Как рассчитать штатную численность

Содержание

Расчет штатной численности

В зависимости от потребностей бизнеса предприниматель меняет кадровый состав предприятия. Число сотрудников, которые требуются для успешной работы компании, определяют с помощью подсчета штатной численности. Как рассчитать и где применить этот параметр, рассмотрим далее.

Немного терминологии

На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:

  • нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
  • плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
  • среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
  • фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
  • штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
  • явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.

Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников, которые нужны предприятию для успешной работы и выполнения планов.

Штат организации: цели и нормативы расчета

Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия.

Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.

Методики расчета штатной численности

На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:

  • времени работы — рабочее время, которое требуется сотрудникам для выполнения определенной работы;
  • нагрузки — объем работ, который должен выполнить работник или группа за рабочее время;
  • времени обслуживания — рабочие места, которые должен обслужить специалист за рабочее время;
  • численности — число работников, которых может организовать один менеджер.

Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:

Штатная численность = Общие затраты времени за год (ч) / Норма рабочего времени каждого сотрудника за год (ч) × Коэффициент неявок по болезни, отпуску и т.п.

Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.

Как рассчитать штатную численность работников

Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:

Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)

где Ов — плановый объем работ или выручки;

Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);

Впл — плановая выработка на одного работника;

Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.

Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).

Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2019 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2018 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.

Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).

Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора

Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:

Кн = 1 + Дн

где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;

Дн — доля «не работы» в фонде рабочего времени — процент планируемых невыходов / 100.

С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.

Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2019 года.

В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).

Структура и штат организации: взаимосвязь

Структура и штат организации — понятия сопоставимые. Структурные особенности предприятия влияют на кадровый состав и должны учитываться при подсчете штатной численности. Для этого определяется отношение руководящих работников к рядовым сотрудникам:

  • какую часть персонала обслуживает один юрист, бухгалтер, экономист;
  • сколько на предприятии производственных и обслуживающих подразделений;
  • какое количество подчиненных у каждого руководителя подразделения.

С 1930-х в кадровом деле используют нормативы, которые разработал французский ученый В. Грейкунас. Согласно этим нормативам на руководителя высшего уровня приходится 3-5 рядовых работников, среднего уровня — 7-9.

Важно! Нормативы — ориентировочные величины, которые отражают средние показатели по отрасли. Поэтому оптимальная штатная численность рассчитывается на каждом предприятии индивидуально.

Автор статьи: Ирина Смирнова.

У вас малое предприятие с сотрудниками? Ведите кадровый учет, легко начисляйте зарплату и сдавайте через интернет отчеты по сотрудникам в сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис автоматизирует большинство рутинных операций, избавляет от авралов, экономит ваше время и деньги. Также в сервисе — бухгалтерский и налоговый учет, подготовка, проверка и отправка отчетности, сверки с контролирующими органами, консультации экспертов, нормативно-правовая база.

Численность работников по штату — это официально утвержденное количество сотрудников, необходимое для достижения целей организации.

Кто входит в штатную численность работников

Для ответа на этот вопрос сначала выясним, какая количественная характеристика имеется в виду. В практической деятельности могут использоваться такие разновидности:

  1. Нормативная. Это некий эталон. В его основе лежат нормативы и определенные на их основе нормы.
  2. Плановая. Это прогнозный показатель. Он отражает потребность в кадрах на будущий период и выявляется на основе анализа периодов прошлых.
  3. Среднесписочная. Это результат анализа количества сотрудников за период. Он не учитывает подрядчиков и внешних совместителей.
  4. Штатная. Это число членов трудового коллектива в соответствии со штатным расписанием.
  5. Фактическая. Это количество работников, трудящихся на предприятии в конкретный момент.
  6. Явочная. Это число сотрудников в момент анализа пребывающих на рабочем месте (фактическая за минусом отпускников, болеющих, декретниц и т. п.).

Штатная и фактическая численность работников — это показатели, различающиеся на количество сезонных работников, практикантов и любых других кадров, привлекаемых временно, по особой необходимости.

Расчет штатной численности работников

Если с фактической и явочной все относительно ясно, то остальные виды требуют сложных вычислительных операций. Также понадобится знание нормативов. Взять их можно из справочников либо внутрифирменных локальных актов.

В отдельных случаях можно пользоваться нормативными документами. Примером являются «Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» (утв. Росздравом).

Начнем с формулы, опирающейся на норматив времени:

ШЧ = ОЗВг / ПНФ1 × КН,

где:

  • ОЗВг — общие затраты времени на все работы (или их вид, если считаем показатель по подразделению) за год;
  • ПНФ1 — плановый нормативный фонд рабочего времени на одного сотрудника (годовой);
  • КН — коэффициент невыходов.

Коэффициент невыходов — это индекс, который помогает учесть пропуски рабочего времени (больничные, внеочередные отпуска и т. п.).

КН = 1 + НВ / НФ1 × ССЧ,

где:

  • НВ — суммарное время невыходов за год;
  • НФ1 — нормативный фонд рабочего времени на одного сотрудника (годовой);
  • ССЧ — среднесписочная численность штатных работников, рассчитать которую нужно за последние два года.

Также можно использовать формулу, учитывающую и план по выпуску продукции:

ШЧ = ПОР / (ОЗВг × ПВ × КВН) × КН,

где:

  • ПВ — планируемая выработка;
  • КВН — коэффициент выполнения норм;
  • ПОР — планируемый объем работ.

А теперь посмотрим, как это применяется на практике.

Пример расчета

Возьмем для примера частную школу. Когда ее открывали, директор опирался на нормативы штатной численности работников образовательных организаций, утвержденные приказом регионального профильного ведомства. Для наглядности возьмем Приказ Департамента образования Тверской области № 409 от 31.05.2005.

В школе четыре класса, в которых обучаются 100 детей. В этом случае учреждению положено 17 сотрудников. Но директор решил, что затраты на персонал не окупают себя, и поручил бухгалтеру найти возможность для его сокращения.

Последний определил такие данные:

  • ОЗВг — 3700 часов;
  • НФ1 — 600 часов;
  • ПНФ1 — 590 часов;
  • ССЧ — 17 человек;
  • НВ — 180 часов.

Предельная штатная численность работников — это то число, которое он получит, подставив эти данные в формулу.

КН = 1 + 45 / 600 × 17 = 2,3.

ШЧ = 3700 / 590 × 2,3 = 14,4.

Полученное число нужно округлить до целого (всегда в сторону увеличения, поскольку речь идет о людях). Получается 15 человек, поэтому для экономии ресурсов двоих можно сократить.

Как утвердить новый документ или внести изменения в существующий

Итак, необходимость кадровых преобразований очевидна. Теперь необходимо закрепить это. Для этого кадровая служба разрабатывает новое штатное расписание. Для этого можно использовать форму Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004. Однако с 01.01.2013 она не является обязательной, поэтому допускается разработка собственной.

Когда форма готова, директор издает приказ об ее утверждении. Унифицированной формы этого документа нет, можно изложить распоряжение в свободной форме.

Скачать

Если коррективы незначительны, достаточно воспользоваться приказом о внесении изменений и перечислить их. Если же они ощутимо изменили структуру штата и условия труда, проще утвердить новое расписание.

Срок действия его законодательно не установлен. Обычно старое действует до тех пор, пока не возникает потребность внести изменения. Тогда организация вводит новый документ.

Образец штатной численности работников (расписание)

Скачать

Штатная численность: как рассчитать и применять правильно

Для чего нужен такой показатель

Закон не дает четкое определение, что такое штатная численность работников. Этим термином принято называть число трудящихся, которые входят в штат организации, утвержденное штатным расписанием. Сюда входят только сотрудники, которые работают на основном месте работы, совместители не учитываются. Получается, вот, кто входит в штатную численность работников — все сотрудники, включенные в «штатку» предприятия.

Штатная и фактическая численность работников — это два понятия, которые отличаются тем, что фактическая подразумевает количество сотрудников на определенную дату. Например, штатная численность сотрудников в организации — 200 человек, а фактическая составляет 120 человек, поскольку 50 человек находятся в отпусках, 15 — на больничных, 5 — в командировках, а 10 — вакантные места.

Еще существует такое понятие, как предельная штатная численность работников — это норматив, на основании которого определяется оптимальное количество кадрового состава, нужная для определения и обоснованности числа работников в штате.

Условия работы сегодня требуют от работодателя оптимизации количества сотрудников организации, поскольку это дает возможность при оптимальной нагрузке использовать рационально рабочее время, и не допустить перерасхода фонда заработной платы. Произвести оптимальный расчет штатной численности работников помогут проверенные методы статистики.

Как рассчитать

Инструкция, как рассчитать штатную численность работников сводится к простой формуле:

Ш = Н × Кн,

где:

  • Ш — оптимальное число сотрудников в штате (без учета технического персонала);
  • Н — нормативное количество сотрудников;
  • Кн — плановый коэффициент невыходов на работу.

Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций разработаны Управлением нормативов по труду ФГУП «НИИ ТСС» Росздрава.

Типовые нормы численности персонала

Норма численности — число сотрудников, имеющих определенную профессиональную квалификацию для выполнения определенных управленческих или производственных функций или в заданных организационно-технических условиях.

Для расчета этих норм учитывается состав или объем работ, наиболее типовые для данной категории персонала. Поэтому показатель не очень точный: при любом отклонении фактических показателей от типовых уменьшается точность результата. Чаще всего нормы представляются в виде расчетных зависимостей или составленных на их основе нормативных таблиц. Так, в Приказе Департамента образования Тверской области № 409 от 31.05.2005 нормативы штатной численности работников образовательных организаций рассчитываются не из фактического, а из расчетного количества классов и групп продленного дня в зависимости от нормы наполняемости 25 человек в классе.

Что такое среднесписочная численность и как ее рассчитать

Среднесписочная численность работников по штату — это число сотрудников в штате на определенный день месяца.

Чтобы рассчитать среднесписочную численность штатных работников используют формулу:

СЧР = (КР1 + КР2 + КР3 +…+ КРn) / КД,

где:

  • СЧР — среднесписочное число работников;
  • КР1, КР2, КР3, КРn — количество работающих за 1, 2, 3 и прочие дни (в зависимости от числа дней в периоде, за который производится расчет);
  • КД — количество дней в налоговом периоде.

При использовании этой формулы учитывайте, что по каждому месяцу необходимо производить расчет, поэтому КР и КД будут равны числу дней в месяце, на который производится расчет.

Данный показатель относится к числу основных показателей деятельности компании. Расчет производится или бухгалтером, или сотрудником отдела кадров. Он необходим для составления отчетов в Пенсионный Фонд, Налоговую инспекцию, Росстат и прочие инстанции. Отчет все хозяйствующие субъекты, то есть не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели, у которых имеются подчиненные, должны сдавать в начале каждого года.

Что такое штатное расписание и как его составить

Это локальный нормативный акт работодателя, определяющий структуру организации (количество, состав и пр.). Росстат утвердил ее как форму Т-3. В расписании указываются следующие реквизиты: название отделов с указанием кода, наименования должностей, специальностей, профессий, класса, разряда и проч., количество подчиненных с указанием оклада (тарифа), надбавок.

В 2020 году образец штатной численности работников по форме Т-3 состоит из 10 разделов, заполняемых в соответствии с организационной структурой предприятия.

Вначале указываем название организации в соответствии с уставными документами, код ОКПО, порядковый номер документа по Журналу регистрации документов, дату и номер.

Переходим к заполнению разделов документа.

В 1 разделе («Наименование структурного подразделения») указываем подразделения, представительства, филиалы. Сначала прописываем руководящий состав, затем — по отделам всех остальных. Например, финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, данные о производстве (цехи, участки и т. д.).

Заполняем раздел 2 («Код структурного подразделения»), пользуясь отраслевыми классификаторами. Каждому подразделению присваиваем определенный код для облегчения ведения документооборота.

Раздел 3 («Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника») заполняем на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Следующий раздел («Количество штатных единиц») содержит сведения о числе сотрудников штата в соответствии с потребностями, целесообразностью и особенностями конкретного предприятия.

В 5 разделе («Тарифная ставка (оклад) и пр.») указывается установленный оклад или тариф подчиненного в рублях в соответствии с условиями трудового договора.

В разделе «Надбавки и доплаты» содержатся данные о стимулирующих выплатах и компенсациях.

9 раздел ( «Итого») — сумма граф 5–8. Сведения о фонде оплаты труда по всем сотрудникам.

В 10 раздел («Примечание») указываются имеющиеся изменения или уточнения.

Образец штатного расписания

Скачать

Как правильно рассчитать штатную численность персонала

Расчёт численности персонала на предприятии – важный вопрос, связанный с экономикой труда, а так же организацией этого процесса. В настоящее время руководство принимает решение отдельно в каждом из случаев.

Норма численности: что это такое?

Расчёт численности сотрудников для штата предполагает использование норм, характерных для той или иной отрасли. Например, взять количество бухгалтеров. Оно считается по конкретным подразделениям, по всему предприятию. Каждый измерительный диапазон приводит к появлению отдельных зависимостей. Вопрос решается практически с использованием специально разработанных формул.

Внимание надо обращать не только на специфику работы предприятия, но и на такие показатели, как:

  • Выражение удельного веса по отношению к бухгалтерскому учёту в коэффициентах.
  • Какие структурные подразделения обслуживаются?
  • Общая цифра сотрудников.

Стоит различать такие величины, как штатная и фактическая численность сотрудников. Зависимости расчётных данных будут разными, в каждом из случаев. Некоторые предприятия применяют специфические схемы учёта, об этом так же важно помнить.

Методы расчёта численности персонала

Цель и область применения – главные признаки, по которым осуществляется классификация методов расчёта. Например, формулы применяются по отношению к службам и цехам, конкретным рабочим местам предприятия. Сами методы проведения процедуры хорошо известны и проработаны, ведь их применяли как во время СССР, так и сейчас.

На основе норм времени, с приведением примеров

Нормативы могут устанавливать, сколько времени тратится на выполнение той или иной работы. Либо для этого используется опытно-статистический путь. Нормирование проводится двумя методами: расчётным, либо исследовательским.

Типовые нормы используются, если затраты определяются по полному технологическому циклу. При процессе определения результатов допустима опора на методы:

  • Экспертные оценки.
  • Моментные наблюдения.
  • Фотографии, самофотографии на протяжении рабочего дня.
  • Измерения хронометражного типа.

После проведения подсчётов мы получаем цифры, которые показывают, сколько времени надо для выполнения того или иного действия. И сколько времени тратится впустую. В зависимости от этого, ищется оптимальная численность сотрудников.

Описание рабочих операций с определением норм по времени – ключ к решению большинства проблем данной сферы. Трудности могут возникнуть с удалёнными и творческими сотрудниками, но даже здесь легко найти решение. Например, работу по решению задач легко разбить на отдельные этапы. Для каждого этапа оптимальное решение – использование временных промежутков в 1-2 часа. «Дробные» задачи объединяются в группы. По отношению к группам выделяют временные нормы.

На основе норм выработки

Данный метод применяется там, где объём можно измерить в натуральном выражении. Чаще показатели становится актуальным для конкретных участков.

Применение трудовых норм отличается простотой, но не обошлось без недостатков. Низкая точность –главный среди них. Ведь за основу берётся наиболее типовый объём работ, состав. Точность снижается при появлении малейших отклонений от норм того, что происходит на практике.

Ч=V: В

Это упрощённая формула для вычисления результатов в данном случае. V – плановый объём работ, результат производства. В – выработка одного рабочего.

Например, каждый месяц участок по ремонту холодильников должен обрабатывать до 150 единиц продукции. На одного человека месячная выработка составляет 7,5 единиц. 150 делим на 7,5. Получаем итог в размере 20 человек. Таковой будет потребность в сотрудниках.

По отношению к отдельным категориям сотрудников можно проводить отдельные расчёты, с большей точностью. Данная формула позволяет дать точные, объективные результаты.

Использование нормы обслуживания

Норма по обслуживанию – количество объектов на производстве, которые один работник, либо целая их группа, должны обслужить за единицу времени. Разумеется, при наличии соответствующей квалификации. Главное – чтобы соблюдались заданные организационно-технологические условия.

Норма обслуживания во многом похоже на такой же показатель, только по выработке. Потому достаточно часто разрабатываются специальные нормативы, связанные со временем в данном направлении. Возьмём уборщиков, к примеру. Им можно устанавливать не только требуемое время на обслуживание, но и указания по объёму помещений.

В данном случае характерно применение следующей формулы:

O i – обозначение объёма выполняемых работ. I – тот или иной вид.

K – коэффициент по времени на осуществление вспомогательных функций. Сюда же входят отдых, удовлетворение личных нужд.

Чаще при использовании любой формулы результатом становится дробное число. Потому требуется приём округления. Штатными единицами оперируют, если результат подсчётов составил не менее 0,25. На основании результатов руководство принимает управленческие решения. Например, по формированию штатного расписания, либо состава сотрудников.

О среднесписочной численности

Её определяют на протяжении различных временных отрезков. В список при этом включают даже тех, кто занят не полный рабочий день. Главное – чтобы они выполняли работу на законных основаниях. Это особенно актуально для граждан, занятых на вредных производствах.

На следующем этапе расчёты будут уже более точными. Списочные количества работников за каждый месяц складываются вместе. Тогда и получаем среднесписочный результат.

Отдельно определяются часы, отработанные не в полном объёме.

Год, квартал или полугодие – периоды, на протяжении которых легко определять результаты. Результаты всегда округляются до целых чисел.

При сдаче отчётностей в адрес ИФНС среднесписочная численность сотрудников так же становится показателем, имеющим значение. Организацию просто оштрафуют при отсутствии своевременной подачи документации с соответствующими параметрами.

Пересчёт суммы ЕНВД, подача отчётов в электронном виде – все эти действия требуют определения среднесписочной численности сотрудников. Параметр позволяет понять, на какой системе стоит работать предприятию – на УСН, ЕНДВ. Форма статистического наблюдения для Росстата требует среднесписочной численности сотрудников. Численность сотрудников прописывается в уставе компании, хотя подобное требование не входит в разряд обязательных. У каждого предприятия есть право самостоятельно определять методики, которые помогают контролировать показатель. Коммерческие предприятия не уделяют ему должного внимания, что становится ошибкой.

Главное – учитывать, что у каждого предприятия свои расчёты. Больше трудностей возникает у тех компаний, которые ориентированы на выполнение сезонной работы. И если для производственного процесса характерно скачкообразное развитие, число наёмных работников не может быть стабильным, ведь на протяжении года наблюдается то рост, то спад производства.

На установление количества необходимого персонала влияние оказывают принципиальные схемы, которые используются в том или ином случае. После проведения анализов могут увидеть дополнительную потребность в привлечении персонала. Стоит учитывать и то, что отдельные категории, профессии часто рассматриваются отдельно.

Штатная численность организации — что это, структура и нормативы

Здравствуйте! В этой статье расскажем о штатной численности организации.

Сегодня вы узнаете:

  1. Что такое штатная численность и как она рассчитывается;
  2. Особенности и типы численности штата.

Все предприниматели в какой-то момент начинают увеличивать штат своей компании. По мере того как ваш бизнес растет и расширяется, количество работников увеличивается. И чем он больше, тем сложнее определить фактическую численность сотрудников. Сегодня выясним, что же это за показатель и как он рассчитывается.

Численность штата: какая бывает

Численности существует несколько типов и каждая из них в отчетности отражается по-разному.

Дадим краткую характеристику каждого типа:

  • Явочная. Отражает количество сотрудников, находящихся на месте работы;
  • Нормативная. Ее регулируют нормы труда и объем работ, которые нужно выполнить;
  • Среднесписочная. Представляет собой среднее значение количества работников, которые выполняли свои обязанности в конкретный промежуток времени. В этот перечень не входят внешние совместители и те, кто работает по гражданско-правовым договорам;
  • Фактическая. Представляет собой количество всех работающих сотрудников на определенную дату;
  • Штатная. Учитывает только тех работников, ставки которых зафиксированы в штатном расписании, без учета сезонных;
  • Плановая. Численность, на которую влияет производительность труда, специфика компании и другие факторы.

Далее более подробно остановимся на штатной и фактической численности сотрудников.

Толкование термина

Понятие штатной численности в трудовом законодательстве не содержится. Она самостоятельно определяется работодателями. Прежде чем говорить о расчетах, стоит разобраться с общим определением.

Штатная численность организации – это количество работников, которое необходимо, чтобы выполнить производственные планы компании. Этот показатель отражен в штатном расписании, которое сформировано с опорой на этот показатель. Также исходя из штатной численности планируют фонд оплаты труда.

Штатная и фактическая численность: отличия

Исходя из определения штатной численности, отличие заключается в следующем: численность по штату включает в себя все должности, включая вакантные, а фактическая только те, что заняты сотрудниками.

Фактическую численность определяют, взяв за основу табель рабочего времени, который ведется в компании или на предприятии. При этом учитывают, в какую дату выходил на работу каждый из сотрудников.

Бывают ситуации, когда фактическая численность превышает штатную. Причина этого – привлечение временных работников, которые только периодически выполняют какие-либо работы.

Если предприниматель работает на УСН или патенте, превышать штатную численность нельзя.

Зачем нужно штатное расписание и структура

Штатное расписание – это документ, в котором отражена структура компании и количество работников в ней. Составление расписания не является обязательной процедурой для компаний. Законодательство этого не требует.

Численность штата и структура компании прописывается в уставных документах. Это особенно важно, когда организация развивается динамично.

Не стоит отказываться от составления этих документов, это позволяет избегать слишком большой нагрузки на компанию как на новую, так и на уже действующую. Кроме этого, в расписании закрепляется перечень всех подразделений организации с иерархией управления.

Необходимость штатного расписания также понятна. В нем отражено не только то, сколько человек трудится в компании, но и их должностные оклады.

Утверждается расписание приказом по организации.

Методика определения штатной численности

Росархив предлагает свою методику, на основании которой можно определить штатную численность. Она заключается в том, что при расчетах нужно опираться на нормативы, которые относятся к трудовым отношениям.

По мнению Росархива, штатная численность персонала должна для каждого структурного подразделения компании устанавливаться отдельно. Эта методика позволяет выяснить, какова оптимальная численность работников для любой организации.

Также есть законодательные акты рекомендательного характера, в которых разъяснено, каким образом штатная численность рассчитывается. В частности, речь идет о рекомендациях по определению штатной численности в бюджетных учреждениях, но расчеты, которые в этом документе приводятся, могут применяться любыми компаниями и организациями.

Нормативы

Чтобы рассчитать оптимальную численность штата, нужно использовать следующие виды нормативов:

  • Нормы времени работы;
  • Нормы выработки;
  • Нормы управляемости;
  • Нормы по обслуживанию.

Что подразумевается под этими показателями, поговорим дальше.

Нормы времени работы.

Это величина рабочего времени, которое необходимо, чтобы сотрудники выполняли определенную работу.

Нормы выработки.

Это фиксированный объем работ, который должен выполнить один человек или группа в границах рабочего времени.

Нормы управляемости.

Это число работников, деятельность которых может скоординировать один менеджер.

Нормы по обслуживанию.

Это рабочие места или клиенты, которых специалист должен обслужить за свое рабочее время.

Далее поговорим о порядке расчета численности.

Как рассчитать численность штата

Чтобы выполнить расчеты грамотно, надо решить, сколько вообще сотрудников требуется, для того чтобы предприятие работало продуктивно.

Итак, нужно брать во внимание:

  • Какой объем работ планируется выполнить в конкретный период времени;
  • Какую выработку делает в час один сотрудник и так далее.

Помимо этого, нужно учитывать, что все работники берут отпуска, отгулы, ходят на больничный. Поэтому нужно определить еще и коэффициент невыхода людей на работу. Он выражается в часах, а рассчитывается по следующей формуле: 1 * % людей, которые не вышли на работу (от общего количества работников) / 100.

Когда определяем нормативную численность, то применяем уже другую формулу: время работы * планируемая выработка * планируемый размер выручки * коэффициент выполнения запланированной нормы / планируемый объем работы.

Получается, что оптимальная численность штата будет равна: нормативная численность * коэффициент невыхода сотрудников.

Справка о штатной численности

Зачем нужен этот документ?

На самом деле, причин может быть несколько:

  • Требует налоговая служба. Эта причина самая часто встречающаяся. На основе информации из этой справки инспекторы выясняют, какая компания должна предоставить отчетность в бумажной форме, а какая может отчитаться в электронном виде;
  • Запрос банковской организации. Сейчас также нередко встречается, особенно если компания обратилась за услугой кредитования;
  • Запрос ПФР.

Как составить?

На утвержденном бланке указываете данные следующего характера:

  • Наименование справки;
  • Название органа ФНС полностью;
  • Название юрлица или ИП, который делает расчет;
  • Свидетельство ИНН;
  • КПП;
  • Количество сотрудников по штатному расписанию на конкретную дату;
  • Число, когда заполнили бланк;
  • Подпись и расшифровка подписи ответственного лица.

Заполнить лучше в двух экземплярах – один оставить себе, а второй отправить по месту требования.

Штатная численность – один из важных показателей, который формирует эффективное управление компанией. Качество ее определения оказывает влияние на весь процесс производства. Но в завершение разговора стоит отметить, что не всегда коммерческие компании занимаются такими расчетами, чаще это делают государственные учреждения.

V1: Трудовые ресурсы предприятия. Нормирование и оплата труда

S: Ежедневно по данным табельного учета определяется…

+: явочная численность работников

-: списочная численность работников

-: среднесписочная численность персонала

-: количество целодневных простоев

S: Бухгалтеры и юристы относятся к категории…

-: рабочие

+: специалисты

-: служащие

-: руководители

S: При расчете коэффициента текучести кадров учитывается численность работников, уволившихся (уволенных) в связи с…

-: сокращением штатов

-: переводом

+: нарушением дисциплины

S: К промышленно-производственному персоналу предприятия относят …

-: работников, обслуживающих непромышленные подразделения предприятия

-: работников, принятых на постоянную, сезонную, временную работу на срок один день и более со дня зачисления на работу

-: рабочих, непосредственно занятых изготовлением продукции, выполнением работ, оказанием услуг

+: работников, занимающихся непосредственно производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг

S: При подборе и расстановке кадрового состава предприятия не учитываются…

-: уровень квалификации

-: способность к обучению

-: качество выполняемой работы

+: стиль и методы работы

S: К категории специалистов относятся…

-: начальники цехов

-: сменные мастера

-: бригадиры

+: экономисты цехов

S: Соглашение между предприятием и человеком, который поступает на работу, оговаривающее место работы, должностные обязанности, должность, размер заработной платы и другие условия работы, называется …

-: договором подряда

-: приказом о приеме на работу

+: трудовым договором

-: положением об оплате труда

S: Согласно утвержденному штатному расписанию предприятия, устанавливается численность …

+: служащих

-: основных рабочих

-: вспомогательных рабочих

-: обслуживающих рабочих

S: Работники предприятия, непосредственно занятые созданием материальных ценностей или оказанием производственных и транспортных услуг, относятся к категории персонала …

-: специалисты

-: служащие

-: руководители

+: рабочие

S: В зависимости от отраслевой принадлежности персонал предприятия подразделяется на…

-: рабочих и служащих

-: основных и вспомогательных рабочих

+: персонал основной деятельности и непромышленных подразделений

-: руководителей и специалистов

S: Списочный состав персонала предприятия включает всех работников, принятых на …

+: постоянную, сезонную, временную работу на срок один день и более со дня зачисления на работу

-: постоянную работу

-: постоянную, сезонную, временную работу на срок один день и более со дня зачисления на работу за исключением женщин, находящиеся в отпуске по беременности и родам

-: постоянную, сезонную, временную работу на срок один месяц и более со дня зачисления на работу

S: Работники предприятия, осуществляющие подготовку и оформление документации, учет и контроль, хозяйственное обслуживание и делопроизводство относятся к категории …

+: служащих

-: руководителей

-: руководителей низового звена

-: рабочих

S: Текучесть кадров на фирме (предприятии) определяется …

+: коэффициентом выбытия кадров

-: соотношением принятых работников и их среднегодовой численности

-: коэффициентом сменности

-: соотношение различных категорий работников в общей их численности

S: Удельный вес потерь рабочего времени в фонде рабочего времени представляет собой…

+: отношение суммы неявок с разрешения администрации, простоев и прогулов к фонду рабочего времени в человеко-днях

-: отношение суммы прогулов к фонду рабочего времени в человеко-днях

-: отношение суммы простоев и прогулов к фонду рабочего времени в человеко-днях

S: Показатель, рассчитываемый отношением числа работников, уволенных за нарушение трудовой дисциплины и по собственному желанию к среднесписочному числу, называется коэффициент …

-: обновления

-: оборачиваемости

+: выбытия

-: текучести

S: Кадры предприятия представляют собой …

-: работников, занимающихся непосредственно производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг

-: рабочих и руководителей

+: основной (штатный, постоянный) квалифицированный состав работников

-: совокупность физических лиц, регулируемую договором найма

-: текучести

-: выбытия

+: приема

-: постоянства

S: Правовой акт, регулирующий социально – трудовые отношения между работниками и работодателями на предприятии, называется …

-: договор найма

+: трудовой договор

-: трудовая книжка

-: социальное партнерства

S: При определении среднесписочной численности работников предприятия не учитываются …

-: работники, находящиеся в очередных отпусках

+: женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам

-: работники, находящиеся в длительных служебных командировках

-: работники, совмещающие работу на предприятии с учебой по заочной форме обучения

S: Среднесписочная численность работников предприятия за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый …

+: календарный день месяца, включая праздники и выходные дни (по предшествующему дню), и деления полученной суммы на число календарных дней месяца

-: календарный день месяца, включая праздники и выходные дни (по предшествующему дню), и деления полученной суммы на число рабочих дней месяца

-: рабочий день месяца и деления полученной суммы на число календарных дней месяца

-:рабочий день месяца и деления полученной суммы на число рабочих дней месяца

S: Среднесписочное количество работников предприятия за период составило 400 человек. В течение периода было принято на работу 80 человек, уволено 40 человек. При данных условиях коэффициент общего оборота кадров составит …

-: 0,1

+: 0,3

-: 0,5

-: 0,2

S: Количество человеко-часов, затраченных на выпуск единицы продукции, называется …

-: комплексной выработкой

-: производительностью труда

+: трудоемкостью

-: выработкой

S: Не использованные ранее реальные возможности экономии трудовых ресурсов на предприятии, называются …

-: факторами изменения производительности труда

-: факторами трудоемкости

-: резервами роста производительности труда

+: причинами снижения производительности труда

S: В торговле наиболее применим ____________ показатель производительности труда.

+: стоимостный

-: натуральный

-: качественный

S: Объем произведенной предприятием продукции за период составил 50 млн р., объем реализованной продукции – 54 млн литров. Среднесписочная численность работников предприятия за данный период составила 250 человек, в том числе рабочих – 200 человек. При заданных условиях, выработка на одного работающего на предприятии составит ____ тыс.р.

-: 250

+: 200

-: 270

-: 216

S: Понятие «производительность труда» включает …

-: затраты труда на производство единицы продукции

-: меру количества затраченного труда

+: продуктивность производственной деятельности приятия

+: количество произведенной продукции за единицу времени

S: На предприятиях, производящих разнородную продукцию, используется _________ метод измерения производительности труда.

-: трудовой

-: коллективный

+: стоимостной

-: натуральный

S: При прочих равных условиях к росту показателя «среднегодовая выработка на одного работающего» приводит увеличение…

-: целодневных потерь рабочего времени парка оборудования

-: запасов комплектующих изделий

+: цен на выпускаемую продукцию

-: численности основных рабочих

S: Метод нормирования труда, основанный на изучении затрат оперативного времени путем наблюдения и замеров длительности отдельных, повторяющихся при производстве каждого изделия элементов операции, называется …

-: опытно-статистическим

-: выборочным методом изучения потерь рабочего времени

+: хронометражем

-: фотографией рабочего дня

S: Выработка рабочих выражается в показателях…

-: стоимостных, нормативных, натуральных

-: натуральных, условно-натуральных, стоимостных, трудовых

-: человеко-часах, человеко-днях

+: только стоимостных и натуральных

S: К методам определения уровня производительности труда по выработке относят …

+: натуральный, стоимостной и трудовой

-: детализацию, сравнение и обобщение

-: графический и аналитический

-: синтетический и аналитический

S: Производительность труда на предприятии определяется через систему показателей …

-: оборачиваемости кадров по приему и по выбытию

-: оплаты труда

+: выработки и трудоемкости

-: фондоотдачи и фондоемкости

S: Объем работ, который работник или группа работников определенной квалификации должна выполнить в единицу рабочего времени в конкретных организационно-технических условиях, называется …

-: нормой времени

+: нормой выработки

-: нормой численности

-: нормативным заданием

S: Объем произведенной предприятием продукции за период составил 80 ты-: единиц продукции. Среднесписочная численность работников предприятия за данный период составила 300 человек, которые за период отработали – 540 ты-: чел-ча-: При заданных условиях трудоемкость производства продукции составит ____ чел.-ча-:

-: 7,7

+: 6,75

-: 10,5

-: 0,04

S: К основным показателям уровня производительности труда на предприятии относят …

-: затраты материалов на производство определенного вида продукции

-: выпуск продукции с 1 м2 производственной площади

-: количество продукции, произведенной на предприятии за определенный период времени

+: выработку и трудоемкость

S: Натуральный метод измерения уровня производительности труда характеризует …

-: выработку продукции в стоимостном измерении в единицу рабочего времени

-: затраты рабочего времени на единицу продукции в единицах трудоемкости

-: выработку продукции в оптовых ценах в единицу рабочего времени

+: выработку продукции в натуральных или условно-натуральных единицах в единицу рабочего времени

S: Производительность труда характеризует …

-: затраты труда на годовой выпуск товарной продукции

-: объем производства продукции

+: результативность и эффективность затрат конкретного вида труда в материальном производстве

-: результаты деятельности работника аппарата управления

S: Сумма материально-денежных ценностей, полученная работником за определенный период времени за выполненную работу в соответствии с качеством и количеством затраченного им труда, называется …

-: тарифной ставкой

+: номинальной заработной платой

-: реальной заработной платой

-: сдельной расценкой

S: За высокую квалификацию и профессиональное мастерство работникам предприятия могут быть выплачены…

-: компенсационные выплаты

+: стимулирующие выплаты

-: направляющие выплаты

-: репродукционные выплаты

S: Принципом организации заработной платы на предприятии не является …

-: обеспечение опережающих темпов роста производительности труда по сравнению с темпами роста заработной платы

-: соответствие меры труда мере его оплаты

+: обеспечение опережающих темпов роста заработной платы по сравнению с темпами роста производительности труда

-: постоянный рост номинальной и реальной заработной платы

S: В основе бестарифной системы оплаты труда лежит …

-: устная договоренность между работодателем и работником

-: оплата труда «в конверте»

+: долевое распределение заработанных коллективом средств

-: объем выполненных работ/услуг

S: Основными элементами тарифной системы оплаты труда являются …

-: тарифные сетки; тарифные ставки; должностные инструкции

+: ЕТКС; тарифные сетки, тарифные ставки; тарифные коэффициенты

-: тарифный фонд заработной платы, должностные инструкции

-: ЕТКС; должностные инструкции; тарифные сетки; коэффициенты доплат

S: Тарифные сетки, устанавливающие дифференциацию в оплате труда с учетом разряда работы и отраслевой принадлежности предприятия, включают в себя …

-: тарифно-квалификационный справочник и тарифную систему

+: тарифные разряды и тарифные коэффициенты

-: тарифно-квалификационный справочник и тарифные разряды

-: тарифные ставки и районные коэффициенты

-: прогрессивным

+: стимулирующим

-: компенсационным

-: основным

S: Значение тарифной ставки для промышленного предприятия устанавливается …

-: государством

-: рабочим

+: предприятием

-: профсоюзом

S: К методу материального стимулирования инновационной деятельности работников предприятия относится …

-: премирование за внеурочную работу

-: увеличение заработной платы

+: премирование изобретений

-: премирование за работу без брака

S: Вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера называется …

+: заработная плата

-: минимальная заработная плата

-: прожиточная минимум

-: тарифная оплата труда

S: Соотношение тарифных ставок по разрядам (межразрядное, соотношение тарифной ставки соответствующего разряда к тарифной ставке первого разряда) определяет …

-: межразрядный тарифный коэффициент

-: тарифный коэффициент

+: тарифная сетка

-: тарифная ставка

S: Основой планирования и организации производства, оплаты труда, стимулирования роста производительности труда является …

-: определение средних затрат времени на выполнение единицы определённой работы в условиях конкретного производства

+: нормирование труда

-: определение фактических затрат рабочего времени для выполнения единицы определенной работы

-: установление фактических затрат рабочего времени на выполнение определенного объема работы в условиях конкретного производства

S: Месячный заработок работника может быть ниже гарантированного государством минимального размера оплаты труда, если …

-: работник в течение месяца допустил производственный брак в работе не по своей вине

+: месяц отработан им не полностью

-: работник в течение месяца выполнял работу по сложности ниже уровня его квалификации (разряда)

-: работник в течение месяца был в служебной командировке

S: Оплата труда представляет собой …

-: вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера

+: систему отношений, обеспечивающих работодателем выплаты работникам за их труд в соответствии с законодательством

-: вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы за определенный период времени

-: заработную плату работника в зависимости от количества, качества и условий выполняемой работы

S: Соотношение тарифной ставки соответствующего разряда к тарифной ставке первого разряда определяет…

+: тарифный коэффициент

-: межразрядный тарифный коэффициент

-: диапазон тарифной сетки

-: тарифная сетка

S: Сдельная расценка – это…

-: оплата труда за единицу рабочего времени

-: месячная тарифная ставка

-: показатель, отражающий затраты времени работника

+: оплата труда за единицу продукции

S: Система косвенно-сдельной оплаты труда используется для…

-: основных производственных рабочих

+: вспомогательных рабочих, занятых обслуживанием оборудования

-: специалистов

-: административно-управленческого персонала

S: Косвенно-сдельная система оплаты труда предусматривает материальное стимулирование …

-: административно-управленческого персонала предприятия

-:производительности труда основных рабочих, изготавливающих продукцию (работы и услуги)

+: производительности труда вспомогательных работников, обслуживающих основных рабочих-сдельщиков

-: служащих предприятия

S: При сдельной системе оплаты труда заработная плата определяется…

+: сдельной расценкой и объемом выполненных работ

-: тарифной ставкой, отработанным работниками временем

-: сдельной расценкой и отработанным работниками временем

-: сдельной расценкой и тарифной ставкой

S: Условием применения сдельной оплаты труда является…

-: невозможность количественного измерения объемов производства продукции

+: необходимость стимулировать рабочих в увеличении выработки продукции

-: строго установленная регламентация производственного процесса

-: функционирование поточных линий

S: Условием применения повременной оплаты труда является …

-: наличие ограниченной номенклатуры работ

-: необходимость стимулировать рабочих в увеличении выработки продукции

+: невозможность точного учета выполняемых работ

-: наличие количественных показателей работы, непосредственно зависящих от конкретного работника

S: Сдельная заработная плата не зависит от…

-: сдельной расценки

+: объема отработанного времени

-: объема выполненных работ

-: разряда рабочего

S: Объем заработной платы вспомогательных рабочих при косвенно-сдельной системе оплаты труда зависит от объема выпуска продукции в ________ производстве.

+: основном

-: вспомогательном

-: обслуживающем

-: инструментальном

S: Повременная оплата труда стимулирует…

-: объем товарооборота

+: присутствие на рабочем месте

-: качество обслуживания покупателей

S: Сдельная оплата труда стимулирует…

+: объем товарооборота

-: присутствие на рабочем месте

-: качество обслуживания покупателей

S: Повременной называется форма оплаты труда, при которой месячный заработок работника зависит от величины …

-: часовой тарифной ставки, соответствующей разряду (квалификации) работника, и количества произведенной продукции (выполненной работы) за месяц

-: часовой тарифной ставки, соответствующей степени сложности (разряду) выполняемой работы, и количества фактически отработанного времени за месяц

+: часовой тарифной ставки, соответствующей разряду (квалификации) работника, и количества фактически отработанного времени за месяц

-: сдельной расценки за единицу произведенной продукции (выполненной работы) и количества произведенной продукции (выполненной работы) за месяц

S: Аккордная система оплаты труды предполагает оплату за …

-: выполнение отдельных работ

+: законченный объем работ

-: выполнение определенных функций

-: фактически отработанное время

S: При коллективной форме оплаты труда труд работника оплачивается в зависимости от результатов работы …

-: всего коллектива (бригады, участка) поровну между членами коллектива.

-: каждого работника независимо от результатов работы всего коллектива (бригады, участка)

-: всего коллектива (бригады, участка) без учета личного вклада каждого работника

+: всего коллектива (бригады, участка) с учетом личного вклада каждого работника

S: Сдельно-прогрессивная система оплаты труда предусматривает оплату …

+: изготовленной продукции в пределах норм по прямым сдельным расценкам, а оплату продукции сверх норм – по повышенным расценкам

-: оплату изготовленной продукции в пределах норм по пониженным сдельным расценкам, а оплату продукции сверх норм – по прямым сдельным расценкам

-: всей изготовленной продукции по повышенным расценкам

-: оплату всей изготовленной продукции по прямым сдельным расценкам

S: Сдельной называется форма оплаты труда, при которой месячный заработок работника зависит от …

-: величины часовой тарифной ставки, соответствующей разряду (квалификации) работника, и количества отработанного времени за месяц

-: степени сложности произведенной продукции (выполненной работы) и количества отработанного времени за месяц согласно табелю учета рабочего времени)

-: уровня квалификации (разряда) рабочего и количества произведенной продукции (выполненной работы) за месяц

+: величины сдельной расценки за единицу произведенной продукции и количества произведенной продукции за месяц

S: Натуральная форма оплаты труда может использоваться на предприятии, если она предусмотрена …

-: трудовым договором

+: коллективным или трудовым договором при наличии письменного заявления работника

-: коллективным договором

-: соглашением работника и предприятия

+: косвенной сдельной

-: аккордной

-: прямой сдельной

-: прогрессивной

S: Величина минимального размера оплаты труда работников на предприятии …

-: может быть ниже уровня, установленного законодательством

+: гарантирована государством

-:должна соответствовать уровню, установленному законодательством

-: не может превышать минимального размера оплаты труда, установленного законодательством

S: При применении аккордной системы оплаты труда рабочему или группе рабочих …

-: выплачивается определенная сумма заработной платы, рассчитанная за фактически выполненный объем продукции (работы)

-: заранее выплачивается месячная сумма заработной платы, указанная в договоре

+: выплачивается заранее указанная общая сумма заработной платы за обусловленный договором объем продукции (работы)

-: выплачивается заранее установленная общая сумма заработной платы за время выполнения работы, обусловленное договором

S: Заработная плата рабочего за плановый объем выполненной работы — 5000 р. Рабочий сдельщик выполнил плановое задание на 120%. На предприятии предусмотрено премирование: за каждый процент перевыполнения плана 1% премии. Сдельная расценка за единицу продукции установлена 50 р. Общий заработок работника за месяц, рассчитанный по сдельной премиальной системе, составит ____ р.

+: 7200

-: 6000

-: 6500

S: Косвенно-сдельная система оплаты труда предусматривает материальное стимулирование …

-: производительности труда основных рабочих, изготавливающих продукцию (работы и услуги)

-: служащих предприятия

+: производительности труда вспомогательных работников, обслуживающих основных рабочих-сдельщиков

-: административно-управленческого персонала предприятия

Все, что нужно знать про штатное расписание в 2020 году

Штатное расписание — это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением.

На практике штатное расписание необходимо и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся в аспектах подготовки и ведения документа: штатное расписание на 2020 год оформляем по всем правилам.

Стоит отметить, что при составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Как отмечено в части 2 ст. 57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике.

Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника при оформлении льготного пенсионного обеспечения. Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников и штатном расписании, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, насколько она обязательна. Ответ прост. Этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15, 57 и др. ТК РФ, и из этого ГИТ делает вывод об обязательности документа. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ; для этого они должны быть указаны в штатке).

Кто и как составляет и ведет штатное расписание

Вообще говоря, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Этому специалисту поможет в работе образец заполнения штатного расписания 2020: он наглядно показывает порядок ведения и заполнения документа.

Однако по факту учет кадрового состава ведут бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок. Так как штатное расписание представляет собой утвержденный высшим руководством нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Немаловажен вопрос, когда утверждается штатное расписание на следующий год? Эту форму составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила, как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:

  • сроки и правила разработки и внесения изменений;
  • форму приказа об утверждении штатки;
  • ответственных за формирование и подписание лиц;
  • состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
  • работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.

Форма документа

Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, описывающим организационную структуру компании и содержащим сведения о численности ее персонала. Составляется оно по форме № Т-3 (постановление № 1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004), но жестких требований использовать ее нет — форма является рекомендательной. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды. Мы рекомендуем использовать форму № Т-3 в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные. Вот так выглядит форма штатного расписания на 2020 год, утвержденная постановлением Госкомстата.

Как корректно заполнить форму № Т-3

Разберем пошагово пример штатного расписания ООО 2020 года. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным.

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Период действия. Указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.

Заполняем графы, всего их 10.

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация в штатном указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.).

Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя. Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.

Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы.

Подписи под проектом приказа ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Готовим приказ на утверждение

Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ на штатное расписание на 2020 года упоминается в верхнем правом углу бланка следующим образом.

В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности (расписание — на постоянное хранение, а приказ — на 75 лет, см. пункт 19 и 71 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Как вносить изменения

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.

Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

ВАЖНО! Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ. Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда). В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст. 74 ТК РФ можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца, и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Штатное расписание — что это такое, как составить и изменить + форма и образец

Здравствуйте! Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»? А ведь это документ, на основании которого начисляется заработная плата, а также принимают и увольняют сотрудников. Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.

Что такое «Штатное расписание»

Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.

Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.
Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.

Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.

  • Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания
  • Скачать Штатное расписание форма N Т-3

Функции штатного расписания

Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций. Основными, из которых, являются:

  • Возможность организации рабочего времени персонала;
  • Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
  • Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
  • Оставление правил внутреннего распорядка дня;
  • Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.

Штатное расписание – обязательный документ

На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.

Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.

Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.

Какой срок действия штатного расписания

Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.

Сколько и где хранится штатное расписание

На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Кто составляет

Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.

Сколько копий ШР должно быть на производстве

При составлении ШР, делается одна его копия. Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.

Изменение штатного расписания

Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:

  1. Если происходит реорганизация фирмы;
  2. Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
  3. Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
  4. В случае изменения штатных единиц;
  5. Изменения должности в штатном расписании;
  6. Изменения оклада в штатном расписании.

Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.

При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.

Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.

Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Есть ли обязательная форма штатного расписания

Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную форму Т-3. Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

Структура штатного расписания организации

ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.

Первая часть документов содержит следующую информацию:

  • Наименование организации, согласно учредительным документам;
  • Код ОКПО;
  • Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
  • Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
  • Общий штат сотрудников.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.

В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Как составить штатное расписание

Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.

1 графа. Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;

2 графа. Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);

3 графа. Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;

4 графа. Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;

5 графа. Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;

6, 7, 8 графа. Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;

9 графа. Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;

10 графа. Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;

После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке. Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.

Утверждение штатного расписания

Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.

ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации. На его основании можно уволить сотрудника или принять нового. Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия.

Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.