Возврат подотчетных средств

Долг перед работником по подотчетным суммам: что со сроком исковой давности?

Порядок исчисления срока исковой давности по суммам, которые работник потратил для нужд родного предприятия, зависит от того, к какой сфере принадлежат отношения между сторонами — к трудовой или к гражданско-правовой. Однако обо всем по порядку.

Срок исковой давности: что и как?

Вы уже знаете (см. с. 3 этого номера), что исковая давность — это срок, в течение которого лицо, права или законные интересы которого были нарушены, может получить их защиту в суде. Так утверждает ст. 256 ГКУ.

Общий срок исковой давности — 3 года. Хотя для отдельных случаев гражданское законодательство устанавливает специальную исковую давность — сокращенную или, наоборот, более продолжительную по сравнению со стандартной исковой давностью ( ст. 257 и 258 ГКУ).

Однако сферы гражданско-правовых и трудовых отношений очень часто не совпадают. Именно поэтому нужно учесть нормы ст. 9 ГКУ, согласно которой положения этого Кодекса распространяются на трудовые отношения, только если последние не урегулированы другими законодательными актами.

А сроки исковой давности, точнее, сроки обращения в суд при возникновении трудовых споров как раз урегулированы ст. 233 КЗоТ. Подчеркивает это и Минсоцполитики в письме от 06.10.2014 г. № 3050/0/06/14.

О чем же говорит указанная статья? О том, что работник может обратиться с заявлением о решении трудового спора в суд в трехмесячный срок со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по делу об увольнении — в течение 1 месяца со дня вручения копии приказа об увольнении или выдачи трудовой книжки. Если же нарушено законодательство об оплате труда, работник имеет право обратиться в суд с иском о взыскании причитающейся ему заработной платы без ограничения каким-либо сроком.

Итак, перед нами два вида исковой давности:

— общая (3 года), которая применяется в сфере гражданско-правовых отношений,

и

— особая (для рассматриваемой нами ситуации — 3 месяца), которая применяется в сфере трудовых отношений.

Какую же исковую давность применять к суммам, связанным с командировкой, а какую — к подотчетным суммам?

Исковая давность и расходы на командировку

Ситуация, когда работник из своего кармана финансировал расходы, связанные со служебной командировкой (например, не хватило выданного аванса либо «горящая» командировка — аванс не успели выдать вообще), вписывается в рамки трудовых отношений. Подтверждение этому находим в ст. 121 КЗоТ. Она обязывает работодателя компенсировать расходы работника, связанные с командировкой.

Поэтому

к потраченным на командировку суммам применяется срок исковой давности, установленный ст. 233 КЗоТ, — 3 месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права

Так же считает и суд (см. определение Судебной палаты по гражданским делам ВСУ от 25.12.2008 г. по делу № 6-16282вов08).

Имейте в виду: несоблюдение норм ч. 1 ст. 121 КЗоТ, гарантирующей право работника на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебной командировкой, расценивается как нарушение трудового законодательства.

Поэтому работник, трудовые права которого нарушены, может обратиться за их защитой не только в суд, но и в Гоструда. Проверять возмещение работникам расходов в связи со служебной командировкой — дело как раз этого органа (см. п.п. 8.1.1 Перечня вопросов…, утвержденного приказом Минсоцполитики от 02.07.2013 г. № 390).

Будьте уверены, что за выявленное «трудовое» нарушение должностных лиц предприятия по головке не погладят! Им за это может грозить админштраф в размере от 510 до 1700 грн. ( ч. 1 ст. 41 КоАП).

Исковая давность и подотчетные суммы

Отношения, возникшие между предприятием и работником, который за собственные средства приобретает товары (работы, услуги) для этого предприятия, по нашему мнению, носят уже не трудовой, а гражданско-правовой характер.

По таким отношениям срок исковой давности в общем случае составляет 3 года ( ст. 257 ГКУ)

На эти отношения распространяются требования либо гл. 68 «Поручение» ГКУ, либо гл. 79 этого Кодекса, которые регулируют вопросы совершения действий в имущественных интересах другого лица. Это подтверждают Нацбанк (см. письма от 30.01.2014 г. № 27-011/3958 и от 21.06.2016 г. № 50-0004/51974), а также налоговики (см. письмо Миндоходов от 01.10.2013 г. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14).

Предположим, что между работником и работодателем был заключен договор поручения (фактически — работник действует по указанию работодателя). Тогда согласно ст. 1006 ГКУ такой работник обязан после выполнения поручения предоставить работодателю отчет об этом и подтверждающие документы, если, конечно, так предписывает поступать договор.

Итак, данная статья требует от работника предоставить отчет о выполнении поручения. Но о форме, содержании, сроках, порядке составления и предоставления этого отчета в ней ни слова. От чего же отталкиваться? На наш взгляд, все, что касается такого отчета, вы можете оговорить в самом договоре, в частности, что будете использовать для этой цели Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет) по форме, утвержденной приказом № 841. Это наиболее подходящий вариант.

А если договора поручения между работником и предприятием нет (фактически — работник действует по собственной инициативе с последующим одобрением руководства)? Тогда, как предусматривает ст. 1159 ГКУ, лицо, которое совершило действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, обязано немедленно после окончания таких действий:

1) предоставить этому лицу отчет о таких действиях. Внимание! Если лицо, которое совершило действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, при первой возможности не сообщило этому лицу о своих действиях, оно не имеет права требовать возмещения понесенных расходов ( ч. 2 ст. 1160 ГКУ);

2) передать ему все, что при этом было получено.

И в этой ситуации отчитаться перед работодателем об израсходованных средствах можно с помощью Отчета по форме, утвержденной приказом № 841 (см. письмо Минтруда от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09 и письмо Минфина от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266).

Важно! В случаях, когда аванс подотчетному лицу не выдавался, НКУ не требует соблюдать сроки составления и предоставления Отчета. Однако налоговики настоятельно рекомендуют подавать его в сроки*, установленные законодательством для работников, обеспеченных авансами (см. консультацию в подкатегории 109.14 БЗ). Хотя и соглашаются, что даже если эти сроки будут нарушены, то ни работнику, ни предприятию ничего не грозит.

* Подробнее ознакомиться с этими сроками вы можете в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 40, с. 87.

Почему мы акцентируем внимание на сроке подачи Отчета? Потому что часто к нему привязывают срок погашения долга предприятия перед работником.

Исковая давность: с какой даты?

К сожалению, срок погашения задолженности, возникшей у предприятия перед работником, законодательно не установлен. С какой же даты тогда начинает исчисляться срок исковой давности по такой задолженности? Тут возможны два варианта.

1. В коллективном или трудовом договоре предусмотрен срок для выплаты компенсации предприятием расходов, понесенных работником на хознужды или на командировку, в привязке ко дню утверждения Отчета. Ведь без такого утверждения выплата компенсации невозможна.

В таком случае срок исковой давности начинают отсчитывать со дня, следующего за таким утвержденным днем выплаты компенсации (днем утверждения Отчета)

Если с работником заключен письменный договор поручения на приобретение товаров (работ, услуг), то срок, в течение которого работодатель должен возместить работнику сумму потраченных им средств, может быть предусмотрен в этом договоре также с привязкой ко дню утверждения Отчета. Тогда трехгодичный срок исковой давности нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания такого срока.

2. В коллективном или трудовом договоре (договоре поручения) срок выплаты компенсации не прописан. При таких обстоятельствах работник может обратиться на предприятие с письменным требованием выплатить ему причитающиеся суммы. При этом день утверждения Отчета следует считать моментом, с которого работник может такое требование предъявить.

Вот тут начинается самое интересное.

Задолженность в рамках гражданско-правовых отношений. После получения от работника требования уплатить причитающееся у работодателя есть 7 дней, чтобы его выполнить ( ч. 2 ст. 530 ГКУ). Если в течение семидневного срока работодатель не выполнит своей обязанности и не выплатит надлежащих работнику сумм, то начиная с 8-го дня с даты предъявления работником письменного требования можно отсчитывать срок исковой давности ( ч. 5 ст. 261 ГКУ, письмо Миндоходов от 01.10.2013 г. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14).

Выходит, что пока работник не обратится к предприятию с письменным требованием о возмещении ему потраченных средств, течение исковой давности по задолженности предприятия перед этим работником не начнется. Если такое письменное требование будет, отсчет исковой давности (3 года) начнется на восьмой день после предъявления требования.

Пример. Работник за собственные средства приобрел для своего предприятия товары. Отчет утвержден 29.09.2016 г.

Если предприятие не возместит работнику потраченные им собственные средства, то 3-годичный срок для его обращения в суд начнет исчисляться так:

1) если в колдоговоре срок компенсации привязан ко дню утверждения Отчета, — с 30.09.2016 г. Последним днем, когда работник может подать иск в суд, будет 30.09.2019 г.;

2) если в колдоговоре срок компенсации не прописан и 03.10.2016 г. работник подаст требование о возврате потраченных средств, — с 11.10.2016 г. Последним днем, когда можно подать иск в суд, будет 11.10.2019 г.

Задолженность в рамках трудовых отношений. Как мы сказали выше, финансирование работником расходов, связанных с командировкой, из собственного кармана относится к сфере трудовых отношений.

К сожалению, единого мнения по вопросу: «с какого момента «стартует» срок исковой давности по таким суммам?» у контролирующих органов и у судов нет.

Контролеры больше склоняются к тому, что исчислять срок исковой давности в данном случае нужно по «гражданско-правовым» правилам (см. письмо Миндоходов от 01.10.2013 г. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14).

А что же суды? Они придерживаются позиции, что предусмотренный ст. 233 КЗоТ трехмесячный срок для обращения в суд начинает исчисляться со следующего дня после проведения фактического расчета с работником независимо от длительности задержки расчета (см. п. 2.2 решения КСУ от 24.02.2012 г. № 4-рп/2012, п. 25 постановления Пленума ВСУ от 24.12.99 г. № 13, информационное письмо Высшего специализированного суда Украины по рассмотрению гражданских и уголовных дел от 02.03.2012 г. № 282/0/4-12, постановление ВСУ от 06.04.2016 г. по делу № 6-409цс16).

Получается, что

пока предприятие не рассчитается с работником (именно в тот момент работник узнает о нарушении своих прав), срок исковой давности исчисляться не начнет и работник в любой момент может обратиться в суд для защиты своих прав

Впрочем, на практике суды не отказывают гражданам в рассмотрении дел о невыплате им командировочных сумм даже после истечения трехмесячного срока (см., например, определения ВАСУ от 16.10.2013 г. по делу № К-23790/10-с и Киевского апелляционного админсуда от 24.06.2010 г. по делу № 2а-21711/08).

А еще, например, уже уволенному работнику могут на основании ст. 117 КЗоТ, кроме самой суммы потраченных средств, прописать выплатить средний заработок за весь период задержки по их расчету (см. определение Окружного административного суда г. Киева от 02.04.2012 г. № 2а-2184/11/2670).

Как же поступать в условиях такой неопределенности? Советуем работникам не ждать у моря погоды, а подавать работодателю письменное требование возместить потраченные на командировку суммы с указанием в этом документе точного срока выполнения.

И уж если работодатель в этот срок не рассчитается, то со следующего дня начнет отсчитываться трехмесячный срок исковой давности. А значит, с этого дня у работника появится право обратиться в суд за защитой своих интересов. Но пусть лучше такие ситуации вас обходят стороной! ☺

выводы

  • В сфере гражданско-правовых отношений применяется общая исковая давность (3 года), а в сфере трудовых отношений — специальная (в нашем случае — 3 месяца).
  • Ситуация, когда работник самостоятельно финансировал расходы, связанные со служебной командировкой, вписывается в рамки трудовых отношений.
  • Отношения, возникшие между предприятием и работником, который за собственные средства приобретает товары (работы, услуги) для этого предприятия, носят гражданско-правовой характер.

Источник: https://i.Factor.ua/journals/nibu/2016/september/issue-78/article-22000.html

проводки касса НДФЛ подотчет за буквой закона 2014

ЗА БУКВОЙ ЗАКОНА

Левищева Ю. А.,
юрисконсульт Кредитного потребительского кооператива «Кредитный союз «ВКБ-кредит»

Налоговые органы при проверках не оставляют без внимания как невозврат подотчетных сумм в установленные сроки, так и отсутствие документов, подтверждающих «подотчетные» расходы. Поэтому, выдавая сотрудникам денежные средства под отчет, работодатель не должен забывать о необходимости требовать с них авансовые отчеты с приложением этих документов.

При осуществлении наличных денежных расчетов, в том числе с подотчетными лицами, организации должны руководствоваться нормами положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее – Положение № 373-П). Выдача наличных денег под отчет производится по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя и дату (п. 4.4 Положения № 373-П).

ВАЖНО В РАБОТЕ

Налоговые органы при проверках соблюдения кассовой дисциплины, сталкиваясь с выдачей денежных средств под отчет лицу, не отчитавшемуся по полученным ранее авансам, зачастую привлекают организации к административной ответственности по п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ

Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить его в учетной политике либо в ином локальном нормативном акте (например, в соответствующем приказе руководителя). Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после его истечения или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка, утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 4.4 Положения № 373-П).

Если по каким-либо причинам выданные под отчет деньги не израсходованы, то по истечении срока, предусмотренного для их возврата, неизрасходованные суммы работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме.

Абзацем 3 п. 4.4 Положения № 373-П прямо установлено, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме. Таким образом, выдавать денежные средства под отчет, пока сотрудник не отчитался за ранее полученную сумму, нельзя. Однако на практике не все так гладко. К примеру, могут возникнуть ситуации, когда работник утерял документы, или не представил их в срок, или документы составлены с нарушением и т. п. В этом случае у сотрудника возникает задолженность перед работодателем.

СОВЕТ АВТОРА

Организациям желательно осуществлять постоянный мониторинг подотчетных сумм, в том числе проверять состояние расчетов по суммам, числящимся на счете 71. При установлении факта отсутствия авансовых отчетов или наличия невозвращенных сумм необходимо востребовать их с подотчетных лиц. Особому контролю должна подвергаться задолженность, числящаяся за увольняющимися.

Удержание подотчетных сумм

В соответствии со ст. 137 ТК РФ невозвращенные подотчетные суммы можно удержать из заработной платы с учетом некоторых моментов. Так, размер удержаний не должен превышать 20% причитающейся сотруднику зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Также ст. 137 ТК РФ установлен срок, в течение которого работодатель вправе произвести удержание. Этот срок составляет один месяц со дня окончания срока, установленного для возвращения подотчетных сумм. Другими словами, отсчет месячного срока следует производить начиная с четвертого дня после окончания периода, установленного для выполнения подотчетным лицом поручения. При этом удержать подотчетные суммы из заработной платы можно только в случае отсутствия возражений со стороны сотрудника.

Таким образом, необходимыми условиями для принятия решения об удержании из заработной платы подотчетных сумм являются соблюдение месячного срока и отсутствие возражений подотчетного лица. В противном случае работодатель теряет право на удержание этих сумм, и они могут быть взысканы только в судебном порядке (см. кассационное определение Санкт-Петербургского городского суда от 31.05.2012 № 33-7099/2012, постановление президиума Санкт-Петербургского городского суда от 30.05.2007 № 44г-360). Срок для обращения в суд установлен ст. 392 ТК РФ и составляет один год с того дня, когда подотчетное лицо должно было возвратить деньги или отчитаться о понесенных расходах.

ПЕРВОИСТОЧНИК

Объектом налогообложения по НДФЛ признается доход, то есть экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 НК РФ.

Статьи 209, 41 НК РФ.

НДФЛ

Нормы гл. 23 НК РФ напрямую не определяют в качестве дохода физического лица суммы, полученные под отчет, по которым сотрудник не отчитался в установленном порядке или которые не вернул в установленные сроки, а следовательно, у него не возникает и объекта обложения НДФЛ.

Основные налоговые риски по НДФЛ при выдаче денег подотчетному лицу возникают в ситуациях, когда выданные суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально. В этом случае налоговые органы могут прийти к выводу о получении подотчетным лицом дохода (см., например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 03.02.2012 № А82-3116/2011, постановление ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 № А55-1433/2009, постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08).

В то же время суды не всегда поддерживают налоговиков. Существуют примеры судебной практики, в которых отмечается, что деньги, выданные под отчет, не являются доходом работника для целей исчисления НДФЛ даже в случае, если он не отчитался по ним в установленном порядке (см., например, постановления ФАС Центрального округа от 27.11.2009 № А36-681/2009, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 № А32-27520/2008-19/520). Таким образом, у регуляторов до сих пор нет единого мнения по вопросу обложения НДФЛ невозвращенных подотчетных сумм, и вопрос остается открытым.

Кроме того, в ситуации, когда подотчетное лицо постоянно берет и возвращает денежные средства, ничего не приобретая для организации, нельзя исключить вероятности, что налоговые органы будут исходить из того, что организация фактичес-ки предоставляет работнику беспроцентные займы, а он при этом получает доход в виде материальной выгоды (пп. 1 п. 1, пп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ).

В связи с этим вопрос о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ является спорным. При возникновении подобной ситуации, если исходить из отсутствия оснований для признания факта возникновения у сотрудника дохода для целей исчисления НДФЛ, не исключено, что свою позицию придется отстаивать в суде. При этом существует риск того, что суд не примет сторону работодателя.

ВАЖНО В РАБОТЕ

За невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию налогов нормами ст. 123 НК РФ предусмотрена ответственность в виде штрафа.

Страховые взносы

Важным вопросом также является начисление страховых взносов на невозвращенные подотчетные суммы. Объектом обложения такими взносами являются выплаты в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Подотчетные суммы выдаются на хозяйственные нужды и иные цели и не соответствуют понятию объекта обложения страховыми взносами, закрепленному в указанной норме.

Как следует из ст. 15 ТК РФ, трудовые отношения – это отношения между работником и работодателем о личном выполнении трудовой функции за плату, основанные на трудовом договоре. Под оплатой труда понимается вознаграждение за труд в зависимости от квалификации сотрудника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные и стимулирующие выплаты (ст. 129 ТК РФ). На основании указанных норм можно сделать вывод, что подотчетные суммы не могут являться оплатой труда. Следовательно, страховые взносы на данные суммы не начисляются.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Единовременная сумма удержаний не может превышать 20% заработной платы, причитающейся к выдаче.

Бухгалтерский учет

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Далее эти деньги списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при условии, что они могут быть удержаны из оплаты труда) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Дебиторская задолженность может быть списана на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обос-нования и приказа (распоряжения) руководителя организации, если по ней истек срок исковой давности, а также в случае признания ее долгом, нереальным для взыскания (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, п.п. 12, 14.3, 16 ПБУ 10/99).

ПОЗИЦИЯ СУДА

За нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет, заключающееся в выдаче средств лицу, которое не отчиталось за ранее предоставленные под отчет суммы, административная ответственность не предусмотрена.

Пример.

В отчетном году работник ООО «Актопус» Петров П. П. был направлен в командировку. Петрову было выдано под отчет на командировочные расходы 12 000 руб.

После возвращения из командировки Петров представил авансовый отчет и документы, подтверждающие его расходы, на сумму 11 000 руб.

Задолженность Петрова по невозвращенным подотчетным средствам в сумме 1000 руб. = (12 000 – 11 000) удерживается из его заработной платы. Петрову установлен месячный оклад 6000 руб.

При исчислении НДФЛ заработная плата Петрова не уменьшается на налоговые вычеты.

Сумма налога на доходы, которая подлежит удержанию из заработной платы Петрова, составит: 6000 руб. х 13% = 780 руб.

Сумма, которую бухгалтер организации может удержать из заработной платы Петрова единовременно, составляет: (6000 руб. – 780 руб.) х 20% = 1044 руб.

Задолженность Петрова по невозвращенным подотчетным средствам (1000 руб.) не превышает этой суммы. Поэтому задолженность удерживается из его заработной платы в полном объеме.

Организация уплачивает взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по ставке 0,2%, а взносы в ПФР – по ставке 20%.

Бухгалтер должен сделать следующие проводки:

Дебет Кредит Сумма (руб.) Операция
94 71 1000 Учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок
20 70 6000 Начислена заработная плата Петрову
20 69-1 12 = (6000 руб. х 0,2%) Начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний
20 69-2 1200 = (6000 руб. х 20%) Начислены взносы в части, которая подлежит уплате в Пенсионный фонд
70 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» 780 = (6000 руб. х 13%) Удержан налог на доходы физических лиц с заработной платы Петрова
70 94 1000 Удержаны подотчетные средства из заработной платы Петрова
70 50 4220 = (6000 – 780 – 1000) Выдана из кассы заработная плата Петрову

ЕСТЬ МНЕНИЕ

Когда подотчетное лицо постоянно берет и возвращает денежные средства, ничего не приобретая для организации, нельзя исключить вероятности, что налоговые органы будут исходить из того, что организация фактически предоставляет работнику беспроцентные займы, а работник при этом получает доход в виде материальной выгоды.

Если выдать средства не отчитавшемуся работнику?

Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций установлена ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

В соответствии с данной нормой под нарушением порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций подразумевается:

  • осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
  • неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
  • несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
  • накопление в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов.

Указанный перечень нарушений является исчерпывающим и не подлежит расширенному толкованию.

Таким образом, на сегодняшний день за нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет, заключающееся в выдаче средств лицу, которое не отчиталось за ранее предоставленные под отчет суммы, административная ответственность не предусмотрена.

Источник: http://buhpressa.ru/svezhij-nomer/nomera-zhurnala/46-fevral-2014/343-esli-podotchetnoe-litso-ne-otchitalos

Если подотчетное лицо не отчиталось вовремя

То, на какой срок выдаются деньги подотчетному лицу, а также сроки отчетности и возврата по неизрасходованным суммам должны быть закреплены и утверждены отдельным приказом руководителя организации. Если не определить эти даты специальным распоряжением, то уполномоченное лицо будет обязано отчитаться в день выдачи денег подотчет (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Выданные на хозяйственные нужды суммы — это дебиторская задолженность работника перед предприятием. Она погашается в момент предоставления подотчетником АО с первичными оправдательными документами и возвращения неиспользованного остатка в кассу (указания Госкомстата № 55 от 01.08.2001). Согласно ст. 137 ТК РФ, бухгалтер имеет право удержать величину задолженности из заработной платы сотрудника и вернуть ее после сдачи и принятия АО. Для этого руководитель должен издать специальное распоряжение об удержании, но не позднее одного месяца с момента образования долга.

В тех случаях, когда аванс не погашен в связи с тем, что срок исковой давности по подотчетным суммам истек или же работодатель простил дебиторскую задолженность работнику, днем получения сотрудником учреждения доходности в виде невозвращенных денежных средств, выданных подотчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или же дата принятия соответствующего решения (письмо Минфина РФ от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). Следовательно, невозвращенный аванс будет облагаться, согласно п.1 ст. 224 НК РФ, по ставке НДФЛ в 13 %.

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/v-kakoy-srok-nuzhno-otchitatsya-za-podotchetnye-sredstva