Обмен по почте

Интеграция с 1С

Просмотров: 6233 (Статистика ведётся с 06.02.2017)

Для обмена документами (заказами) в форме настроек параметров обмена должны быть выполнены основные настройки узла и отмечена опция Активировать обмен документами на закладке Режим обмена данными.

Окно настройки обмена документами открывается по кнопке Настроить и имеет следующий вид:

На вкладке Основные настройки указывается, как документы должны выгружаться с сайта, с какими параметрами загружаться на сайт:

Настройки выгружаемых документов:

  • С помощью поля Точка актуальности выгрузки заказов указывается дата, начиная с которой и по текущий момент заказы будут выгружаться на сайт.
  • В поле Количество заказов в пакете указывается, сколько заказов будет в одном пакете данных.
  • При отмеченной опции Выгружать офлайн документы будут выгружены все заказы, в том числе и те, которые не были созданы на сайте.

Настройки загружаемых документов:

  • Если отмечена опция Не редактировать документы, то при повторной выгрузке документов с сайта документы в 1С не будут обновлены.
  • При отмеченной опции Если у документа есть скидка, то в документ она попадает как ручная скидка скидка из заказа на сайте в 1С попадает как ручная. В противном случае скидка не выгружается, а только итоговая цена с учетом скидки.
  • По кнопке Настроить реквизиты загружаемых в 1С документов открывается окно, в котором выполняется настройка соответствий загружаемых документов о заказах в 1С. При создании узла обмена соответствия загружаемых полей заполняются по умолчанию.

    Чтобы настроить реквизиты для конкретного документа выберите его в списке и нажмите Настроить соответствия реквизитов. Отобразятся все доступные реквизиты для шапки документа, для которых можно указать какие поля откуда заполняются. Так, в соответствующих полях необходимо задать организацию, выбрать типовое соглашение, указать менеджера, подразделение и склад, которые будут подставляются в новые или отредактированные документы, пришедшие с сайта.

    Настройка соответствий табличной части документа выполняется аналогично: для выбранной табличной части следует нажать Настроить соответствия реквизитов и задать необходимые значения для реквизитов.

Вкладки «Заказы/Оплаты/Отгрузки»:

  • На вкладке Заказы устанавливается соответствие статусов заказов на сайте и в 1С а так же задаются условия отбора заказов.
  • На вкладке Оплаты вы можете активировать выгрузку/загрузку оплат, а так же задать условия отбора.
  • На вкладке Отгрузки вы можете активировать выгрузку/загрузку отгрузок, а так же задать условия отбора.

На закладке Настройки загрузки контрагентов указываются настройки для контрагентов, которых нет в 1С, но они могут прийти вместе с заказами:

Примечание: если при обмене документами необходимо также выгружать контрагенты из 1С на сайт, то должна быть отмечена опция Активировать в группе настроек Выгрузка контрагентов и выполнены настройки выгрузки контрагентов.

Выполнение обмена документами

Автоматический обмен заказами осуществляется в соответствии с настройками автообмена. Для ручного запуска процесса обмена необходимо:

  • в форме создания/редактирования настройки обмена нажать кнопку Выполнить обмен данными:
  • либо в форме списка настроек обмена выбрать нужный узел и нажать пункт Выполнить обмен данными в меню кнопки Синхронизация данных:

Для просмотра выгруженных с сайта заказов в 1С следует воспользоваться пунктом меню Продажи > Заказы клиентов. Просмотр выгруженных с сайта отгрузок осуществляется на странице Продажи > Документы продаж. Просмотр выгруженных с сайта оплат осуществляется на страницах Казначейство > Приходные кассовые ордера, Казначейство > Безналичные платежи и Казначейство > Эквайринговые операции.

Примечание:

  1. Если на стороне 1С документ был помечен на удаление, то при выполнении выгрузки на сайт данный документ будет удален на сайте.
  2. Если в 1с не передаются документы оплаты и отгрузки, а в 1с для заказа еще не созданы документы оплаты и отгрузки, то на сайте они удаляются из заказа. Сделано чтобы не возникло дублирования оплат и отгрузок.

Источник: https://dev.1c-bitrix.ru/learning/course/?COURSE_ID=131&LESSON_ID=8935

В системе документооборота СЭД «Корпоративный документооборот» реализован обмен корпоративными документами между различными базами данных. Потребность в автоматизации обмена документами часто встречается в предприятиях, где существует несколько распределенных информационных баз данных и территориальных подразделений.

При передаче документов из одной базы в другую можно включить режим, когда в вид документа будет автоматически заменен на нужный. Например, документ с видом «Исходящий» при импорте в другую базу данных автоматически станет документом с видом «Входящий».

Кроме того, возможна автоматическая замена и контрагентов и организаций. При включении такого режим обмена, в загружаемых документах контрагентом будет автоматически установлена организация-отправитель, а организацией-получателем будет являться текущая организация, хотя в исходном документе контрагентом была как раз организация получатель. Т.е. они меняются местами.

Рассмотрим автоматизацию обмена корпоративными документами на примере. Механизм обмена документами находится в подсистеме «Обмен данными». Пункт «Обмен корпоративными документами». В форме обмена есть две три закладки «Выгрузка документов», «Загрузка документов» и «Настройки».

На рисунке выше показан пример экспорта (выгрузки) данных. Пользователи могут сформировать список корпоративных документов вручную (нажав на «Подбор документов») или заполнить его автоматически с учетом выбранных фильтров по дате документа, его виду и статусу.

Существует два варианта передачи данных:

  • Передача посредством выгрузки в файловый каталог обмена. В таком случае в каталоге будет сформирован архивированный файл, содержащий данные выгрузки. В настройках экспорта можно указать пароль для создания архивированного файла, защищенного паролем.
  • Передача посредством почтового шлюза. При использовании такого варианта данные будут автоматически отправлены на указанный адрес электронной почты. В принимающей базе данных нужно будет указать аналогичный почтовый шлюз для автоматического получения данных.

Загрузка данных производится на закладке «Загрузка данных». Загрузка также может быть осуществлена через каталог обмена или через почтовый шлюз. При загрузке (импорте) данных можно указать автоматическую замену контрагентов и организаций (поиск производится по ИНН и КПП). Например, в документе базы данных «А», принадлежащей организации ЗАО «Холдинг» контрагентом (получателем) была указан ООО «Автоматизация». При загрузке в базу данных «Б» документ автоматически изменит принадлежность контрагента и новый документ будет принадлежать организации ООО «Автоматизация», а контрагентом (отправителем) будет являться ЗАО «Холдинг».

Кроме того, можно настроить и замену видов документов, например документ в базе данных был вида «Исходящий», после загрузки в базу данных «Б», он получит вид «Входящий». Можно использовать и другие варианты, например в базе «А» он был вида «Жалоба», а в базе данных «Б», автоматически становится «Служебной запиской».

После загрузки документов существует возможность автоматически установить им нужный статус, например, установить у всех загруженных документов статус «Получен» или «На контроле».

На рисунке ниже показаны две различные базы данных СЭД «Корпоративный документооборот» после обмена данными. Мы видим, что документы были успешно переданы из первой базы данных во вторую.

В карточке корпоративного документа после загрузки видны изменения, которые были сделаны согласно настройкам импорта, документ автоматически изменил свой вид, в нем изменился контрагент, организация и состояние.

Подробно ознакомиться с процедурой обмена корпоративными документами можно в этом видео-ролике:

В СЭД «Корпоративный документооборот» существуют и другие способы обмена данными с внешними получателям. Например, каждый корпоративный документ можно отправить как обычное письмо, в котором текстом письма будет являться содержание документа, а файлы документа будут приложены к письму. Такая отправка отличается от рассмотренной выше тем, что она предназначена для получения и просмотра в обычной почтовой программе, а не для автоматической загрузки в систему документооборота.

Источник: https://xn--90afdtkhdeabaxvge.net/integracia/obmen_dokumentami.html

Когда дело касается пересылки документов, то обычно все пользуются электронной пересылкой. Но ведь есть такие, которые должны быть в оригинале и с мокрой печатью, а также различные сертификаты, патенты и прочие документы высокой степени важности. Возникает вопрос, какой почтой отправить документы, чтобы все было в сохранности?

Также часто приходится задумываться над тем, можно ли отправлять документы почтой? Конечно, осуществить такую отправку можно. Теперь нужно определиться со службой доставки, которая будет осуществлять отправление, а также, в зависимости от важности сроков, видом доставки.

В основном все документы отправляются экспресс доставкой. Отправить документы можно как заказным письмом, так и ценным, если пользоваться услугами Почты России. Возможен также вариант оправлений 1 класса. Хорошо, когда эти письма регистрируются как с объявленной стоимостью, так как отправка действительно важная.

Если оригиналы документов не обязательны, то их можно отсканировать. Как сканировать и отправить документ по почте? Все элементарно, воспользовавшись сканером, сохраняем их на диск или распечатываем. И далее уже отправляем.

Как отправить по почте отсканированные документы, если они хранятся в электронном виде? Можно отправить их заказным, ценным письмом, а также бандеролью, предварительно записав информацию на диск или распечатав на бумаге. В основном данные типы документов отсылаются по электронной почте.

Как отправить документы на субсидию по почте

Сейчас в связи с повышением тарифов на жилищно-коммунальные услуги, многие люди оформляют субсидию. Это можно сделать отправкой обычного письма, так как доставка будет, непосредственно на адрес той организации, кому вы ее отправляете. В случае отправки заказного письма, крупные структуры не всегда по извещению приходят за ними. Заполните все необходимые данные и отправляйте обычным письмом.

Для того, чтобы определиться, как отправить документы Почтой России, наиболее выгодно и безопасно, нужно определить приоритетность их важности. Поэтому думая, как лучше отправить документы по почте, необходимо учесть, что на их доставку влияет вид отправки, которую вы выберете. Выбирая, например, экспресс доставку курьером, вы не только сэкономите время, но и будете уверенны в сохранности документов. В основном все документы отправляются через безопасные виды доставки. Какой же вид доставки, все-таки, выбрать? Так как различные квитанции, отчетности, бланки и документы требуются в гарантированной доставке, их все-таки лучше отправлять заказными письмами. Документы, которые имеют более ценное значение, желательно отправлять уже ценными письмами.

А вот, например, вопрос: как отправить по почте папку с документами, требует более тщательного рассмотрения. Здесь вам поможет заказная бандероль, в случае, если отправление превышает вес заказного письма. Цена доставки будет зависеть от того, какое отправление выбрали: обычное, экспресс или 1 класса. Для отправки документов предоставлен широкий выбор, при этом пользоваться можно не только услугами Почты России, но и другими службами доставки, в частности ускоренными.

Мы рассмотрели, как отправить документы Почтой России быстро и недорого. Остается выбрать подходящий вариант.

Источник: https://pochtagid.ru/letters/kak-otpravit-dokumenty-po-pochte/