Номенклатура дел кадровой службы

Содержание

Внесение изменений в номенклатуру дел

Стандартные корректировки, которые вносятся в номенклатуру дел в течение года, это новые дела. Для них предусмотрены резервные строки, индексы, и ситуация эта вполне штатная. Все прочие изменения без особых проблем могли бы потерпеть и до следующей номенклатуры на будущий год. Но изредка бывают и такие, которые не могут. Весна-2016 ознаменовалась в архивном деле сокращением срока хранения документов по личному составу и теперь предстоит внести соответствующие изменения в номенклатуру дел.

Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об архивном деле в Российской Федерации“» дополнил последний статьей 22.1:

Статья 22.1. Сроки временного хранения документов по личному составу

1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года, хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Изменения касаются всех организаций, в которых есть наемные работники, а значит, и документы по личному составу. А тем организациям, в которых принято регулярно создавать номенклатуру дел на ближайший год, теперь придется внести изменения в действующую номенклатуру. Насколько быстро это нужно сделать? В рабочем порядке. Срок хранения документов, напомним, начинает исчисляться с 1 января года, следующего за тем, когда документ был закрыт делопроизводством. Таким образом, вносить изменения в номенклатуру дел можно вплоть до декабря. Однако тянуть не стоит: большинство документов по личному составу, завершенных делопроизводством в 2016 г., уже имеют срок хранения 50 лет, а не 75, и это должно быть отражено в номенклатуре дел за 2016 г.

Кто и как может внести изменения?

Номенклатура дел – локальный нормативный акт организации, утвержденный руководителем, зарегистрированный и внесенный в электронные системы в общем для всех локальных нормативных актов (ЛНА) порядке. А значит, делопроизводитель, архивариус или секретарь не может просто «внести изменения» в оригинальный экземпляр номенклатуры, пусть даже эти изменения и продиктованы федеральным законодательством. Изменение ЛНА требует особой процедуры, общей для всех, которая придумана довольно давно, так что ничего нового изобретать не придется.

Приведем алгоритм работы над внесением срочных изменений в номенклатуру дел (см. схему).

Алгоритм работы над внесением срочных изменений в номенклатуру дел

Инициируется заседание экспертной комиссии организации. На повестку дня выносятся два вопроса:

1) необходимость изменить сроки хранения документов в номенклатуре дел в связи с вступлением в силу нового закона;

2) проект приказа об изменении номенклатуры дел: рекомендуется вынести его на обсуждение комиссии сразу, чтобы не собирать потом для этого специальное заседание

Экспертная комиссия принимает решение внести изменения в номенклатуру и согласует проект приказа.

Примечание: если в организации нет экспертной комиссии, то инициатором изменений становится работник, ответственный за хранение документов, при поддержке начальника отдела кадров и, желательно, главного юриста компании. Они же и согласуют приказ

Шпаргалка делопроизводителя

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно. Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года. Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ. Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов: Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах, которые подлежат исключению из номенклатуры. Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений.

Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных. Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.

О внесении изменений (дополнений) в номенклатуру дел избирательной комиссии муниципального образования город Краснодар на 2012 год

РЕШЕНИЕ избирательной комиссии муниципального образования город Краснодар 18 июля 2012 г.

№ 6/23 Руководствуясь постановлением избирательной комиссии Краснодарского края от 16 июля 2012 года № 48/479-5

«О возложении полномочий окружных избирательных комиссий по подготовке и проведению выборов депутатов Законодательного Собрания Краснодарского края пятого созыва, назначенных на 14 октября 2012 года, на иные избирательные комиссии»

, в связи с предстоящим назначением на 14 октября 2012 года дополнительных выборов депутатов городской Думы Краснодара пятого созыва по Береговому одномандатному избирательному округу № 1 и Ярославскому одномандатному избирательному округу № 34, на основании протокола № 2 экспертной комиссии по определению исторической, научной и практической ценности документов, избирательная комиссия муниципального образования РЕШИЛА: 1.

Номенклатура дел организации

21422 Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов.

Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел». На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

ФАЙЛЫ Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование.

Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Номенклатура дел отдела кадров

Miassats.Ru

Номенклатуру дел допускается утверждать двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения непосредственно на самом документе. Приказ об утверждении номенклатуры дел следует подготовить, если вам необходимо задействовать административный ресурс для организации ведения делопроизводства – требуется сделать некие предписания, определить сроки выполнения, дать разъяснения и т.п.

Это особенно актуально в случае непланового развития ситуации, например при пересоставлении номенклатуры дел в середине года в связи с изменение структуры. Если ваши коллеги исполнительны и хорошо знакомы с основными требованиями делопроизводства, то будет вполне достаточно и проще выбрать второй способ утверждения (без приказа).

Приказ может быть составлен в виде: «утвердить и ввести в действие прилагаемую номенклатуру дел» – номенклатура дел должна быть помещена как приложение в дело с приказами по основной деятельности,

Что такое номенклатура дел кадровой службы

20 Июня 2017 в 16:44 Ведение кадрового документооборота в компаниях осуществляется по-разному, однако в организациях, имеющих немалое количество документов, возникает потребность в их упорядочивании. Учитывая требования законодательства, определяющего сроки хранения, и обязанность работодателя по соблюдению хранения документов, номенклатура дел становится необходимостью.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Цель создания номенклатуры – установление полного перечня дел, их состава, а также длительность хранения. В случае отсутствия в организации структурных подразделений в номенклатуре можно отразить направления деятельности.

Номенклатура отдела кадров базируется на следующей законодательной и нормативно-методической базе: КоАП РФ (ст. 13.25) приказ Минкультуры России

Стандартные корректировки, которые вносятся в номенклатуру дел в течение года, это новые дела. Для них предусмотрены резервные строки, индексы, и ситуация эта вполне штатная.

Все прочие изменения без особых проблем могли бы потерпеть и до следующей номенклатуры на будущий год.

Но изредка бывают и такие, которые не могут. Весна-2016 ознаменовалась в архивном деле сокращением срока хранения документов по личному составу и теперь предстоит внести соответствующие изменения в номенклатуру дел. Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об архивном деле в Российской Федерации“» дополнил последний статьей 22.1: Статья 22.1. Сроки временного хранения документов по личному составу 1.

Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся: 1) в государственных органах, органах

Внесение изменений в номенклатуру дел в течение года

Содержание: Дорогие читатели! Сегодня мы публикуем ответы на вопросы, поступившие на прямую линию по теме «Номенклатура дел», которая проходила 28 ноября 2008 г.

Беседу вел Александр Клавдиевич Горбач — юрист, главный редактор журнала «Юридический мир», ведущий горячей линии по кадровым вопросам.

Какими документами необходимо руководствоваться при составлении номенклатуры дел? Для составления номенклатуры дел используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, планы, отчеты, должностные инструкции работников, штатное расписание и другие документы, характеризующие задачи и функции организации в целом и ее структурных подразделений, а также типовые и ведомственные (отраслевые) перечни документов. Перечниявляются справочными пособиями, в которых в виде определенных статей (пунктов) записаны наименования групп документов, образующихся в различных отраслях деятельности организаций, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения.

Корректировка номенклатуры дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Разработка номенклатуры дел представляет собой первый этап проводимой в делопроизводстве экспертизы ценности документов, которые создаются в организации и поступают в нее.

Номенклатура дел составляется на предстоящий год, поэтому она является своего рода планом группировки документов в дела. В номенклатуре определяются заголовки дел, которые будут сформированы в делопроизводстве, и сроки их хранения.

Необходимые согласования В большинстве организаций номенклатура дел строится по структурному принципу: в каждом подразделении составляется номенклатура дел, отражающая документы данного подразделения.

Номенклатура дел от А до Я

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, – месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел.

Из номенклатур дел подразделений формируется сводная номенклатура дел организации. В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в организации и поступающие в нее из других организаций. Номенклатура – документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации – от составления до утверждения на следующий год. Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества.

Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов.

Для прочих номенклатура теоретически не обязательна.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

10532 Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

ФАЙЛЫ Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

Надо ли будет переделывать номенклатуру дел на 2020 год после выхода нового Перечня управленческих документов?

Подписчики присылают к нам в редакцию журнала вопросы относительно ожидаемого Перечня, который должен сменить пока действующий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)1. Большинство вопросов на эту тему можно свести к четырем основным:

Свернуть Показать Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

  1. Когда ожидать новый Перечень типовых управленческих документов со сроками хранения?
  2. Какой Перечень применять при разработке номенклатуры дел на 2020 год?
  3. Если новый Перечень введут в действие в самом конце 2019 года, то номенклатуры дел организаций на 2020 год придется перерабатывать по новому Перечню? Тогда труд по разработке номенклатуры дел на 2020 год по Перечню 2010 года окажется напрасным?
  4. Если новый Перечень введут в действие все-таки в 2020 году, то номенклатуры дел на 2020 год перерабатывать не потребуется?

Люди волнуются и не знают, к чему готовиться. Поэтому мы обратились за разъяснениями в Росархив, чтобы узнать ответы, что называется, из первых уст. Далее объясним вам, как выглядит ситуация на дату подписания этого номера журнала в печать – а именно на 15.11.2019.

Работа над проектом нового Перечня типовых архивных управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения1, уже завершается. В ноябре планируется передать проект Перечня на регистрацию в Минюст России. Предугадать, сколько времени она займет, сейчас никто не берется. Можно только сказать, что после такой регистрации спустя 10 дней после размещения нового Перечня на официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru документ вступит в законную силу.

Перечень вступит в силу вместе с указаниями по его применению. В них и/или в приказе об утверждении нового Перечня, скорее всего, и будет указан год, с которого новый Перечень надо будет применять. Сейчас ситуация выглядит так, что, с большой долей вероятности, его надо будет применять с 2020 года, т.е. номенклатуры дел конкретных организаций должны будут соответствовать вступившему в силу новому Перечню.

Да, переделывать номенклатуры дел на 2020 год, похоже, придется. Но это будут скорее отдельные правки, а не фундаментальная разработка номенклатуры заново. И делать это в спешном порядке не потребуется. Ведь только по окончании 2020 года дела надо будет «закрывать».

Как действовать, если за несколько месяцев до окончания года принято решение утвердить новую номенклатуру дел из-за изменений в структуре организации и появления новых участков работ? Значит ли это, что прежняя номенклатура должна быть признана утратившей силу? Если нет, то значит ли это, что на 1 год в учреждении действует 2 номенклатуры? К какой номенклатуре дел заполнять итоговую запись? Что нужно предусмотреть в приказе об утверждении пересоставленной номенклатуры дел? Ответы в № 12’ 2019

Поэтому после выхода нового Перечня службы делопроизводства организаций должны будут посмотреть, что в нем изменилось по сравнению с предыдущим, и подправить сроки хранения и заголовки отдельных дел, ссылки на статьи Перечня.

На данный момент в проекте нового Перечня (как и в его предшественнике 2010 г.) имеется только 1 звено, т.е. устанавливается по каждой статье Перечня срок хранения для всех организаций. Особенности применения срока хранения (если таковые имеются) указаны в графе «примечания», а также в тексте заголовка с использованием литерных букв.

Проект нового Перечня имеет 12 разделов:

  • Организация системы управления;
  • Планирование деятельности;
  • Финансирование, кредитование деятельности;
  • Учет и отчетность;
  • Международное сотрудничество;
  • Информационная деятельность;
  • Трудовые отношения;
  • Кадровое обеспечение;
  • Материально-техническое обеспечение деятельности;
  • Административно-хозяйственное обеспечение деятельности;
  • Обеспечение режима безопасности организаций, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций;
  • Социально-бытовые вопросы.

Росархив полагает, что, учитывая незначительные изменения структуры Перечня, переработка заголовков дел и номеров статей в номенклатуре также будет незначительная.

Если действовать по всем правилам, то надо будет после вступления в силу нового Перечня в течение 2020 года:

  • издать приказ о переработке номенклатуры дел в связи с изданием нового Перечня и актуализировать номенклатуру дел (заголовки дел, сроки хранения, ссылки на статьи нового Перечня);
  • согласовать новый вариант номенклатуры дел 2020 года экспертной комиссией (центральной экспертной комиссией) организации;
  • а источникам комплектования ее надо будет согласовать еще «со своим» государственным/муниципальным архивом;
  • исправить на обложках некоторых дел заголовки и сроки хранения.

Эти советы основаны на давно применяемых принципах работы с номенклатурой дел, которые отражены в т.ч. здесь:

Фрагмент документа Свернуть Показать Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

Пункт 3.5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

…корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.), составление итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве федерального органа исполнительной власти в течение года…

Если организация не является источником комплектования и номенклатуру дел даже не разрабатывала (встречаются и такие), то, на наш взгляд, жизненно необходимым минимумом в этом случае будет:

  • в течение 2020 года подправить заголовки и
  • сроки хранения у тех дел, у которых они изменились в новом Перечне по сравнению с предыдущим 2010 года.

Как только новый Перечень будет зарегистрирован Минюстом России, т.е. появится его окончательный вариант с указаниями по применению, мы обратимся к ведущим экспертам и будем публиковать в журнале ответы на следующие вопросы:

  • что изменилось в новом Перечне по сравнению с Перечнем 2010 года;
  • как оформить изменения номенклатуры дел, сроков хранения и заголовков дел, которые были заведены согласно Перечню 2010 года.

Присылайте в редакцию журнала свои вопросы на эту тему. Вместе нам будет легче глубже ее проработать.

Новость «О судьбе перечней документов с указанием сроков хранения» читайте в № 12’ 2019

Сноски

Свернуть Показать

  1. Далее – Перечень 2010 года, предыдущий Перечень. Вернуться назад

  2. Далее – проект нового Перечня, новый Перечень. Вернуться назад

Бесплатно 1 номер журнала

Номенклатура дел. Особенности построения.

Номенклатура дел — это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.

Основными принципами построения номенклатуры яв­ляются:

-систематизация документов на основе классификатора вопросов деятельности учреждения, позволяющая документы по одному вопросу (теме) группировать вместе;

-единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску докумен­тов;

-применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры измене­ний, добавлений и исправлений; стабильность, сохранение за номенклатурой функции учета документов.

Номенклатура включает полный состав документов, в первую очередь документы, подлежащие постоянному хране­нию. Общеизвестно, что номенклатура способствует правиль­ной организации и хранению документов учреждения. Она не только определяет единый порядок формирования дел, но и помогает решать вопросы комплектования, экспертизы и отбо­ра на государственное хранение основной документации, име­ющей научно-историческое значение. Это важное свойство но­менклатуры дел делает ее наиболее объективным средством от­бора документов на государственное хранение.

Ответственность за разработку номенклатуры возлагается на делопроизводственную службу учреждения.

Различают:

-номенклатуру дел организации

-номенклатуры дел отдельных функциональных подразделений.

Прежде чем приступить к составлению номенклатуры, необходимо провести определенную организационную работу. С этой целью начальник канцелярии совместно с представителем архива проводят совещание с участием представителей всех структурных подразделений. На таком совещании, кото­рое обычно проводится в IV квартале текущего года, подводят­ся итоги по формированию дел и даются указания о порядке формирования и сроках представления номенклатур дел струк­турными подразделениями на будущий год.

Номенклатура дел должна быть составлена подразделе­ниями заранее, чтобы канцелярия и архив смогли до 1 января согласовать их с государственным архивом и утвердить у руко­водителя учреждения. Следует учитывать, что несвоевременно составленная номенклатура в новом году приводит к наруше­нию существующих требований. В результате таких нарушений документы нового года неправомерно подшиваются в дела прошлого года. Такие дела приходится расформировывать, что требует больших непроизводительных затрат времени.

Во вновь созданном учреждении номенклатура составля­ется в любое время года, а затем к началу каждого делопроиз­водственного года. Точно так же при реорганизации учрежде­ния (если функции его значительно изменились, а номенкла­тура не отражает настоящего состояния дел) номенклатура должна быть составлена в любое время года.

Для составления номенклатуры дел используются уставы или положения об учреждении и его структурных подразделе­ниях, должностные инструкции работникам учреждения, штат­ные расписания, отчеты и другая документация, схема класси­фикации служебных документов, ведомственный или типовые перечни документов и дел с указанием сроков их хранения, примерные, типовые номенклатуры дел, номенклатуры дел за прошлый год, регистрационные карточки (журналы), описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, спи­сок структурных подразделений и корреспондентов.

Положение (устав), штатные расписания, должностные инструкции, номенклатуры дел прошлого года облегчают со­ставление номенклатуры и систематизацию дел; карточки и журналы регистрации документов помогают определить состав и содержание полученных, отправленных и внутренних доку­ментов и т.д.

Обычно номенклатура строится по структурному или структурно-функциональному принципу. Возможно построение номенклатуры дел по функциональному принципу в бесструк­турных учреждениях или там, где нет устойчивой структуры.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по струк­турному принципу:

1. Канцелярия.

2. Отдел экономического прогнозирования.

3. Производственно-технологический отдел.

4. Отдел техники безопасности.

5. Финансовый отдел.

6. Бухгалтерия.

7. Отдел труда и заработной платы. 8: Отдел кадров.

9. Токарный цех.

10. Слесарный цех.

11. Сборочный цех. 12…..

15. Профсоюзный комитет

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по струк­турно-функциональному принципу:

1. Руководство.

2. Планирование.

3. Организация производственной деятельности.

4. Бухгалтерия.

5. Отдел кадров.

6. Профсоюзный комитет.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по функ­циональному принципу:

1. Руководство.

2. Планирование.

3. Организация производственной деятельности.

4. Финансирование.

5. Учет и отчетность.

6. Кадры.

Составление номенклатуры дел начинается в структурных подразделениях учреждения. На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел всего учреждения, которая согласо­вывается с архивным органом и утверждается руководителем учреждения.

В сводной номенклатуре дела располагаются так же, как и в номенклатурах структурных подразделений. Первый раздел сводной номенклатуры дел рекомендуется посвя­щать делам с документами канцелярии (секретариата, общего отдела), затем функциональным отделам и управлениям. Дей­ствующие на общественных началах структурные подразделе­ния и органы учреждения располагаются за основными струк­турными подразделениями. Завершают номенклатуру дел рас­положенные в порядке значимости общественные организации.

В номенклатуре, построенной по структурно-функцио­нальной и функциональной схеме, названия ее разделов и под­разделов совпадают с наименованиями управленческих функ­ций и структурных подразделений, которые располагаются в порядке их значимости. Внутри каждого раздела дела разме­щаются по группам с учетом степени важности, сроков хране­ния. Внутри каждой группы располагаются дела постоянного хранения, затем временного свыше 10 лет и временного до 10 лет включительно.

В номенклатуру дел сначала включают дела с распоряди­тельными документами вышестоящих организаций, затем с распорядительными документами данного учреждения, прото­колы, штатные расписания, планы, отчеты, договоры, бухгалтер­ские документы, акты, переписку и др.

Наименования дел, включающие документы одинаковые по содержанию и разновидности, помещаются рядом. Так, по­сле подлинных приказов включаются дела с копиями приказов; квартальные планы следуют за годовыми; месячные — за квар­тальными; после них — переписка по планированию. Однород­ные наименования дел располагаются в номенклатуре по алфа­виту корреспондентов или географических названий.

В учреждениях могут быть дела по вопросам, которые не разрешены в течение одного года. Это так называемые «перехо­дящие» дела. Переходящие дела можно условно подразделить на несколько групп. Первая группа — дела, не завершенные делопроизводством, которые ведутся вплоть до разрешения во­просов, например: «Документы о строительстве здания архива (отчеты, акты, переписка и др.)». Вторая группа — дела, которые ведутся в течение нескольких лет до окончательного заполне­ния форм, например: «Журнал регистрации арбитражных дел». Третья группа — дела с распорядительными, инструктивно-методическими документами, которые ведутся в течение ряда лет (пока дело не достигнет 200—250 листов), например: «При­казы министра об изменении структуры. Копии».

Эти дела вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же наименованием и с одним и тем же индексом в тече­ние всего срока, необходимого для разрешения вопроса. Если в истекшем году дело состоит из двух или более томов, а послед­ний том не закончен, то в номенклатуру будущего года вклю­чаются все тома переходящего дела. Если в результате передачи функций одного учреждения другому передаются незавершен­ные делопроизводством дела вместе с картотеками и докумен­тами, они включаются в номенклатуру дел учреждения, при­нявшего его функции.

Не включаются в номенклатуру дел ведомости Нацио­нального Собрания Республики Беларусь, собрания декретов, указов Президента и постановлений Правительства Республики Беларусь, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации и другие печатные издания.

Учет признаков заведения дел является обязательным ус­ловием правильного составления номенклатуры дел. При фор­мировании отдельных статей номенклатуры признаки заведе­ния дел должны отражаться в такой последовательности: но­минальный, авторский, предметно-вопросный, корреспондент­ский или географический, хронологический.

Признаки заведения дел влияют и на расположение ста­тей в пределах номенклатуры. Так, названия дел, наиболее важных по значению с точки зрения номинальной характери­стики документов (положения, уставы и т.д.), выдвигаются на первое место. Названия дел, состоящих из документов одно­родного содержания, помещаются рядом. Названия дел, отра­жающих авторский, корреспондентский и географический при­знаки, располагаются в номенклатуре по алфавиту авторов, корреспондентов, географических наименований. Названия дел, формируемых по хронологическому принципу, располага­ются в последовательности хронологических периодов, за ко­торые сгруппированы документы.

В первой графе номенклатуры дел проставляется индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения (или направления деятельности учреждения), присвоенного канце­лярией, и порядкового номера дела по номенклатуре в преде­лах структурного подразделения (участка, направления дея­тельности). Например, индекс дела 02-18, где 02 — индекс структурного подразделения, 18 — номер дела. 106

Система индексов может быть трех видов: цифровая, бук­венная и смешанная. Чаще всего применяются десятичная, нуме­рационная и серийная цифровые индексации. Наиболее распро­странена десятичная система.

Если в учреждении имеется классификатор вопросов дея­тельности учреждения, индекс дела состоит из условного обо­значения структурного подразделения, условного обозначения вопроса по классификатору и порядкового номера дела по но­менклатуре. Не менее важным является правильное заполнение 2-й графы номенклатуры дел («Заголовки дел»). В этой графе указываются названия разделов и подразделов и заголовки дел.

Заголовки дел располагаются в соответствующих разделах и подразделах номенклатуры. Они формируются на основе оп­ределений документируемых участков работы и вопросов дея­тельности учреждения. К ним добавляется название рода заво­димого дела (переписка, документы) или делопроизводственного вида документов (приказы, протоколы, акты), а также данные об авторах документов, корреспондентах, датах событий, ука­зания о подлинности или копийности документов, вопрос (те­ма, предмет), к которому относится содержание документов за­водимого дела. Кроме того, в заголовки дел могут быть внесе­ны названия учреждений, после переписки с которыми образо­вались документы (корреспонденты). Название учреждения-автора в заголовках дел с перепиской не указывается.

Так, в заголовке дела «Переписка с областными и район­ными организациями по вопросам образования и культурно-массовой работы» в обобщенном виде показаны корреспонденты и вопросы переписки (такое дело составляется, если нет необхо­димости заводить несколько дел по группам корреспондентов).

В заголовке также может указываться географическое на­звание, к которому относится содержание документов, и время. При этом учитывается целесообразность группировки в от­дельные дела документов постоянного и временного хранения.

Неправильно озаглавлены дела, в которых вместо вида документа указано действие, например, «Проверки финансово-хозяйственной деятельности и документальных ревизий подве­домственных учреждений» вместо «Акты проверки …», «Справ­ки проверки …» и т.д.

Наименования дел в номенклатуре должны совпадать с их заголовками на обложках дел.

Термин «дело» употребляется в заголовке тогда, когда объединяются различные по своим разновидностям документы, связанные между собой последовательностью разрешения во­проса. Термин «дело» употребляется также при заведении лич­ных, судебных дел.

В заголовках некоторых дел принято обобщение «доку­менты». Этот термин употребляется, когда объединяются раз­личные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью его разрешения, например: «Документы о строительстве завода строительных материалов (сметы расхо­дов, финансовый отчет, акт сдачи в эксплуатацию и др.)».

Термин «документы» употребляется также при объедине­нии в одном деле приложений к какому-либо одному или не­скольким документам, например: «Документы к акту о приеме-передаче завода …». Если дело состоит из одного документа, в его заголовке указывается разновидность документа и дата со­бытия: «План научно-исследовательских работ института на 1993 г.». Годовые планы, сметы, отчеты включаются в номенк­латуру предстоящего года, в течение которого они должны по­ступать или создаваться в данном учреждении. Так, в номенк­латуру дел на 1995 г. может быть включен план НИР на 1996 г. и отчет за 1994 г., если они составляются в 1995 г.

Заголовки дополнительно формируемых дел, не преду­смотренных номенклатурой, вносятся в соответствующие раз­делы, для чего в конце каждого раздела включают так назы­ваемые «резервные» номера. Каждый раздел номенклатуры дел целесообразно начинать с новой страницы.

Графа 3 номенклатуры заполняется после завершения дел делопроизводством и окончания года. В ней указывается коли­чество частей (томов) по каждому наименованию. Если в тече­ние года заведено несколько томов дела, и последний том не завершен, то в номенклатуру дел предстоящего года включают­ся все тома переходящего дела. В графе 4 проставляются сроки хранения со ссылкой на статьи типового или ведомственного перечня. В том случае, если в перечне отсутствуют отдельные новые категории документов, экспертная комиссия определяет срок хранения на основании их практической и исторической ценности.

Не менее важным является заполнение графы 5 «Приме­чание». В течение года в этой графе делаются отметки о заве­дении дел, указываются фамилии ответственных за это лиц, делаются отметки о переходящих делах (например: «переходя­щее», «продолжается делопроизводством»), о передаче дел в ар­хив учреждения, об уничтожении дел и т.п. (приложение 66).

Номенклатура дел подписывается руководителем дело­производственной службы. Очень важно своевременно запол­нить итоговые записи в номенклатуре, поскольку здесь указы­вается количество заведенных в течение года дел с постоян­ным, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет сроками хранения, а также количество переходящих дел. Итоговая за­пись заполняется по окончании года и заверяется лицом, от­ветственным за делопроизводство. Итоговая запись дает сведе­ния для будущего комплектования архивов, а также учитывает количество переходящих дел для включения в номенклатуру будущего года.

Номенклатура дел составляется, как правило, в четырех эк­земплярах (первый экземпляр хранится в канцелярии, второй — в структурных частях, третий — в архиве учреждения для контроля за правильностью сдачи дел в архив и для приема по номенкла­туре дел с временным сроком хранения, четвертый — в государ­ственном архивном учреждении). Ежегодный экземпляр номен­клатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры канцелярии (секретариата).

Номенклатура дел организации, передающей документы на хранение в государственный архив, согласовывается с учре­ждением государственной архивной службы. Организации, не передающие документы на государственное хранение, согласо­вывают номенклатуры дел с центральной экспертной комисси­ей (ЦЭК) вышестоящей организации. Пересогласовывается номенклатура дел в случае изменения функций и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет.

При отсутствии таких изменений она ежегодно перепеча-тывается и с соответствующими поправками утверждается ру­ководителем организации. Номенклатура дел является также сдаточной описью для дел временного хранения в тех учрежде­ниях, где предусмотрена сдача таких дел в архив ведомства. Дела временного хранения передаются в архив под номерами, присвоенными им по номенклатуре, а в номенклатуре в графе «Примечания» против каждого названия дела отмечается «Сда­но в архив».

Чтобы улучшить организацию документов в структурных частях всей системы в целом, целесообразно разрабатывать примерные, типовые номенклатуры дел для подведомственных им учреждений. Примерная номенклатура дел представляет со­бой список наиболее типичных для какой-либо группы одно­родных учреждений (организаций, предприятий) наименова­ний дел с указанием сроков их хранения и имеет рекоменда­тельный характер. Она определяет порядок группировки доку­ментов в дела, устанавливает сроки их хранения и является важным пособием для составления номенклатуры дел конкрет­ного учреждения.

Номенклатура для группы однородных учреждений с одинаковыми функциями и структурой может являться типо­вой, то есть предусматривать один и тот же обязательный со­став заводимых дел для всех учреждений данной группы. Типо­вая номенклатура по охвату дел близка к индивидуальной, в ней должны быть отражены все дела.

Составляется примерная или типовая номенклатура на основании изучения функций и направлений деятельности данной группы учреждений. При этом используются те же ис­точники, что и для индивидуальной. При стабильной структуре учреждения примерная или типовая номенклатура строится по структурному принципу, в других случаях — по структурно-функциональной или функциональной схеме.

Следует отметить, что номенклатура дел является необ­ходимым условием четкой работы аппарата управления органи­зации: раскрывая содержание деятельности учреждения, она способствует правильной группировке документов в дела, пра­вильному формированию и оформлению дел, передаче их в го­сударственные архивы, а также своевременному отбору дел на уничтожение.

Совершенствование номенклатур дел является основой оптимизации работы с документами, рационализации делопро­изводства и управленческого труда.

Формирование дел — группировка исполненных доку­ментов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Все документы организации на бумажной основе группи­руются в дела. Формированием дел в структурных подразделе­ниях занимаются ответственные за делопроизводство лица, на­значаемые руководителями структурных подразделений.

Контроль за правильным формированием дел в органи­зации осуществляется службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство. ПО

При формировании дел необходимо соблюдать следую­щие правила:

— помещать в дело только исполненные документы;

— помещать в дело документы, которые по своему содер­жанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;

— помещать вместе все документы, относящиеся к раз­решению одного вопроса;

— помещать приложения вместе с основными доку­ментами;

— раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

— группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

— в дело не должны помещаться документы, подлежа­щие возврату, лишние экземпляры, черновики;

— дело должно содержать не более 250 листов (3—4 см). Располагаются документы внутри дела в хронологической или вопросно-логической последовательности и в их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по личному составу группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения. Протоколы заседа­ний располагаются в хронологическом порядке, по номерам. Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируются по номерам протоколов заседаний. Лице­вые счета рабочих и служащих по заработной плате группиру­ются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфа­виту фамилий.

Предложения, заявления, жалобы граждан и все доку­менты по их рассмотрению и разрешению группируются в хро­нологическом или алфавитном порядке. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются к данной груп­пе документов.

С момента заведения и до передачи в ведомственный ар­хив дела хранятся по месту их формирования.

Номенклатура дел

Номенклатура дел — понятие, сущность и функции

Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Функции номенклатуры дел

Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.

Рассмотрим ее основные функции:

  • Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.
  • Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
  • Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
  • Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
  • Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Виды номенклатур дел

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Рис. 5.1. Форма номенклатуры дел организации

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).

Рис. 5.2. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации

В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).

Сводная номенклатура дел организации (рис 5.1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 5.2).

Содержание номенклатуры

Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф.

В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).

Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела.

Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

  • название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
  • название адресата или корреспондента;
  • краткое содержание документов дела;
  • название местности, с которым связано содержание документов;
  • даты (период), к которым относится содержание дела;
  • указание на копийность документов.

Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».

Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.

Рис. 5.3.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3).

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются в службу ДОУ организации и архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.


После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных доку­ментов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, по­мещенных в отдельную обложку».

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возмож­ность использования нужной информации, документы класси­фицируют: разделяют их на группы с разными сроками хране­ния. Специальным классификационным справочником, позво­ляющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наимено­ваний дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хране­ния, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел — это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

— номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, перено­сятся затем на обложки дел;

— каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким об­разом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

— номенклатура дел используется при построении информа­ционно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть ис­пользована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

— номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для состав­ления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

— номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Общие требования к номенклатуре.

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизвод­ства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

— охват всех документов, получаемых и создаваемых в про­цессе деятельности организации;

— раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

— конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

— систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соот­ветствии со степенью важности и сроком хранения доку­ментации.

Виды номенклатур.

Различают типовые, примерные и кон­кретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, од­нородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и яв­ляется нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной но­менклатур, каждая организация должна составлять свою кон­кретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного де­ления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заво­димых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяют­ся в сводную номенклатуру.

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полно­стью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются на­звания тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенкла­туре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или пример­ной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

Составление номенклатуры.

Составлению номенклатуры пред­шествует изучение состава, содержания и количества докумен­тов, образующихся в процессе реализации учреждением (орга­низацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учре­ждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картоте­ки). Но главным источником являются сами документы органи­зации. При определении сроков хранения дел основными посо­биями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.

Кроме того, очень важно знать и учитывать требования, за­крепленные в таких нормативных и нормативно-методических документах, как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизвод­ству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основные правила работы ведомственных архивов. Архивными уч­реждениями разработаны и методические пособия по составле­нию номенклатур дел.

К процедуре составления номенклатуры дел необходимо при­влекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состава документов. Негосударственным организациям методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.

Номенклатура дел на предстоящий год составляется в по­следнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организа­ции — заново составляться и согласовываться.

Разработка номенклатуры дел

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

— определение круга документов для включения в номенк­латуру;

— составление заголовков (наименований) дел;

— разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

— определение сроков хранения дел;

— определение системы индексации и установление индексов дел;

— оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклату­ру.

Основное требование к номенклатуре — охват всех доку­ментов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организа­ций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы уче­та, различные картотеки.

В номенклатуру должны быть внесены и документы вре­менно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не окон­ченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения во­проса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенк­латуру каждого года на протяжении всего срока решения во­проса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате по­явления в деятельности организации новых вопросов. Для та­ких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматри­вают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборни­ки, справочники и т.д.).

Составление заголовков дел.

Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов ком­плекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании доку­ментов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формули­ровки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспе­чивать наиболее благоприятные условия для работы с доку­ментами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.

Понятие дело употребляется в заголовках судебных, след­ственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательно­стью делопроизводства по одному конкретному вопросу. На­пример: «Дело о выделении средств на ремонт краеведче­ского музея г. Бологое»; «Дело об организации довузовской подготовки в МГТУ «Станкин»».

При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.

Термин документы употребляют в заголовках дел, содержа­щих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды до­кументов. Например: «Документы о строительстве нового учеб­ного корпуса университета (утвержденные сметы расходов, пла­ны работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за I квартал 2000 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)».

Использование терминов материалы и документальные мате­риалы неправомерно, так как они не предусмотрены государст­венным терминологическим стандартом. В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется.

Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:

— Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: «Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении контракта по поставкам диа­бетических препаратов».

— Если в деле сгруппирована переписка с однородными кор­респондентами, их название в заголовке дела дается обоб­щенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».

— Если однородные корреспонденты находятся на одной оп­ределенной территории (край, область, район), целесооб­разно указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в матема­тической олимпиаде».

— В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь во­прос, например: «Переписка об организации международной конференции «Женщины и бизнес»».

Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию.

При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа, автор и год, например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г.», «Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г.».

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные доку­менты, должны включать указание на вид и характер доку­ментов, их периодичность, например: «Годовой отчет о науч­но-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».

В заголовке дела, содержащего статистические формы, ука­зываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».

Разработка классификационной схемы.

После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он ос­нован на учете организационно-структурного построения аппа­рата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих ор­ганов, затем — дела, содержащие организационную документа­цию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее распола­гают дела с распорядительной документацией самого учрежде­ния или организации (приказы, распоряжения, решения кол­легиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плано­выми и отчетными документами (годовыми, квартальными, ме­сячными), перепиской и другими документами.

Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них — месячные. Аналогично сис­тематизируют и дела с отчетными документами. Дела с пере­пиской располагают в следующем порядке: вначале — пере­писка с директивными и вышестоящими органами, затем — с неподчиненными организациями и в конце — с подведомст­венными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований коррес­пондентов или географических названий, например:

— Переписка с фирмой «Арбель».

— Переписка с фирмой «Информсервис».

— Переписка с фирмой «Регана».

Или

— Переписка с вузами Астраханской области.

— Переписка с вузами Вологодской области и т.д.

Номенклатура дел организации составляется на основе но­менклатур дел структурных подразделений. В этом случае разде­лами сводной номенклатуры дел будут служить названия струк­турных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроиз­водства (например, канцелярия). Последние разделы — это об­щественные организации или органы, действующие на общест­венных началах.

В организациях без структурного деления или с нестабиль­ной структурой разделами номенклатуры являются управленче­ские функции или основные направления деятельности, напри­мер: руководство, планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре орга­низации должен быть стабильным и одинаковым для всех струк­турных подразделений, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

Определение сроков хранения дел.

Сроки хранения дел ус­танавливают для обеспечения сохранности ценных докумен­тов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не мо­гут помещаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.

Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждения­ми, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отра­жают общие функции и вопросы (руководство, контроль, плани­рование, учет, отчетность, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

При определении сроков хранения документов могут ис­пользоваться несколько видов типовых перечней:

— Перечень типовых документов, образующихся в деятельно­сти госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

— Перечень документов, подлежащих приему в государствен­ные архивы;

— Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Кроме того, негосударственные коммерческие организа­ции могут пользоваться справочным пособием «Управленче­ские документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (М.: ВНИИДАД, 1966).

Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней ми­нистерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии — типовыми.

Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содер­жатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хране­ния всего дела устанавливается для наиболее ценной доку­ментации, т.е. больший. Например, если в деле находятся до­кументы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.

Индексация дел.

Для практического использования номенк­латуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам — индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функцио­нальной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядко­вый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит ус­ловное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03—02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела рас­полагается под номером «2» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть посто­янной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел.

Но­менклатура дел составляется по унифицированной форме, кото­рая разработана архивными органами и закреплена в Государст­венной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Формы но­менклатур дел организации и структурного подразделения при­ведены в приложениях 4 и 5.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хра­нения и примечания.

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не преду­смотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа — названия заголовков дел.

Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа — количество дел (томов, частей) — заполняется именно тогда.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до мино­вания надобности» (например, инструктивные письма выше­стоящих организаций, присланные для сведения) или «до заме­ны новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экс­пертизе ценности с возможным выделением некоторых доку­ментов на постоянное хранение.

В графе «Примечания» в течение всего срока действия но­менклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведе­нии новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в но­менклатуру дел.

Итоговая запись о категориях и количестве дел:

В итоговой записи отдельно указывается количество дел по­стоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указыва­ется количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, соста­вившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответствен­ным за документационное обеспечение, и согласовывается с ар­хивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если докумен­ты поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, прини­мающий дела данной организации, и только после этого утвер­ждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна со­ставляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в струк­турном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составлять­ся в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два эк­земпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Вто­рой экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а чет­вертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразде­ления для заведения дел.

Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год — образец

Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы

Структура номенклатуры отдела кадров

Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

Итоги

Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

  • Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
  • На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

  • приказы;
  • договоры;
  • учетные документы;
  • карточки;
  • трудовые книжки и т. д.

В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

  • перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
  • перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 558, а также разделе 6 перечня, введенного Главархивом СССР.

Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:

  • должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
  • могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
  • могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.

Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:

  • перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
  • сроки их хранения, предусмотренные законодательством.

Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы

Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:

  • классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
  • определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.

Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.

Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество единиц хранения;
  • сроки хранения и номера статей по перечню;
  • примечания к номенклатуре.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.

Структура номенклатуры отдела кадров

Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом:

  • В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
    • с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
    • какой порядковый номер соответствует конкретному делу.
  • Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).
  • 2-я графа номенклатуры по форме приложения 8 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
  • В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
  • В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
  • В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.

Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива.

Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.

Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений (включая кадровую службу).

Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры.

Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим.

Кадровику нужно будет:

  • окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их;
  • согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
  • дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:

  • собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 7 к правилам Росархива;
  • согласовать сводную номенклатуру с документоведом;
  • утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.

Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.

В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.

Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2020 год

Загрузить образец номенклатуры дел кадровой службы предприятия, актуальный в 2020 году, вы можете на нашем портале.

Скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2020 год

Итоги

Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.

Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году.

Узнать больше о специфике составления и использования номенклатуры дел на предприятии вы можете из статьи «Как составить номенклатуру дел в организации?».

Номенклатуры дел кадровой службы

Что такое номенклатура дел и для чего она нужна организации?

Номенклатура дел – это систематизированный по тематике, видам и срокам хранения документов, входящих в их состав, перечень заголовков дел, заводимых в организации в рамках календарного года.

Номенклатура дел позволяет внедрить в организации преемственную систему хранения и использования документов (всегда известно, что и где хранится), повысить уровень сохранности особо ценных документов, оптимизировать процесс отбора документов на уничтожение с истекшими сроками хранения.

Основные нормативные акты РФ, являющиеся основой пр и разработке номенклатуры дел:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Устанавливает сроки хранения кадровых документов (до 01.01.2003 г. – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет) и порядок исчисления сроков хранения.
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015г. за № 38830 – устанавливают требования к порядку разработки и форме номенклатуры дел.
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утвержден Минкультуры РФ от 25.08. 2010г. N 558, Зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380 – устанавливает сроки хранения всех документов организации.

Основной принцип построения номенклатуры дел

Номенклатура дел организации – обобщенный документ, содержащий в своем составе описание типов папок каждого структурного подразделения организации. В номенклатуру дел включаются все оригиналы документов с одинаковыми сроками хранения, создаваемые как в бумажном, так и электронном виде, с указанием их фактического места хранения, за исключением копий и черновиков.

Как использовать предложенный вариант номенклатуры

Вы можете использовать предложенный «Делис Архив» вариант шаблона номенклатуры дел управления по работе персонала/кадровой службы как базу для разработки своей собственной номенклатуры, внося необходимые корректировки и дополнения. Обращаем ваше внимание, что номенклатура дел является внутренним нормативным актом организации, в связи с чем, порядок ее оформления и содержания в коммерческой организации и организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, могут отличаться от установленной нормативными актами формы (шаблон формы). В случае необходимости, вы можете самостоятельно определить сроки хранения необходимых документов, воспользовавшись бесплатным сервисом «Архивист онлайн».

Шаблон номенклатуры дел кадровой службы/управления по работе персонала:

Индекс дела

Заголовок дела

Срок хранения, № статей по перечню, законодательным актам Наименования подразделений Примечания

1. Работа с персоналом

Штатное расписание

Пост. ст.71а

Упр. по работе с персоналом

Список (штатно-списочный состав) работников

Пост. ст.74

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

Внутренние нормативные акты (положение об оплате труда, социальные программы, кодекс профессиональной этики, положения о защите персональных данных, правила внутреннего трудового распорядка)

Пост. ст.27а

Упр. по работе с персоналом

Должностные инструкции

50 л. ст.77а

Упр. по работе с персоналом

Приказы по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные

50 л. ст.19б

Упр. по работе с персоналом

Приказы по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков (с заявлениями работников), о командировках

5 л. ст.19б

Упр. по работе с персоналом

Журналы регистрации приказов по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные

50 л. ст.695а

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

Журналы регистрации приказов по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков, о командировках

5 л. ст.695ж,з

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

Личные карточки работников (форма № Т-2)

50 л. ст.658

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

Личные дела руководителей Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др.)

Пост. ст.656а, 666

Упр. по работе с персоналом

Личные дела работников Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др.)

50 л. ст.656б, 666

Упр. по работе с персоналом

Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

50 л. ст.695б

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

Трудовые книжки

До востребования, ст.664

Упр. по работе с персоналом

невостребов анные -75 л.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

75 л. ст.695в

Упр. по работе с персоналом

Заявления о выдаче справок с места работы

5 л. ст.253

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

Графики предоставления отпусков

1 г. ст.693

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

Описи документов, передаваемых страхователем в Пенсионный фонд РФ для получения страховых свидетельств и сопроводительные ведомости на выданные страховые свидетельства

5 л. ст.898

Упр. по работе с персоналом

Договоры, дополнительные соглашения ДМС с медицинскими страховыми Компаниями и документы к ним

5 л. ст.909

Упр. по работе с персоналом

после истечения срока действия договора

Договоры с кадровыми агентствами по подбору персонала

5 л. ст.443

Упр. по работе с персоналом

после истечения срока действия договора

Резюме кандидатов на вакантные должности

5 л. ст.652, 663

Упр. по работе с персоналом

Листы интервью с кандидатами на вакантные должности

5 л. ст.652, 663

Упр. по работе с персоналом

Договоры об обучении

5 л. ст.443,721

Упр. по работе с персоналом

после истечения срока действия договора

Учебно-методические пособия для обучающих семинаров и тренингов

До минования надобности ст.712б

Упр. по работе с персоналом

Опросные листки по итогам участия в семинарах и тренингах работников Компании

5 л. ст.708

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

Квалификационные аттестаты, сертификаты работников Компании по обязательному обучению

До востребования ст.664

Упр. по работе с персоналом

невостребованные -75 л.

Документы (тесты) по определению (оценке) квалификации и индивидуальных качеств работников Компании

До замены новыми ст.701б

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

Итоговые документы (отчеты, презентации) по проведенным тестированиям

5 л. ст.705

Упр. по работе с персоналом

Списки работников Компании, планируемых для направления на обучение, повышения квалификации

5 л. ст.719, 733

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

Документы (справки, сведения, отчеты, акты, заключения, предписания) проверок работы с кадрами государственными органами

Пост. ст.173, 648

Упр. по работе с персоналом

Журнал учета проверок государственными органами, их решений, определений, предписаний, актов, заключений

5 л. ст.176

Упр. по работе с персоналом

Документы (списки, заявления работников Компании) о добровольном медицинском страховании (о страховании родственников)

3 г. ст.913

Упр. по работе с персоналом

Переписка со страховыми Компаниями по вопросам страхования работников

5 л. ст.910

Упр. по работе с персоналом

2. Охрана труда

Инструкции по охране труда и технике безопасности

Пост. ст.27а

Гр. охраны труда

Документы (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест) об аттестации рабочих мест по условиям труда

45 л. ЭК ст.602

Гр. охраны труда

Предписания, акты Государственной инспекции по труду г. Москвы и документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

5 л. ЭК ст.603

Гр. охраны труда

Планы мероприятий по улучшению условий труда работников

5 л. ст.608

Гр. охраны труда

Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций

До замены новыми ст.619

Гр. охраны труда

Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности

5 л. ст.624

Гр. охраны труда

Протоколы аттестации по технике безопасности

5 л. ст.625

Гр. охраны труда

Журнал учета профилактических работ по технике безопасности (Журнал учета присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектрическому персоналу)

10 л. ст.626а

Гр. охраны труда

Журнал инструктажа по технике безопасности

10 л. ст.626б

Гр. охраны труда

Журнал проведения аттестации по технике безопасности

5 л. ст. 626в

Гр. охраны труда

Документы (отчеты, акты, заключения, предписания, докладные записки) проверок организации Государственным пожарным надзором

Пост. ст.173а

Гр. охраны труда

Отчеты замеров сопротивления изоляции в офисах

10 л. ст. 1406**

Гр. охраны труда

Переписка по вопросам охраны труда и технике безопасности

5 л. ЭК ст.605, 607

Гр. охраны труда

в электронном виде и на бумажных носителях

Перечень профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров

Пост. ст.645а

Гр. охраны труда

Сведения об авариях и несчастных случаях

5 л. (1) ЭК ст.629

Гр. охраны труда

(1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человечески ми жертвами, -пост.

Журнал регистрации несчастных случаев, учета аварий

Пост. ст.630

Гр. охраны труда

Остались вопросы? Мы вам поможем!

Если у вас остались вопросы по срокам хранения кадровых документов, порядке разработки и внедрения номенклатуры дел, организации процесса упорядочения и хранения документов, обращайтесь по адресу HH-expert@archiv.ru и мы вам поможем.

В письме просим указать ваше имя, корпоративный адрес электронной почты, контактный номер телефона и название организации.

Просим отнестись с пониманием к тому, что запросы без обозначенных выше данных останутся без ответа экспертов «Делис Архив».

Цель создания номенклатуры – установление полного перечня дел, их состава, а также длительность хранения. В случае отсутствия в организации структурных подразделений в номенклатуре можно отразить направления деятельности.

Порядок формирования номенклатуры дел

Номенклатура отдела кадров базируется на следующей законодательной и нормативно-методической базе:

  • Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
  • КоАП РФ (ст. 13.25)
  • приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила 2015);
  • приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
  • постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» от 16.07.2003 № 03-33/пс;
  • перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).
  • примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации. Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правопреемникам и на государственное хранение. М.: Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. 2003.

Нарушение установленного порядка и сроков хранения документов по КоАП РФ «влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей».

Следующим шагом изучаем уставные документы, структуру организации, содержание и структуру документов.

Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год составляется специально назначенным сотрудником, а затем оформляется приказом руководителя или должностной инструкцией и утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел кадровой службы, форма составления

скачать

Рассмотрим подробнее заполнение формы.

Графа 1 «Индекс дела»

Состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела кадров. Индексы дел принято обозначать арабскими цифрами, отделенными друг от друга тире, однако в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из сочетания букв и цифр) индексация.

Так, например, порядковый номер кадровой службы в организации – 12. Если в перечне дел подразделения дело «Служебное расследование» значится под номером 20, то индекс обозначается 12-20. В варианте, когда будет принято решение о дополнении дела документами о проведении расследования, индекс изменится — 12-20.01.

Локальные и нормативные акты, утвержденные как самостоятельные документы, группируют в отдельные дела. Если же распорядительные документы являются приложениями, то и формируются они вместе с вышеуказанными документами. Например, штатное расписание и изменения к штатному расписанию будут иметь один индекс дела, так же как трудовые договоры и соглашения к трудовым договорам.

Графа 2 «Заголовок дела»

Отражает состав документов дела. Воспользовавшись правилами и методическими рекомендациями, содержащими методику по составлению заголовков в номенклатурах дел, можно избежать множества ошибок. В номенклатуре должны быть отражены все документируемые участки работы и вопросы деятельности отдела кадров. Следует обратить внимание на отражение в заголовке основного содержания и состава документов дела. Например, приказы по личному составу, штатное расписание, приказы о направлении работника в командировку и т.д. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки «Важное», «Переписка» и т.п.

Условно заголовки дел можно разделить на следующие виды:

Вид

Термин

Пример

Документы по одному вопросу и связанные последовательностью делопроизводства

Дело

Личное дело

Документы по одному делу, но не связанные последовательностью исполнения (указывается разновидность документов)

Дело

Документы об обучении персонала (планы, графики, программы и др.)

Приложения к какому-либо документу

Документы к приказам о проведении служебных расследований (объяснительные записки, акты и др.)

Группировки документов одной разновидности (во множественном числе)

Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)

Переписка с разными корреспондентами (указание, с кем и по какому вопросу)

Переписка

Переписка с учебными заведениями о прохождении стажировки студентами

Переписка с определенными корреспондентами (указывается только общее видовое название)

Переписка с ООО «Ромашка» о прохождении медицинских осмотров работниками

Плановая или отчетная документация (указываются периоды, за которые составлены документы)

Отчеты или планы

Годовые отчеты по движению кадров

Содержащие несколько частей или томов (составляется общий заголовок)

Журнал, приказ,

Журналы учета: о приеме работников. Том 1. О переводе. Том 2. Об увольнении. Том 3.

По правилам делопроизводства дело должно содержать не более 250 страниц при толщине не более 3-4 см. При большом объеме дела его обычно разбивают на части, и составляют подзаголовки, уточняющие содержание общего заголовка.

Графа 3 «Количество дел»

Заполняется по окончании календарного года. Если какое-то дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» вносится запись «не формировалось».

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню»

Сроки хранения документов регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. Руководствоваться им должны не только государственные, но и коммерческие организации (решение Верховного Арбитражного Суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11). Следует учитывать, что Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ были установлены новые сроки хранения некоторых документов. Согласно принятым правилам, по отношению к документам по личному составу, которые были оформлены до 2003 года, применяются прежние условия, требующие 75-летнего срока хранения таких материалов.

Графа 5 «Примечание»

Указывается дополнительная информация относительно дел.

В вышеназванной графе ставятся отметки о действиях, совершенных с документами: например, об утрате, изъятии, переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.

Следует обратить внимание и на содержание в Перечне других специальных отметок, которые относятся к срокам хранения документов. Ниже приведена схема отметок в определенных случаях.

По окончании календарного года работник, ответственный за ведение номенклатуры дел отдела кадров, письменно указывает категории и количество дел с постоянным, временным (до 10 лет) и временным (свыше 10 лет) сроком хранения.

Порядок внесения изменений в номенклатуру дел

При утверждении номенклатуры приказом внесение изменений также производится через приказ. Инициировать изменение может как экспертная комиссия (при ее действительном существовании и работе) так и работник, несущий ответственность за ведение номенклатуры дел и хранение кадровых документов, при согласовании с руководителем отдела кадров и специалистом юридического отдела. В другом случае можно предусмотреть дополнительное место для внесения очередных записей. Вносить такие записи можно собственноручно.

При проведении реорганизации компании, согласно правилам делопроизводства, номенклатуру дел необходимо изменить в течение месяца.

Бывает и так, что предусмотренная группа дел прекращает существование, или сбор и хранение документов отпадают в течение года, тем не менее, вычеркивать ничего не следует. Однако при последующем утверждении такая группа в документ уже не вносится.

Ежегодно номенклатура кадровой службы подлежит пересмотру и переутверждению, для сохранения актуальности в ведении дел. Документ используется для упрощения работы сотрудников самого структурного подразделения, и в то же время для облегчения процедуры передачи дел на хранение в архивные учреждения.

В случае отсутствия серьезных изменений документ в четвертом квартале подлежит уточнению и вступает в силу с начала следующего года.

Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем

Читайте в статье:

  • Как правильно составить номенклатуру дел отдела кадров
  • Какими нормативными правовыми актами необходимо руководствоваться в работе
  • Что включает в себя понятие «уточнить номенклатуру дел»
  • Как внести изменения в действующую номенклатуру дел

Последний месяц года в службах делопроизводства организаций традиционно посвящен составлению номенклатуры дел на следующий год. Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком).

КАК СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ?

Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее — Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее — Основные правила).

Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.

Второй этап — заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам 2015; пример 1).

К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.

Пример 1. Форма номенклатуры дел

Заполняем графы номенклатуры дел

Графа 1 «Индекс дела». Состоит, как правило, из двух частей:

  • порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
  • порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.

Например, порядковый номер отдела кадров организации — 24. Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения — 25-е и получило индекс 24–25. Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. В итоге получилось следующее: 24–25.01 «Документы по делу № В36–448093/2014 (Касимова Р. А.)».

Графа 2 «Заголовок дела». Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела.

Например, Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство “Сенатор”», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т. п.

Графа 3 «Количество дел». Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015).

Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведением и выверкой представленной коллегами информации.

Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов.

Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям.

Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.

В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г. (состав дел в каждой организации может отличаться).

Пример 2. Номенклатура дел отдела кадров

ПЕРЕСМОТР И УТОЧНЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОТДЕЛА КАДРОВ

Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.

Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:

  • обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
  • обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):

Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год

а из номенклатуры дел на 2016 г. исключаются следующие дела:

Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.

ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ В АКТУАЛЬНУЮ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)

Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).

Например, если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.

Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

Например, в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. — 25-06».

Выводы:

  1. Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать — до конца декабря.
  2. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
  • вновь заведены в уходящем году;
  • не будут вестись в подразделении в будущем году.

3. Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.

«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2010, N 1

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ В ОТДЕЛЕ КАДРОВ

Работа отдела кадров связана с оформлением значительного количества документов. Законодательством установлено, что все документы должны храниться в организации в течение определенного времени и затем передаваться на хранение в архив. С целью систематизации необходимых для работы документов и указания сроков их хранения используется номенклатура дел. Что она собой представляет, какими нормами права регламентирована и каков порядок ее составления, расскажем в настоящей статье.

Состав кадровой документации

Единый перечень документов, которые необходимо вести в отделе кадров, не установлен. Различными нормативными правовыми актами закреплены отдельные виды документов, обязательные при осуществлении кадрового учета. Наиболее полный список требуемых в работе документов указан в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003). Разделы 7 и 8 («Трудовые отношения», «Кадровое обеспечение») могут быть использованы при составлении номенклатуры дел.

Все документы условно можно разделить на несколько групп:

1. Локальные нормативные акты:

— коллективный договор (в случае, когда соглашение об этом достигнуто между работником и работодателем). Порядок заключения и изменения, а также содержание, структура коллективного договора и иные условия его действия регламентированы гл. 7 ТК РФ;

— правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты (положения о порядке прохождения испытательного срока, проведения аттестации, проведения обучения и др.). Данные документы указаны в ст. 8 ТК РФ. С ними работодатель обязан ознакомить работника при приеме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ);

— должностная инструкция. В ТК РФ не содержится упоминания об этом документе, однако Роструд в Письме от 31.10.2007 N 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» указал, что она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Особенно она важна при приеме на работу в учреждения, где проводится конкурс на замещение вакантной должности, поскольку позволяет обосновать, по каким критериям предпочтение было отдано одному из кандидатов. Также должностные инструкции являются важным документом при проведении аттестации и при необходимости расторжения трудового договора в связи с неудовлетворительным результатом испытания.

2. Организационные документы:

— журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения вытекает из указанной выше ст. 68 ТК РФ, закрепляющей обязанность работодателя знакомить работников с локальными нормативными актами под роспись. В случае отсутствия такого журнала подтверждением того, что работники ознакомлены с локальными нормативными актами, будет лист-заверитель, подшитый к соответствующему документу, содержащий фамилии, подписи ознакомленных с ним работников и дату ознакомления;

— журнал учета трудовых договоров. Данный журнал способствует упорядочению информации о вновь принятых сотрудниках. Кроме того, ст. 79 ТК РФ указывает, что, если заключен срочный трудовой договор, о его прекращении работодатель должен уведомить работника не менее чем за три календарных дня до увольнения. При отсутствии такого уведомления условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ). Если численность сотрудников организации невелика, сведения о трудовых договорах можно вносить в указанный ниже журнал учета приказов по личному составу. Если же штат достаточно большой, рекомендуем вести отдельный журнал;

— журнал учета приказов по личному составу. Ведение данного журнала продиктовано необходимостью точного учета порядковых номеров кадровых приказов. При небольшом штате сотрудников на все приказы по учету движения кадров можно вести один журнал, в обратном случае возможно ведение отдельных журналов по каждому виду приказов;

— штатное расписание. Указания на данный документ содержатся в ст. ст. 15 и 57 ТК РФ. Хотя законом не установлены нормы, обязывающие работодателя оформлять штатное расписание, оно важно для руководителя учреждения, поскольку закрепляет действующую структуру организации, а также для бухгалтерии, поскольку содержит сведения об оплате труда по каждой должности в организации и общем фонде заработной платы;

— график отпусков. Необходимость его ведения продиктована ст. 123 ТК РФ. При проверке трудовой инспекцией отсутствие графика отпусков и штатного расписания может повлечь наложение административного штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ;

— табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. В ст. 91 ТК РФ указано, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Установленная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1) форма N Т-12 распространяется на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений. В последних используется форма, установленная Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету» (ред. от 03.07.2009);

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69). Вести их требует разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225). Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходима при разрешении спорных вопросов, связанных с датой увольнения и выдачей трудовой книжки в последний день работы согласно ст. 84.1 ТК РФ;

— журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Формы данных журналов установлены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».

3. Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений:

— трудовые договоры. Раздел III ТК РФ содержит правила заключения, изменения, расторжения трудового договора. Напомним: ст. 67 ТК РФ установлена обязательность письменной формы трудового договора. В случае отсутствия таковой трудовой договор считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома либо по поручению работодателя или его представителя. Нормативные правовые акты могут предусматривать особенности заключения трудовых договоров. Например, Приказом Минздравсоцразвития России от 14.08.2008 N 424н утверждены Рекомендации по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерная форма; порядок заключения трудовых договоров и аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий установлен Постановлением Правительства РФ от 16.03.2000 N 234 (ред. от 11.03.2008). С работниками прокуратуры, замещающими должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы, а также осуществляющими профессиональную деятельность по профессии рабочего, трудовые договоры заключаются по формам, установленным Приказом Генпрокуратуры России от 26.11.2008 N 242 «Об утверждении форм трудового договора и соглашений об изменении условий трудового договора»;

— приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, предоставлении отпуска и т. д.). Эти унифицированные формы первичной учетной документации установлены Постановлением N 1 и распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, в том числе бюджетные;

— документы по оформлению командировки (служебное задание, приказ, командировочное удостоверение). Постановлением N 1 установлены формы этих документов, обязательные для применения и в бюджетных организациях. Однако ведомственными правовыми актами могут быть установлены иные формы. Например, Приказом МВД России от 05.10.2006 N 780 «Об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск МВД России на территории Российской Федерации» (ред. от 09.12.2008) предусмотрены и иные виды документов, обязательные для оформления при направлении сотрудников в командировку;

— личная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС (МС). Данный документ обязателен для заполнения на каждого работника, с которым заключен трудовой договор. Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании документов, представленных работником;

— трудовые книжки. Обязательность их ведения установлена ст. 66 ТК РФ. В частности, указано, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Порядок заполнения трудовой книжки установлен Постановлениями N 69 и N 225;

— прочие документы (заявления, справки, служебные записки, акты о дисциплинарных нарушениях, объяснительные).

Конечно, это далеко не полный перечень. В различных организациях могут составляться иные документы. Тем не менее большинство из перечисленных документов обязательны для составления в любой организации и подлежат включению в номенклатуру дел.

Понятие номенклатуры дел

Согласно п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций (далее — Правила), одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Она является основным учетным документом в делопроизводстве и используется для составления описей дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, а в архиве организации — для учета дел временного (до десяти лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Пунктом 3.4.4 Правил установлены три вида номенклатур:

1. Типовая — устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Например, Типовая номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утверждена Судебным департаментом при ВС РФ 30.12.2008.

2. Примерная — устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов. Носит рекомендательный характер. В качестве примера можно привести:

— Приказ Минобразования РСФСР от 20.09.1988 N 41 «О документации детских дошкольных учреждений», содержащий Примерную номенклатуру дел детского дошкольного учреждения и Рекомендации по применению Примерной номенклатуры дел детских дошкольных учреждений;

— Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения, утвержденные Минобразованием России 11.05.1999.

3. Индивидуальная — устанавливает состав дел конкретной организации, формируется на основе типовой и примерной номенклатур дел.

Как правило, номенклатура дел составляется в каждом структурном подразделении организации, а затем на их основе формируется сводная номенклатура дел организации. Мы особое внимание уделим порядку составления номенклатуры дел кадровой службы.

Порядок составления

Работу по составлению номенклатуры дел рекомендуется поручить службе документационного обеспечения управления организации совместно с архивом. Форма сводной номенклатуры дел утверждена в Приложении 7 к Правилам. Приведем образец данной формы и пример заполнения, используя выдержку из Примерной номенклатуры дел театра, утвержденной протоколом экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области от 19.12.2003 N 14 (далее — Примерная номенклатура дел театра).

───────┬───────────────────────────────┬───────┬─────────────┬─────────────

Индекс│ Заголовок дела │ Кол-во│Срок хранения│ Примечание

дела │ │ед. хр.│ и N статьи │

│ │ │ по перечню │

───────┼───────────────────────────────┼───────┼─────────────┼─────────────

1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5

───────┴───────────────────────────────┴───────┴─────────────┴─────────────

01. Руководство

───────┬───────────────────────────────┬───────┬─────────────┬─────────────

01-01 │Устав, свидетельство о │ │Пост. │

│государственной регистрации │ │13А, 15 ПТД │

│театра │ │ │

───────┼───────────────────────────────┼───────┼─────────────┼─────────────

01-02 │Свидетельство о постановке │ │5 л.* │*После

│юридического лица (театра) на │ │169 ПТД │снятия с

│учет в налоговом органе │ │ │учета

───────┼───────────────────────────────┼───────┼─────────────┼─────────────

01-03 │Инструкции, методические │ │3 г.* │*После

│указания и рекомендации │ │10Б ПТД │замены

│Министерства культуры России, │ │ │новыми

│Министерства культуры │ │ │

│Свердловской области │ │ │

───────┼───────────────────────────────┼───────┼─────────────┼─────────────

… │ … │ │ … │ …

───────┴───────────────────────────────┴───────┴─────────────┴─────────────

06. Работа с кадрами

───────┬───────────────────────────────┬───────┬─────────────┬─────────────

06-01 │Персональные должностные │ │75 л. ЭПК │*Включаются

│инструкции работников театра │ │Реш. ЦЭПК от │в состав

│ │ │27.10.2003 │личных дел

───────┼───────────────────────────────┼───────┼─────────────┼─────────────

06-02 │Типовые должностные инструкции │ │3 г.* │*После

│ │ │35А ПТД │замены

│ │ │ │новыми

───────┼───────────────────────────────┼───────┼─────────────┼─────────────

06-03 │Инструкции, методические │ │3 г.* │*После

│указания о работе с кадрами │ │10Б ПТД │замены

│ │ │ │новыми

───────┼───────────────────────────────┼───────┼─────────────┼─────────────

06-04 │Приказы директора театра по │ │75 л. ЭПК │

│личному составу │ │6Б ПТД │

───────┼───────────────────────────────┼───────┼─────────────┼─────────────

… │ … │ … │ … │ …

Из п. 3.4.6 Правил следует, что номенклатура дел организации составляется ежегодно в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год. В конце каждого года номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением, уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Индивидуальная номенклатура дел составляется на основе типовой и примерной номенклатур дел путем перенесения предусмотренных ими заголовков дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированных с учетом ее специфики. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

При составлении номенклатуры дел вначале определяют список документов, образующихся в деятельности организации, путем изучения состава и содержания имеющихся в организации документов. Учитываются устав или положение об организации, положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, номенклатура дел организации за прошлый год, описи дел постоянного и временного хранения, регистрационные формы, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел (п. 3.4.7 Правил).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура организации, нашедшая отражение в штатном расписании. Разделами номенклатуры дел являются названия подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. д.) (п. 3.4.8 Правил). Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации. Например, в номенклатуре дел учебного заведения можно установить следующие разделы: дирекция, учебная работа, учебно-воспитательная работа, производственная практика и др.

Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел отдельных подразделений. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации определена в Приложении 8 к Правилам. Она должна быть подписана руководителем соответствующего подразделения. Ниже приведем образец заполнения формы номенклатуры дел структурного подразделения организации, руководствуясь Примерной номенклатурой дел театра.

Екатеринбургский муниципальный

театр юного зрителя

Отдел кадров

Номенклатура дел

21.12.2009 N 58

г. Екатеринбург

(место составления)

На 2010 год <*>

Индекс
дела

Заголовок дела

Кол-во
ед. хр.

Срок хранения
и N статьи
по перечню

Примечание

Персональные должностные
инструкции работников театра

75 л. ЭПК*
Реш. ЦЭПК от
27.10.2003

*Включаются
в состав
личных дел

Типовые должностные инструкции

3 г.*
35А ПТД

*После
замены новыми

Инструкции, методические
указания о работе с кадрами

3 г.*
10Б ПТД

*После
замены новыми

Приказы директора театра по
личному составу о приеме,
переводе, увольнении

75 л. ЭПК
6Б ПТД

Приказы директора театра по
личному составу о
предоставлении отпусков,
дежурствах, взысканиях,
командировках

5 л.
6Б ПТД

Штатное расписание театра

Пост. 32А ПТД

Документы (представления,
ходатайства, характеристики,
автобиографии, выписки из
решений, постановлений) о
награждении работников театра

75 л.* ЭПК
384Б ПТД

*Документы о
представлении
к званию
«Ветеран
труда» —
30 л.

Книга (журнал) регистрации
приказов директора театра о
предоставлении отпусков,
дежурствах, взысканиях,
командировках

5 л.
6Б ПТД

Пичугин

Начальник отдела кадров ——- /П. О. Пичугин/

Согласовано <**>

Протокол ЭК структурного

подразделения

от ____ N _____

Начальник Управления

Караваева

архивной деятельностью ——— /Л. А. Караваева/

<*> К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в Приложении 7, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.

<**> При наличии ЭК структурного подразделения.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений указан в п. 3.4.9 Правил.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (рекомендуем использовать коды структурных подразделений, указанных в графе 2 формы штатного расписания) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02 — 03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: «Приказы по основной деятельности» (02 — 03, 03 — 03, 04 — 03 и т. д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Например: «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу. Например: «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи (п. 3.4.10 Правил).

К. В.Шестакова

Эксперт журнала

«Отдел кадров

бюджетного учреждения»

Подписано в печать

Номенклатура дел в отделе кадров

Кожанова Е. Н. специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» №12 за 2015 год

Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком).

Как составить номенклатуру дел?

Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее — Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее — Основные правила).

Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.

Второй этап — заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам 2015; пример 1).

К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.

Пример 1. Форма номенклатуры дел

Заполняем графы номенклатуры дел

Графа 1 «Индекс дела». Состоит, как правило, из двух частей:

  • порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
  • порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.

Например, порядковый номер отдела кадров организации — 24. Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения — 25-е и получило индекс 24–25. Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. В итоге получилось следующее: 24–25.01 «Документы по делу № В36–448093/2014 (Касимова Р. А.)».

Графа 2 «Заголовок дела». Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела.

Например, Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство «Сенатор»», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т. п.

Графа 3 «Количество дел». Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015).

Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведением и выверкой представленной коллегами информации.

Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов.

Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям.

Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.

В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г. (состав дел в каждой организации может отличаться).

Пример 2. Номенклатура дел отдела кадров

Пересмотр и уточнение номенклатуры дел отдела кадров

Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.

Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:

  • обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
  • обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):

Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год

а из номенклатуры дел на 2016 г. исключаются следующие дела:

Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.

Вносим изменения в актуальную номенклатуру дел

При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)

Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

Обратиет внимание!

Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

Что такое переходящие дела?

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).

Например, если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.

Если в организации появился новый отдел

Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

Например, в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. — 25-06».

Выводы:

  1. Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать — до конца декабря.
  2. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
    • вновь заведены в уходящем году;
    • не будут вестись в подразделении в будущем году.
  3. Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.

Версия для печати