой инспекции также входит выявление несоответствий в организации рабочих мест с существующими нормами. Данная процедура осуществляется на основании результатов специальной оценки. Спецоценку должны осуществлять все работодатели. Ее порядок регламентирует закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ.

Важно! Проводить спецоценку нет необходимости по сотрудникам, которые осуществляют свою работу удаленно или в домашних условиях (п. 3 ст. 2 закона № 426-ФЗ).

Для проведения спецоценки нанимается сторонняя компания. Перед началом процедуры она анализирует кадровую документацию: трудовые контракты, штатное расписание, положение об охране труда и прочие. Процедура проводится раз в 5 лет, но бывают случаи внеплановой проверки (ст. 17 закона № 426-ФЗ).

К документам, которые формируются во время оценки, относятся:

  • приказ о проведении специальной оценки, свидетельствующий о начале проверки;
  • приказ об утверждении графика проведения, регламентирующий последовательность;
  • декларация соответствия условий труда, отражающая соответствие нормам;
  • отчет с результатами.

Ответственность за непроведение оценки предусмотрена по ст. 5.27.1 КоАП РФ: на должностных лиц и ИП налагается штраф 5 000–10 000 руб., на компании – 60 000–80 000 руб.

Об уплате взносов по результатам спецоценки см. материал «Аттестация рабочих мест произведена частично: как начислять доптарифы страховых взносов».

Все ли компании обязаны вести воинский учет?

Согласно подп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона «Об обороне» от 31.05.1996 № 61-ФЗ все компании обязаны вести воинский учет. Основной целью данного учета является сбор, хранение и передача в военкомат информации о военнообязанных сотрудниках.

Важно! ИП не обязаны вести воинский учет (п. 6 ст. 1 закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

Ответственный за воинский учет специалист назначается руководителем компании. Для ведения воинского учета может быть привлечен как новый сотрудник, так и уже работающий, с которым оформляется контракт на совмещение должностей. Количество специалистов, ведущих данный учет, зависит от численности военнообязанных сотрудников (п. 12 постановления Правительства РФ «Об утверждении Положения о воинском учете» от 27.11.2006 № 719).

В ходе воинского учета важное значение имеют следующие документы:

  • приказ об организации воинского учета;
  • журнал проверок воинского учета;
  • личная карточка Т-2.

О порядке внесений сведений о военном билете в Т-2 см. материал «Унифицированная форма № Т-2 – бланк и образец заполнения».

Проверка ведения воинского учета осуществляется каждые три года при численности до 500 человек. Если штат больше указанного количества, то контроль должен проводиться раз в год (п. 3 Приложения 1 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях).

Ответственность за нарушение в порядке ведения воинского учета предусмотрена ст. 21.1–21.4 КоАП РФ. Например, в случае, если работодатель не осуществил подачу списка военнообязанных, наступает ответственность в виде штрафа в сумме 300–1 000 руб., а если не сообщил сотруднику о его вызове в военкомат – 500–1000 руб.

Итоги

Каждый работодатель должен следить за правильностью оформления кадровой документации. Вовремя и корректно оформленные документы позволяют избежать ответственности за нарушение трудового законодательства.

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.

Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.
Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.

Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.

Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.

На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.

Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

1. По учету кадров:

  • №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
  • №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).
Срок хранения 75 лет.

  • №Т-2 «Личная карточка работника»,
  • №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.
Срок хранения 75 лет.

  • №Т-3 «Штатное расписание».

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.
Срок хранения 3 года.

  • №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.
Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

  • №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
  • №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.
Срок хранения 75 лет.

  • №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
  • №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

Применяется для оформления и учета отпусков.
Срок хранения 5 лет.

  • №Т-7 «График отпусков».

Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.

Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

  • №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
  • №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.
Срок хранения 75 лет.

  • №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
  • №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

  • №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.
Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

  • №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

  • №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
  • №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.
Срок хранения 75 лет.

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

• №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.

Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.

Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

  • №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

  • №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
  • №Т-51 «Расчетная ведомость»,
  • №Т-53 «Платежная ведомость»,

применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.

В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  • №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.
Срок хранения 5 лет.

  • №Т-54 «Лицевой счет»,
  • №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),

применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.
Срок хранения 75 лет.

  • №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  • №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  • №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация.

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:

1. Трудовым кодексом:

  • Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

  • Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

  • Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).

Срок хранения – до востребования. Не востребованные – 75 лет.

  • Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

Срок хранения – постоянно (не менее 10 лет). Срок действия – до принятия новых Правил..

2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»

  • Положение о персональных данных.

Срок хранения 75 лет.

3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».

  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Срок хранения 75 лет.

Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.

В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.

Другие локальные нормативные положения:

  • о заработной плате,
  • премировании,
  • коэффициенте трудового участия,
  • и т.п.

разрабатываются и утверждаются в случае необходимости.

Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

  • Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.

Срок хранения – постоянно.

  • Журнал регистрации инструктажных мероприятий;

Срок хранения 10 лет.

Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.

В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе – по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).

Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.

Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:

  • Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.

Проведение аттестации рабочих мест на сегодняшний день обязательно для всех организаций. Осуществляется специализированными организациями, имеющими государственную аккредитацию.
Срок хранения 45 лет. (При тяжелых, вредных, опасных условиях труда – 75 лет).

  • Должностные Инструкции сотрудников.

Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании.
Срок хранения – постоянно.

  • Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников – 5 лет.
Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников – 75 лет.

  • Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).

Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности.
Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).

  • Журнал регистрации проверок контролирующих служб.

Ведение данного журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП.
Срок хранения – постоянно.

Акты о несчастных случаях.
Срок хранения 75 лет.

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.
Срок хранения 75 лет.

В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности.

Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.,
  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет за собой дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:

  • предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.,
  • на должностных лиц – от 300 до 500 руб.

В соответствии со ст.90 ТК РФ, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:

  • в публичном выступлении,
  • публично демонстрирующемся произведении,
  • в средствах массовой информации,

наказываются:

  • штрафом в размере до 200 000 рублей,
  • или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
  • либо обязательными работами на срок до 360 часов,
  • либо исправительными работами на срок до 1 года,
  • либо принудительными работами на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового,
  • либо арестом на срок до 4 месяцев,
  • либо лишением свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.

При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются:

  • штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей,
  • или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет,
  • либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,
  • либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,
  • либо арестом на срок до 6 месяцев,
  • либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.

Своевременность, полноту и правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируют Госархив и Трудовая инспекция, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.

Екатерина Анненкова, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА «Клерк.Ру»