Как обосновать необходимость?

Расширение штата сотрудников — обоснование увеличения, образец служебной записки

Часто во время ведения рабочей деятельности может возникать необходимость расширения штата сотрудников. Однако, для этого может потребоваться подать служебную записку об увеличении штата сотрудников на имя руководства, в которой должны быть изложены обоснования для проведения данной процедуры. При этом данный документ является формально необходимым для правильного ведения кадровой документации, даже при отсутствии сомнений руководства в необходимости расширить штат предприятия.

Расширение штата сотрудников — когда оно может потребоваться

Ситуаций, в которых может потребоваться расширение штата сотрудников, очень много. Так, к причинам возникновения необходимости увеличения штата сотрудников можно отнести:

  • Повышение объемов нагрузки на персонал.
  • Временную потерю трудоспособности одного или нескольких работников.
  • Выход работника в декрет или перевод его на другую должность.
  • Открытие новых структурных подразделений.
  • Усложнение технологических или организационных процессов.
  • Появление новых задач, нуждающихся в решении.
  • Необходимость расширить объемы производства или оказываемых услуг.

И это — лишь список наиболее популярных ситуаций, в которых могут потребоваться подобные мероприятия. На практике же необходимость увеличить штат или его численность может диктоваться самыми разнообразными требованиями, вплоть до необходимости выполнения квоты по трудоустройству инвалидов — для них могут быть внедрены отдельные специальные должности.

Кто инициирует увеличение штата сотрудников

Полномочиями на проведение фактического расширения штата сотрудников по умолчанию обладает лишь непосредственно руководитель предприятия. Однако данные полномочия могут также делегироваться иным сотрудникам, чаще всего — непосредственно руководителям структурных подразделений или работникам кадрового отдела. Порядок расширения штата, права и обязанности по приему на работу новых специалистов, если они имеются, должны быть отражены в локальных нормативных документах предприятия — в противном случае окончательное решение всегда должен принимать непосредственно руководитель субъекта хозяйствования.

Соответственно этому, инициировать увеличение штата может:

  • Непосредственно директор предприятия. В данном случае ему необходимо лишь издать приказ об изменении штатного расписания и увеличении штата трудящихся.
  • Руководитель структурного подразделения. В зависимости от принятых локальных нормативных актов, руководителям отдельных структурных подразделений могут предоставляться права на принятие самостоятельных решений о расширении штата вверенных им отделов.
  • Кадровый работник или менеджер по персоналу. В некоторых случаях право на расширение или увеличение штата предоставляется работникам кадрового отдела, которые принимают окончательное решение по данному вопросу.
  • Рядовой сотрудник. Сообщить о необходимости расширения штата может и рядовой трудящийся — однако окончательное решение должно принимать исключительно уполномоченное на проведение данных действий лицо.

Таким образом, практически каждому работнику необходимо знать, как составить обоснование увеличения штата сотрудников и подать на имя руководства необходимую документацию.

Способы увеличения штата сотрудников

В вопросах расширения штата сотрудников, необходимо понимать, что оно может проводиться двумя путями. Так, увеличение штата работников может предусматривать как непосредственно создание новых должностей в штатном расписании, так и увеличение штатной численности трудящихся на уже существующих должностях. Каждый из этих аспектов может иметь свои особенности правового регулирования в рамках локальных нормативных документов и актов.

Увеличение численности работников без внедрения новых должностей является актуальным, когда необходимо повысить производительность уже существующих отделов, создать новое, идентичное уже существующим, структурное подразделение или обеспечить функционирование оперативного резерва на предприятии на случай болезни или декрета имеющихся работников в целях отсутствия простоя и своевременного исполнения экономического плана.

Добавление же новой должности при расширении штата сотрудников может потребоваться как для более эффективного разделения трудовых обязанностей, так и в соответствии с изменением организационных или технологических условий трудовой деятельности. Кроме этого, дополнение штата новыми должностями может использоваться для дифференциации обязанностей и окладов между сотрудниками одного уровня, имеющими схожие задачи, но разную производительность труда и стаж.

Что такое обоснование увеличения штата сотрудников

Как можно понять из вышеприведенной информации — инициировать увеличение штата может даже простой рядовой сотрудник, который понимает, что данная процедура необходима. Однако данную информацию также необходимо донести до руководства предприятия и конкретных лиц, ответственных за принятие решения об увеличении штата сотрудников.

В целях обеспечения рационального использования ресурсов предприятия и оценки практической пользы от расширения штата может потребоваться составление обоснования для увеличения штата сотрудников. Данное обоснование является служебной запиской, в которой изложена не только информация о необходимости увеличить штат, но и конкретные причины, по которым означенные кадровые мероприятия должны проводиться.

При этом на предприятии даже может устанавливаться особая форма составления обоснования увеличения штата, а может быть предусмотрено составление данной записки в свободной форме. Чаще всего в обосновании указывают количество фактически выполняемых работником операций при необходимости увеличить штат без расширения должностей. Или же описывают целесообразность внедрения новой должности для более эффективного разделения труда и успешного ведения экономической деятельности.

Служебная записка об увеличении штата сотрудников — образец, пример составления

Если вам необходимо составить служебную записку об увеличении штата сотрудников, нужно учесть несколько важных деталей:

  • Во-первых — если на предприятии предусмотрены какие-либо специальные формы для составления служебных записок, то необходимо использовать именно их.
  • Во-вторых — сама записка должна составляться на имя либо руководителя структурного подразделения, либо руководителя предприятия, либо — ответственного за кадровую политику и расширение штатов лица.
  • В-третьих — обоснование должно демонстрировать прямую выгоду от расширения штата руководству, а не просто сообщать о высокой нагрузке на работника и необходимости её снижения.

Часто может возникнуть ситуация, когда даже прямой руководитель сотрудника, подавшего записку, не обладает правом расширения штата. Однако, на основании служебной записки подчиненного, он может составить более детальное и документально подтвержденное обоснование необходимости увеличения штата сотрудников, чтобы передать его вышестоящему руководству.Архипова Ольга Сергеевна

Обоснование. Составление, написание. Советы, рекомендации, инструкция

Как написать, составить обоснование? Как обосновать предлагаемое решение? (10+)

Обоснование. Советы по составлению

1 2

Оглавление :: Поиск

Рассмотрим правила составления обоснований. Сначала обсудим общий подход, потом остановимся на частностях, имеющих отношение к определенным видам обоснований.

Перед составлением обоснования нужно себе ответить на два вопроса:

  • Что мы хотим обосновать. Нужно по возможности кратко и четко сформулировать обосновываемую мысль.
  • Перед кем мы хотим обосновывать (дальше я буду этих людей называть условно ‘читателями’). Это важно понимать, так как от этого зависит база, на которую нужно опираться.

Структура обоснования

Базовые утверждения

Сначала нужно сформулировать утверждения, с которыми читатели наверняка согласятся.

Например, промерзание водопроводной трубы сделает объект непригодным для использования. Существующая глубина прокладки трубы выше глубины промерзания.

Например, стоимость сжиженного газа вдвое меньше, чем автомобильного бензина, а расход на 100 километров пробега — одинаковый.

Что мы хотим обосновать

Теперь нужно привести обосновываемое утверждение или концепцию.

Например, предлагаю переоборудовать водопровод.

Например, предлагаю перевести автотранспорт на сжиженный газ.

Логическая цепочка

Построим логическую цепочку

Например, по статистике раз в три — пять лет в нашем регионе бывают экстремально низкие температуры, которых наш водопровод не выдержит. В случае замерзания водопровода его в любом случае придется переложить. На это потребуется от одной недели до двух. В это время мы не сможем выпускать продукцию и потеряем доход.

Например, стоимость установки газового оборудования на один автомобиль составляет 40 тыс. рублей. Ежедневный пробег одного автомобиля составляет 300 км, а расходы на бензин 1000 р. в день. Ежедневная экономия составит 500 рублей. Срок окупаемости проекта 80 дней.

Подтверждающие материалы

Приведем ссылки на авторитетные источники

Например, в приложении метеорологические таблицы с минимальной температурой за последние 30 лет и стандарты по прокладке водопровода в зависимости от температуры.

Например, в приложении коммерческое предложение от поставщика газового оборудования, сертификаты безопасности, данные по текущим расходам на топливо, материалы, подтверждающие расход газа на 100 км.

Возражения. Защита

Если проект ответственный, то рекомендуется предварительно проработать с читателями возможные возражения, чтобы сразу включить в текст нужные пояснения.

По первому примеру, могут быть возражения:

  • Водопровод эксплуатируется в течение трех лет и не перемерз.
  • Высокая стоимость прокладки водопровода.

По второму примеру, могут быть возражения:

  • Газовое оборудование нестабильно работает при низких температурах окружающей среды
  • Отсутствие газовых заправочных станций по пути следования автомобилей.
  • Меньшая безопасность.

В обосновании приведем пояснения по этим возражениям:

Первый пример

  • За последние три года были относительно теплые зимы. Но относительно теплые периоды всегда сменяются экстремально холодными.
  • Полная перекладка не требуется. Возможно оборудование водопровода системой автоматического периодического прогона воды для исключения замерзания.

Второй пример

  • Предполагается установка оборудования, предполагающего переключение бензин / газ. При низких температурах старт и прогрев будут осуществляться на бензине.
  • Газовая заправочная станция находится в 10-х километрах в сторону от маршрута. Заправка потребуется каждые 200 километров, то есть маршрут удлинится на 20 км (до заправки и обратно). Это — 10%, а экономия составляет 50%.
  • Стандарты на газовое оборудование гарантируют его безопасную эксплуатацию при соблюдении требований.

Выводы. Проект решения

По первому примеру. Предлагаю принять решение об установке системы автоматической защиты водопровода от замерзания.

По второму примеру. Предлагаю принять решение о переоборудовании автопарка на газ.

Альтернативные варианты

В заключении иногда полезно рассмотреть альтернативные варианты, чтобы показать, что они были проанализированы, и указать преимущества выбранного решения перед альтернативами.

Отдельные виды обоснований

Существуют некоторые стандартные виды обоснований. Они различаются тем, на основе каких соображений принимаются решения, и тем, что обосновывается.

  • Экономическое обоснование
  • Техническое обоснование

:: (в начало статьи)

1 2

Оглавление :: Поиск

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи.

Еще статьи

Как официально уведомить, известить, сообщить, направить информацию, и…
Советы по официальной передаче информации с подтверждением …

Как воруют деньги с пластиковых банковских карт. Как можно списать, не…
Способы кражи денег с кредитных / дебетовых карт. Приемы мошенников. Как защитит…

Официальное уведомление, извещение, сообщение, информирование. Информа…
Как правильно составить и направить официальное уведомление?…

Заработок на изменении цены акций, фьючерсов, товаров и валют. Проверк…
Я не рекламирую здесь чьих-то услуг и не рассказываю, как заработать. Я расскажу…

Как программисту стать трейдером, научиться торговать и зарабатывать н…
Мой личный успешный опыт выбора и реализации эффективных стратегий прибыльной то…