Сроки хранения уголовных дел

Нормативное регулирование

В 1999 году Судебным Департаментом ВС РФ был выдан приказ, в котором утверждались условия обеспечения сохранности, порядок сдачи, организация отбора, а также срок хранения уголовных дел в архиве суда. В следственном комитете, прокуратуре и структурах МВД созданы специальные инструкции по делопроизводству, строгой отчетности и хранению документов, в том числе находящихся на стадии оперативной разработки или следствия. Для должностных лиц существуют такие утвержденные правила:

  1. В период личного отсутствия на рабочем месте, все документы, которые содержат следственный процесс, сотрудник должен хранить в личном сейфе под замком или опечаткой. Ключ от сейфа передавать кому-то другому запрещено.
  2. Следственный орган может производить выдачу материалов посторонним организациям, только по разрешению прокуратуры.
  3. При передаче любых материалов в суд или в другую инстанцию заводится карточка, составляется детальная опись переданных материалов, и оформляется акт.
  4. Приостановленные дела в обязательном порядке сдаются в архив.

Если было утрачено дело, давность которого еще не истекла, будет инициирована служебная проверка, ведь утрата материалов дела равна утечке конфиденциальной информации. Виновного в случившемся, будет притянуто к уголовной ответственности.

Передача на конкретные сроки хранения уголовных дел в архиве осуществляется, после проверки всего производства, исполнения решения суда или вступления приговора в законную силу. Направляются в архив суда материалы с учетом таких моментов:

  • при заключении субъекта правонарушения под стражу, необходимо подтверждение территориального ОВД о состоявшемся факте задержания, а также сообщение исправительного учреждения о поступлении конкретного субъекта для отбывания, назначенного судом срока;
  • при вынесении приговора об условном осуждении субъект правонарушения должен находиться на учете в полиции, сведения об этом вносятся в соответствующие бумаги;
  • при назначении штрафа, после поступления исполнительного листа, ставиться в отметка о выполнении решения суда и выплате штрафа;
  • если назначены работы принудительного характера, необходима отметка о взятии на учет;
  • при запрещении занятия определенных должностей или ограничении передвижения, учет осуществляется до окончания указанного в приговоре срока, после чего ставят отметку и материалы отправляют в архив;
  • если суд избрал воспитательную меру для несовершеннолетнего, ему разъясняются последствия его поведения и происходит взятие его на учет, в деле делают заметку об окончании срока наблюдения.

Важно отметить, что при оправдательном приговоре за недоказанностью, уголовное производство в архив не сдают, его направляют прокурору для проведения последующих действий по установлению других причастных к правонарушению. При оправдательном решении, уголовное производство отправляется в архив сразу, после вступления приговора в силу.

Инструкция о сроках хранения информации имеется в судах, срок хранения зависит от размера наказания и от результата. По истечении срока хранения дела, если оно не представляет собой исторической ценности, подлежит уничтожению, но сам приговор по делу хранится постоянно. Приговор храниться в архиве суда, который ранее его выносил, так как именно в этот архив, могут обращаться за его копией заинтересованные лица.

Срок хранения уголовных дел существенно отличается, так как правонарушения, за которые назначено пожизненное заключение или материалы по особо тяжким преступлениям, хранятся в архиве суда первой инстанции постоянно. Архивный склад содержит материалы по тяжким преступлениям не больше 15 лет, материалы по производствам средней тяжести -10 лет, а историю преступлений небольшой тяжести хранят 5 лет.

Порядок востребования документов из архива

Ознакомиться с уже заархивированными материалами дела, могут люди, участвовавшие или заинтересованные в конкретном уголовном процессе, по предварительно поданному заявлению. Судебному председателю для получения разрешения, поднять бумаги из архива, следует представить документ удостоверяющий личность, и коротко охарактеризовать цель поднятия документации. Порядок предоставления информации из архива представлен следующими условиями:

  • при выдаче копии материалов дела, человек их получающий, должен составить расписку о получении, которую в последствие, приобщают к уголовному делу. Если копия документа отправляется почтовым отделением, то в уголовное производство пришивают копию письма, которое сопровождает отправление;
  • если копии материалов уголовного производства располагаются на нескольких листах, то каждый из них должен быть пронумерован и прошит. Нить подшивки выводят на обратную сторону последнего листа, заклеивают бумагой, на которой ставиться печать;
  • подлинные документы, которые пришиты к уголовному делу, могут извлекаться только по решению председателя суда, но при этом, копия этого же документа, обязательно должна оставаться в материалах дела. Это же касается извлечения вещественных доказательств;
  • выдача повторных копий необходимых документов, хранящихся в архиве, проводиться только после уплаты госпошлины.

Что касается выдачи для ознакомления материалов дела из архива сотрудникам следственного органа или прокуратуры, то им не нужно составлять заявление и придерживаться вышеуказанных правил. Достаточно предъявить работнику архива свое удостоверение, подтверждающее полномочия.

Особенности хранения уголовных дел

Огромное значение в хранении уголовных дел играет организация архивного помещения. Важные материалы уголовных дел будут передаваться в архив, только если он отвечает установленным на законодательном уровне, нормам.

В помещении суда должно быть выделено отдельное, полностью изолированное помещение, без примыкания к дымовыводящим конструкциям, размещению печатных установок и санитарно-коммуникационным отделениям здания. На окнах должны быть смонтированы решетки, а на запасном и основном входах, должны стоять металлические двери. В помещении архива должно предусматриваться освещение только электричеством, но в этом же помещении, должна быть комната с естественным освещением для организации работы следователя с материалами. Самой важной частью организации архива есть установка пожарной сигнализации и средства оперативного пожаротушения. Среди требований к содержанию архивных документов, также отмечают:

  • температурный режим в архивном помещении, должен держаться в пределах 14 -20 градусов;
  • влажность воздуха должна быть не менее 50% и не более 60%;
  • постоянно должны проводиться мероприятия по предупреждению проявления плесени , грибка, паразитов, мышей и крыс;
  • регулярно должна проводиться влажная уборка и отчистка от пыли полок и самих архивных папок.

Размещение материалов организовывается с использованием специальных стеллажных конструкций для размещения картотек. Размещают стеллажи на некотором удалении от стен, касание материалов дела к поверхности стены может негативно сказаться на сохранности документа. Каждый стеллаж и шкаф номеруется с использованием определенного рода указателей, которые будут содержать информацию о номере регистрации дела и дате принятия решения судом. Подобная организация существенно упрощает поиск нужного дела при необходимости.

Соблюдение всех вышеуказанных правил, позволяет гарантировано сохранить материалы по уголовным делам на необходимые для их использования сроки, без порчи и искажения их содержимого. Если материалы, срок давности которых не истек, пропадут из архива или будут испорчены, к ответственности привлекут сотрудник архива, в обязанности которого входило наблюдение за сохранностью важных документов.

Источник: https://yurister.ru/ugolovno-protsessualnyy-kodeks/srok-hraneniya-ugolovnyh-del.html

ХРАНЕНИЕ СУДЕБНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

Законченные судебные дела, исполнительные производства, наряды, журналы и картотеки поступают на хранение в архив суда.

При учете и хранении дел и других материалов в архиве соблюдаются правила, предусмотренные:

Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов, с указанием сроков хранения58, сдобренным Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 23 ноября 1979 г.

и утвержденным Министерством юстиции СССР и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 25 апреля 1980 г.

Инструкцией о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов судов, одобренной Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 18 апреля 1980 г. и утвержденной приказом министра юстиции СССР 17 сентября 1980 г.

В судебных делах, подлежащих сдаче в архив суда, подшиваются и пронумеровываются все документы, приобщенные к делу, заканчивается опись находящихся в деле документов, после чего общее количество листов в деле заверяется подписью секретаря.

Разрешение на передачу уголовного или гражданского дела в архив дает народный судья (член суда), под председательством которого дело было рассмотрено, или председатель суда.

Народный судья (член суда) обязан тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу решения, приговора, определения, постановления.

При этом, исходя из требований Инструкции о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов судов, он руководствуется следующими правилами:

уголовное дело, по которому согласно приговору или определению суда осужденный подлежит заключению под стражу, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный, находящийся на свободе, заключен под стражу;

уголовное дело, по которому осужденный, находящийся на свободе, приговорен к условному осуждению с обязательным привлечением к труду, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел сообщения о том, что осужденный прибыл к месту отбытия наказания; уголовное дело, но которому лицо осуждено условно, считается законченным, когда осужденный взят судом на учет для осуществления контроля за его поведением. Если судом принято решение о необходимости назначить несовершеннолетнему осужденному общественного воспитателя, то дело считается закопченным после получения от комиссии по делам несовершеннолетних сообщения о назначении общественного воспитателя.

В тех случаях, когда в отношении несовершеннолетнего осужденного применена отсрочка исполнения приговора, дело считается законченным после решения вопроса об освобождении несовершеннолетнего от наказания, а при направлении его в места лишения свободы для отбытия наказания — после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный заключен под стражу;

уголовное дело, по которому объявлен розыск лица, скрывающегося от суда после вынесения приговора, считается закопченным по получении извещения о задержании лица и исполнении вынесенного в отношении него приговора;

уголовное дело, по которому осужденный приговорен к штрафу или с него взысканы денежные суммы в доход государства, подлежит сдаче в архив по возвращении исполнительного листа с отметкой судебного исполнителя об исполнении;

уголовное дело, по которому вынесен оправдательный приговор, считается законченным после вступления приговора в законную силу;

уголовное дело, по которому лицо освобождено от уголовной ответственности п в отношении него применена принудительная мера медицинского характера, считается законченным после получения сообщения о помещении такого лица в лечебное учреждение;

уголовное дело, прекращенное судом по основаниям, предусмотренным ст. ст. 5, 6, 9 УПК РСФСР и соответствующими статьями УПК других союзных республик, подлежит сдаче и архив после вступления в законную силу определения суда о прекращении дела;

уголовное дело, прекращенное судом в связи с привлечением лица к административной ответственности, считается закопченным после получения судом документа об уплате штрафа, или исполнения определения суда об аресте, или поступления сообщения от органов, ведающих исправительными работами, о получении ими копии определения суда;

уголовное дело, прекращенное судом в связи с передачей материалов на рассмотрение товарищеского суда или комиссии по делам несовершеннолетних, считается законченным после получения сообщения о результатах его рассмотрения;

материал о направлении лица в лечебно-трудовой профилакторий для принудительного лечения от наркомании или алкоголизма считается законченным после получения сообщения о направлении лица в ЛТП;

уголовное дело, по которому с осужденных взысканы суммы в возмещение материального ущерба, причиненного преступлением, считается законченным после направления исполнительных листов для производства взыскания, извещения об этом взыскателя и оформления при солидарном взыскании сводного исполнительного производства.

Гражданское дело, разрешенное с удовлетворением иска, считается законченным после выдачи взыскателю исполнительного листа, либо направления его по просьбе взыскателя или по инициативе суда для исполнения (ст. 340 ГПК РСФСР и соответствующие статьи ГПК других союзных республик);

гражданское дело, по которому в иске отказано, считается законченным по вступлении решения в законную силу.

Если суд вынес решение, постановление или определение о наложении штрафа, о взыскании государственной пошлины или иных сумм в доход государства, дело считается законченным после приобщения к нему документа, подтверждающего поступление в доход государства взысканной суммы.

Порядок определения сроков хранения. Ежегодно, по окончании делопроизводственного года, в суде должна проводиться экспертиза научной и практической ценности документов, целью которой является отбор документов для последующего хранения.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в суде создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом председателя суда.

Сроки хранения дел, нарядов, исполнительных производств и других документов устанавливаются в соответствии с «Перечнем».

Сроки хранения дел и нарядов, содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения.

Сроки хранения документов, которые не предусмотрены «Перечнем», устанавливаются экспертной комиссией, исходя из их научной и практической ценности.

Срок хранения, указанный в «Перечне», исчисляется:

для гражданских дел:

а) со дня вступления решения в законную силу;

б) со дня вынесения определения о прекращении дела или оставления иска без рассмотрения;

для уголовных дел:

а) со дня окончания срока отбытия наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

б) со дня вступления в законную силу оправдательного приговора, а также определения или постановления о прекращении дела;

в) со дня освобождения осужденного от наказания при условно-досрочном освобождении;

20 Заказ 2033 3Q5

г) со дня истечения испытательного срока при условном осуждении; со дня истечения отсрочки исполнения приговора несовершеннолетнему. В случае отмены отсрочки исполнения приговора о направлении осужденного для отбывания наказания— со дня окончания отбытия срока наказания;

д) с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости.

Для уголовных дел, по которым заявлен и удовлетворен гражданский иск, учитывается срок исполнения приговора в части гражданского иска.

Для исполнительного производства срок хранения исчисляется со дня исполнения решения, а по делам о взыскании алиментов— со дня исполнения решения в данном суде.

По всем остальным документам (нарядам, книгам, картотекам, контрольным производствам и т. п.) срок исчисляется с 1 января следующего за годом окончания их делопроизводством.

Отбор документов на хранение. Отбор документов на государственное хранение осуществляется после окончания делопроизводственного года. Отбор документов на хранение и уничтожение в Министерстве юстиции СССР, органах, учреждениях юстиции и судах, документация постоянного хранения которых подлежит приему в государственные архивы, должен проводиться путем полистного просмотра дел, законченных делопроизводством. Не допускается проведение экспертизы ценности только по заголовкам дел без просмотра самих документов.

Порядок и методика отбора судебных дел на постоянное хранение и к уничтожению установлены Инструкцией «О порядке хранения, отбора и передачи в архивы документов судов».

Из отобранных к уничтожению дел оставляются на постоянное хранение подлинники приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляются определения о прекращении дела.

На подлинниках приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Приговоры и последующие определения и постановления по уголовным делам хранятся отдельно от решений и последующих определений и постановлений по гражданским делам.

Из дел, подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, и. о. владельца документа, наименование документа и номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве суда 50 лет.

Источник: https://lawbook.online/grajdanskiy-protsess-rf/hranenie-sudebnyih-del-dokumentov-24531.html

Отсутствие информации об организации их работы, а также о том, как определяется срок хранения уголовных дел и гражданского судопроизводства, приводит только к необоснованным тратам времени. Для решения производственных задач, периодически возникает необходимость создать условия для хранения материалов гражданских, уголовных дел. Нужны места, чтобы должностные лица могли изучать дела и принимать по ним решения.

Работа по хранению уголовных дел организовывается в соответствии с требованиями приказа номер сто тридцать семь Судебного Департамента ВС РФ, начавшего своё действие в 1999 году. Приказ утвердил условия обеспечения сохранности, организацию отбора, порядок сдачи документации для федеральных и мировых судов.

В прокуратуре, следственном комитете, структурах МВД созданы и утверждены инструкции (должностные обязанности) по делопроизводству, хранению документов строгой отчётности, в том числе находящихся на этапе оперативной разработки, дознания и следствия.

Правила для должностных лиц:

  • во время отсутствия на рабочем месте документы сотрудник обязан хранить в запертом (иногда опечатанном) личном сейфе, ключ от которого передавать запрещено или в помещениях канцелярии;
  • выдача документов сторонним организациям разрешена только по указанию прокуратуры;
  • при передаче заводится карточка, составляется опись, оформляется акт;
  • прекращённые (приостановленные) дела сдаются в архив.

При выявлении фактов утраты документов, равно как и утечки информации находящихся в производстве уголовных дел, организовывается служебная проверка, к виновному должностному лицу принимаются строгие меры вплоть до уголовного преследования.

Сроки хранения

Инструкция обязывает принимать решение о передаче на архивное хранение рассмотренных и надлежаще подготовленных уголовных, а также других дел председателем судебной инстанции (коллегии) после проверки всего производства и исполнения решения (определения) или вступления приговора в законную силу.

Направляя в архив уголовные дела, учитывают следующие моменты:

  • при заключении лица под стражу нужно подтверждение территориального ОВД о состоявшемся факте задержания, сообщение исправительного учреждения о поступлении для отбывания срока;
  • при вынесении приговора об условном осуждении – лицо находится на учёте в полиции, контроль организован;
  • при назначении штрафа после поступления исполнительного листа с отметкой о его выполнении;
  • назначены работы принудительного характера – после взятия на учёт;
  • при запрещении занятия определённых должностей, ограничении передвижения
  • приговор должен быть вручён, учёт осуществляется;
  • если избрана мера воспитательного воздействия, то несовершеннолетнему лицу разъясняются сведения о его нарушениях и о взятии на учёт в подразделение МВД;
  • при приговоре об исключительной мере наказания должно быть получено уведомление о поступлении осуждённого к месту содержания и его исполнении;
  • при оправдательном решении за недоказанностью, дело в архив не сдают, а направляют в адрес прокурора для проведения дальнейших действий по установлению причастных к преступлению;
  • при оправдательном решении – время вступления в силу.

Для определения окончательного срока хранения документов по уголовному, а также другим производствам назначается экспертная комиссия. Она оценивает степень их важности по многим параметрам (политическим, научно значимым, хозяйственным и иным) и принимает соответствующие решение. По давности хранения осуществляется актированное уничтожение дел.

Требования к архивному помещению

Обеспечению сохранности материалов уголовных и гражданских дел, других документов, подлежащих архивному хранению уделяется особое внимание.

К перечню основных требований к помещению и организации сохранности относят следующие:

  1. В помещении суда выделяется отдельное изолированное помещение без примыкания к санитарно-коммуникационным частям здания и размещения печных установок, а также дым выводящих конструкций.
  2. На окна монтируются решётки, а на запасной и основной вход – металлические двери.
  3. Освещение предусматривается только с электрическим энергопотреблением.
  4. Внутри архива организуется комната для работы с материалами, с предусмотренной возможностью естественного освещения.
  5. Обязательно устанавливается пожарная сигнализация и размещаются средства оперативного пожаротушения.

Непосредственное размещение материалов организовывается с применением передвижных стеллажных конструкций установленных размеров. Размещают их на некотором удалении от стен (касание архивных материалов к поверхности стен не допускается).

Упрощает работу архивариуса по поиску запрашиваемых материалов наличие специальных стеллажей для размещения картотеки. Все шкафы и стеллажи нумеруются с использованием специальных указателей, содержащих информацию о номерах регистрации и датам, относящимся к хранящимся материалам.

Основными требованиями к содержанию архивных документов являются:

  • температурный режим в пределах от 14 до 20 градусов тепла;
  • состояние влажности воздуха не менее 50% и не более 60%;
  • постоянные мероприятия по предупреждению проявления плесени, паразитов, мышей и крыс;
  • плановая влажная уборка помещения и отчистка от пыли самих архивных папок.

Соблюдение вышеуказанных правил в достаточной степени гарантирует хранение материалов по уголовным и административным делам на необходимые для использования сроки. Применяемая структуризация классификации обеспечивает быстрый поиск запрашиваемой информации.

Востребование архивных материалов

Ознакомиться с материалами уголовных дел, находящихся в архивном хранилище, по письменному заявлению имеют возможность лица, относящиеся к участникам процесса (потерпевшие, законные представители с надлежаще оформленными полномочиями).

Основанием для действий архивариуса является решение председателя (заместителя) судебной инстанции, а также документ, подтверждающий личность заявителя.

Порядок предоставления информации представлен следующими условиями:

  1. При выдаче копии документов, лицо, их получившее, оставляет расписку, впоследствии приобщаемую к архивным материалам. Если осуществляется направление копий документов с использованием почтовых услуг, наряду с отметкой, приобщается копия письма, сопровождающего отправление.
  2. Если копии материалов размещаются на нескольких листах, то производится их нумерация и прошивание. Нить выводят на оборотную сторону крайнего листа, оклеивают их бумагой и ставят печать.
  3. Подлинники персональных документов, присовокуплённых к уголовному производству, выдаются по решению председателя судебной инстанции, одновременно заверенная копия приобщается к архивному делу. Тот же порядок касается и вещественных доказательств, не приобщённых к материалам следствия.
  4. Выдача повторных копий осуществляется только после внесения пошлины в пользу государства.

Судебные дела могут выдаваться из архива для ознакомления и в зале судебной инстанции лицам, имеющим прямое отношение к их рассмотрению (сотрудникам прокуратуры, следователю, адвокатам по делу, в отношении которых ведётся производство) с обязательным предъявлением удостоверений, подтверждающих личность и полномочия.

Ознакомившись с представленными выше сведениями об организации работы архивов, порядком принятия решений по срокам хранения документов, порядком их содержания, при необходимости, можно без значительных временных затрат найти необходимое решение суда или документы по уголовному делу.

Источник: https://ugolovnoe.com/pravo/delo/srok-hraneniya