Служебная записка

Содержание

Приказ о применении дисциплинарного взыскания

В связи с установленным фактом внесения неправильной записи о переводе на другую работу в трудовую книжку ведущего инженера Петрова П.П.

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Объявить инспектору отдела кадров Ивановой М.И. выговор.
2. Начальнику отдела кадров Михайловой М.М. обеспечить внесение в трудовую книжку ведущего инженера Петрова П.П. правильной записи, признав ранее внесенную запись о переводе на другую работу недействительной в порядке, установленном нормативными правовыми актами.
3. Секретарю-делопроизводителю Кузнецовой К.К. ознакомить с настоящим приказом инспектора отдела кадров Иванову М.И., начальника отдела кадров Михайлову М.М., ведущего инженера Петрова П.П. под личную подпись не позднее одного рабочего дня с даты издания настоящего приказа.
4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.
Основание: докладная записка ведущего инженера Петрова П.П. от 07.11.2018, представление начальника отдела кадров Михайловой М.М. от 07.11.2018 о наложении дисциплинарного взыскания, письменное объяснение инспектора отдела кадров Ивановой И.И. от 07.11.2018.

Генеральный директор Васильев В.В.

С настоящим приказом ознакомлены:

Инспектор отдела кадров И.И. Иванова

Начальник отдела кадров Михайлова М.М.

Ведущий инженер Петров П.П.

Нужно ли оформлять документ на имя директора?

Этот документ следует оформить, если работник (неважно, какую должность он в данной компании занимает) считает нужным донести что-то важное до сведения главы фирмы и понимает, что без его персонального вмешательства дело не решить.

Внимание! Служебную записку нередко путают с докладной.

Эти две категории письменных обращений внутри компании действительно схожи в самом главном – они имеют информационную направленность и подразумевают определенные действия от того, кому адресованы.

Они касаются либо того или иного специалиста, либо деятельности конкретного подразделения. Тем не менее, докладная записка более иерархически окрашена: ее пишут всегда «снизу вверх», то есть от нижестоящего специалиста – находящемуся на более высокой должности.

Служебная же может быть адресована и представителю того же ранга, что и автор, и тому, кто по должности ниже. Мало того, она адресуется и представителям организаций-партнеров. По сути, докладная записка является подвидом служебной, как и объяснительная.

По поводу отличия служебной записки от докладной, смотрите комментарий специалиста.

Должен ли руководитель составлять документ?

Должен, но в тех случаях, если он желает что-то донести до сведения специалиста или руководителя какого-то подразделения и ждет конкретных действий в ответ.

Из каких разделов состоит служебная записка?

Как уже говорилось, специально установленного образца для такой бумаги не существует. Однако есть правила написания, согласно правилам делового общения, а также норм внутреннего распорядка той или иной компании.

Образцы такой записки как правило есть в локальных документах фирмы – в бумажном виде или предоставляются работнику вместе с внутрикорпоративным е-мэйлом. В последнем случае (если в вашей компании принято адресовать обращения в электронном виде), нужно воспользоваться функцией уведомления о прочтении.

Так, подобный документ всегда содержит:

  • полное наименование компании и структурного подразделения (откуда пишется);
  • регистрационный номер;
  • указание адресата (нужно упомянуть ранг, фамилию и инициалы, или же полностью имя и отчество);
  • наименование бумаги и ее предназначение (например, служебная записка на ремонт);
  • текст – информационная часть (сжато и по сути) и то, какие действия ожидаются со стороны адресата;
  • дата;
  • подпись с расшифровкой.

Общие рекомендации по написанию

Требуется писать сжато и по существу вопроса, помня, что служебное время ограничено у каждого работника и оно дорого.

Важно! Не допускаются ошибки в языке написания. Также следует избегать корявых и чересчур запутанных и громоздких фраз, которые могут быть истолкованы многозначно и исказить смысл того, что вы хотите донести.

Принцип написания всегда один: что случилось – чего вы хотите – почему вы считаете, что тот, к кому вы обращаетесь должен так сделать. Дополнительную весомость придаст написание записки на фирменном бланке с логотипом компании.

Также хорошо указать последствия для бизнеса, которое несет существующая ситуация и как это исправит вмешательство адресата. К примеру – некто нарушает внутренний распорядок и вносит разлад в коллектив, в результате чего в отделе возникла разобщенность, нарушается командный дух, необходимый для повышения продаж.

Лучше всего придерживаться делового, нейтрального стиля при обращении. Соответственно, нельзя употреблять обсценные, слэнговые обороты, эмоционально окрашенные отзывы, тем более, ругательные, оскорбительные или неэтичные.

Если вы хотите от адресата не одного, а нескольких действий, их необходимо указать по нумерованному списку, каждое с новой строки, разделяя точкой с запятой.

Пошаговая инструкция: как правильно составить?

Как писать служебную записку директору по образцу правильно? В правом верхнем углу оформляется «шапка» документа – кому и в какое подразделение передается бумага, обязательно указать должность и паспортные данные. Ниже, по центру – служебная записка и ее предназначение (например, на ремонт, либо на списание, на повышение или премирование сотрудника, ), там же регистрационный номер.

Ниже пишется текст – суть вопроса, сперва информативная часть, затем- чего хотите (например, прошу вас издать приказ о проверке в отношении такого-то инцидента), либо прошу вас заменить следующее оборудование в таком-то отделе (сообщив сначала, почему следует это сделать и в каком состоянии находится существующая техника).

Приведем конкретный пример, как может выглядеть такая бумага.
Генеральному директору ООО «Лотос-В»

Сергееву Сергею Сергеевичу

от старшего менеджера по продажам Ивановой И.И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 21

(на ремонт и замену оборудования)

Довожу до вашего сведения, что в отделе продаж ООО «Лотос-М» компьютерная техника непригодна к дальнейшей работе и нуждается в замене и ремонте. Так на настоящий момент из 8 компьютеров (из расчета по одному на двоих сотрудников) полностью в нерабочем состоянии 5, еще 2 системным администратором признаны подлежащими ремонту. Из-за случившегося замедляется взаимодействие с клиентами. Сотрудники вынуждены пользоваться принесенными с собой личными ноутбуками и планшетами. Принтер также признан не подлежащим ремонту, поскольку очень старый.

Прошу Вас:

  1. закупить 5 новых компьютеров;
  2. распорядиться о ремонте 2 компьютеров;
  3. заменить принтер в отделе.

С уважением

старший менеджер по продажам, Иванова Ирина Ивановна (подпись).

Итак, понятно, что если работник чего-то хочет от другого работника, тем паче от начальника, это необходимо оформлять в письменном виде и по установленному в конкретной фирме образцу, в соответствии с деловой этикой.

Только это дает гарантию того, что ваше обращение не останется без внимания и на него будет дан исчерпывающий ответ и только так ваше обращение будет расценено как рациональное, а не как частная просьба, которую руководство (высшее или генеральное) может проигнорировать.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/na-imya-direktora.html

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
  5. В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.

Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
  • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
  • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

Источник: https://assistentus.ru/forma/sluzhebnaya-zapiska/

>Что это такое — служебная записка? Как оформляется этот документ по ГОСТу?

Когда и для каких целей составляются служебные записки?

Документ составляется в тех случаях, когда возникает необходимость известить ответственных или руководящих сотрудников о разного рода проблемах, возникших или имеющих высокий риск возникнуть в производственной деятельности и отрицательно сказаться на ее качестве.

Причем факт этого оповещения при составлении записки будет официально подтвержден, если соблюсти правила составления и регистрации документа (о чем будет сказано ниже).

Несмотря на то, что служебная записка предназначена для конкретной цели — устранения неполадок в рабочем процессе, по своему исполнению она может быть:

  1. аналитической (содержит анализ сложившейся ситуации);
  2. докладной (извещает о возникших трудностях);
  3. объяснительной (раскрывает взгляд специалиста на причины проблемы);
  4. пояснительной (в которой изложены нюансы производственного процесса, знание которых необходимо для оперативного и качественного разрешения затруднений).

Чаще всего служебные записки применяются как форма общения между отделами одной организации как способ горизонтальной коммуникации. Гораздо реже подобные документы направляются в адрес сторонних организаций, в этом случае документ называется внешней служебной запиской.

Отличительные характеристики

Основная черта служебных записок в том, что они не только информируют о проблеме, но и содержат просьбу ее разрешить и соответствующие предложения в этом направлении.

Чем она похожа на докладную?

По сути, разница между этими двумя видами записок несущественная. Несколько отличающие их моменты можно отобразить следующим образом:

  • докладная — это своего рода отчет о выполнении предписанного поручения, она составляется подчиненными в адрес руководства.
  • Другое назначение докладных — проинформировать руководство о возникших трудностях непроизводственного (!) характера (прогул сотрудника, несоответствие занимаемой должности и пр.). В этих случаях руководство нередко прибегает к наложению дисциплинарного взыскания.

Отличия от объяснительной

Данный вид внутренних записок имеет много общего с докладными, а на практике мало чем отличается от служебных записок. Можно выделить такие отличительные характеристики объяснительных:

  • они адресованы руководству организации от имени их починенного.
  • Как правило, указывают на причину, по которой данным лицом была нарушена трудовая дисциплина или вмененные ему обязанности не были выполнена вовремя или надлежащим образом.
  • Часто является поводом для дисциплинарного взыскания.

Правила написания и оформления по ГОСТу

Каждый сотрудник должен знать как грамотно составить, оформить и пустить в дело составленную им служебную записку. Краткая инструкция сводится к следующим правилам:

  1. так как установленной формы документ не имеет, то составляется он в произвольном (но всегда официальном) стиле.
  2. Должно присутствовать смысловое и логическое разделение изложенного в записке материала на части: описание проблемы, анализ ситуации просьба об ее нормализации, выводы и предложения по сути вопроса;
  3. Составленный документ заверяется собственноручной подписью составившего ее сотрудника, а также могут присутствовать визы всех заинтересованных лиц;
  4. При функционировании в организации электронного документооборота заверять документ нужно личной электронно-цифровой подписью;
  5. Чтобы иметь возможность сослаться на данную служебную записку в случае спорной ситуации, она должна быть зарегистрирована в секретариате учреждения с присвоением порядкового номера и внесением его в журнал регистрации служебных записок.
  6. Для большей надежности рекомендуется отдавать на регистрацию две копии записки, одна из которых уйдет к адресату, а вторая с указанием номера и датой регистрации останется у составителя.

Скачать типовой бланк служебной записки

Ниже пример документа:
Резюмируя все выше сказанное, можно сделать вывод, что служебная записка — это очень важный момент внутреннего документооборота, который позволяет оперативно решать производственные трудности.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/chto-takoe-sz.html

Виды и назначение докладных записок

Докладная записка – это наиболее популярный вид служебных записок, адресованный руководителю предприятия, главному бухгалтеру или любому другому вышестоящему сотруднику. Главное назначение докладной – информирование вышестоящих лиц о какой-либо ситуации, выполнении работ, а также составление рекомендаций по решению (устранению) проблемы и пр. Докладная записка, в отличие от служебной, всегда направляется вышестоящему звену и имеет юридическую силу.

Наиболее распространенным видом докладных записок являются отчетные, информирующие руководство о выполнении планов, ходе текущих работ и т.д. Реже составляются докладные, сообщающие о какой-либо внеплановой ситуации, требующей реагирования со стороны вышестоящего руководства. Спектр вопросов таких докладных довольно широк: от информации, касающейся основной отраслевой деятельности предприятия, до жалоб на организацию условий труда и докладов о несоблюдении трудовой и финансовой дисциплины, служебного поведения и т.д.

Докладная записка — пример

Как составить докладную записку?

Докладная записка по своей структуре похожа на служебную. Главным ее отличием является адресат: если в служебной записке информация может быть направлена любому другому сотруднику, то в докладной сообщение адресуется вышестоящему должностному лицу.

Способы оформления докладной записки отличаются в зависимости от назначения. В частности, внутренняя докладная, направляемая руководству внутри организации, оформляется так же, как и служебная записка. Различие состоит в содержании текстового блока, который называется «Докладная записка», содержит изложение сути проблемы, предложения по ее устранению или описание уже принятых мер.

А вот при составлении внешней докладной записки, которая адресуется сотрудникам других организаций, правила более строгие:

  • Документ составляется на фирменном бланке организации.
  • Записка регистрируется в книге исходящих писем компании, при этом присвоенный регистрационный номер указывается в шапке записки. Также, при получении записки, она регистрируется как входящий документ в организации адресата.
  • Внешняя записка подписывается, как правила, руководителем фирмы или его заместителем. При отправке также могут потребоваться подписи начальников других отделов.
  • Дата составления записки является датой ее подписания и отправки.
  • Если записка сопровождается документальными приложениями, то в текстовой ее части составляется список прилагаемых документов.

Текстовая часть докладной записки зависит от ее назначения:

  1. Отчетная докладная должна содержать информацию о ходе работ, выполнении сроков, описание текущих проблем и т.д. Такой отчет позволяет начальнику вовремя заметить недостатки в работе и устранить их.
  2. Докладная записка, информирующая о конкретной ситуации, состоит из подробного описания проблемы и предложений по ее улучшению (устранению). На практике довольно часто подобные документы посвящены жалобам на нарушения сотрудниками трудовой дисциплины и носят негативный характер, поэтому в изложении информации важно опустить эмоциональную составляющую и придерживаться сути.

Служебная записка или докладная: так в чем же разница?

Как видим, служебная и докладная записки имеют много общих черт. Так, оба варианта используются для делового общения, имеют похожую структуру оформления. В то же время, есть и ряд отличий:

  1. Служебная записка адресуется сотрудникам разного ранга внутри предприятия, тогда как докладная составляется только в адрес вышестоящего звена (своей или сторонней компании).
  2. Служебная записка является внутренним документом, тогда как докладная может использоваться во внешней переписке с другими юридическими лицами.
  3. Служебная записка, в отличие от докладной, юридической силы не имеет.
  4. Поскольку служебная записка используется внутри предприятия, она может быть составлена на обычном листе бумаги. По такому же принципу оформляется и внутренняя докладная, если она используется внутри компании. В то же время, если докладная направляется в другую организацию, то при ее составлении используется фирменный бланк, регистрационный номер и другие обязательные элементы официальной переписки.

Источник: https://vchemraznica.ru/sluzhebnaya-i-dokladnaya-zapiska-v-chem-raznica-mezhdu-nimi/

Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон

Скачать образец служебной записки

В каких случаях подается рассматриваемая нами деловая бумага, разобрались. Теперь необходимо определиться с примером написания служебной записки. Как мы уже упомянули выше, специального бланка служебной записки не существует. Однако есть общие требования к содержанию документа.

К таковым относятся:

  1. Обязательное указание адресата служебной записки. В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение.
  2. Ниже указывается наименование документа и его номер.
  3. Далее следует изложить суть проблемы, с которой столкнулся составитель документа, или ситуацию, с которой необходимо разобраться.
  4. Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.
  5. В конце документа указываются фамилия и инициалы лица, направившего обращение, а также его должность.

Этим шаблоном служебной записки можно воспользоваться в случае необходимости.

Как составить служебную записку: образец оформления

Как пишется служебная записка (образец), рассмотрим на простом примере. Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже.

Пример служебной записки

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Директору ООО «Гвоздика»

Слободину Владимиру Александровичу

Г. Хабаровск 04 января 2018 года

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

В кондитерском цехе с 02 января 2018 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха

прошу:

  1. Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
  2. Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.

С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.

Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.

Особенности электронного документооборота

Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

Источник: https://nsovetnik.ru/obyasnitelnaya_zapiska/kak_napisat_sluzhebnuyu_zapisku_obrazec_primer_napisaniya_teksta_blank/

Ответ на служебную записку пример

Служебная записка

Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служебных записок, в отличие от докладных записок. осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

Образец служебной записки

Добрый день, подскажите, как правильно написать служебную записку с просьбой в отдел информационных технологий о предоставлении электронных адресов всем сотрудников компании. Подскажите, служебную, как написать, умную, пожалуйста. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет. Обычно любые обращения в иные организации. Персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Напишите, как грамотно составить служебную записку в плане отчетности по заказу хоз, пожалуйста. Подскажите, как правильно составить служебную записку. Суть в том, просит воспользоваться услугами курьера, снятые на скане, что московский орган отказался принимать документы. Желательно регистрировать служебные записки проставлять дату и порядковый номер, чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. В связи с необходимостью сверхурочных работ прошу предоставить мне персональный компьютер для работы дома. Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями коммуникация на горизонтальном уровне, когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа как в деловом письме. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, возможные действия, по мнению автора. Не вижу связи между условиями работы вахтовиков и заработной платой одного мастера иванова. В связи с производственной необходимостью подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014 прошу вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела захоржевской лидии олеговне. Как написать служебную записку, нет компа дома, чтоб предоставили компьютер для работы в нерабочее время например. Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. Как правильно сформулировать мысльзаписке, потому что в свободную вахту они работают в других местах есть риск потерять специалистов, так же на случай болезни и отпуска необходима работа трёх итр, электрик, токарь работают вахтовым методом с 8-00 до 20-00 часов и переход их на 6-дневную рабочую неделю невозможен, в настоящее время часть специалистов рмм мотористы, а, а для работы в таком режиме, двух сменных мастеров вахтовиков и начальника рмм. С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела сихарулидзег. Во второй части последует пример оформления служебной записки. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Суть в том, выставляют нам счета, но суммы фиксированные и мизерные, больше возни с обработкой документов, что некие контрагенты поставляют услуги ежемесячно. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике.

Деловые записки (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная) — понятие, особенности составления и оформления

Понятием деловые записки объединяется деловая переписка внутри предприятия (организации), входящая в состав информационно-справочных документов. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью информационно-справочных документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления:

  • от работника к руководителю подразделения
  • от руководителя подразделения к руководителю организации
  • от подведомственной организации в вышестоящую организацию.

    Оформление любой информационно-справочной документации должно соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

    Для оформления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок существуют общие правила . Любой из этих документов должен иметь:

  • автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка)
  • адресат (кому направляется документ)
  • название вида документа (например, Докладная записка, Служебная записка, Объяснительная записка, Пояснительная записка)
  • дату составления и номер регистрации
  • заголовок (например, О нарушении трудовой дисциплины)
  • текст
  • подпись составителя (с указанием должности).

    Особенности составления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок

    Докладная записка — это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения. Исходя из самого названия, в докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос, то есть докладывается возникшая ситуация. Как правило, с целью принятия руководством соответствующих мер или вынесения определенного решения.

    Например, начальник цеха может в докладной записке уведомить руководителя завода о ненадлежащем исполнении своих обязанностей одним из подчиненных, предложив применить к работнику дисциплинарное взыскание. Докладные записки, адресованные руководителю организации или отдела, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Документы, направляемые в вышестоящие инстанции, — это внешние документы, их необходимо оформлять на бланке организации.

    Текст докладной записки обычно состоит из двух или трех частей. В первой части, констатирующей, излагаются причины, факты и события, которые имели место и послужили поводом для ее написания. Вторая часть, анализирующая, содержит анализ сложившейся ситуа-ции, возможные варианты ее решения. Третья часть, резюмирующая, включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. При этом второй части в докладной записке может и не быть, тогда после изложения сути вопроса будут сразу описаны предложения о его решении.

    Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно. Это так называемые информативные докладные записки.

    Служебная записка близка к докладной записке по своему назначению, но в отличие от нее имеет внутренний, служебный характер. Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

    Таким образом, она, исходя из названия, решает вопросы чисто служебные, обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В служебных записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и тому подобное.

    Текст служебной записки, как правило, состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Например, бухгалтер может в служебной записке проинформировать о необходимости ремонта компьютера или принтера в бухгалтерии. Такую служебную записку необходимо направить в адрес начальника отдела системного обеспечения, попросив отремонтировать аппарат. Оформляется служебная записка так же, как и докладная, на листе формата А4.

    Несмотря на то, что в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как Служебная записка, данный вид документа очень удобен в работе, и потому широко используется на практике.

    Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица.

    Объяснительная записка в трудовых отношениях, согласно ст. 193 ТК РФ, является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В такой объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

    Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

  • первый раздел содержит факты, послужившие поводом к ее написанию
  • второй раздел — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

    Так как объяснительные записки пишут обычно в ответ на какую-то претензию, то грамотно составленная объяснительная записка может помочь ее владельцу при рассмотрении неприятной ситуации.

    Пояснительная записка . в отличие от других видов записок, — это текстовый документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). В пояснительной записке к разработанному проекту раскрываются и обосновываются принятые проектные решения, их техническая и экономическая целесообразность.

    Пояснительная записка в бухгалтерском учете — документ бухгалтерской отчетности, содержащий:

  • основные технико-экономические показатели текущей, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия
  • подробную характеристику учетной политики в части применения методов оценки производственных запасов, начисления амортизации и т.п.

    Чаще всего порядок составления пояснительной записки регламентируется тем предприятием (учреждением), в котором принята данная форма информационно-справочного документа.

    Итак, деловые записки являются информационно-справочными документами, которые инициируют управленческие решения и позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

    Образец написания служебной записки

    17.03.2014. Образцы. Образцы заполнения Комментариев нет

    Служебная записка — это информационно-справочный документ. Служит для деловой переписки внутри организации.

    Используется документ для поднятия каких-либо деловых вопросов, связанных с работой отдела компании или конкретного работника, от которых зависит решение структурного подразделения организации либо сотрудника.

    Форма написания произвольная, но стоит учитывать некоторые советы ниже, это:

    — шапка , это место где указывается информация, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже)

    — Название документа, в нашем случае это – Служебная записка

    — дата написания и номер

    — заголовок к тексту документа — говорит о предмете служебной записки

    — текст документа – сначала идет описание сложившейся ситуации, затем какая-то конкретная просьба

    Служебная записка образец

    Служебная записка – это документ деловой практики, внутреннего использования сотрудников на предприятиях и в организациях. Утвержденный образец служебной записки не принят, поэтому и как за правило используется типичный в документообороте пример . взят со старых, советских времен.

    Для понятия, служебная записка составляется работником руководителю подразделения, бригадиру с прошением, сообщением и передается по инстанциям к вышестоящему руководителю. На прямую или между руководителями равнозначных должностей служебная записка не пишется, это уже будет докладная.

    На практике служебные записки используют как переписку внутри звена, бригады, структурного подразделения. Их популярное использование в хозяйственно-материальном обеспечении предприятия или организации, как деловой диалог не выходящий к главным руководителям. Есть и практика хранения служебных записок для отчетности растраты материальных средств, но тут она должна подтверждаться другими документами. К примеру прошение в служебной записке старшого бригадира к завскладом, выделить для работников спецодежду и перчатки. В таком случае к служебной записке приобщается ведомость выдачи.

    Как написать служебную записку? В каждом структурном подразделении правила написания служебных записок свои. Нужно понимать, что этот документ не ответственной отчетности и стандарта не имеет. Если ее написать произвольно от руки, то большой ошибки не будет. Главной указать кому адресована, должность, суть проблемы и обоснованное прошение, от кого и дата написания.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Есть определенные требования, которые предъявляются к оформлению таких документов. Обязательно следует указать:

    • ФИО адресата.
    • Полное название документа, номер записки и дату написания.
    • Тему записки.
    • Описание сложившейся ситуации.
    • Подпись.


    Проблемы при составлении служебной записки должны описываться кратко, без сложных оборотов и лишних слов. Обязательно должен быть указан номер документа, так как впоследствии записка будет зарегистрирована.

    Благодаря современным технологиям деловая переписка нередко осуществляется с помощью электронной связи. Служебная записка в этом случае составляется практически так же, как и на бумаге.

    Здесь вы можете узнать что такое объяснительная записка.

    Но есть некоторые отличия. В первую очередь они касаются адресата, так как в электронном письме его нужно указывать только, если письмо отправляется на общую электронную почту. Также рекомендуется запрашивать уведомление, подтверждающее отправку и получение электронной служебной записки.

    Существуют следующие виды служебных записок:

    • на повышение оклада;
    • о невыполнении должностных обязанностей;
    • После рассмотрения служебной записки руководитель обязан поставить на документе определенную резолюцию, например, «Исполнено», «Принято к сведению» или «Отменено». Если записка подразумевает получение ответа, то руководитель должен его предоставить.

      Никаких определенных сроков на отправку ответа нет, так как это зависит от ситуации. Например, ответ на служебную записку о причинах лишения премии руководитель должен ответить в течение 10 дней.

      Что касается формы ответа, то она устанавливается локальными документами организации. Чаще всего это пояснительная записка, в которой содержится информация о том, какие меры принял адресат в ответ на сообщение сотрудника.

      Служебные записки являются внутренними документами, поэтому их регистрация не является обязательной. Тем не менее, многие предприятия ведут учет служебных записок, регистрируя их в специальном журнале. Благодаря этому можно контролировать общее количество полученных документов.

    • номер и дату каждой служебной записки;
    • личные данные о должностном лице, отвечающем за ведение журнала;
    • Помимо этого, докладные записки нередко содержат информацию о проделанной работе. В зависимости от получателя докладные записки делятся на внутренние и внешние.

    • Информационные. Содержат сведения о выполнении определенной работы.
    • Докладная записка

      Докладная записка – это разновидность внутреннего документа, который используется для информирования вышестоящего руководства о той или иной проблеме.

      Внутренние докладные записки составляются согласно стандартам и обязательно содержат регистрационный номер.

      Внешние записки отправляются в вышестоящие инстанции, поэтому они оформляются на специальном бланке и должны быть подписаны руководителем предприятия. Копия документа, отправляемого в другие организации, всегда остается у отправителя.

      В зависимости от содержания докладные записки делятся на:

    1. Инициативные. Они содержат конкретные предложения и рекомендации.
    2. Отчетные. Составляются в качестве отчета о проделанной работе.

    Разница между этими двумя документами незначительная, но она все же есть. Конечно, служебная и докладная записки похожи между собой по структуре. Иногда в дополнение к одной записке может быть написана другая.

    Отличиями документов являются:

      Деловая корреспонденция подразумевает наличие большого количества различных писем и записок. Поэтому каждый сотрудник обязательно должен знать правила составления каждой служебной записки. Для этого при необходимости кадровые работники должны предоставлять образцы записок.

      Чем отличается служебная от докладной смотрите в видео-ролике:

      Это быстро и бесплатно !

  • Источник: http://minjustbryansk.ru/otvet-na-sluzhebnuju-zapisku-primer/

    >Как правильно написать ответ на служебную записку? Инструкция по составлению и образец для скачивания

    Как написать?

    Этот пункт не регламентирован. Обычно ставится дата ознакомления и подпись с решением. Однако чаще всего форма ответа на служебную записку также устанавливается индивидуально, локальными документами с учетом специфики организации. Идеальный вариант – наличие примера такого документа в компании, утвержденный начальником, чтобы сотрудникам было проще оформлять такие бумаги.

    Если сотрудник хочет выразить согласие по какому-либо вопросу, следует начать с фраз типа: «Сообщаем Вам…» или «Извещаем Вам…». Как правило, уже в первых предложениях должна быть обозначена основная мысль, которая несет позитивный характер.

    Если же он отказывает по каким-либо причинам, следует использовать нейтральные и вежливые фразы: «Благодарим Вас за Ваши предложения, но…» или «В связи с…». С прямого отказа начинать не нужно, потому что для официальной переписки такая реакция не характерна.

    Важно! Лучше всего обращаться к локальным документом определенной компании, чтобы решить подобные вопросы, потому что именно там указан регламент оформления документов.

    Вариант, как ответить

    Существует множество таких примеров, которые можно найти в интернете. Вот один из них.

    Разберем пример реакции на послание от руководителя отдела N к начальнику подразделения Z с предложениями по совершенствованию противопожарной безопасности.

    Ответ

    на служебную записку от 31.10.2017 г. руководителя N с предложением по совершенствованию противопожарной безопасности

    Ваши предложения действительно касаются наболевших вопросов, доставшихся нам в «наследство», и не в полной мере решенных только из-за недостаточного финансирования.

    В настоящее время данные вопросы будут рассматриваться на заседаниях руководителей. По результатам заседаний будут определены сроки финансирования, а значит, вопрос, с которым Вы обратились, будет согласован в ближайшее время.

    С уважением, руководитель Z

    5.11.2017 г. Подпись руководителя Z

    Справка! Если сотрудник отправляет документ начальнику отдела, то такая записка считается докладной. В случае со служебной коммуникация идет по горизонтали, то есть, например, от руководителя одного отдела к руководителю другого. Возможно, вам будет интересно посмотреть наши статьи о том, как правильно написать служебную записку о невыполнении сотрудником обязанностей, нарушениях в работе, отсутствии сотрудника на работе, командировке, приеме на работу, на приобретение, выдачу денежных средств, отгул, повышение или перерасчёт, выплату и удержание зарплаты.

    Служебная записка носит информативный характер или носит в себе какую-либо проблему. Сотрудники должны своевременно отвечать на нее, чтобы недопониманий в компании возникало как можно меньше, а также, чтобы быть информированным по всем вопросам.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Источник: https://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/otvet.html