Нужно ли командировочное удостоверение

Работодатели больше не обязаны оформлять командированным сотрудникам ни служебное задание, ни командировочное удостоверение. Заодно отменено и оформление отчета сотрудника о выполненной работе.

Все эти меры по упрощению документооборота содержатся в постановлении Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Этим документом с 8 января 2015 года изменен ранее действовавший порядок оформления документов при командировках (утв. постановлением Правительства от 13.10 2008 № 749).

Работник направляется в командировку на основании решения работодателя, на определенный срок. Подтвердить фактическое время пребывания в командировке теперь можно проездным документом, который работник представит после возвращения. Если же в командировку сотрудник отправился на личном транспорте (автомобиле, мотоцикле), то фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Она также представляется после возвращения работника, вместе с оправдательными документами: путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и пр. Все эти документы подтверждают использование названного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

Не беремся судить, почему отменено именно командировочное удостоверение. Это не такой уж сложный документ, как правило, никаких затруднений с его оформлением у бухгалтеров не возникало. А вот в налоговом учете, напротив, командировочному удостоверению отводилась роль если не первой скрипки, то далеко не последняя. Чтобы расходы учесть, их нужно документально подтвердить. Конечно, ст. 252 НК РФ позволяет использовать для того и документы, лишь косвенно подтверждающие расходы, в частности, приказ о командировке (унифицированная форма № Т-9 утв. постановлением Госкомстата России от 05.01ю.2004 № 1) и проездные документы. Но если изучить разъяснения Минфина, то ситуация видится немного иначе.

Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является авансовый отчет. Дата его утверждения руководителем организации является датой признания расходов на командировку (подп. 5 п. 7 ст. 252 НК РФ). Неотъемлемыми приложениями к авансовому отчету являются такие документы:

  • командировочное удостоверение (по форме № Т-10), утв. постановлением Госкомстата № 1)
  • о найме жилого помещения;
  • о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей;
  • об иных расходах, связанных с командировкой.

Прочие документы, в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы № Т-9, Т-9а), как и служебное задание, не являются обязательными для подтверждения расходов. Их наличие обуславливается внутренним документооборотом организации. Такая позиция финансового ведомства отражена, к примеру, в письме от 14.09.2009 № 03-03-05/169.

Конечно, Минфин в своих разъяснениях ссылается на правила, закрепленные постановлением Правительства от 13.10 2008 № 749, теперь уже измененными. Но вот никаких новых разъяснений о порядке подтверждения расходов в налоговом учете чиновники пока не дали. И не совсем понятно, как именно теперь нужно подтвердить деловой характер поездки, чтобы выполнялись критерии признания расходов из ст. 252 НК РФ.

Понятно, что ни одна компания не желает спорить с налоговой инспекций (при том, что командировочные расходы нередко становятся предметом спора). И не жаждет оплачивать командировки работников из чистой прибыли. Поэтому разумно не спешить отказываться от оформления командировочных удостоверений. Их отменили, но не запретили. Закрепите в локальном нормативном акте обязательное составление командировочного удостоверения – это будет обоснованно, рационально, да и вам спокойнее.

Источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/409441/

Когда отменили командировочные удостоверения в России

Упрощенные правила оформления служебных поездок вступили в силу с 8 января 2015 года. Основанием для перехода на новый алгоритм стало постановление правительства РФ №1595 от 29.12.2014г. (далее — «Постановление»). Пакет сопроводительных документов для оформления командировки стал менее объемным. Помимо командировочного удостоверения, лишним документом признали и служебное задание, ранее считавшееся обязательным.

Скачайте документы по теме:

Заполненный бланк служебного задания, содержащий подробные сведения о цели поездки и краткий отчет о ее результатах, служил подтверждением успешного выполнения командированным сотрудником всех поставленных задач.

Теперь же вся необходимая информация отражается в приказе, а сроки и результаты командировок подтверждаются с помощью других документов — служебных записок, авансовых отчетов, чеков и квитанций, проездных документов. Сроки зарубежной поездки подтверждаются отметками в загранпаспорте сотрудника, поэтому командировочное удостоверение не требуется (п.18 «Положения о служебных командировках», утвержденного постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008г.).

Важно: в командировку можно отправить только работника, состоящего в трудовых отношениях с работодателем (лица, выполняющие работы по договору ГПХ, не направляются в командировки).

Хотя командировочное удостоверение отменили, в 2018 году ряд организаций продолжает, как и прежде, использовать формы Т-10 и Т-10а в кадровой работе. Причин тому масса: от банального нежелания что-либо менять в существующей системе оформления документации до твердой уверенности в незаменимости унифицированных форм — удобных, содержательных и снабженных всеми необходимыми реквизитами.

Как оформить служебную поездку по новым правилам

Когда отменили командировочное удостоверение и служебное задание, многие кадровики испытали облегчение. Оформлять поездки стало не в пример проще, уменьшился объем бумажной работы. Чтобы направить сотрудника в служебную поездку, достаточно издать соответствующий приказ и выплатить аванс, покрывающий жилищные, дорожные и дополнительные расходы.

Формальным основанием для оформления приказа служит записка непосредственного руководителя командируемого сотрудника. Статья «Командировка госслужащих: рассмотрим особенности» поможет правильно оформить служебную поездку сотрудника бюджетного учреждения. Как поступить, если командируемый — иностранный гражданин, эксперт рассказывает в статье «Командировка иностранца: какие ошибки допускает компания и принимающая сторона».

Важно: переход на новый алгоритм оформления командировок следует закрепить документально, отразив все внесенные изменения в локальных нормативных актах.

Направлять в командировки беременных женщин, несовершеннолетних и принятых в организацию на основании ученического договора сотрудников запрещено законом. Прежде, чем издать приказ, убедитесь, что сотрудник не принадлежит ни к одной из этих категорий. Как командировать в другой город или страну аспиранта (студента), читайте в заметке «Можно ли направить аспиранта в командировку». Некоторых сотрудников разрешено направлять в командировки только с их письменного согласия:

Приказ оформляется с применением унифицированной формы Т-9 или разработанного работодателем бланка. В нем указываются сроки и цели поездки, а также сведения о принимающей стороне: адрес, наименование и форма собственности организации (например, «Россия, г.Москва, ООО «Гермес»; «Россия, г.Пенза, ЗАО «Альфа» и т.д.). Также вписываются данные о командируемом работнике:

  • табельный номер;
  • фамилия, имя и отчество;
  • структурное подразделение (отдел, служба, цех);
  • должность (специальность).

Укажите источник финансирования поездки (командирующая или принимающая сторона) и вид транспорта, используемый сотрудником. Пример правильно заполненного бланка Т-9 выглядит так:

Ознакомьте командируемого сотрудника с приказом под роспись и проставьте в табеле учета рабочего времени отметки о поездке (код «06» или «К»). Количество отработанных часов в данном случае не проставляется. Подробнее о стандартных буквенных и цифровых обозначениях, применяемых при заполнении форм Т-12 и Т-13, читайте в статье «Какие коды проставлять в табеле, чтобы не запутать ни кадры, ни бухгалтерию».

Какими документами подтверждаются сроки командировки

Как только вступило в силу «Постановление», отмена командировочных удостоверений стала одной из наиболее обсуждаемых тем на семинарах и форумах. Работодателям пришлось искать новые способы подтверждения срока поездки и связанных с ней расходов.

Законодатель предлагает наряду с авансовым отчетом запрашивать у работника дополнительные документы, подтверждающие факт аренды жилого помещения, покупку автобусных, железнодорожных или авиабилетов, расходы на бензин (если речь идет о поездке на личном транспорте) и т.д.

Справка

Даже нетипичные платежи легко подтверждаются:

  1. аренда квартиры или дома (вместо гостиницы) — договором аренды;
  2. расходы на оплату мобильной связи и интернета — договорами с операторами, распечатками счетов, чеками об оплате;
  3. расходы на упаковку и провоз багажа — багажными квитанциями и чеками;
  4. расходы на переговоры в кафе, ресторанах, барах — счетами, кассовыми чеками, отчетами о переговорах с выделенной статьей расходов.

Сроки поездки на личном автомобиле или мотоцикле подтверждаются путевым или маршрутным листом либо служебной запиской:

Все чеки, квитанции, билеты подаются в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом. Подтвердить результаты командировки и отчитаться о проделанной работе можно с помощью договора, заключенного с принимающей стороной, или товарных накладных. Некоторые работодатели отдельно утверждают шаблон для отчета, заполняемый по завершении поездки, или просят сотрудника каждый раз отчитываться письменно в свободной форме.

Важно: если сотрудник в ходе поездки не исполнил обязанности, порученные работодателем, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст.21, 22 ТК РФ.

Оплата внутренних и зарубежных командировок

Необходимость выплаты аванса обусловлена тем, что в ходе любой поездки командированный сотрудник вынужден какое-то время проводить вдали от места постоянного жительства. Поэтому ему необходимо компенсировать личные расходы (выплатить так называемые суточные) и возместить суммы, потраченные на:

  • бронирование и аренду жилья в пункте назначения, а также в случае вынужденной остановки в пути;
  • проезд общественным транспортом к станции, вокзалу, аэропорту;
  • покупку проездных документов (автобусных, железнодорожных, морских или авиабилетов, багажных квитанций);
  • оплату постельных принадлежностей в поездах;
  • оплату мобильной связи, почтовых и банковских услуг, такси и т.д., произведенную с разрешения или ведома работодателя.

Если сотрудник отправляется по работе за границу, к основным расходам добавляются таможенные и консульские сборы, оплата медицинской страховки и визы, сборы за право въезда на личном транспорте и другие обязательные платежи, которые работодатель должен компенсировать. Порядок оплаты, виды и нормы командировочных расходов рекомендуется закрепить локальным документом:

Чем подробнее прописаны условия и правила компенсации командировочных затрат, тем ниже риск конфликта с сотрудниками на материальной почве. Каждый работник будет четко понимать, какие виды расходов компания не компенсирует, и осознавать, что все излишества (например, услуги VIP-зала ожидания в аэропорту или посещение фитнес-клуба в отеле) придется оплатить из собственного кармана.

Детали — в статье «Как оплатить пребывание сотрудника в командировке»: вы узнаете, в каком объеме выплачиваются «командировочные», нужно ли возмещать расходы при невыполненном служебном задании и что делать, если на руках у сотрудника нет проездных документов. Статья «Споры по расчетам при оплате командировки» поможет понять, каковы шансы работодателя на выигрыш судебного процесса в сложных ситуациях.

Как вести учет командированных работников

Курс на упрощение командировочного документооборота коснулся и учетных документов. С 8 августа 2015 года, с момента вступления в силу постановления правительства РФ №771 от 29.07.2015г., работодатели не обязаны вести журнал учета командированных работников. Но это не означает, что от прежней практики придется полностью отказаться.

Компании, отказавшиеся от составления служебных заданий и командировочных удостоверений, все еще могут, как и прежде, фиксировать сведения о выбывших в командировку сотрудниках в специальном журнале. В графе «Дата и номер командировочного удостоверения» просто ставятся прочерки:

Унифицированная форма журнала утверждена постановлением Минздравсоцразвития России №739н от 11.09.2009г. (приложение №2), но каждая компания вправе разработать собственный вариант документа. О практике применения самостоятельно разработанных учетных форм читайте в статье «Как организовать документооборот в кадровой службе».

Журнал, в котором отражены сведения о командировках персонала по территории Российской Федерации, хранятся в течение пяти лет. Журналы регистрации зарубежных командировок следует хранить не менее десяти лет. О правилах заполнения и визирования регистрационных журналов читайте в статье «Журналы, которые проверит инспектор. Как оформить подписи и решить другие вопросы». В помощь кадровику — полезная таблица «Журналы учета и регистрации»: вы узнаете, какие журналы ведутся в обязательном порядке, а какие — в добровольном.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/385035-komandirovochnoe-udostoverenie-otmenili-18-m1

Что необходимо оформлять вместо командировочного удостоверения?

Основной функцией командировочного удостоверения по ранее действовавшему законодательству являлось подтверждение времени нахождения работника в служебной командировке. На основании данного документа производился расчет суточных, выплачиваемых работнику. В настоящее время, поскольку командировочные удостоверения в 2015 году были отменены, документами, подтверждающими срок пребывания работника в служебной командировке, являются проездные документы, которые работник обязан передать работодателю по возвращении из командировки (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)).

Признавая проездные документы в качестве основных первичных документов, которые подтверждают срок нахождения работника в командировке, законодатель тем не менее не исключает в п. 11 Приложения возможность подтверждения факта нахождения в командировке иными документами (в случае отсутствия проездных документов).

В частности, иные документы вместо проездных могут использоваться в следующих случаях:

  • если билеты на транспорт работником не приобретались и в командировку он выезжал на служебном или собственном транспорте, фактический срок командировки указывается работником в служебной записке, к которой сотрудник прикладывает подтверждающие документы (путевой лист, счета, кассовые чеки и проч.);
  • при утрате либо отсутствии проездных документов по иным причинам период нахождения работника в командировке может подтверждаться документами по найму жилого помещения (квитанцией (талоном) или иным документом, выдаваемым гостиницей).

В ситуации, когда у работника нет и проездных документов, и документов, подтверждающих проживание в гостинице или ином жилом помещении, срок пребывания в командировке определяется на основании служебной записки и (или) иного документа, в котором организация, куда был командирован сотрудник, подтвердила сроки его прибытия и убытия.

Источник: https://glavkniga.ru/situations/s502385

Правила и особенности заполнения в 2019 году

Оформление командировочного удостоверения на сегодняшний день не является обязательным.

Но на усмотрение администрации предприятия данный бланк можно использовать для осуществления контроля командировочных расходов. В этом случае его форма может быть произвольной, специально разработанной бухгалтером предприятия и утвержденной в учетной практике организации.

Еще один вариант — взять за основу прежний унифицированный образец формы Т-10. Данное решение об использовании командировочного удостоверения в системе документооборота компании необходимо закрепить в локальном нормативном акте.

В этом же акте можно систематизировать и утвердить новую систему учета командировочных издержек и оформления командировок согласно действующему законодательству.

Использования для оформления бланк формы Т-10 позволяет подтверждать факт убытия и прибытия служащего, а также фиксировать дату и место этих событий, что дает возможность рассчитывать и списывать суточные расходы.

Вышеуказанная форма состоит из двух частей: лицевой и оборотной стороны.

Лицевая часть содержит информацию:

    • наименование предприятия;

  • ФИО, должность, наименование структурного подразделения;
  • целевое назначение поездки;
  • пункт назначения;
  • срок отсутствия работника (дата убытия и прибытия);
  • данные паспорта;
  • подпись руководителя компании.

Оборотная часть документа отражает данные отправляющей и принимающей стороны:

  • наименование организации и населенного пункта, где она расположена;
  • дату отправления и прибытия на место назначения;
  • ФИО должностных лиц, осуществляющих вышеуказанную запись, а также их подпись, заверенную печатью организаций, соответственно, отправляющей и принимающей стороны.

В случае, если работник организации командирован в несколько пунктов назначения, то оборотная сторона должна содержать все наименования организаций, куда направляется работник, согласно служебного задания. Каждое место назначение должно быть заверено подписью и печатью принимаемой организации.

Правила отчетности

Согласно действующим требованиям для оформления служебной поездки и учета командировочных расходов достаточно:

  • приказа руководителя;
  • авансового отчета.

В отсутствие командировочного удостоверения основными документами, подтверждающими все расходы, осуществляемые во время командировки, становятся:

  • чеки о найме жилья и прочих расходах;
  • билеты, подтверждающие расходы на проезд;
  • документы, подтверждающие длительность служебной поездки.

Вышеуказанные документы прикладываются к авансовому отчету и, в комплекте с данным отчетом, служат основанием для финансового учета командировочных расходов.

Образец трудового договора с работником можно найти на нашем сайте.

Примеры расчета начисления отпускных в статье. Что влияет на сумму, формула расчета, расчет компенсации за неиспользованный отпуск.

О заявлении по форме Р21001 .

Приказ руководителя о направлении в поездку по служебной необходимости становится основным документом для оформления и должен содержать следующую информацию:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-71
(Москва)

+7 (812) 425-60-36
(Санкт-Петербург)

8 (800) 333-58-23
Для всех регионов!

Это быстро и бесплатно!

  • цель;
  • подробное описание служебного задания, например, принять участие в организации выставки, переговорах, осуществить демонтаж оборудования, провести судебное расследование и т.п.;
  • особые моменты и порядок осуществления, например, привлечение специалиста к служебным обязанностям в выходной день;
  • основание для отправления служащего в командировку, в качестве которого может выступать, договор на осуществление сервисного обслуживание, телеграмма от другой организации, подтверждающая необходимость выполнение определенных действий и т.д.

Основной момент всех нововведений, действующих с 2018 года и существенно уменьшивших обязательный документооборот, необходимый для оформления служебных поездок и учета командировочных расходов, заключается в возможности использования старой схемы учета и применяемых ранее унифицированных форм документов.

Это значит, что на усмотрение предприятия может использоваться уже налаженная система, что необходимо утвердить в локальном нормативном акте, например в утвержденном руководителем предприятия «Положении о командировках».

О последствиях отмены командировочного удостоверения можно узнать из видео.

Источник: https://vesbiz.ru/buxuchet/komandirovochnoe-udostoverenie.html