Прослушка в кабинете

Зачем нужно прослушивать сотрудников

Любой управляющий или владелец бизнеса рано или поздно задается вопросом повышения эффективности своих работников.

Ключевым подразделением каждого бизнеса является сейлс-команда: не будет продаж — не будет и денег. Соответственно, именно на «продажников» и направлены в первую очередь любые оптимизации, начиная от простых ежедневных отчетов и заканчивая самыми продвинутыми ЦРМ-системами.

За экспертным мнением мы обратились к Mango Office, ведущему провайдеру облачных сервисов.

Одним из популярных методов повышения эффективности является прослушка рабочих разговоров с последующим её анализом. Идея вроде бы логична: работа «продажников» состоит в основном из общения с клиентами, в котором телефон выступает главным инструментом.

Записи разговоров позволяют:

  • выяснить и исправить слабые места неопытного сотрудника;
  • выявить и использовать опыт лучших работников.

Но то, что выглядит логичным и правильным для работодателя, далеко не всегда является таким для работника.

Само слово «прослушка» немедленно вызывает к жизни массу негативных ассоциаций, начиная с Большого Брата, который всегда следит за тобой, и продолжая шпионскими страстями прослушивающего всех и вся АНБ.

Находиться «под колпаком» неприятно чисто психологически, постоянный контроль может порождать ощущения недоверия и даже враждебности.

Чтобы выяснить, как работает прослушка в реальной жизни, я решил обратиться к реальному опыту рядового продажника. Благо, далеко ходить не нужно было — моя жена около года работала в колл-центре крупного банка, занимаясь продажами кредитов и других банковских продуктов.

Ниже — её впечатления от опыта работы «под прослушкой», прямая речь.

Точка зрения 1. Сотрудник под прослушкой

Наша работа на 90% состояла из общения по телефону: мы принимали входящие звонки, прозванивали существующих клиентов, в общем, стандартный набор продажника.

О записи и последующей прослушке всех разговоров нас предупредили сразу, ещё при приеме на работу. Давило ли это на психику? Немножко, всё-таки постоянный контроль дисциплинирует.

Работать лично мне это не мешало. В целом к записи разговоров мы относились как к ещё одному рабочему инструменту — тем более, что он скорее помогал в работе. Хотя мы это поняли не сразу.

Наши записанные разговоры выборочно прослушивали специальные менеджеры. Они оценивали, насколько мы следуем прописанным тактикам продаж, как доброжелательны и вежливы с клиентом, владеем ли информацией. По итогам прослушки менеджеры выставляли оценки, которые потом влияли на зарплату.

Помимо выставления оценок, менеджеры разбирали с каждым сотрудником прослушанные разговоры, указывая на ошибки или недоработки. Почти всегда слушали и разбирали «подозрительные» разговоры — слишком длинные, с долгим ожиданием, с плохой оценкой. Эти разборы неплохо помогали в работе, особенно поначалу, когда я только набирала опыт.

Накопившийся в результате прослушки разговоров материал использовался на тренингах, где мы разбирали распространенные проблемы или вопросы взаимодействия с клиентами. Компания приглашала туда психологов и других специалистов, чтобы научить нас лучше реагировать на негатив, гасить конфликты, и т. д.

Такие тренинги тоже помогали делать работу лучше. Тем более, что они воспринимались именно как учеба, а не указание на ошибки.

Выборочная прослушка иногда была инструментом ограничения сотрудников — если кто-то из ребят зарабатывал слишком большой бонус, его старались «подрезать», специально выискивая ошибки и придираясь к ним. К сожалению, никакой апелляции не существовало, и такая политика компании очень демотивировала (тем более что компания наверняка экономила на этом заметные суммы).

Было и наоборот: пару раз прослушка записей спасала меня от штрафов.

Любопытно, что сейчас мне приятно слышать фразу «ваш разговор может быть записан», когда я звоню в колл-центр банка или магазина. Зная систему изнутри, я воспринимаю запись как показатель того, что компания действительно заботится о качестве своих услуг.

Что мы имеем в итоге:

  • о факте прослушки знают все сотрудники;
  • прослушка давит на психику, но дисциплинирует;
  • сотрудники не могут скрыть факт своей ошибки от руководства;
  • менеджеры помогают решать проблемы сотрудника, используя прослушку;
  • прослушка решает конфликты, выступая доказательством чей-то правоты.

Другими словами, позитивных сторон прослушки сотрудника всё равно больше, даже если смотреть на неё его же глазами. Так как прослушка проводится именно на рабочем месте, в её ходе не раскрываются никакие персональные данные. Вот уж точно just business, ничего лишнего.

Точка зрения 2. Прослушка как инструмент руководителя. FAQ

Чтобы помочь вам составить полное впечатление о необходимости и полезности прослушивания рабочих разговоров, мы задали несколько вопросов представителям Mango Office, провайдера виртуальной АТС с функцией записи разговоров

1. Прослушиваются ли абсолютно все разговоры?

Mango: Сегодня большинство крупных компаний применяют запись разговоров в подразделениях, которые взаимодействуют с клиентами, – например, в колл-центрах. Это стало нормой. Также мы видим повышение интереса к функции со стороны среднего и малого бизнеса. Записываются прежде всего разговоры сотрудников отдела продаж и клиентского обслуживания.

Основные задачи, решаемые инструментом прослушивания разговоров:

  • разрешение возможных конфликтных ситуаций с клиентами;
  • выявление и исправление ошибок сотрудников;
  • обучение специалистов.

Прослушивать все разговоры не имеет смысла – на это не хватит времени ни у какого руководителя. А держать выделенного специалиста для прослушивания разговоров — слишком большая роскошь для небольших компаний. Поэтому прослушиваются обычно наиболее «выделяющиеся» беседы.

Пример отклонения от нормы. Если у менеджера очень большое количество коротких разговоров — стоит проанализировать, действительно ли он качественно «отрабатывает» обращения клиентов, не забывает ли предлагать альтернативные и дополнительные товары или услуги? Или наоборот, прослушивают длинные беседы, которые могут говорить о том, что менеджер не следует принятому в компании скрипту разговора.

Также можно прослушивать разговоры сотрудников, недавно прошедших обучение, — они требуют наибольшего внимания и контроля. А разговоры самых опытных и успешных специалистов можно давать послушать новичкам — это эффективный способ обучения на практических примерах.

Прослушка – инструмент менеджмента, который позволяет быстро выявлять любые отклонения в качестве работы сотрудников. Его наличие всегда лучше отсутствия.

2. Как обрабатываются полученные записи?

С записями удобно работать в CRM. Поскольку CRM Mango Office интегрирована с Виртуальной АТС, она позволяет отобрать записи, относящиеся к определенному сотруднику, клиенту или сделке. Их можно прослушать прямо через интерфейс CRM или выгрузить в виде MP3-файлов и прослушивать в любое удобное время — например, стоя в пробке.

На основе удачных переговоров, которые привели к сделке, можно выработать наиболее подходящий сценарий разговора. При анализе звонков зачастую приглашаются сторонние эксперты, которые совместно работают над ошибками и скриптами.

3. Какие дополнительные действия требуются от работника?

От работника ничего не требуется. Запись централизованно настраивается в Виртуальной АТС. Можно записывать все разговоры в отделе, компании, или только беседы выбранных сотрудников.

Если у сотрудника запись всех разговоров не активирована, он может записать любой свой разговор, набрав на телефоне определенную комбинацию клавиш. Эта функция используется как «записная книжка» для важных переговоров — впоследствии всегда можно вернуться к ней и освежить в памяти детали.

4. Влияют ли результаты прослушивания на зарплаты/премии работников?

Это зависит от внутренней политики компании. Однако прослушивание разговоров — это, прежде всего, способ контроля процесса работы, а не результата.

Сотрудников логично поощрять за результат. Например, для коммерческого подразделения это будет объем продаж или количество сделок. В отделе технической поддержки могут быть другие показатели — скажем, процент заявок, закрытых после первого обращения.

Прослушивание разговоров помогает улучшить процесс обслуживания и положительно влиять на эти показатели.

5. Как работники воспринимают внедрение прослушки?

Сегодня мы привыкаем к фразе: «Для улучшения качества обслуживания клиентов разговоры могут быть записаны». Это факт. Такую же политику следует ввести для сотрудников.

«Прослушка» — неприятный, отталкивающий термин. Просто покажите сотрудникам, что запись разговоров вводится в первую очередь для их же блага. Если возникнет конфликтная ситуация с клиентом — запись поможет объективно в ней разобраться. А выявление и исправление ошибок поможет сотрудникам улучшить собственные результаты.

6. Достаточно ли просто начать прослушивать разговоры, или нужны ещё какие-то действия/мероприятия?

Сам факт записи дисциплинирует сотрудников, заставляет их более внимательно относиться к тому, что они говорят. Но просто записывать или даже просто прослушивать разговоры мало. За этим должна следовать работа с сотрудниками — как правило, это дополнительное обучение. В особо вопиющих случаях — сотрудник хамит клиенту, использует нецензурные выражения — это может быть и наказание.

А записи успешных переговоров нужно систематизировать, выделять из них наиболее эффективные приемы и использовать для обучения и повышения квалификации специалистов.

Способы размещения «прослушки»

Для того чтобы иметь представление о том, как обнаружить «прослушку» в кабинете, необходимо понимать каким образом она может там появиться:

  1. Светильники, аппаратура, розетки, выключатели – вот наиболее привлекательные места для монтажа шпионских устройств. Оставив потенциально заинтересованное лицо в своем кабинете на некоторое время, знайте, что этот человек может установить в укромном уголке «прослушку». Причем вычислить, где она находится, будет возможно только с использованием специальных приспособлений.
  2. Придя к вам на встречу, злоумышленник может незаметно прикрепить к крышке стола жучок, закинуть его под этажерку, в вазу с декоративной композицией, в то место, куда любой человек заглядывает крайне редко. Будьте внимательны, и вы непременно ее обнаружите.
  3. Подбросить мини-диктофон и потом его незаметно забрать сможет тот, кто бывает в вашем офисе неоднократно.

Вот основные способы размещения прослушивающего устройства в вашем кабинете. Проявляйте осмотрительность, чтобы не стать легкой добычей для людей, заинтересованных в получении информации, которая для них не предназначается.

Как определить, что прослушивают телефон?

Определить факт того, что ваш телефон прослушивают, можно следующими способами:

  • если ваш телефон стал разряжаться в несколько раз быстрее, чем раньше;
  • если его батарея горячая даже тогда, когда вы им уже долго не пользуетесь;
  • если ваш мобильный мигает при выключении или самопроизвольно выключается;
  • если во время разговора и в то время, пока вы не с кем не общаетесь, вы слышите непонятные шумы и помехи.

Чтобы понять, как обнаружить «прослушку» в телефоне, следует знать каким образом вредоносная программа туда способна попасть. Оказаться в вашем телефоне она может по каналам Bluetooth и Wi-Fi, с помощью компьютера и специальной ссылки, а также в сообщении MMS.

Если вы подозреваете, что все-таки вас прослушивают, обратитесь в полицию, у них есть специальные устройства для обнаружения «прослушки».

Будьте внимательны к тем, кто приходит к вам в кабинет и офис, не оставляйте телефон без присмотра и не забывайте, что предупредить несанкционированный доступ к секретной информации, гораздо легче, чем устранять последствия такого вторжения.

Источник: https://www.rutvet.ru/in-kak-obnaruzhit-proslushku-v-kabinete-i-mozhno-li-predupredit-ee-ustanovku-6990.html