Устное распоряжение

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, N 1

КАК ВЫГЛЯДИТ УКАЗАНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ

От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия решения.

Делопроизводство сегодня определяется как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами» , т. е. весь процесс от момента создания документа до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

В технологической цепочке работы с документами можно выделить следующие основные этапы:

— прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

— предварительное рассмотрение и распределение документов;

— регистрация;

— контроль за исполнением;

— информационно-справочная работа;

— исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

— отправка документов.

Резолюция

После первичной обработки и регистрации документ поступает к руководителю организации (структурного подразделения) для рассмотрения. Результат такого рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение» . Резолюция в основном носит директивный характер и содержит конкретные указания (рекомендации) дальнейшей работы для исполнителей, но может носить и ознакомительный характер.

Резолюция — это небольшой, но весьма важный распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому рассмотрим необходимость его составления и правила оформления более подробно.

Деятельность любой организации (независимо от объемов документооборота) представлена в разнообразных документах, столь же разнообразными могут быть и налагаемые резолюции. Однако следует выделить несколько основных правил, которых необходимо придерживаться при написании любых резолюций:

1) краткость;

2) ясность (исключение двусмысленности толкования отношения к изложенному в документе);

3) конкретность (что именно необходимо предпринять для исполнения документа);

4) адресность (указание об исполнении документа может распространяться как на одного, так и на нескольких лиц);

5) назначение ответственного за исполнение, сроки исполнения (как правило, на документе ставится одна резолюция, но возможно наличие и нескольких, если детализируется порядок исполнения документа, в этом случае для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за исполнение решения, который сможет, в свою очередь, привлечь к ответственности других сотрудников и проконтролировать исполнение документа).

В зависимости от информации, содержащейся в документе, резолюции могут быть:

┌───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐

│ Ознакомительные │ Утвердительные │

│ │ │

│ Ознакомлен │ Согласен │

│ ___________ Фролов Е. М. 12.03.2008│ ___________ Еремеев М. Г. 17.08.2009│

│ подпись │ подпись │

│ │ │

│ │ Не возражаю │

│ │ ___________ Галкин О. П. 12.09.2009│

│ │ подпись │

│ │ │

│ │ Принято к рассмотрению │

│ │ __________ Самсонова Е. Е. 11.11.2009│

│ │ подпись │

└───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐

│ Директивные │ Прочие │

│ │ │

│ Начальнику отдела кадров │ Начальнику отдела кадров │

│ Шувалову И. О. │ Аникееву Е. П. │

│ Уволить с 12.04.2009. │ Подготовить необходимые документы в │

│ __________ Фролов Е. М. 12.03.2008 │ прокуратуру г. Подольска до │

│ подпись │ 26.09.2009. │

│ │ ___________ Кушер Т. Д. 23.09.2009│

│ │ подпись │

└───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┘

Требования к написанию резолюций изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (п. 3.17). Основными элементами резолюции являются: текст, подписи, даты.

Требования, предъявляемые к тексту

Для написания текста можно придерживаться следующей формулы: кому поручается (фамилия, инициалы исполнителя) — что поручается (характер и порядок решения вопроса) — срок исполнения.

Кузнецовой И. Г.

Оповестить начальников отделов кадров

филиалов о дате проведения совещания

Инициалы исполнителя обычно указываются после фамилии. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Если срок исполнения является типовым или он указан в тексте самого документа, то в резолюции его указывать не нужно.

Стиль изложения должен быть предельно простым, лаконичным и деловым. Не стоит злоупотреблять восклицательными знаками, жирными подчеркиваниями и т. п. Повелительное наклонение в тексте резолюции — это норма и будет рассматриваться таковой в том случае, если, помимо должности, в обязательном порядке будут указаны фамилия и инициалы исполнителя. Выполнение этого правила не только позволяет проявить уважение к подчиненным, но и облегчит работу тому, кто будет пересылать документ исполнителю, так как по фамилии легче найти сотрудника в общем списке организации.

Необходимо обратить внимание на то, что резолюция не должна содержать уже готового решения. К примеру, такая формулировка, как «разобраться и строго наказать», лишена смысла, так как надобность в разбирательстве перечеркивается второй частью резолюции. Правильнее будет сформулировать:

Разобраться и доложить

не позднее 23.11.2009

Не стоит злоупотреблять словом «срочно», а рассматривать сроки работы над документом реально, исходя из объемов работы, возможных согласований, технических условий.

Место расположения на документе

Резолюция проставляется на первом листе документа, как правило, в верхней части справа от реквизитов отправителя или на полях документа. Также она может располагаться ниже подписи отправителя, если документ состоит из одной страницы и снабжен сопроводительным письмом. Сброшюрованные документы подписываются на лицевой обложке ниже названия. Резолюция должна быть разборчивой, без сокращений (кроме устойчивых, принятых в документообороте), допустимо использование ручек с яркими чернилами. Резолюции ознакомительного и утвердительного характера, как наиболее распространенные и краткие, в целях ускорения процесса работы с документами допустимо наносить в виде специально изготовленных штампов.

В ряде случаев, когда, например, на документе нет свободного места, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Так сказано в п. 2.6.15 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536.

Резолюция переносится в регистрационную форму и часто является основанием взятия исполнения документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

Резюме на документах

На сегодняшний день понятие «резюме» применяется в основном в качестве характеристики на самого себя при устройстве на работу для представления работодателю. Однако стоит вспомнить и о резюме как о разновидности письменного указания.

Резюме пишется во всех тех случаях, когда наложение на документ резолюции по каким-либо причинам будет недостаточным, а сразу дать ход документу не представляется возможным, так как над ним необходимо еще основательно поработать. К примеру, изложенной в документе информации недостаточно для принятия решения, или аргументация изложенного вызывает сомнения, или представленный документ содержит большие объемы статистических данных, техническую информацию, освещает юридические вопросы, по которым необходимы дополнительные консультации, совещания, и т. п.

Резюме оформляется на отдельном листе (при необходимости — на 2 — 3 листах) бумаги, прикрепляя последний поверх документа. Больший (по сравнению с резолюцией) объем позволяет дать более четкие и подробные указания для решения вопроса по существу. Стиль изложения может быть чуть более свободным, чем в резолюции, но по-прежнему деловым с соблюдением субординации. В резюме возможно изложение одного или нескольких наиболее предпочтительных вариантов действий. Однако, как и в резолюции, необходимо предоставить исполнителю возможность действовать самостоятельно. В случае необходимости в резюме могут быть указаны каналы получения служебной информации, обладание которой позволит выполнить задачу в более короткие сроки. Учитывая важность вопроса и личность исполнителя, руководитель может в нескольких фразах отразить свое отношение к информации, содержащейся в документе.

В конце резюме, помимо обычных для резолюции подписи и даты, необходимо указать адреса и телефоны, по которым исполнитель может связаться напрямую с руководителем, с целью информирования его о состоянии дел либо уточнения каких-либо деталей.

В случае если в резюме указываются фамилии и телефоны коллег, партнеров, к которым следует обратиться исполнителю в ходе выполнения задания, то указанных лиц в обязательном порядке следует предупредить о возможном обращении.

Одностраничное резюме

Примерный образец

Г-ну Симакину Е. Ф.

Евгений Федорович!

Направляю Вам несколько рекламных писем медицинских центров для анализа условий предоставления медицинских услуг корпоративным клиентам. На основе данного анализа подготовить свои предложения по видам услуг и ценам с учетом скидок. А также рассмотреть условия действующего договора (в свете поступившей информации) на будущий год на тех же условиях с ОАО «Мастердент».

Прошу:

1. Внимательно ознакомиться с условиями.

2. Уточнить сумму затрат на предоставление медицинских услуг сотрудникам предприятия за прошлый год.

3. Вместе с главным бухгалтером подготовить предложения о возможном использовании средств на медицинские услуги с учетом других статей социального пакета сотрудников.

4. Дать задание ст. инспектору отдела кадров Зимину Е. В. до 12.11.2009 выяснить у сотрудников, пользовавшихся услугами ОАО «Мастердент», о качестве предоставленных услуг.

5. Свои предложения по данному вопросу подготовить к 10.00 15.11.2009 и представить заместителю по кадровым вопросам Михайлову И. И.

________________ Лиховцев А. В.

подпись

P. S. Михайлов Иван Иванович (тел.: 743-51-12) предупрежден о выполнении Вами данного поручения.

Сроки договора с ОАО «Мастердент» истекают, поэтому надо решить вопрос как можно скорее!

Библиография

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». . Режим доступа: termika. ru/dou/docs/detail. php? ID=1658.

2. Юридический энциклопедический словарь. М.: Советская энциклопедия, 1984. С. 319.

З. Смирнова

Юрист

Москва

Подписано в печать

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-vyglyadit-ukazanie-rukovoditelya

Распоряжения непосредственного руководителя

Трудовой договор и правила внутреннего трудового распорядка могут содержать, в том числе, и обязанность работника выполнять распоряжения непосредственного руководителя.

Однако необходимо иметь в виду, что распоряжения непосредственного руководителя должны соответствовать характеру работы, поручаемой работнику в соответствии с трудовым договором, поскольку законом прямо запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 60 ТК РФ). При несоблюдении данного условия соответствующий приказ работодателя будет являться неправомерным, а отказ работника от его выполнения нельзя будет рассматривать в качестве нарушения трудовой дисциплины (смотрите, например, определение СК по гражданским делам Верховного суда Республики Коми от 14 июня 2012 г. по делу N 33-2195/2012)

Если же указанное распоряжение соответствует характеру выполняемой работником работы, в таком случае невыполнение работником указанного распоряжения без уважительных на то причин является нарушением трудовой дисциплины (апелляционное определение СК по гражданским делам Тамбовского областного суда от 11 июля 2012 г. по делу N 33-1536).

Порядок премирования

Как следует из ст. 191 ТК РФ, выдача премий является правом работодателя и одним из видов поощрения работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности.

Премия, как стимулирующая и поощрительная выплата, в силу части первой ст. 129 ТК РФ, является составной частью заработной платы. Заработная плата устанавливается работнику трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.

В свою очередь, системы оплаты труда, включая системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (часть первая ст. 135 ТК РФ).

Таким образом, работодатель вправе самостоятельно определять порядок премирования работников и в том числе — критерии для начисления премии. Следовательно, локальным нормативным актом (положением о премировании и т.п.) может быть предусмотрено, что основанием для невыплаты премии является нарушение трудовой дисциплины. При этом полное лишение премии за конкретный период за нарушение трудовой дисциплины не может расцениваться как дискриминация при оплате труда, а является лишь следствием ненадлежащего выполнения работником своих трудовых (служебных) обязанностей (определение Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 29.03.2005 N КАС05-148).

Таким образом, если трудовые достижения работника за определенный период не соответствовали критериям премирования, у работодателя не возникнет обязанности по начислению и выплате премии за это время. В такой ситуации неначисление премии является правомерным.

Вместе с тем неначисление работнику премии должно быть обоснованным. В случае возникновения трудового спора работодателю придется доказывать в суде наличие тех обстоятельств, на основании которых он принял решение о неначислении премии конкретному работнику. Таким образом, работодателю необходимо располагать подтверждениями невыполнения работником показателей премирования. Ввиду этого отсутствие фиксации факта нарушения трудовой дисциплины и неналожение на работника дисциплинарного взыскания могут привести к тому, что работодатель не сможет доказать правомерность неначисления работнику премии (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного суда Республики Карелия от 11.12.2012 по делу N 33-3396/2012).

В то же время если работодатель сможет доказать факт нарушения работником трудовой дисциплины без фиксации самого нарушения со стороны работника и наложения на него дисциплинарного взыскания, то неначисление работнику премии в рассматриваемом случае будет правомерным (кассационное определение Санкт-Петербургского городского суда от 15.03.2012 N 33-3885/2012).

Локальные нормативные акты

Как следует из части первой ст. 8 ТК РФ, работодатель вправе самостоятельно принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. При этом нормы части второй ст. 22 ТК РФ, а также части третьей ст. 68 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя знакомить работников организации с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, под роспись. Таким образом, работодатель был обязан ознакомить работника с положением о премировании при приеме на работу. Тем не менее, на наш взгляд, неознакомление работника с данным локальным нормативным актом не лишает работодателя возможности не начислить данному работнику премию при наличии для этого оснований.

В первую очередь необходимо заключить, что право на получение премии, зафиксированное данным нормативным актом, распространяется на всех работников вне зависимости от факта их с ним ознакомления. Данный вывод мы делаем исходя из следующего.

Во-первых, часть вторая ст. 22 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя не только знакомить работников с положениями локальных нормативных актов, но и самому соблюдать данные положения. Тот факт, что работодатель нарушил одну из своих обязанностей, не может освобождать его от выполнения другой обязанности. Поскольку работодатель принятием данного локального нормативного акта взял на себя обязательства по выплате работникам премии, он не может их не выполнять в отношении каких-либо работников.

Во-вторых, сама по себе обязанность работодателя знакомить работника с локальными нормативными актами является механизмом реализации права работника на полную достоверную информацию об условиях труда, закрепленную в части первой ст. 21 ТК РФ. Однако та же статья устанавливает и право работника на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы. При этом премии, как следует из части первой ст. 129 ТК РФ, являются составной частью заработной платы. И тот факт, что работодатель не реализовал одно из прав работника по предоставлению ему информации об условиях труда, не может повлечь за собой лишение работника и еще одного права: на получение заработной платы в полном объеме.

В-третьих, условие о выплате работникам премии является одним из условий трудового договора (часть вторая ст. 57 ТК РФ). Таким образом, данное условие должно было быть согласовано при подписании трудового договора. Однако если мы признаем, что на не ознакомленного с положением о премировании работника не могут распространяться его нормы, то в таком случае мы придем к выводу, что условие о выплате премий работнику не было согласовано сторонами, а значит, трудовой договор должен рассматриваться как заключенный без такого условия. Но, как следует из части пятой ст. 135 ТК РФ, условия оплаты труда, определенные трудовым договором, не могут быть ухудшены по сравнению с условиями, установленными локальными нормативными актами организации. Таким образом, право работника на получение дополнительных стимулирующих выплат, если оно зафиксировано в локальном нормативном акте организации, должно быть реализовано вне зависимости от того, было ли оно закреплено в трудовом договоре и был ли подтвержден подписью работника факт его ознакомления с данным правом при подписании договора.

В то же время мы не можем распространить на работника действие положения о премировании избирательно, лишь в части начисления премии. Ведь в таком случае не будет определен порядок, согласно которому работнику начислялась бы данная премия. Не будет ясности и с размером премии. Такой подход также нарушал бы основополагающий принцип равенства прав работников, закрепленный в ст. 2 ТК РФ и основывающийся на ст. 19 Конституции РФ. Ведь если к одним работникам применяются критерии, при выполнении которых они получают право на выплату премии, то другим работникам такая премия не может выплачиваться безусловно.

Таким образом, необходимо заключить, что в рассматриваемом случае положение о премировании распространяется на указанного работника организации в полном объеме, в том числе — в части оснований для неначисления работнику премии, вне зависимости от того, был ли он ознакомлен с данным положением.

Обращаем, однако, Ваше внимание на то, что, не ознакомив работника под роспись с положением о премировании, работодатель допустил нарушение законодательства о труде, что может повлечь за собой привлечение юридического лица и виновных должностных лиц к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

Источник: https://garant-victori.ru/rabotnik-ne-vypolnil-rasporyazheniye-neposredstvennogo-rukovoditelya

Добрый день,

Исходя из изложенных в Вашем вопросе действий начальника, его требование о ежедневном письменном отчете о работе, по нашему мнению, зависит от содержания трудового договора, заключенного с Вами, а также от локальных нормативных актов учреждения.

В соответствии с нормами Трудового кодекса РФ (ТК РФ) права и обязанности работника могут быть закреплены в нормативных актах (законах и подзаконных актах), а также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

Согласно ст. 21 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) работник обязан:

— добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;

— соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

— соблюдать трудовую дисциплину;

— выполнять установленные нормы труда.

Как правило, в трудовом договоре (либо в должностной инструкции), в качестве одной из трудовых обязанностей, закреплена обязанность работника выполнять распоряжения (указания) руководителя и/или непосредственного начальника. Для некоторых категорий работников данная обязанность напрямую установлена в нормативно-правовых актах.

ТК РФ не содержит указания на форму (устную или письменную), в которой должно быть сделано распоряжение работодателя. На практике используются обе, которые являются одинаково действительными. О действительности устной формы распоряжения работодателя применительно к сверхурочной работе высказался Роструд в письме от 02.12.2009 № 3567-6-1.

Таким образом, при наличии соответствующего условия в трудовом договоре (или должностной инструкции) устное распоряжение руководителя (или непосредственного начальника), о подготовке работником ежедневного письменного отчета о работе, является обязательным для работника. Невыполнение такого распоряжения может являться основанием для применения к нему одного из перечисленных в ст. 192 ТК РФ дисциплинарных взысканий (замечание, выговор, увольнение).

См., например, п. 4 Постановления Правительства РФ от 25.08.1992 № 621 (ред. от 14.07.2001, с изм. от 07.07.2003) «Об утверждении Положения о дисциплине работников железнодорожного транспорта Российской Федерации»; п. 3 Постановления Правительства РФ от 21.09.2000 № 708 (ред. от 19.10.2007) «Об утверждении Устава о дисциплине работников рыбопромыслового флота Российской Федерации».

Источник: https://faq.pravo.ru/view/10997/